Zarządzanie kryzysowe w systemie ERP

Kiedy przedsiębiorstwo handlowe się rozwija, w magazynie może pojawić się chaos – coraz większe wolumeny sprzedaży, coraz więcej klientów i coraz więcej asortymentu. W jaki sposób uporządkować procesy magazynowe, by sprostać wyzwaniom, które kryją się za wzrostem? Czy wdrożenie nowoczesnego oprogramowania informatycznego może być kluczem do zwiększenia efektywności i eliminacji błędów? W poniższym tekście prezentuję 5 powodów, dla których cyfryzacja magazynu się opłaca. Chaos w magazynie – jak go uporządkować? W swojej codziennej pracy bardzo często spotykam przedsiębiorców z branży handlowej. Każdy z nich ma swoją unikalną historię, natomiast zauważyłem, że wiele z tych opowieści łączy jeden wspólny wątek – wyzwania, które pojawiają się wraz z rozwojem biznesu. W pewnym momencie organizacja zaczyna się intensywnie rozwijać. Przybywa klientów, obroty stają się coraz większe, a na stanie przybywa towaru. Jednak im większy sukces, tym bardziej skomplikowana może być codzienność. Nagle to, co do tej pory działało bez zarzutu, zaczyna stawać się wyzwaniem. Największą bolączką mogą okazać się procesy magazynowe. Chaos w dokumentacji, trudności w śledzeniu zapasów, błędy w wysyłkach – to wszystko zaczyna wpływać na zadowolenie klientów i reputację firmy. Przedsiębiorca czuje, że zaczyna balansować na cienkiej linie – z jednej strony chce wykorzystać spory potencjał rozwoju, z drugiej musi stawić czoła wyzwaniom, które zaczynają go przytłaczać. To dobry moment, żeby pomyśleć o wdrożeniu narzędzia, które może całkowicie zmienić zasady gry – nowoczesnej technologii, która nie tylko pozwoli opanować ten chaos, ale także da konkretne rozwiązania, by zarządzać przedsiębiorstwem efektywniej niż kiedykolwiek wcześniej. Pięć powodów, dla których cyfryzacja magazynu się opłaca   Takim rozwiązaniem jest wdrożenie WMS – systemu do zarządzania procesami w magazynie. O tym, jakie zmiany do firmy może wprowadzić takie oprogramowanie, opowiem na przykładzie 5 obszarów, które system WMS usprawnia. 1. Wiarygodność stanów magazynowych   Przed wdrożeniem systemu WMS: W rozwijających się firmach z branży handlowej często bywa tak, że po przyjęciu nowej dostawy, towar trafia gdzieś na regały magazynu, bez żadnego śladu. Gdzie dokładnie się znajduje? To wiedzą tylko pracownicy, którzy je wówczas przyjmowali. Wtedy często dochodzi do sytuacji, gdy przychodzi nowe zamówienie i nikt z obecnych na zmianie nie wie, gdzie w zasadzie znaleźć produkty, które są potrzebne do jego realizacji. Co gorsza, kiedy trzeba zrobić inwentaryzację, najlepiej jest po prostu… zatrzymać sprzedaż na kilka dni, bo inaczej trudno będzie odnaleźć się w tym chaosie.   Po wdrożeniu systemu WMS: Po wdrożeniu oprogramowania znana jest dokładna lokalizacja każdego produktu, który znajduje się w magazynie. Nie ma znaczenia czy pracownik wie, gdzie jest towar – nie musi tego wiedzieć, narzędzie poprowadzi go dokładnie tam, gdzie leży potrzebna rzecz. Rozwiązanie śledzi ruchy każdego przedmiotu, co pozwala poradzić sobie ze standardową intensywnością w zakresie zamówień, jak i przygotować się na piki sprzedażowe, takie, jak np. Święta, czy Black Friday.   U jednego z naszych Klientów z branży militariów uporanie się z zamówieniami złożonymi w czasie Black Friday zajmowało wcześniej dwa tygodnie. Po wdrożeniu WMS czas ten zredukowany został do dwóch dni – magazynierzy są w stanie sprawnie kompletować zamówienia, nawet w okresach pików sprzedażowych.   2. Wdrażanie nowych pracowników   Przed wdrożeniem systemu WMS: Istotnym zagrożeniem dla firm jest wiedza przechowywana jedynie w głowach pracowników. Zwykle to Ci najbardziej doświadczeni, którzy są w organizacji od lat, znają całe know-how. A co, kiedy ich zabraknie? Kiedy doświadczony magazynier, który posiada wiedzę na temat całego procesu, trafi np. na nieplanowane długie zwolnienie lekarskie, realizacja działań może być utrudniona. Co więcej, kiedy przedsiębiorstwo się rozwija i pojawia się potrzeba zatrudniania nowych pracowników, ich wdrożenie i zaznajomienie z procesem również spoczywa na barkach tych samych osób. Doświadczeni magazynierzy z wieloletnim doświadczeniem, nie mogą skupić się na swojej pracy, ponieważ ich czas w dużej mierze pochłania wdrażanie nowych osób. Nowozatrudnieni członkowie załogi błądzą natomiast po magazynie, próbując rozszyfrować złożone procesy. Jednym słowem: chaos. Dla nowego pracownika środowisko w magazynie to zwykle labirynt, którego zrozumienie wymaga poprowadzenia przez doskonałego przewodnika. Standardowo rolę te pełni bardziej doświadczona osoba. Efekt? Dwóch magazynierów, którzy w tym czasie nie poświęcają się w 100% realizacji podstawowych działań – jeden jest dopiero wdrażany, drugi wdraża tego pierwszego. Po wdrożeniu systemu WMS: A co w sytuacji, gdy organizacja działa z systemem WMS? Rolę przewodnika przejmuje właśnie to narzędzie. Każdy magazynier otrzymuje do ręki terminal, który krok po kroku prowadzi go po magazynie podczas kompletacji i przygotowywania zamówień. Dzięki temu nie musi uczyć się lokalizacji towarów na pamięć, a jedynie realizować działania zgodnie ze wskazówkami urządzenia. U jednego z naszych Klientów z branży opakowań, który ma spory magazyn z wysokim składowaniem, wdrażanie nowych magazynierów było dużym wyzwaniem, bo zajmowało zwykle kilka tygodni, do czasu aż samodzielnie zaczynali realizować procesy. Wdrożenie WMS pozwoliło skrócić czas wdrożenia nowego pracownika z 3 tygodni do 3 godzin – teraz nowi członkowie załogi kompletują towar już pierwszego dnia pracy bez dodatkowej pomocy. 3. Kompletacja   Przed wdrożeniem systemu WMS: W większości firm do magazynu trafia stos kartek z zamówieniami czekającymi na realizację. Magazynierzy zabierają się wówczas za kompletację swojej „części” i każdy robi to trochę inaczej – w swoim trybie i tempie. Zaczyna się krzątanina po magazynie, a dystanse, które pokonują pracownicy, niejednokrotnie potrafią przypominać prawdziwe przygotowania do maratonu. Kilka, kilkanaście kilometrów dziennie – tyle niejednokrotnie zajmuje znalezienie wszystkich potrzebnych towarów. Przy takim działaniu łatwo o pomyłki – ktoś się zagapi, ktoś inny źle odczyta listę, a klient ostatecznie dostaje nie to, co zamówił. Efekt? Strata czasu, pieniędzy i (co najważniejsze) zaufania klientów. Po wdrożeniu systemu WMS: Jak to wygląda w organizacji, która korzysta z systemu WMS? Tu dzieje się zupełnie inna historia. Oprogramowanie prowadzi magazyniera krok po kroku, lokacja po lokacji. Każdy terminal wyświetla dokładną trasę – od punktu A do punktu B. Dzięki temu pracownik nie musi zastanawiać się, gdzie szukać danego towaru. Co więcej, system potrafi optymalizować procesy, grupując zamówienia, które mogą zostać zrealizowane jednocześnie. W efekcie pracownik nie tylko oszczędza czas, ale i siły, co bezpośrednio przekłada się na jego efektywność. Proces kompletacji po wdrożeniu systemu WMS, często jest tym obszarem, w którym najszybciej widać spore efekty, a ich skala niejednokrotnie może zaskoczyć. U jednego z naszych Klientów z branży handlowej z 30 pozycji na godzinę osiąganych przed wdrożeniem narzędzia, liczba ta wzrosła aż do 130. 4. Pomyłki Przed wdrożeniem systemu WMS: W przedsiębiorstwach, które nie korzystają z systemu do zarządzania magazynem, pomyłki zdarzają się na każdym etapie. Decyduje tu przede wszystkim „czynnik ludzki” – każdy jest podatny na błędy, zwłaszcza w środowisku pełnym presji czasowej. Nawet jeżeli przesyłka trafi do klienta, często zdarzają się przypadki zwrotów, wynikające z różnych przyczyn: od dostarczenia niewłaściwego produktu, przez brak wymaganych dokumentów, aż po zbyt długi czas realizacji. Takie sytuacje prowadzą nie tylko do strat finansowych, ale przede wszystkim do utraty zaufania klientów. Po wdrożeniu systemu WMS: System WMS eliminuje ryzyko pomyłek. Automatyzacja procesów, takich jak kompletacja czy generowanie dokumentów, powoduje, że każda paczka trafia do klienta zgodnie z zamówieniem. WMS kontroluje poprawność przygotowanych przesyłek na każdym etapie, a magazynierzy są prowadzeni krok po kroku, co minimalizuje ryzyko błędów. W praktyce oznacza to istotną redukcję liczby reklamacji i zwrotów, co bezpośrednio przekłada się na zwiększenie satysfakcji klientów oraz poprawę reputacji firmy. 5. Wysyłki Przed wdrożeniem systemu WMS: Obszar wysyłek w przedsiębiorstwie, które nie korzysta z systemu WMS, bywa nie lada wyzwaniem. Gdy zamówienie jest już skompletowane, rozpoczyna się kolejny etap – przygotowanie go do wysyłki. Poza samymi produktami, do każdej przesyłki często muszą trafić odpowiednie dokumenty, takie jak WZ, faktura, etykiety logistyczne czy certyfikaty. I tu zaczyna się chaos: magazynierzy muszą wielokrotnie odwiedzać biuro w poszukiwaniu właściwych papierów. Powoduje to nie tylko stratę ich czasu, ale wzrasta również ryzyko pomyłek. Co więcej, kurierzy przyjeżdżają o ściśle określonej godzinie, co wywołuje dodatkowy stres związany z koniecznością dotrzymania terminów i obniżeniem satysfakcji klientów, jeśli się to nie uda. Proces ten bywa ogromnym wyzwaniem, szczególnie w momentach zwiększonej liczby zamówień. Po wdrożeniu systemu WMS: W firmach, które korzystają z WMS, wysyłka zamówień wygląda zupełnie inaczej. Przy stanowiskach pakowania wszystko dzieje się za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Narzędzie automatycznie generuje wszystkie niezbędne dokumenty, a ich kompletność jest zapewniona już w momencie pakowania przesyłki. Co więcej, system samodzielnie ustala kolejność przygotowywania zamówień, dopasowując ją do harmonogramu przyjazdów kurierów z różnych firm. Dzięki temu magazynierzy nie muszą już martwić się, czy zdążą przygotować paczkę na czas, a cały proces wysyłki jest nie tylko szybszy, ale też pozbawiony zbędnych komplikacji i błędów. Podsumowanie Wdrożenie WMS stanowi odpowiedź na kluczowe wyzwania, przed którymi stają rozwijające się firmy z branży handlowej – dzięki nim cyfryzacja magazynu po prostu się opłaca. Często właścicieli firm handlowych, których firmy się rozwijają i w pewnym momencie skala działania i wyzwań sprawia, że decydują się oni wprowadzić nowoczesną technologię do swojego magazynu. To oczywiście nie rozwiązuje wszystkich problemów szybko rozwijającej się organizacji, ale ściąga z barków zarządzających wiele obciążeń. Zmiana jest tak duża, że mimo że WMS to inwestycja, to taka, która generuje tak wiele oszczędności w relatywnie krótkim czasie, że zamiast pytania, czy przedsiębiorstwo stać na WMS pojawia się pytanie, czy stać je na zarządzanie magazynem bez technologii. Odpowiedź jest krótka: nie. Przeczytaj także, aby zgłębić temat cyfryzacji, ERP i nowoczesnych modeli biznesowych: Jakie rozwiązania IT wybrać, gdy Twój e-commerce dynamicznie się rozwija? – Poznaj najlepsze technologie wspierające rozwój sklepów internetowych i dowiedz się, które narzędzia pomogą w skalowaniu biznesu. Jak system ERP może zrewolucjonizować zarządzanie procesami w hurtowni? – Dowiedz się, jak nowoczesne systemy ERP mogą znacząco poprawić efektywność zarządzania procesami w hurtowniach, od logistyki po obsługę klienta. Plantico stawia na cyfryzację procesów biznesowych z Sente – Przeczytaj, jak firma Plantico wprowadza cyfrowe rozwiązania, by usprawnić zarządzanie i rozwijać swoją działalność. Model subskrypcyjny – w jaki sposób zdejmuje barierę wejścia? – Odkryj, jak model subskrypcyjny obniża koszty wdrożenia systemów IT i ułatwia dostęp do nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Wdrożenie ERP i WMS w subskrypcji – cyfryzacja bez bariery wejścia – Sprawdź, jak subskrypcyjne modele ERP i WMS ułatwiają cyfryzację procesów biznesowych, eliminując wysokie koszty początkowe.