Nowa strategia HR Toi Toi Polska z enova365

Toi Toi Polska to marka, której nie trzeba przedstawiać. Ale za błękitnymi kabinami, które widzimy na placach budowy czy podczas eventów, stoi potężna machina logistyczna i zespół kilkuset osób rozproszonych po całej Polsce. Zarządzanie taką skalą operacji w obszarze kadr i płac wymaga czegoś więcej niż tylko rzetelności – wymaga technologii, która nadąża za dynamiką zmian.

Wraz z dynamicznym rozwojem Toi Toi Polska dotychczasowe rozwiązanie informatyczne przestało wystarczać. Głównym problemem stało się ręczne wykonywanie powtarzalnych operacji oraz rosnąca trudność w pilnowaniu stale zmieniających się przepisów prawa pracy przy tak dużej liczbie pracowników.

Firma potrzebowała systemu, który:

• Usprawni ewidencję czasu pracy i rozliczanie nieobecności.
• Zautomatyzuje obieg dokumentów kadrowych.
• Umożliwi bezpieczną pracę zdalną i samoobsługę pracowniczą.
• Zagwarantuje 100% zgodności z przepisami (szczególnie w obszarze naliczania płac).

Dla Toi Toi Polska wdrożenie enova365 nie było tylko zmianą narzędzia – to był element strategii HR. Kluczowym celem było odciążenie specjalistów HR od „papierologii”, aby mogli skupić się na wspieraniu biznesu i rozwoju pracowników.

Postawiono na pełną integrację danych w jednym miejscu, eliminację rozproszonych arkuszy Excel oraz wdrożenie nowoczesnej samoobsługi (Pulpity Pracownika i Kierownika).

Proces wdrożenia, realizowany przez Autoryzowanego Partnera Soneta – Centrum Wdrożeń Informatycznych, został podzielony na etapy, aby zapewnić ciągłość operacyjną firmy.

Kluczowym momentem była migracja danych z poprzedniego systemu. Proces ten realizowano w ścisłych rygorach weryfikacji: od danych podstawowych (badania lekarskie, szkolenia BHP, uprawnienia), przez umowy cywilnoprawne, aż po skomplikowaną historię list płac. Każdy etap kończył się testami w rzeczywistym środowisku, a pierwsze naliczenia wynagrodzeń odbywały się pod okiem ekspertów, co wyeliminowało ryzyko błędów.

Dzięki funkcjonalnościom enova365, Toi Toi Polska zautomatyzował kluczowe obszary:

• Ewidencja czasu pracy i nieobecności: Koniec z ręcznym przepisywaniem danych – system automatycznie agreguje informacje i pilnuje limitów.
• Samoobsługa pracownicza: Pracownicy zyskali dostęp do swoich danych, pasków płacowych i wniosków urlopowych online.
• Obieg dokumentów (Workflow): Dokumenty kadrowe trafiają do odpowiednich osób bez konieczności fizycznego przesyłania papierów między oddziałami.
• Raportowanie: Możliwość błyskawicznego generowania zestawień dla zarządu w oparciu o dane w czasie rzeczywistym.

Dziś system ERP enova365 to kręgosłup strategii HR w Toi Toi Polska. Firma zyskała system w pełni sparametryzowany pod swoje unikalne potrzeby.

Najważniejsze korzyści to:

• Oszczędność czasu: Automatyzacja powtarzalnych zadań uwolniła potencjał działu HR.
• Redukcja błędów: Eliminacja ręcznego wprowadzania danych zminimalizowała ryzyko pomyłek w płacach.
• Zgodność prawna: System jest zawsze aktualny, co daje poczucie bezpieczeństwa w obliczu zmian w prawie.
• Dostępność: Przejście na model cyfrowy umożliwiło kadrze zarządzającej i pracownikom pracę z dowolnego miejsca.

To wdrożenie udowadnia, że nawet w branżach o bardzo rozproszonej strukturze, nowoczesny system ERP może stać się fundamentem wydajnej i nowoczesnej organizacji. Dzięki zaangażowaniu zespołu Centrum Wdrożeń Informatycznych, tak złożona organizacja, jak TOI TOI Polska w pełni wykorzystała potencjał systemu enova365.

Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.