ERP

W wielu firmach scenariusz wygląda podobnie: kilku pracowników korzysta z Subiekt GT, ale każdy działa lokalnie – na swoim komputerze lub nawet na osobnej bazie. Na początku to działa. Z czasem pojawia się chaos: rozjechane dane, brak aktualnych stanów magazynowych, problemy z dokumentami i raportami. Jeśli jesteś w tym miejscu, to znak, że system przestał skalować się razem z firmą. Dlaczego praca na kilku stanowiskach w Subiekcie GT sprawia problemy? Subiekt GT sam w sobie jest stabilnym systemem, ale w wersji lokalnej ma jedno ograniczenie: nie został zaprojektowany do pracy rozproszonej bez odpowiedniej infrastruktury. Z jakimi problemami najczęściej spotykają się użytkownicy programu? Różne wersje danych u pracowników. Brak dostępu do aktualnych stanów magazynowych. Konieczność ręcznego przesyłania plików lub synchronizacji. Konflikty przy wystawianiu dokumentów. Brak jednego, spójnego raportowania. W praktyce oznacza to jedno: firma rośnie, a system zaczyna ją blokować. Jedna baza danych – dlaczego to kluczowe? Aby uporządkować pracę, potrzebujesz jednej centralnej bazy danych, do której mają dostęp wszyscy pracownicy – niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Dzięki temu: każdy pracuje na tych samych danych w czasie rzeczywistym dokumenty są spójne i aktualne magazyn zawsze pokazuje rzeczywisty stan raporty mają sens (bo opierają się na jednym źródle danych) Problem w tym, że w modelu lokalnym wdrożenie takiego rozwiązania jest trudne, kosztowne i wymaga infrastruktury IT. Rozwiązanie: Subiekt GT w chmurze od Itmation Najprostszym i najbardziej skalowalnym rozwiązaniem jest przeniesienie systemu do chmury – np. w modelu oferowanym przez Itmation. Subiekt GT w chmurze to nic innego jak: jedna baza danych jeden system dostęp dla wielu pracowników z różnych lokalizacji Bez potrzeby budowania własnego serwera. Jak to działa w praktyce? W modelu chmurowym: Subiekt GT działa na zdalnym serwerze, pracownicy logują się do systemu przez zdalny pulpit, wszyscy pracują na tej samej bazie danych, dostęp możliwy jest z biura, domu czy innego oddziału. To dokładnie ten sam system, ale dostępny w sposób, który rozwiązuje problem rozproszonej pracy. Co zyskujesz, przenosząc Subiekta do chmury? Największe zmiany widać od razu: 1. Koniec chaosu w danychWszyscy pracują na jednej bazie – nie ma duplikatów, nieaktualnych informacji ani ręcznej synchronizacji. 2. Praca zespołowa w czasie rzeczywistymHandlowiec wystawia dokument, magazyn widzi go od razu. Księgowość pracuje na tych samych danych. 3. Dostęp z dowolnego miejscaBiuro, dom, delegacja – masz zawsze dostęp do Subiekta. 4. SkalowalnośćDodanie nowego pracownika lub oddziału nie wymaga przebudowy systemu. 5. Bezpieczeństwo danychDane znajdują się na zabezpieczonym serwerze, a nie na pojedynczych komputerach. Kiedy to rozwiązanie ma największy sens? Subiekt GT w chmurze sprawdzi się szczególnie, gdy: masz kilku pracowników pracujących jednocześnie, działasz w więcej niż jednej lokalizacji, chcesz mieć pełną kontrolę nad sprzedażą i magazynem, obecny system zaczyna być wąskim gardłem, planujesz rozwój i nie chcesz przebudowywać wszystkiego za rok. Podsumowanie Jeśli kilku pracowników korzysta z Subiekt GT i zaczynają pojawiać się problemy z danymi, to nie jest kwestia błędów użytkowników – tylko ograniczeń modelu pracy. Rozwiązaniem nie jest „lepsza organizacja”, tylko zmiana architektury. Przeniesienie systemu do chmury – np. w modelu oferowanym przez Itmation – pozwala: spiąć wszystkich pracowników w jedną bazę danych, uporządkować procesy, odzyskać kontrolę nad firmą. I co najważniejsze – przygotować system na dalszy rozwój, zamiast ciągłego „łatania” problemów.

Oto klasyczny paradoks produkcji: zbyt duży poziom zapasów skutecznie blokuje kapitał, a mimo to linia produkcyjna staje w miejscu z powodu braku kilku drobnych komponentów montażowych. Tradycyjne podejście „na wszelki wypadek” nie jest strategią tylko kosztowną improwizacją. Rozwiązanie zapewnia system ERP, który umożliwia skuteczne zarządzanie zapasami bez zwiększania ryzyka przestojów. Poniżej przedstawiamy 5 kroków, które pozwolą osiągnąć taki efekt. Życzymy dobrej lektury.  Oblicz bufor bezpieczeństwa (Safety Stock) Błędem jest stosowanie sztywnych, historycznych wartości zapasu bezpieczeństwa. Musisz przejść na kalkulację statystyczną. Użyj poniższego wzoru, aby wyliczyć zapas, który faktycznie chroni przed zmiennością popytu i dostaw: Wskazówka: zastosuj wzór w arkuszu Excel do szybkiej symulacji, zanim wprowadzisz wartości do ERP. Prowadź realne czasy dostaw Teoretyczny czas dostawy od dostawcy często różni się od rzeczywistego. Jeśli Twój system ERP bazuje na danych z umowy, a nie z historii przyjęć (GR), planujesz produkcję na podstawie fikcyjnych danych. Wskazówka: wykorzystaj raport średniego czasu dostawy z ostatnich 6 miesięcy. Jeśli system na to pozwala, ustaw Lead Time dynamicznie jako średnią kroczącą. Lepsza konfiguracja ERP to mniejsza liczba tzw. „gorących zleceń” w zaopatrzeniu. Wprowadź automatyczne punkty zamawiania Punkt zamawiania (moment, w którym system przypomina o potrzebie zakupu) nie może być stały przez lata. Jeśli specyfika produkcji się zmienia, ustawienia również powinny się zmieniać. Wskazówka: raz na kwartał przeglądaj stany magazynowe. Materiały, których używasz najczęściej, wymagają częstszej kontroli, natomiast te mniej ważne mogą być zamawiane rzadziej i w prostszych modelach ilościowych. Połącz fizyczne karty z systemem System informatyczny często nie „widzi” tego, co dzieje się na hali. Wykorzystaj prosty system wizualny (tzw. system kartowy). Wskazówka: gdy pracownik pobiera ostatnią partię części z regału, „karta” (fizyczna lub elektroniczna) automatycznie wysyła sygnał do systemu ERP, że trzeba zamówić nową dostawę. To eliminuje nadprodukcję i sprawia, że na regałach leży tylko to, co jest potrzebne „na teraz”. Monitoruj kluczowe materiały Redukcja zapasów wymaga odwagi, a ta wymaga czujności. Nie czekaj, aż linia stanie. Wskazówka: skonfiguruj w systemie alerty dla materiałów, których ilość zbliża się do krytycznego poziomu w stosunku do planowanych zleceń. Pulpit menedżera powinien pokazywać „ile dni produkcji” przeżyjesz bez dostawy konkretnego komponentu.

Drewniane domy kojarzą się z ciepłem, wyjątkową estetyką i ponadczasowym stylem. Te klasyczne wartości w nowoczesnej odsłonie odkrywa przed klientami firma Multicomfort, która buduje modułowe domy z drewna. Swoje plany i konstrukcje opiera na nowych technologiach, korzystając z oprogramowania Comarch ERP XL. Skalę możliwości Multikomfort najlepiej oddają liczby: każdego dnia firma produkuje 450 m2 konstrukcji ściennych, a wykonanie klasycznej więźby dachowej zajmuje zaledwie… dwie godziny. Taka wydajność nie byłaby możliwa bez dopasowanych narzędzi informatycznych, których w tej organizacji nie brakuje. Technologia w postaci systemu Comarch ERP XL usprawnia dzisiaj w przedsiębiorstwie procesy od A do Z – od wyceny ogólnej i szczegółowej realizacji, przez produkcję, aż do sprzedaży i rozliczenia poszczególnych etapów budowy. A to nie koniec, bo firma zintegrowała system ze swoim programem projektowym. Jak to wpływa na zwinność operacyjną? Block Quote Dzięki temu „zaczytaniu” pliku z listą materiałów tworzone są – automatycznie – technologie produkcyjne do cięcia, montażu i prac dodatkowych. Po tym generowane jest zlecenie produkcyjne. Cyfryzacja poprzez integrację Ewolucję procesów w Multicomfort można podsumować jednym słowem: digitalizacja. Nowy system przyspieszył cyfryzację firmy przez pełną integrację działów sprzedaży, produkcji, księgowości, kadr i magazynu. Block Quote Zarządzanie dokumentami w organizacji wspiera dedykowana aplikacja Comarch BPM, która odpowiada za fakturowanie, zamówienia i technologię produkcyjną. Usprawnia też ilościową wycenę niezbędnych elementów składowych budynku. Po zatwierdzeniu system automatycznie generuje dokument wyceny surowcowej, co pozwala na  oszacowanie kosztów surowców i usług potrzebnych do produkcji, przykładowo, ściany szkieletowej. Narzędzie pomaga też m.in. w uśrednieniu cen surowców dla ostatnich 30 dni, czy predefiniowaniu współczynników zużycia surowców. Efekt? Tak dokładnie wyliczone wartości są sumowane w grupy kosztów, co pozwala na określenie realistycznego kosztorysu budowy. Każdy, kto budował dom, wie, jak jest to ważne. Narzędzie oblicza również wartość sprzedaży z uwzględnieniem ręcznie wprowadzonej marży. “Jedno kliknięcie, no może kilka” Multicomfort korzysta też z Comarch MES i Bi Point. Ta pierwsza aplikacja usprawnia działania produkcyjne, przenosząc ustalenia zapisane w systemie na halę fabryczną. Monitoruje czas realizacji, generuje niezbędne dokumenty, zarządza surowcami. Słowem: precyzyjnie śledzi i nadzoruje powstanie poszczególnych elementów budynku w czasie rzeczywistym. Narzędzie integruje się z Comarch WMS, ułatwiając zarządzanie magazynem. Z kolei BI Point to analityczne serce realizacji. Wspomaga rozliczanie budowy, pozwalając na porównanie planu z tym, co faktycznie zostało wykonane. Narzędzie to nie tylko analizuje postępy, ale też pomaga w identyfikacji najczęściej wykorzystywanych surowców. – Comarch ERP XL to ogromne ułatwienie pracy – mówi Łukasz Dziedzic. – Koniec z tabelkami, koniec z ręcznym przepisywaniem danych. Jedno kliknięcie, no może kilka, i cała firma wie, co trzeba robić – podsumowuje. Za wdrożenie odpowiadał Partner Comarch, firma ERP Serwis.

Codzienne funkcjonowanie klubów sportowych oraz organizacji pozarządowych (NGO) opiera się przede wszystkim na pasji. Administracja i księgowość, choć niezbędne, często schodzą na dalszy plan. Jednak zmieniające się przepisy – w tym obowiązkowy KSeF – sprawiają, że tradycyjne metody zarządzania dokumentacją przestają wystarczać. Jako dostawca oprogramowania dla biznesu podpowiadamy, jak przeprowadzić cyfrową transformację w tym sektorze. KSeF w sektorze NGO – dlaczego stanowi wyzwanie? Krajowy System e-Faktur (KSeF) to zmiana, która objęła już niemal wszystkie podmioty gospodarcze w Polsce. Wśród nich należy również uwzględnić związki sportowe i stowarzyszenia wystawiające faktury. Organizacje te muszą dostosować swoje systemy informatyczne do standardów Ministerstwa Finansów. Od 01-01-2027 r. obowiązek KSeF będzie obejmował wszystkie podmioty w tym NGO, bez względu na wartość sprzedaży. Warto być wcześniej gotowym na ten dzień. Korzystanie z rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych czy prostych, niezintegrowanych programów księgowych w środowisku KSeF zwiększa ryzyko błędów. Bezpiecznym rozwiązaniem jest system ERP. Przykładem takiego oprogramowania może być sBiznes, który integruje finanse, zakupy i sprzedaż w jednej bazie danych. Dzięki temu wysyłka i odbiór e-faktur odbywa się bezpośrednio z poziomu systemu. Oszczędza to czas i eliminuje pomyłki przy ręcznym przepisywaniu danych. System ERP dopasowany do realiów sportowych Wdrożenie oprogramowania w sektorze sportowym i NGO diametralnie różni się od projektów korporacyjnych. Kluby sportowe potrzebują narzędzi intuicyjnych i przyjaznych dla budżetu. Nowoczesny system ERP dla sportu powinien oferować: Modułowość (Optymalizacja kosztów): W przypadku sBiznes zastosowano architekturę modułową. To oznacza, że klub sportowy wdraża tylko te funkcje, których realnie potrzebuje (np. Księgowość, Personel, Fakturowanie, itp.). Pozwala to na szybkie uruchomienie systemu i radykalnie obniża koszty, Mobilność: Środowisko pracy w organizacjach sportowych jest dynamiczne. Część klubów preferuje pracę w nowoczesnej chmurze (model SaaS), co zapewnia dostęp do danych z dowolnego miejsca – nawet ze stadionu czy zgrupowania. Inne podmioty, chcąc zachować pełną kontrolę nad infrastrukturą danych, decydują się na instalację w tradycyjnej sieci lokalnej (on-premise), Szybkie wsparcie techniczne: W mniejszych klubach i organizacjach rzadko funkcjonują wewnętrzne działy IT. Dlatego pomoc techniczna w trybie online jest kluczowa dla ciągłości pracy. W przypadku sBiznes rekomendujemy pakiet Help Desk, który gwarantuje szybki kontakt z konsultantem i pomoc serwisową. Sukcesywne wdrożenie w praktyce Wiarygodnym sprawdzianem dla oprogramowania ERP jest jego codzienne funkcjonowanie w realnych strukturach sportowych. Przykładem udanej cyfryzacji jest Uczniowski Klub Sportowy Orbitek (UKS Orbitek). Działalność lokalnych klubów sportowych, takich jak UKS Orbitek, wiąże się z koniecznością niezwykle sprawnego zarządzania finansami przy minimalnym zapleczu administracyjnym. Zazwyczaj obowiązki te spoczywają na barkach wąskiego grona zaangażowanych działaczy lub działacza. Klub potrzebował stabilnego narzędzia, które usprawni bieżące procesy księgowe i fakturowanie, a jednocześnie nie obciąży nadmiernie skromnego budżetu organizacji. Wykorzystanie oprogramowania sBiznes przez UKS Orbitek udowadnia, że profesjonalne systemy ERP nie są zarezerwowane wyłącznie dla rozbudowanych związków sportowych. Dzięki modułowej budowie systemu, klub wdrożył elementy niezbędne do operacyjnego działania. Przejrzysty interfejs i intuicyjna obsługa sprawiły, że proces uruchomienia przebiegł błyskawicznie. W efekcie zarząd klubu zyskał wygodne narzędzie do prowadzenia rozliczeń, gwarantujące jednocześnie pełną gotowość technologiczną na obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Wszystko to przy zachowaniu rygorystycznej dyscypliny kosztowej, co w przypadku organizacji typu UKS ma kluczowe znaczenie. Cyfryzacja jako naturalny krok w rozwoju NGO Wymogi prawne, takie jak wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, są często traktowane jako obciążenie, jednak w praktyce stanowią katalizator pozytywnych zmian organizacyjnych. Wdrożenie sprofilowanego, intuicyjnego systemu ERP przestaje być domeną dużego biznesu. Dla klubów sportowych, stowarzyszeń i UKS-ów to przede wszystkim praktyczne narzędzie do automatyzacji procesów administracyjnych i zachowania transparentności finansowej. Odpowiednio dobrane oprogramowanie pozwala działaczom zminimalizować biurokrację i skupić zasoby na tym, co najważniejsze – na pracy z młodzieżą, wspieraniu zawodników i rozwoju sportu. FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi Jak system ERP ułatwia e-fakturowanie? Zamiast ręcznie wgrywać pliki na rządowe portale, system sBiznes wysyła oraz pobiera dokumenty automatycznie za pomocą bezpiecznego połączenia. To eliminuje ryzyko błędów w numeracji czy formacie pliku. Czy muszę mieć własny serwer, aby korzystać z ERP? Niekoniecznie. Wybierając model chmurowy (SaaS), oprogramowanie ERP znajduje się na serwerach dostawcy. Firma z kolei otrzymuje dostęp za pomocą szyfrowanego łącza VPN. Czy nauka sBiznes ERP jest trudna? Z doświadczenia klientów sBiznes, proces wdrożenia systemu jest prosty i obejmuje tylko krótkie przeszkolenie przyszłych użytkowników. Obsługa systemu jest intuicyjna. Szkolenie lub pomoc techniczna odbywa się zwykle w trybie online. Można również zobaczyć przykładowe zastosowanie programu, umawiając prezentację na stronie internetowej sBiznes lub kontaktując się z dostawcą systemu.

Z systemów ERP i CRM korzysta coraz więcej firm chcących podjąć wyścig o miano lidera w swojej branży. Zachęcone wizją zautomatyzowanej cyfryzacji, organizacje niejednokrotnie podejmują decyzję o zakupie i instalacji systemu. Niestety, historia otaczająca skomplikowany rynek rozwiązań IT dla biznesu pokazuje, że wdrożenia ERP miewają niechlubną reputację.   Konsekwencje błędów na tym polu mogą położyć się długim cieniem na dalszej rentowności całego biznesu. Niewywiązanie się z umów i nieterminowe realizacje to jedne z najczęstszych przyczyn nieudanych projektów. Wymagające wdrożenia systemów ERP są zatem coraz częściej powierzane wyspecjalizowanym zewnętrznym firmom, które mają unieść ciężar transformacji najbardziej zawiłych procesów.   Dlaczego wdrożenia systemów ERP bywają tak ryzykowne?  Z badań przeprowadzonych przez Panorama Consulting Solutions wynika, że jeszcze w 2015 roku zaledwie 58 proc. Badanych przedsiębiorstw określiła proces instalacji ERP mianem sukcesu. Jednak w 2019 roku ta liczba poszybowała do aż 88 proc.   Czy oznacza to, że rynek dojrzał i wdrożenia ERP przestały być wyzwaniem? Prawda może być nieco mniej optymistyczna.   Wysoki wskaźnik może być efektem obniżonych standardów sukcesu,   Firmy chcą uniknąć utraty reputacji związanej z porażką, decydując się na redefinicję sukcesu jako zaakceptowanie “czegokolwiek, co dostaną”,   Czasami jedynym widocznym znakiem krytycznych błędów jest fakt, że strony spotykają się w sądzie. Szczegóły sporu rzadko w całości wychodzą na światło dzienne.   Poniżej przedstawiamy najbardziej znane case study firm, w których plany cyfryzacji zderzyły się z twardą rzeczywistością. Oto najbardziej nieudane wdrożenia ERP ostatnich lat.  Spektakularne porażki ERP w globalnych firmach  Leaseplan: Nieudane wdrożenie systemu SAP  W 2016 roku, po początkowo zadowalającej implementacji w australijskiej spółce zależnej, firma Leaseplan zleciła budowę nowego, głównego systemu leasingowego (CLS). Rozwiązanie oparte na technologii SAP miało obsłużyć transformację IT w aż 32 krajach. Z czasem jednak to wdrożenie systemu zaczęło generować liczne problemy.   Na początku 2018 r. audytorzy ostrzegali przed brakami w zarządzaniu zmianami i dostępami użytkowników, zalecając szybkie usprawnienie kontroli. Do marca 2019 r. sytuacja wymykała się spod kontroli, przez co Leaseplan zrezygnował z projektu. Firma straciła 92 mln euro na sam proces. Kolejne miliony przeznaczono na doradztwo oraz restrukturyzację. W konsekwencji, udało się uratować zaledwie 14 mln euro z oddzielnie opracowanych modułów IT.   Według raportów system nie nadawał się do cyfrowego świata. Jego monolityczny charakter znacząco ograniczał możliwości ulepszania usług. Ostatecznie firma powróciła do planów budowy systemu w pełni modułowego, umożliwiającego skalowalność.   MillerCoors: Wdrożenie SAP, które skończyło się batalią sądową  W branży alkoholowej, po latach konsolidacji przedsiębiorstw, MillerCoors funkcjonował w 2014 roku na siedmiu różnych instancjach oprogramowania SAP. Aby uporządkować środowisko IT, firma wynajęła HCL Technologies, aby uruchomić jeden, scalony system.   Wdrożenia SAP często bywają określane jako “roll-out”, czyli uruchomienie systemu z użyciem gotowego wzorca, co ma przyspieszyć prace. Miało to być pokazowe zjednoczenie struktury informatycznej. Jednak pierwsze uruchomienie wykazało 8 krytycznych wad, 47 błędów wysokiego stopnia oraz tysiące mniejszych problemów podczas wsparcia powdrożeniowego. Niestety, w 2017 roku MillerCoors pozwał dostawcę na kwotę 100 milionów dolarów. Firma twierdziła, że personel HCL nie spełnił swoich obietnic. Dostawca odpowiedział własnym pozwem, twierdząc, że winę za porażkę ponosi wewnętrzna dysfunkcja w zarządzaniu MillerCoors. Ostatecznie spór rozwiązano polubownie w grudniu 2018 roku.   Revlon: Jak nieudane wdrożenie ERP frustruje inwestorów  Po głośnej fuzji w 2016 roku, gigant kosmetyczny Revlon połączył siły z Elizabeth Arden, Inc.. Wcześniej obydwie marki miały pozytywne doświadczenia z wdrożeniami ERP (Elizabeth Arden z Oracle, a Revlon z Microsoft Dynamics AX). Zdecydowano się jednak na nową architekturę – SAP S/4HANA.  System roll-out miał jednak na tyle katastrofalny przebieg, że doprowadził do sabotażu pracy zakładu produkcyjnego w Północnej Karolinie. To wygenerowało milionowe straty w sprzedaży. Według samej firmy winny był “brak projektu i utrzymania skutecznej kontroli nad systemem”. Problem wywołał wyższe koszty wysyłki towarów i inne nieprzewidziane wydatki związane z ratowaniem obsługi klienta. Ostatecznie ta informatyczna wpadka wpłynęła na drastyczny spadek akcji firmy Revlon. To też doprowadziło do pozwania własnych akcjonariuszy.  Lidl: Zderzenie biznesu z ograniczeniami standardu  Fuzja potężnych procesów Lidla i SAP miała stanowić referencyjny punkt dla całej branży. Kooperacja rozpoczęła się w 2011 roku. Jednak w 2018 roku, po zainwestowaniu blisko 500 milionów euro, Lidl całkowicie wycofał się z projektu.  Główną przyczyną tej porażki były rozbieżności w podejściu biznesowym. Lidl w swojej ewidencji skupiał się na cenie, jaką płacił za towar. Tymczasem dostarczony system inwentaryzacyjny domyślnie operował na cenach detalicznych, po których towar był sprzedawany. Lidl odrzucił zmiany własnych procedur, więc oprogramowanie musiało podlegać ciągłemu dostosowywaniu do nietypowych wymogów. W połączeniu ze zbyt dużą rotacją pracowników własnego działu IT Lidla, otrzymano gotową receptę na katastrofę ERP.  National Grid: Infrastruktura kontra żywioł  National Grid, przedsiębiorstwo energetyczne, zrealizowało 3-letni roll-out wdrożenia. Przekroczenie terminu “go-live” groziło kosztami liczonymi w dziesiątkach milionów dolarów i podniesieniem stawek dla klientów, które wymagały zgody rządu.   Datę uruchomienia wskazano na 5 listopada 2012 r. Był to niecały tydzień po dewastacji obszaru przez Superstorm Sandy, pozostawiającego miliony obywateli bez dostępu do prądu. System aktywowano w samym środku tego chaosu. Skutki?  Część pracowników dostawała za duże czeki z wypłatami, inni mniejsze,  Około 15 tys. faktur od sprzedawców utknęło bez przetworzenia,   Upadła wewnętrzna sprawozdawczość finansowa, co odcięło firmę od niezbędnych krótkoterminowych pożyczek ułatwiających zachowanie płynności.  Integrator systemów, Wipro, zgodził się ostatecznie zapłacić 75 milionów dolarów odszkodowania. To jednak w żadnym stopniu nie pokryło realnych strat National Grid.   Worth & Co: Roll-out, który doprowadził do pozwu  Alternatywne technologie również niosą wyzwania. Worth & Co. to firma produkcyjna z Pensylwanii. W 2014 roku zatrudniła EDREi Solutions do instalacji pakietu E-Business Suite od Oracle.   Termin planowany na listopad 2015 roku został przesunięty na luty 2016 roku. Oracle żądało zapłaty kolejnych 260 tys. dolarów na umowy wsparcia i szkolenia. Jednak oprogramowanie nadal nie działało prawidłowo.  W 2017 roku Worth & Co. zrezygnowała z EDREi na rzecz innego integratora, Monument Data Solutions. Kolejny rok spędzono na nieskutecznych próbach dostosowania oprogramowania do celów firmy. Skończyło się to bezprecedensowym ruchem w 2019 roku. Worth & Co. złożyła pozew o 4,5 miliona dolarów przeciwko samemu gigantowi Oracle za zmarnowane licencje i szkolenia.  Vodafone: Nieudane wdrożenie CRM  Gdy brytyjski dostawca telekomunikacyjny Vodafone skonsolidował swoje systemy CRM na platformie Siebel, część profili użytkowników nie migrowała poprawnie. Problem stał się oczywisty, gdy konta klientów nie przypisywały dokonanych płatności.   Doprowadziło to do grzywny 4,6 miliona funtów od brytyjskiego regulatora. Morał z tej historii jest oczywisty. Problemy prędzej czy później ujrzą światło dzienne.   Woolworth’s Australia: Skutki zbyt długiego wdrożenia  Australijska placówka czcigodnej sieci domów towarowych, znana czule jako „Woolies”, również borykała się z problemami. Firma przesiadła się z 30-letniego oprogramowania na SAP. Sieć przez kolejne 18 miesięcy nie mogła generować tygodniowych raportów zysków i strat z pojedynczych sklepów. Zawiodły nieudokumentowane codzienne procedury biznesowe. Wpływ na sytuację miało także odejście wykwalifikowanych pracowników w trakcie zbyt długiego, sześcioletniego wdrożenia ERP. Przez to utracono wiedzę instytucjonalną.   PG&E: Wyciek danych  Projektując nowe środowisko, firmy często przenoszą poufne dane ze starych systemów. W maju 2016 roku Chris Vickery, analityk ryzyka w firmie UpGuard, odkrył publicznie dostępną bazę danych. Zawierała ona 47 tys. Wpisów (komputery, serwisy) należącą do firmy PG&E. Była całkowicie otwarta i niezabezpieczona hasłem. Dane te zostały ujawnione przez zewnętrznego sprzedawcę, który obsługiwał wersję “demo” narzędzia do zarządzania środowiskiem IT.     Nike: Just (Don’t) Do It!  Potężna, wyceniana na 400 milionów dolarów modernizacja zaplanowana na 2000 rok miała wdrożyć u producenta obuwia centralny system ERP/CRM w połączeniu z łańcuchem dostaw. Zamiast tego zaserwowała firmie 100 milionów dolarów strat oraz spadek zapasów o 20 procent.  Oprogramowanie i2 okazało się zbyt powolne i utrudniało integrację z innymi systemami. Oprócz tego, planiści firmy Nike zostali nieodpowiednio przeszkoleni z jego zastosowania przed trybem go-live.   HP: Boleśnie kosztowny i długi projekt wdrożenia  Konsolidacja wielu narzędzi pochłonęła 160 milionów dolarów w wyniku utraconych przychodów i zaległości. Było to pięć razy więcej niż zakładał wstępny biznesplan z 2004 roku. Menadżerowie wiedzieli o ryzyku, jednak jak opisał to dyrektor HP: “Mieliśmy serię małych problemów, z których żaden z osobna nie byłby zbyt duży, by go rozwiązać. Ale razem stworzyli idealną burzę”.   Waste Management: Pozew z SAP  W 2008 roku Waste Management, gigant utylizacyjny, pozwał SAP do sądu za niespełna 18-miesięczną instalację systemu ERP. Firma domagała się ponad 1 miliarda dolarów odszkodowania za nieuczciwy program sprzedaży.   Jednak dostawca zgłosił zarzuty, że Waste Management rzekomo naruszyła umowę kontraktową z SAP. Spółka miała nie sprecyzować swoich wymagań wobec wdrożenia systemu. Nie zapewniła również odpowiednich osób decyzyjnych do obsługi projektu. W marcu 2010 r. doszło do arbitrażu, choć końcowy rezultat nie był zadowalający. Waste Management otrzymała zaledwie 77 milionów dolarów ugody.   Nieudane wdrożenia ERP – czego możemy się od nich nauczyć?  Omówiliśmy najbardziej spektakularne porażki wdrożeniowe. Warto więc zastanowić się nad tym, jak ich nie powtórzyć na własnym przykładzie. Wnioski ekspertów można sprowadzić do kilku krytycznych punktów:  Zabezpiecz i oczyść dane przed migracją. Tym samym unikniesz zarówno chaosu z fakturami, jak i ewentualnych kar prawnych czy wycieków danych.   Dokładnie udokumentuj bieżące procesy. System nie domyśli się wewnętrznych przyzwyczajen biznesu. Należy mu podać odpowiednie dane i procesy “na tacy”.   Zadbaj o obecność personelu. Ktoś w firmie powinien czuć odpowiedzialność tego projektu i dbać o płynność zmian na szczycie organizacji.   Zapobiegaj utarcie wiedzy. Dbaj szczególnie o tych specjalistów, którzy znają procesy biznesowe od podszewki. Jeśli odejdą w trakcie modyfikacji architektury, projekt szybko utraci kluczowy fundament.   Planujesz wdrożenie systemu ERP lub innego rozwiązania IT w swojej firmie? Zachęcamy do wypełnienia formularzu dostępnego na koszt-wdrozenia.pl. Umożliwi to szybką, bezpłatną konsultację i odpowiedni dobór partnera wdrożeniowego. źródło: CIO.com 

Wybór systemu do zarządzania przedsiębiorstwem to strategiczna operacja, która budzi naturalne obawy. Wyzwania decyzyjne, bariery finansowe czy lęk przed reorganizacją pracy sprawiają, że wiele firm odkłada cyfryzację na bliżej nieokreśloną przyszłość.  Jednak w świecie nowoczesnej produkcji „później” często oznacza „za późno”. Brak decyzji o wdrożeniu ERP prowadzi do stagnacji, braku transparentności procesów i utraty konkurencyjności. Z tego artykułu dowiecie się, jak zneutralizować najczęstsze obawy i dlaczego Monitor ERP to partner, który przeprowadzi firmę przez ten proces bezpiecznie i sprawnie.  Koszty wdrożenia  Wdrożenie systemu ERP w sektorze MŚP jest postrzegane jako duży wydatek jednorazowy (licencje, infrastruktura, szkolenia). To najczęstsza bariera, która hamuje rozwój mniejszych zakładów.  Wydatki na cyfryzację nie muszą być przytłaczające. Oferujemy elastyczne modele płatności i szereg możliwości licencyjnych dostosowanych do skali działania. Tym samym firma płaci za funkcjonalności, które realnie optymalizują Twoją produkcję, eliminując koszty zbędnych modułów.  Zmiany organizacyjne  Start nowego systemu ERP to zmiana nawyków całego zespołu. Firmy często obawiają się buntu załogi lub chaosu w codziennych operacjach podczas okresu przejściowego.  Jak temu zaradzić? Kluczem jest transparentna komunikacja. Rzeczowa analiza procesów i włączenie pracowników w projekt już na etapie planowania pozwala zbudować poczucie współodpowiedzialności. ERP nie ma utrudniać pracy, lecz eliminować najbardziej uciążliwe i powtarzalne czynności.  Czasochłonność  W branży krążą mity o projektach IT ciągnących się w nieskończoność. Managerowie boją się, że wielomiesięczne zaangażowanie kluczowych osób sparaliżuje bieżącą działalność firmy.  Rozwiązaniem jest postawienie na standardowy ERP. Przykładowo, Monitor ERP jest systemem zoptymalizowanym pod kątem firm produkcyjnych. Dzięki gotowym, sprawdzonym procesom, program jest szybko gotowy do pracy, a wdrożenie przebiega sprawnie, nie zaburzając ciągłości produkcji.  Złożoność wyboru dostawcy  Rynek systemów ERP jest nasycony, co utrudnia obiektywną ocenę ofert. Wybór niewłaściwego partnera to ryzyko niedopasowania narzędzia do specyfiki zakładu.  Z naszej perspektywy uważamy, że warto wybrać dostawcę z doświadczeniem w branży. To przynosi dodatkowy komfort i stanowi pewnego rodzaju zabezpieczenie. Partner, który z sukcesem zrealizował setki wdrożeń w firmach o podobnym profilu, zna ich wyzwania od podszewki. To gwarantuje bezpieczeństwo i krótszy czas nauki systemu.  Ryzyko niepowodzenia  Obawa przed przekroczeniem budżetu lub niedowiezieniem zakładanych korzyści potrafi skutecznie powstrzymać inwestycję.  Aby zminimalizować ryzyko, już na starcie należy sprecyzować wskaźniki KPI, ramy czasowe i budżet. Warto również zweryfikować opinie innych użytkowników – realne historie sukcesu są najlepszym dowodem na skuteczność rozwiązania.  Brak zasobów i kompetencji  Zdarza się, że firmy zainteresowane wdrożeniem ERP nie posiadają odpowiednich zasobów i kompetencji do zarządzania takim projektem. Czasami brakuje doświadczonych specjalistów, którzy mogliby czuwać nad realizacją.   W przypadku Monitora ERP, konsultanci pozostają do dyspozycji nie tylko na etapie planowania projektu, ale również podczas codziennej pracy z nim. Dodatkowo, platforma Monitor Academy pozwala na szybkie i bezstresowe przeszkolenie pracowników w formie e-learningu.  Priorytety biznesowe  Często inne inicjatywy strategiczne spychają ERP na dalszy plan. Jednak w nowoczesnym biznesie to właśnie system ERP jest fundamentem, który umożliwia realizację pozostałych celów.  Bez cyfrowego kręgosłupa firmy, skalowanie biznesu jest obarczone ogromnym błędem. Dlatego rekomendujemy przewartościowanie priorytetów. ERP to nie „dodatek”, lecz narzędzie do generowania oszczędności i budowania zysku.  Lęk przed technologią  Niektóre firmy mają trudności z zaufaniem nowej technologii. Szczególnie dotyczy to organizacji, które do tej pory korzystają z bardziej tradycyjnych metod zarządzania, np. arkuszy kalkulacyjnych. Tym samym, strach przed nieznanym i brak odpowiedniej wiedzy potrafią skutecznie powstrzymać decyzję o systemie ERP.   Należy jednak pamiętać, że w dzisiejszych czasach cyfryzacja i automatyzacja procesów towarzyszą nam na każdym kroku. Nie inaczej jest w przypadku produkcji i szeroko pojętego biznesu. W dobie Przemysłu 5.0 trudno mówić o efektywnym zarządzaniu działalnością bez wsparcia systemu ERP.   Zmiany procesów  Wdrożenie często wymaga przemyślenia i przebudowy. Tym samym oznacza to wprowadzenie pewnych zmian w istniejących procesach biznesowych. Firmy często obawiają się, że będą one zbyt radykalne lub trudne do przeprowadzenia, z uwagi na przywiązanie do ugruntowanych metod.   Natomiast nadrzędnym celem systemu ERP jest optymalizacja, a nie zaburzenie procesów biznesowych. Nawet jeśli ich restrukturyzacja będzie wymagana, z pewnością wpłyną one pozytywnie na funkcjonowanie firmy i jej rentowność.   Dotychczasowe systemy  Firmy często są przywiązane do posiadanych systemów i rozwiązań IT. Przerzucenie się na nowy program wiąże się z zerwaniem ze starymi nawykami. Niektórzy mogą to postrzegać jako ryzykowne.   Przyzwyczajenie do starych schematów jest naturalne. Wzbudza to poczucie komfortu i bezpieczeństwa. Jednocześnie jednak aktualny stan rzeczy może wywołać przestoje. Z biegiem lat, w porównaniu z innymi firmami, które dobrze prosperują i skalują, organizacja może ich nie dogonić. Dlatego warto zastanowić się, czy nie lepiej podążać za dynamicznym rynkiem i postawić na rozwój przedsiębiorstwa.  

Mit założycielski większości startupów brzmi podobnie: genialny pomysł, garstka pasjonatów i twórczy chaos. Na początku Excel, darmowe komunikatory i prosta księgowość wystarczają. Jednak wraz z sukcesem przychodzi moment, w którym ten cyfrowy „domek z kart” zaczyna ograniczać rozwój.  Pojawiają się tzw. silosy informacyjne. Działy przestają płynnie wymieniać się danymi. Zamówienia gubią się w gąszczu e-maili, a rzetelne wyliczenie marży staje się wyzwaniem. To moment, w którym inwestorzy zaczynają pytać o twarde dane, a zarząd rozumie, że dotychczasowe narzędzia hamują skalowanie.   Odpowiedzią na te wyzwania jest system ERP. Dzięki technologii chmurowej przestał on być kosztownym przywilejem korporacji. Tymczasem właśnie dynamiczne młode firmy zyskują przewagę rynkową dzięki wczesnej cyfrowej transformacji.  Dlaczego model chmurowy (SaaS) to dobra opcja dla startupu?   Tradycyjne systemy ERP, czyli rozwiązania on-premise (instalowane lokalnie na serwerach w siedzibie firmy), wymagają ogromnych nakładów na start. Trzeba kupić sprzęt, wyposażyć serwerownię, zadbać o jej zasilanie awaryjne, a na koniec zatrudnić sztab specjalistów IT. Dla startupu to zamrożenie kapitału, który powinien być inwestowany w rozwój produktu i marketing.  Cloud ERP (SaaS) odwraca tę logikę:  Brak kosztów infrastruktury: Cały ciężar technologiczny – od wydajności po bezpieczeństwo danych – spoczywa na dostawcy. Startup potrzebuje jedynie dostępu do przeglądarki.   Mobilność: Zespoły rozproszone po świecie mają dostęp do danych w czasie rzeczywistym – z warszawskiej kawiarni, pociągu do Ustki czy biura w Dolinie Krzemowej.  Automatyczne, bezbolesne aktualizacje: W modelu takim jak RamBase Cloud ERP, system zawsze działa w najnowszej wersji, zgodnie z przepisami prawa, bez dodatkowych kosztów czy angażowania Twoich programistów.  Bezpieczeństwo danych: Korzystasz z zaawansowanego szyfrowania i monitoringu zagrożeń, których samodzielne wdrożenie wiązałoby się z wysokimi kosztami.  Skalowalność, czyli system, który rośnie wraz z firmą  Jednym z największych błędów popełnianych przez founderów jest wdrażanie oprogramowania, które odpowiada wyłącznie na dzisiejsze potrzeby firmy. Tymczasem wzrost startupów rzadko jest liniowy. Gdy jedna kampania zwiększa wolumen zamówień dziesięciokrotnie, systemy niebędące ERP generują tzw. dług technologiczny.  Jak chmurowy ERP umożliwia skalowanie?  Płynne dodawanie użytkowników: W modelu chmurowym skalowanie systemu polega na kilku kliknięciach i dodaniu nowych kont. Nie trzeba martwić się o to, czy serwery „uciągną” większy ruch,  Ekspansja zagraniczna: System wspiera wielojęzyczność i wielowalutowość. Otwarcie spółki-córki za granicą to po prostu nowa gałąź w istniejącym środowisku,  Zarządzanie złożonością bez utraty wydajności: Gdy startup dojrzeje do bardziej zaawansowanej produkcji, wystarczy aktywować kolejne moduły.  Zamiast budować architekturę IT z kilkunastu niepowiązanych ze sobą aplikacji, zyskujesz jedno, centralne źródło prawdy. To klucz do utrzymania kontroli nad szybko rosnącym biznesem.  Przewidywalne koszty   W środowisku startupowym nie ma miejsca na finansowe czarne dziury. Historycznie, wdrażanie ERP było właśnie taką dziurą. Przekroczone budżety, ukryte koszty licencji i niekończące się faktury za prace programistyczne skutecznie odstraszały młode firmy.  Dziś, dzięki modelowi subskrypcyjnemu, finanse związane z oprogramowaniem biznesowym stają się transparentne i w pełni przewidywalne. W sprawdzonych modelach SaaS (których orędownikiem jesteśmy w RamBase), opłata subskrypcyjna nie jest tylko prawem do używania kodu. W tej jednej, przewidywalnej kwocie zawarte są koszty hostingu, utrzymania bezpieczeństwa, codziennych kopii zapasowych, wsparcia technicznego oraz przyszłych aktualizacji. Eliminujemy w ten sposób ryzyko nieprzewidzianych wydatków na „gaszenie pożarów” informatycznych.  Wdrożenie szybkie niczym tempo rozwoju w startupie  Tradycyjne wdrożenia systemów ERP kojarzą się z maratonem, który potrafi trwać od kilkunastu miesięcy do nawet kilku lat. Z perspektywy startupu, w którym strategia i model biznesowy potrafią zmienić się diametralnie w ciągu jednego kwartału, angażowanie się w wieloletni projekt IT jest mało racjonalne. Firma potrzebuje narzędzi, które zaczną przynosić zwrot z inwestycji jak najszybciej.  W przypadku chmurowego ERP oferujemy gotowe procesy branżowe, oparte na przekonfigurowanych, najlepszych praktykach biznesowych. Opieramy się na latach doświadczeń z branży technologicznej i produkcyjnej. Proponujemy gotowe ścieżki procesów (np. od zamówienia do zapłaty, od zakupu surowca do wydania produktu), co drastycznie skraca czas analizy przedwdrożeniowej.  Tym samym czas wdrożenia ERP możemy liczyć w tygodniach, a nie latach. Szybkie wejście w tryb produkcyjny (go-live) oznacza, że firma błyskawicznie zaczyna korzystać z centralnej bazy danych. Szybsze wdrożenie to także mniejsze koszty samych usług wdrożeniowych firm doradczych.  Inwestycja w fundamenty  Wdrożenie ERP to strategiczna decyzja, która określi, czy Twoja firma ugnie się pod ciężarem sukcesu, czy nabierze wiatru w żagle. Jeśli arkusze kalkulacyjne przestają wystarczać, nadszedł czas na profesjonalne zarządzanie.  Chcesz sprawdzić, czy Twój startup jest gotowy na skalowanie bez ograniczeń? Skontaktuj się z ekspertami RamBase, by porozmawiać o możliwościach wdrożenia dopasowanego do Twojego tempa. 

Sprawne zarządzanie magazynem to klucz do sukcesu w sektorze dóbr szybkozbywalnych. Dobra strategia i zaplecze technologiczne pozwolą Twojej firmy zaoszczędzić czas, pieniądze i wysiłek. Poznaj gotowe rozwiązania dla firm FMCG i ich wymierne korzyści. W branżach o niskich marżach każdy kilogram zmarnowanego produktu to stracone pieniądze. Pilnowanie terminów ważności produktów jest krytycznym wyzwaniem dla firm FMCG, a niepowodzenia w tym zakresie wpływają na rentowność, płynność i przepisowość działań oraz reputację marki. Szacuje się, że niewłaściwe zarządzanie datami przydatności może powodować straty w zapasach na poziomie od 10% do 20%. Co bez sprawnego zarządzania magazynem traci Twoja firma? Czas i pieniądze Straty wynikające z nieumiejętnego zarządzania magazynowanymi produktami bezpośrednio obniżają marżę operacyjną. W skrajnych przypadkach (np. w sektorze fast-food) anulowane zamówienia, często wynikające z użycia niskiej jakości lub nieświeżych składników, mogą generować stratę rzędu 24,7% całkowitego obrotu. Przeterminowany towar musi zostać wycofany z obrotu i poddany kosztownej utylizacji. Dodatkowo obsługa zwrotów i anulacji zamówień wiąże się ze znacznymi kosztami operacyjnymi. Zapasy, które ostatecznie ulegają przeterminowaniu, oznaczają kapitał zamrożony w towarze, co negatywnie wpływa na przepływy pieniężne. Straty finansowe często wynikają z niedostatecznego wykorzystania dostępnych współcześnie technologii – ręczne śledzenie dat ważności jest pracochłonne i podatne na błędy, prowadząc do sytuacji, w których personel wysyła niewłaściwe partie towaru lub marnuje czas na szukanie produktów w magazynie. Compliance Firmy FMCG podlegają surowym regulacjom (ustawom, unijnym rozporządzeniom, systemowi HACCP), które wymagają pełnej dokumentacji ścieżki produktu. Niezgodność produktów i procesów z przepisami wiąże się z wysokimi karami finansowymi. Dokładne przestrzeganie zasad jest istotne na każdym etapie – od produkcji aż po dostarczenie do sklepu. Sieci handlowe narzucają rygorystyczne standardy – np. wymagając, aby dostarczany towar posiadał odpowiednio długi pozostały termin przydatności. Dostarczenie produktów niespełniających norm skutkuje zwrotami towaru na koszt dostawcy, a nawet zerwaniem kontraktów. Niemożność spełniania warunków standardów i praktyk może finalnie doprowadzić do wykluczenia z rynku, braku możliwości eksportu oraz zerwania relacji z sieciami handlowymi. Wiarygodność Niedopilnowanie czegoś tak podstawowego dla bezpieczeństwa produktów jak daty ważności niweluje dotychczasowe wysiłki wizerunkowe firmy. Sprzedaż przeterminowanych produktów, konieczność masowych wycofań czy braki w sklepach przez opóźnienia w dostawach drastycznie obniżają zaufanie klientów i niszczą reputację marki. Problem rośnie jeśli firma buduje swoją tożsamość odwołując się do wartości i praktyk proekologicznych – każdy przeterminowany produkt to zmarnowane zasoby użyte do jego wytworzenia, takie jak energia, woda i surowce, co stoi w sprzeczności ze strategiami zrównoważonego rozwoju. Skąd biorą się trudności w magazynie? Problemy z przeterminowaniem produktów w sektorze FMCG wynikają ze splotu specyficznych cech sektora, ale też ograniczeń operacyjnych danej firmy i braku nowoczesnych systemów kontroli. Trudności tego typu nie są dla branży niczym nowym czy zaskakującym, ale mogą prowadzić do wielopoziomowych strat finansowych. By je przezwyciężyć warto rozłożyć kwestię strat magazynowych na poszczególne czynniki. Specyfika branży i produktów Sektor FMCG charakteryzuje się dużą dynamiką oraz produktami o krótkim cyklu życia, co narzuca rygorystyczne wymagania logistyczne. Krótkie terminyProdukty takie jak nabiał, mięso czy pieczywo wymagają precyzyjnego zarządzania, ponieważ każdy dzień zwłoki decyduje o tym, czy towar trafi do sprzedaży, czy do utylizacji. Restrykcyjne warunki przechowywaniaJakość żywności zależy od utrzymania parametrów takich jak temperatura i wilgotność, a ich wahania przyspieszają psucie się produktów. Zmienność recepturCzęste zmiany składów i wariantów produktów (np. na różne rynki) utrudniają ewidencję i śledzenie partii bez zaawansowanych systemów IT. Problemy organizacyjne Błędne metody rotacjiStosowanie metody FIFO (First In, First Out) zamiast koniecznej w FMCG metody FEFO (First Expired, First Out) sprawia, że w magazynie zalegają partie o najkrótszym terminie. Błędy ludzkieRęczne kontrolowanie dat ważności i wprowadzanie danych do dokumentacji papierowej lub arkuszy Excel jest podatne na pomyłki i przy dużym wolumenie staje się niewykonalne. Niewłaściwa kompletacjaBrak systemowych podpowiedzi dla magazynierów prowadzi do wysyłania towarów o krótkich terminach przydatności, co jest wyłapywane dopiero przy odbiorze przez klienta. Opóźnienie technologiczne Rozwiązania technologiczne, które niegdyś były wystarczające przy rosnącej skali działania stają się hamulcem rozwoju. Zależność od ExcelaWykorzystywanie arkuszy kalkulacyjnych zamiast zintegrowanych systemów ERP z rozszerzeniami branżowymi uniemożliwia monitorowanie dat ważności w czasie rzeczywistym. Brak automatyzacjiZarządzane ręcznie lub przestarzałe systemy nie zapewniają pełnej identyfikowalności partii, utrudniając szybkie zarządzanie jakością. Bez nowoczesnych rozwiązań takich jak SAP Business One, firmy nie mają też dostępu do automatycznych alertów o zbliżającym się terminie ważności, co odbiera im czas na reakcję. Silosy informacyjneBrak synchronizacji pomiędzy produkcją, magazynem a sprzedażą skutkuje niespójnymi danymi o stanach magazynowych i opóźnieniami w decyzjach sprzedażowych (np. o promocjach na kończące się partie). Chaos w danychInformacje o postępie produkcji i dostępności surowców są często nieaktualne, co uniemożliwia terminową realizację zamówień i prowadzi do starzenia się zapasów w oczekiwaniu na wysyłkę. Złożone problemy – przystępne rozwiązania Redukcja strat wynikających z przeterminowania produktów w branży FMCG wymaga przejścia z manualnego zarządzania na zintegrowane, zautomatyzowane procesy technologiczne. Kluczem do sukcesu jest wdrożenie strategicznej rotacji zapasów opartej na dacie ważności oraz pełna synchronizacja działów produkcji, magazynu i sprzedaży. Odpowiednio dobrane narzędzia technologiczne – system ERP wraz z branżowymi rozszerzeniami – pozwolą na optymalizację działania firmy FMCG zgodnie z współczesnymi standardami rynkowymi. Nowa strategia i reorganizacja Przejście z FIFO na FEFOSystemy do zarządzania magazynem takie jak Produmex WMS automatycznie wskazują magazynierom partie towaru z najkrótszym terminem przydatności do wydania w pierwszej kolejności, niezależnie od daty ich przyjęcia. Eliminacja błędów ludzkichDzięki skanowaniu kodów kreskowych (np. etykiet GS1) system weryfikuje w czasie rzeczywistym, czy pobrana partia jest właściwa, co pozwala uniknąć kosztownych pomyłek i redukuje chaos w magazynie. Zarządzanie lokalizacjami (Bin Management)Precyzyjne mapowanie magazynu w Produmex WMS skraca czas szukania towarów, co jest kluczowe przy produktach bardzo krótkoterminowych. Synchronizacja produkcji, magazynu i sprzedażyWdrożenie jednego systemu zarządzającego dla całej firmy eliminuje silosy informacyjne. Sprzedaż widzi realne terminy ważności na stanie, co pozwala na lepsze planowanie ofert, a produkcja unika nadprodukcji dzięki integracji z systemem MRP. Zintegrowane narzędzia: SAP Business One i Produmex WMS SAP Business One – dostępny w chmurze lub on-premise kompleksowy system ERP dla małych i średnich firm. Produmex WMS – system zarządzania magazynem zwiększający efektywność i rentowność w łańcuchu dostaw poprzez harmonizację procesów logistycznych. Dodatek wspiera operacje firmy w zakresie produkcji, kompletacji, pakowania i zarządzania zapasami. Zarządzanie partiami i datami ważnościSAP Business One przypisuje unikalne numery partii do każdej dostawy lub zlecenia produkcyjnego, rejestrując daty produkcji i przydatności. Automatyczne alerty o przeterminowaniuSystem pozwala na ustawienie powiadomień o towarach, których termin ważności dobiega końca. Umożliwia to podjęcie wczesnych działań, takich jak przeceny lub akcje promocyjne, zamiast kosztownej utylizacji. Pełna identyfikowalnośćSystem rejestruje pełną historię każdej partii – od surowca u dostawcy, przez produkcję, aż po finalnego klienta. Blokowanie zapasówProdukty lub surowce, które przekroczyły termin lub nie przeszły kontroli jakości, są automatycznie blokowane w systemie, co uniemożliwia ich przypadkową sprzedaż lub wydanie do produkcji. Efekty transformacji Redukcja strat z tytułu przeterminowania w rozwiązaniach SAP opiera się na automatyzacji kontroli dat na każdym etapie – od przyjęcia surowca, przez rygorystyczne testy jakości w narzędziu do produkcji rozszerzonej Beas Manufacturing, po inteligentne wydawanie towaru metodą FEFO w Produmex WMS. Zastosowanie zestawu strategii i narzędzi przystosowanych do konkretnych potrzeb logistycznych firm FMCG przynosi mierzalne i odczuwalne finansowo efekty: System Produmex WMS automatycznie wymusza wydawanie w pierwszej kolejności partii o najkrótszym terminie przydatności (metoda FEFO), co pozwala zredukować wskaźnik niewykonania zamówień z powodu przeterminowania nawet o 20%. Połączenie klasyfikacji zapasów według metody ABC z metodą FEFO może zredukować odsetek przeterminowanych produktów w magazynie z 19% do zaledwie 2%. Skrócenie czasu przebywania produktów w magazynie poprawia cash flow poprzez uwolnienie kapitału zamrożonego w towarach. Poznaj pełne możliwości systemu ERP z produkcją i logistyką w wersji rozszerzonej i dowiedz się co rozwiązanie SAP Business One + Beas Manufacturing + Produmex WMS może dać Twojej firmie.

Wielu właścicieli firm i menedżerów operacyjnych patrzy na system ERP jak na koszt. Często niemały – obejmujący licencje, wdrożenie, szkolenia, zmiany procesów. To naturalne, że pojawia się pytanie: czy nas na to stać? Ale to nie jest właściwe pytanie. Dużo ważniejsze brzmi: czy stać nas na brak ERP? Bo w praktyce brak zintegrowanego systemu zarządzania nie oznacza „status quo”. Oznacza codzienne, realne straty – tylko rozproszone i trudne do uchwycenia na pierwszy rzut oka tanie?” Chaos operacyjny, który kosztuje więcej, niż widać W firmach bez ERP informacje rzadko znajdują się w jednym miejscu. Dane są rozproszone pomiędzy arkuszami Excel, skrzynkami mailowymi, różnymi narzędziami i, co najgroźniejsze,  w głowach pracowników. Efekt? Brak jednej, spójnej wersji prawdy. Dział sprzedaży pracuje na innych liczbach niż magazyn. Finanse widzą coś innego niż operacje. Raporty powstają ręcznie, często na podstawie nieaktualnych danych. Decyzje podejmowane są w warunkach niepewności. To nie jest tylko „bałagan organizacyjny”. To konkretne konsekwencje: błędne zamówienia, nadmiarowe lub brakujące stany magazynowe, opóźnienia w realizacji, napięcia między działami. Chaos operacyjny zawsze ma swoją cenę. Problem polega na tym, że rzadko jest ona jasno widoczna w raportach. Kalkulator ERP – oblicz koszt wdrożenia Czas – najdroższy zasób, który przecieka każdego dnia Jednym z najbardziej niedocenianych kosztów braku ERP jest czas. W wielu firmach pracownicy każdego dnia wykonują powtarzalne czynności: ręcznie przepisują dane między systemami, przygotowują raporty od zera, szukają informacji w mailach lub plikach, weryfikują poprawność danych. Z pozoru to drobne zadania. Ale kiedy zsumujemy je w skali miesiąca, obraz wygląda zupełnie inaczej. Godzina dziennie stracona przez jedną osobę to ponad 20 godzin miesięcznie. W zespole 10-osobowym daje to około 200 godzin – czyli równowartość jednego pełnego etatu. Etatu, który nie tworzy wartości, tylko „obsługuje chaos”. Błędy, które generują realne straty Brak integracji systemów i ręczne operowanie danymi niemal zawsze prowadzą do błędów. Nie dlatego, że pracownicy są niekompetentni, ale dlatego, że proces jest podatny na pomyłki. Podwójne wprowadzanie danych, niespójne informacje, brak automatycznej weryfikacji, to wszystko zwiększa ryzyko: błędnych faktur, niezgodnych stanów magazynowych, pomyłek w zamówieniach, nieprawidłowych raportów finansowych. Każdy błąd to koszt. Czasem niewielki – kilka godzin pracy na poprawki. Czasem dużo większy – utrata klienta, reklamacje, utrata zaufania. Największy problem? Wiele błędów nigdy nie zostaje wykrytych. A to oznacza, że firma ponosi koszty, których nawet nie jest świadoma. Utracone szanse – koszt, którego nie widać w Excelu Nie wszystkie straty wynikające z braku ERP da się policzyć wprost. Jednym z najważniejszych, a jednocześnie najtrudniejszych do uchwycenia obszarów są utracone możliwości biznesowe. Firmy działające bez zintegrowanego systemu są zwykle wolniejsze: przygotowanie oferty trwa dłużej, dostęp do aktualnych danych jest ograniczony, proces decyzyjny się wydłuża. W dynamicznym środowisku biznesowym szybkość ma ogromne znaczenie. Klient często wybiera nie tylko najlepszą ofertę, ale tę, która pojawi się najszybciej. Brak ERP może więc oznaczać: przegrane przetargi, utracone kontrakty, ograniczoną zdolność skalowania biznesu., To koszt, którego nie znajdziesz w raportach finansowych ale który bezpośrednio wpływa na rozwój firmy. Uzależnienie od ludzi zamiast od systemu W wielu organizacjach bez ERP kluczowa wiedza znajduje się w głowach pracowników. To oni wiedzą: jak wygląda proces, gdzie są dane, jak „obejść” problemy, co zrobić w sytuacjach niestandardowych. Na pierwszy rzut oka to działa. Firma funkcjonuje, bo ma doświadczonych ludzi. Ale to bardzo kruche fundamenty. Co się dzieje, gdy taka osoba: odchodzi z pracy, jest niedostępna, zmienia rolę? Pojawia się chaos, przestoje i konieczność odtwarzania wiedzy od zera. To generuje koszty, opóźnienia i ryzyko operacyjne. System ERP nie eliminuje roli ludzi, ale przenosi kluczową wiedzę do systemu, gdzie jest dostępna, uporządkowana i powtarzalna. Wypróbuj demo systemu ERP Brak kontroli finansowej Jednym z najbardziej niebezpiecznych skutków braku ERP jest ograniczona kontrola nad finansami. Bez centralnego systemu: raporty powstają z opóźnieniem, dane są niespójne, trudno uzyskać pełny obraz sytuacji w czasie rzeczywistym. To prowadzi do decyzji podejmowanych „na wyczucie”, a nie na podstawie danych. W praktyce może to oznaczać: nietrafione inwestycje, problemy z płynnością finansową, rosnące koszty operacyjne bez jasnej przyczyny. Brak aktualnych i wiarygodnych danych finansowych to jedno z największych ryzyk dla każdej rozwijającej się firmy. Koszt ludzki: stres, frustracja i spadek efektywności Na koniec warto zwrócić uwagę na aspekt, który często jest pomijany – koszt ludzki. Nieefektywne procesy, ciągłe poprawki, brak jasnych danych i konieczność ciągłego reagowania na sytuacje kryzysowe wpływają bezpośrednio na ludzi: rośnie frustracja zespołu, spada motywacja, pojawia się zmęczenie i wypalenie. Z czasem przekłada się to na: większą rotację pracowników, niższą produktywność, trudności w budowaniu stabilnego zespołu. To koszt, który trudno zmierzyć w liczbach, ale który ma ogromny wpływ na funkcjonowanie organizacji. Podsumowanie: najdroższa „oszczędność” w firmie Brak ERP często wydaje się oszczędnością. Firma unika dużej inwestycji, odkłada decyzję, działa „jak do tej pory”. Ale w rzeczywistości ta „oszczędność” ma swoją cenę: w czasie, w błędach, w utraconych szansach, w ograniczonym rozwoju. I co najważniejsze, ten koszt rośnie wraz z firmą. Im bardziej organizacja się rozwija, tym większy staje się chaos i tym droższe są jego konsekwencje. Dlatego kluczowe pytanie nie brzmi: „Ile kosztuje wdrożenie ERP?” tylko: „Ile kosztuje nas pozostanie w obecnym stanie?” Potrzebujesz systemu na miarę potrzeb swojej firmy? Umów bezpłatną prezentację i poznaj system ERP HermesSQL!

engcon Group, światowy lider działający w szesnastu krajach, stanął przed wyzwaniem zmiany systemu ERP. Dzięki współpracy z Monitorem ERP projekt udało się zrealizować w zaledwie cztery miesiące. Jak udało się tego dokonać?  Firma engcon funkcjonuje na rynku od 1990 roku. Jej flagowym produktem jest rotator przechylny –zaawansowany osprzęt umożliwiający obracanie i przechylanie łyżki koparki. Tak specyficzny i dynamiczny rodzaj produkcji sprawił, że w rezultacie potrzebowano narzędzia, które sprawnie zautomatyzuje kluczowe procesy biznesowe.  Block Quote Wcześniej firma korzystała z rozwiązań wymagających licznych modyfikacji. Jednak z czasem ich rozwój stał się zbyt skomplikowany i mało efektywny.  Standardowy ERP jako fundament sukcesu  Engström przyznaje, że wcześniejsza próba wdrożenia silnie spersonalizowanego systemu była cenną lekcją. Okazało się, że nadmierne skomplikowanie architektury IT przerosło realne potrzeby firmy.   „Sam system nie był problemem. Problemem było to, że musieliśmy dokładnie wiedzieć, jak powinien być zbudowany, a tego po prostu nie potrafimy. To wszystko było zbyt skomplikowane” – wyjaśnia.  Dlatego tym razem postawiono na wdrożenie standardowego systemu – Monitora ERP. O tym wyborze zadecydowała możliwość szybkiego uruchomienia kompletnego rozwiązania bez konieczności znacznych dostosowań.   Jak szybko wdrożyć system?  Projekt był ogromnym wyzwaniem logistycznym – objął 21 podmiotów z całego świata (produkcyjnych, handlowych i finansowych). Prace rozpoczęto w sierpniu 2025 r., a start systemu wyznaczono na początek 2026 r.  Projekt wdrożeniowy rozpoczęto w sierpniu 2025 r. Jak wspomina Johan Johansson, kierownik projektu w engcon, największym wyzwaniem była ilość czasu i skala. Aby osiągnąć sukces, zebrano grupę projektową złożoną z przedstawicieli działów zakupów, zapasów, produkcji, sprzedaży i finansów. Ich priorytetem była sprawna migracja danych i ujednolicenie procedur pracy.  Block Quote Czteromiesięczny termin nie byłby jednak możliwy do dotrzymania bez zaangażowania samego klienta. Andreas Ljungqvist, konsultant z Monitor ERP, podkreśla wysoką świadomość zespołu Engcon w zakresie ich odpowiedzialności za procesy. W rezultacie udało się wdrożyć przejrzysty system, stanowiący „jedno źródło prawdy” dla całej globalnej grupy.