Zdjęcie

Sail Service rozwija moduł handlowo-magazynowy dzięki enova365

Usprawnienie ofertowania, łatwiejsze planowanie produkcji i zarządzanie gospodarką magazynową to wyzwania, jakie firma Sail Service postawiła przed enova365 i jej Autoryzowanym Partnerem – firmą XLE.  Żeby je przezwyciężyć, XLE nie tylko wdrożyła wybrane moduły enova365, ale też dostosowała je do potrzeb producenta żagli.

Wyzwania, które firma Sail Service postawiła przed enova365 i XLE

Sail Service to żaglownia, której doświadczenie sięga lat 50-tych, gdy funkcjonowała jako dział Stoczni Jachtowej im. J. Conrada. W 1987 r. powstała firma Sail Service. Od początku jej podstawową działalnością było projektowanie i szycie żagli. Obecnie firma szyje żagle do żaglowców z całego świata – w tym największych jachtów wyprawowych i jednostek regatowych – oraz pokrowce do jachtów żaglowych i motorowych.

Priorytetem Sail Service jest dostarczanie indywidualnych, przemyślanych rozwiązań oraz wsparcie klienta zarówno na etapie projektowania żagli i pokrowców do jachtów, jak i realizacji zamówień. Sail Service to jednak nie tylko firma produkcyjna. To także dystrybutor osprzętu jachtowego i akcesoriów. Są one dostępne zarówno w sprzedaży stacjonarnej, jak i internetowej.

Sail Service szyje żagle do największych jachtów na świecie

Wraz ze wzrostem firmy, coraz bardziej wymagające stawało się ofertowanie, planowanie produkcji czy zarządzanie gospodarką magazynową, a brak automatyzacji niektórych czynności zaczął sprawiać problemy. Ponieważ Sail Service korzystała już z trzech modułów systemu ERP enova365 – Księgowość Kadry Płace oraz Handel i magazyn – zgłosiła się do XLE – Autoryzowanego Partnera enova365. W kolejnym kroku XLE określiła najważniejsze potrzeby Sail Service, które zaspokoić miała rozbudowa oprogramowania.

Usprawnienie procesu sprzedażowego i łatwiejsze budżetowanie projektu

Jednym z wyzwań w firmie Sail Service było budżetowanie projektu wykonania żagla i proces ofertowania. Firma chciała zyskać możliwość szybkiej kalkulacji ceny żagla z zadanymi parametrami oraz dać klientom możliwość zamówienia żagla, który zostanie wykonany z kilku rodzajów tkanin. Z punktu widzenia Sail Service istotna była także możliwość automatycznego określania czasu produkcji, w celu oszacowania czasochłonności zamówienia.

Podniesienie wydajności produkcji

Nowe oprogramowanie miało odwzorowywać proces produkcji, by usprawnić zarządzanie nim, w tym umożliwiać:

  • analizę zapotrzebowania na materiały produkcyjne – wybór spośród około 600 rodzajów tkanin do produkcji żagli i pokrowców;
  • ustawianie priorytetów czynności produkcyjnych, w tym możliwość zmiany danych w trakcie realizacji i przeliczenia obłożenia produkcji przez wskazanych użytkowników systemu;
  • zbieranie informacji powstałych na etapie produkcji, takich jak czas realizacji zadania i osoby je wykonujące.

Skuteczniejsze zarządzanie magazynem

Z punktu widzenia zarządzania magazynem ważna dla Sail Service była możliwość śledzenia przejść zasobów, głównie tkanin, między magazynami.

Optymalizacja procesu zamówień i dostaw

W związku z rosnącą liczbą klientów oraz kanałów sprzedaży menedżerowie w firmie Sail Service zauważyli potrzebę usprawnienia ewidencji zamówień na żagle i pokrowce. Konieczna do tego była, między innymi, integracja magazynu ze sklepem internetowym oraz optymalizacja ewidencji zleceń remontów i reklamacji.

Żeby zwiększyć efektywność kompletacji zamówienia ważną potrzebą była także możliwość otrzymania zamówienia w jednej przesyłce przy zmiennych czasach realizacji różnych procesów produkcyjnych (synchronizacja zadań).

Z powyższego wynika jasno, że Sail Service potrzebowała jednego źródła danych dla produkcji, magazynu i działu sprzedaży, żeby usprawnić wszystkie te obszary.

Jesteś ciekaw jak moduły enova365 – program do planowania produkcji, program handlowo-magazynowy oraz do zarządzania projektami enova365 poradziły sobie z wyzwaniem w rękach dobrego integratora?

moduly-enova365-wykorzystane-w-sail-service-1110x624

System ERP enova365 składa się z 24 modułów. Do usprawnienia ofertowania, produkcji i magazynowania w Sail Service wystarczyło 5 powyższych.

Rozwinięcie modułu handlowo-magazynowego w Sail Service

Specjaliści z XLE Sp. z o.o., Autoryzowanego Partnera enova365 przeprowadzili analizę funkcjonalności oprogramowania w stosunku do zdefiniowanych potrzeb. Następnie zaproponowali poprawę możliwości wykorzystania wcześniej wdrożonego w organizacji modułu Handel i Magazyn oraz wdrożenie modułów: ProjektyDMS oraz CRM. Każdy z tych modułów służy do usprawnienia innego obszaru działania firmy.

  • Handel i magazyn enova365 zapewnia obsługę firmy w zakresie automatyzacji wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu z możliwością indywidualnego dostosowania obrotu magazynowego do potrzeb przedsiębiorstwa. Moduł zapewnia również bieżącą kontrolę stanu należności i zobowiązań.
  • Projekty enova365 to moduł służący do planowania i kontroli realizacji budżetów projektów. Automatyzuje proces przypisywania dokumentów i zasobów ludzkich do projektów oraz daje możliwość śledzenia planów oraz ich realizacji w czasie, raportowania i analizowania.
  • CRM enova365 ułatwia zarządzanie relacjami z klientami i kontrahentami oraz podtrzymywanie ich. Zapewnia łatwy dostęp do informacji oraz pozwala na usprawnienie procesu sprzedażowego, dzięki temu, że w systemie odwzorowany jest cały proces sprzedaży. Od odnotowania szansy sprzedaży po ofertowanie, negocjowanie czy fakturowanie zakupów, m.in. dzięki funkcjonalności lejka sprzedażowego.
  • Moduł DMS (Document Management System) enova365 to moduł o charakterze ewidencyjnym, który wspiera przechowywanie, porządkowanie dokumentów w rejestrach oraz ewidencjonowanie zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. W Sail Service jest to narzędzie służące do przechowywania i podglądu załączników wprowadzanych do systemu.
  • enova365 Harmonogram zadań to część systemu, dzięki której akcje dotychczas wykonywane przez ludzi są automatycznie inicjowane w określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia w systemie. Harmonogram zadań cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją konkretne zadania do wykonania, wskazuje na zadanie oraz uwzględnia harmonogram, według którego ma być wywoływane.

Dla sukcesu wdrożenia kluczowe było jednak nie tylko wdrożenie samych wymienionych wyżej modułów systemu ERP enova365, ale także dostosowanie rozwiązania do potrzeb firmy Sail Service. W tym celu XLE wykonało następujące działania.

  • Stworzenie repozytorium dokumentów dotyczących ofertowanych produktów. Dane z repozytorium automatycznie podpinane są do ofert. Umożliwiono też powiązanie ofert z datą realizacji zamówienia, czyli informacją o dacie wysyłki produktu do odbiorcy.
  • Odzwierciedlenie procesów magazynowych w systemie. Trzy magazyny – główny, żaglownia i ploter – zostały odzwierciedlone w systemie informatycznym. Umożliwiono też śledzenie przejść zasobów (tkanin) między magazynami oraz zdefiniowano minimalne stany magazynowe.
  • „Podpięcie” do projektu produktu wszystkich danych i dokumentów, związanych z realizacją danego zamówienia – od planowania, które obejmuje określenie zapotrzebowania na tkaniny po opisie zamówienia, terminu realizacji, osób zaangażowanych w proces i ich listy zadań, przez realizację, czyli poszczególne elementy produkcji (plotowanie, krojenie, szycie, wykończenie, zużycie materiału), aż po elementy związane z wysyłką i rozliczeniem (w tym dokumentu wydania produktu).
  • Integracja sklepu internetowego z modułem magazynowym enova365. Sail Service prowadzi internetowy sklep żeglarski na platformie ClickShop. Został on zintegrowany z enova365 za pomocą integratora iVend, firmy KOMPAX, która to rozwiązanie wdrożyła we współpracy z XLE.

 

Jakie rezultaty w firmie Sail Service przyniosło wdrożenie enova365? Jakie są efekty wdrożenia dedykowanego rozwiązania?

Firma Sail Service zdecydowała się na wdrożenie oprogramowania klasy ERP, żeby usprawnić procesy magazynowe, produkcyjne oraz z zakresu obsługi klienta. Inwestycja przyniosła spodziewane efekty.

Dzięki współpracy z firmą XLE zwiększyliśmy zakres korzystania z systemu enova365 w obszarze handlowym i produkcyjnym, co usprawniło w firmie Sail Service realizację zleceń produkcji oraz dostaw żagli i pokrowców” – mówi Wojciech Wróblewski, Prezes Zarządu Sail Service Sp. z o. o.

Łatwiejsze i bardziej precyzyjne ofertowanie. Proces generowania wyspecyfikowanych ofert oraz dokumentów został w dużej mierze zautomatyzowany.

Lepszy przepływ informacji między działami. 

  • Dział sprzedaży ma wgląd w zadania realizowane przez dział produkcji, dzięki czemu może śledzić status realizacji zamówień.
  • Wszystkie dane i dokumenty dotyczące konkretnego projektu znajdują się w jednym miejscu. Eliminuje to ryzyko przeoczenia zleceń oraz umożliwia priorytetyzowanie zadań.
  • W proces realizacji zleceń wgląd mają zarząd, handlowcy i menedżerowie produkcji, którzy mogą także zmienić dane zlecenia w trakcie realizacji.

Efektywniejsze zarządzanie procesem produkcji. Po zakończeniu prac wdrożeniowych przydzielanie zadań dla osób, biorących udział w produkcji odbywa się za pośrednictwem systemu, a produkcja przeliczana jest automatycznie i ma odbicie w danych magazynowych. Istnieje możliwość synchronizacji różnych elementów zlecenia w celu skompletowania go w jednej przesyłce.

Optymalizacja procesów magazynowych. Dane między magazynami przesyłane są automatycznie, a generowanie zapotrzebowania na zasoby jest zintegrowane z produkcją.

Lepszy wgląd w dane o efektywności. Oprogramowanie umożliwia łatwe generowanie raportów i analizę wydajności produkcji poszczególnych typów żagli.

Chcesz usprawnić procesy handlowo-magazynowe i planowanie produkcji w swojej firmie?  Wybierz program handlowo-magazynowy i program do zarządzania projektami tak, jak to zrobiła firma Sail Service i ponad 18 000 innych biznesów, które wdrożyły enova365. Jeszcze dziś przetestuj bezpłatnie demo systemu.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Polskie Ratownictwo Okrętowe integruje dane i automatyzuje procesy w 5 obszarach

Zastąpienie czterech różnych programów jednym systemem ERP, pozwoliło zautomatyzować pracę księgowych i handlowców oraz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Efekty? Polskie Ratownictwo Okrętowe działa wydajniej, a zarządzanie organizacją jest łatwiejsze. Wdrożenie enova365 w Polskim Ratownictwie Okrętowym – case study w pigułce Wyzwania, przed jakimi stanęło Polskie Ratownictwo Okrętowe Polskie Ratownictwo Okrętowe sp. z o. o., powszechnie znane jako PRO, to założone w 1951 r. przedsiębiorstwo armatorskie w siedzibą w Gdyni. Świadczy usługi dźwigowe i holowania oceanicznego oraz przeładunku i transportu. Obsługuje polskie i zagraniczne firmy z branży stoczniowej, morskiej, offshore, a także morskie terminale paliwowe, farmy wiatrowe czy tankowce. Żeby realizować swoje usługi wykorzystuje na morzu żurawia pływającego oraz 3 holowniki obcych bander, które należą do spółek zależnych. Taka działalność wymaga prowadzenia zarówno księgowości własnej w walucie polskiej (z wykorzystaniem magazynu walut) oraz księgowości wszystkich spółek zależnych (zagranicznych) w walucie obcej. Żeby móc działać efektywnie, spółka musiała pokonać kilka poniższych wyzwań. Brak integracji programu księgowego z działem handlowym i pozostałymi obszarami firmy Przed wdrożeniem system rachunkowości informatycznej tworzyły w PRO 4 programy, które tylko częściowo współpracowały ze sobą. Były to program do obsługi działalności finansowo-księgowej, gospodarki środkami trwałymi, gospodarki magazynowej oraz kadrowej i płacowej. Nie były one jednak w pełni zintegrowane. Ręczne fakturowanie Przed wdrożeniem nowego rozwiązania faktury były wystawiane przez handlowców przy pomocy programu Word lub Excel. Dotyczyło to zarówno dokumentów za usługi dźwigowe wykonywane żurawiem pływającym oraz usługi holowania wykonywane zarządzanymi jednostkami w oparciu o adekwatne umowy.   Silosowość i papierowy obieg dokumentacji Silosowość w organizacji to sytuacja, w której poszczególne działy działają niezależnie, nie dzieląc się informacjami i dokumentami. Tak było w Polskim Ratownictwie Okrętowym. Poszczególni pracownicy przechowywali „swoją” dokumentację handlową w oddzielnych segregatorach. Utrudniało to dostęp do danych i przepływ informacji oraz wydłużało czas trwania poszczególnych procesów. Brak automatyzacji procesów księgowych Stosowane przed wdrożeniem rozwiązania informatyczne nie pozwalały na automatyczny eksport danych dla celów sprawozdawczych i analitycznych. Księgowe musiały także ręcznie przeksięgowywać koszty międzyokresowe, na podstawie wyliczeń, wykonanych poza systemem. Rozwiązanie: wdrożenie i dopasowanie do potrzeb klienta wybranych modułów enova365 Polskie Ratownictwo Okrętowe powierzyło wykonanie analizy przedwdrożeniowej, firmie XLE Sp. z o.o. – Autoryzowanemu Partnerowi enova365. W jej efekcie firma wdrożeniowa XLE sporządziła rejestr wymagań funkcjonalnych względem docelowego systemu zgodny z oczekiwaniami klienta. W dużej mierze spełniał je system ERP enova365. Następnie XLE wdrożyła wybrane moduły systemu ERP enova365 oraz dostosowała je do wymagań klienta. Były to: Księga handlowa Księga inwentarzowa Projekty Faktury Elektroniczne wyciągi bankowe Harmonogram zadań E-mail. Konsultanci XLE wykonali także migrację danych oraz przeprowadzili szkolenie z obsługi modułów dla użytkowników systemu – handlowców i księgowych. Jakie procesy usprawniło wdrożenie enova365 w PRO? Jak przebiegają? 1. Prowadzenie księgowości PRO zyskało narzędzie, które wspiera, a do pewnego stopnia automatyzuje  pracę księgowych w zakresie ewidencji dokumentów, sporządzania deklaracji, zamykania miesiąca czy roku obrachunkowego oraz tworzenia sprawozdań. Księgowi mogą korzystać z mechanizmu podzielonej płatności (split payment) oraz łatwo generować sprawozdania budżetowe dla PRO i spółek zależnych. Mają też możliwość przypisywania kosztów do miejsc ich powstania (MPK), korzystając z nowego układu MPK, wspólnego dla wszystkich spółek. Pracę księgowych ułatwia też wprowadzenie ewidencji zapasów materiałowych (np. paliwo dla statków), czy też mechanizm magazynu walut z automatycznym wyliczaniem różnic kursowych od własnych środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku walutowym lub w kasie walutowej. 2. Fakturowanie Moduł Faktury enova365 zapewnia obsługę firmy w zakresie wystawiania dokumentów sprzedaży. W Polskim Ratownictwie Okrętowym jest wykorzystywany do: przechowywania informacji o kontrahentach i związanych z nimi transakcjach, definiowania różnych rodzajów cen – w tym indywidualnego kwotowania dla określonych kontrahentów, wystawiania dokumentów sprzedaży według określonego przez PRO wzoru – w 2 wersjach językowych, wg schematu – ale z możliwością edycji i dodania określonych zapisów; co istotne, mogą korzystać z tego także spółki zależne, rejestrowania umów na wykonanie usługi dźwigowej – przy czym w systemie uwzględniono uzależnienie stawki za usługi dźwigowe od kontrahenta i zmian cyklicznych, generowania zestawień i raportów oraz uzyskiwania szybkiego dostępu do informacji o aktualnej wielkości sprzedaży w podziale na statki i miesiące, a także generowania raportów rabatów na usługach dźwigu. Dla przykładu, handlowcy mogą dodać dokument wielopozycyjny, będący rozliczeniem wielu usług, na podstawie którego można wystawić fakturę jednopozycyjną. Wszystkie spółki mogą korzystać z jednej wspólnej bazy danych, dzięki czemu dane z jednej bazy mogą być podstawą do wystawienia faktury w innej. 3. Kontrola realizacji budżetu Dzięki wdrożeniu nowego rozwiązania proces przypisywania dokumentów do realizowanych projektów został w PRO do pewnego stopnia zautomatyzowany. Pracownicy mogą śledzić plany budżetowe i ich realizację: w wybranym okresie czasu, na danym etapie realizacji projektu, narastająco. Mają też dostęp do pełnej informacji analitycznej i mogą przedstawiać realizację planów rocznych w ujęciu miesięcznym na poziomie sprzedaży. 4. Rozliczenia operacji bankowych Po wdrożeniu Polskie Ratownictwo Okrętowe korzysta z modułu Elektroniczne Wyciągi Bankowe enova365, co usprawnia pracę osób odpowiedzialnych za rozliczenia transakcji bankowych. Dane importowane są do Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu zawierającego operacje bankowe oraz wpłaty i wypłaty. Narzędzie automatycznie identyfikuje podmioty z operacji bankowych z kontrahentami z bazy np. na podstawie zgodności numeru rachunku lub rozlicza zobowiązania z należnościami na podstawie zgodności numerów dokumentów.  PRO wykorzystuje model importowania wyciągów we wszystkich obsługiwanych przez program enova365 bazach, a w każdej z nich dla kilku rachunków bankowych, w tym walutowych. 5. Ewidencja majątku firmy Moduł enova365 Księga Inwentarzowa pozwala prowadzić ewidencję majątku firmy wg Krajowych (KSR) lub Międzynarodowych (MSR) Standardów Rachunkowości. Zapewnia dostęp do weryfikacji majątku firmy oraz automatyzuje wykonywane operacje na środkach trwałych i majątku firmy – m.in. rejestrację zdarzeń związanych ze środkami trwałymi. Umożliwia również szybką analizę informacji o danym przedmiocie czy dokumencie. Efekty: większa wydajność i łatwiejsze zarządzanie organizacją Wdrożenie systemu enova365 przeprowadzone po dogłębnej analizie potrzeb firmy i po przeszkoleniu pracowników, przełożyło się na szereg korzyści. Większa wydajność księgowych i handlowców Jest to następstwem automatyzacji operacji księgowych oraz sprzedażowych, szczególnie w obszarze ewidencji, rozliczeń, wyszukiwania i analizy danych, a także sprawozdawczości. Po wdrożeniu księgowi i handlowcy mogą łatwiej realizować swoje obowiązki i robią to szybciej. Koniec z silosowością = efektywniejsza współpraca Wszystkie działy i spółki zależne korzystają z jednej wspólnej bazy danych, dzięki czemu swobodnie, i do pewnego stopnia automatycznie, przepływają między nimi informacje i dokumenty. Między zespołami i różnymi jednostkami sprawnie przepływają także zadania, co podnosi ich wydajność. Łatwiejsze zarządzanie organizacją Integracja danych w jednej bazie sprawia, że informacje nie tylko są dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników, ale także łatwo je agregować i analizować. Menedżerowie mogą skuteczniej planować i podejmować lepsze decyzje, dzięki bieżącym raportom i szybkiemu przepływowi informacji dotyczącemu finansów czy kontrahentów. Jeżeli podobnie jak Polskie Ratownictwo Okrętowe chcesz usprawnić zarządzanie organizacją, dzięki wdrożeniu narzędzi, które integrują dane i automatyzują pracę, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
wnictwo-Okrętowe-integruje-dane-i-automatyzuje-procesy-w-5-obszarach
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń