7-kroków-do-efektywnego-wdrożenia-systemu-ERP

7 kroków do efektywnego wdrożenia systemu ERP

Obecny krajobraz gospodarczy stawia przed firmami produkcyjnymi szereg wyzwań, które wymagają od nich efektywnego działania i jasnego nakierowania na cel. Często oznacza to, że wybór i wdrożenie nowego systemu ERP może stać się procesem angażującym znaczne zasoby, dodatkowo komplikowanym przez wymagania klientów, złożony łańcuch dostaw i wysoce konkurencyjny rynek. W świetle tych wyzwań kluczowym pytaniem dla każdej firmy produkcyjnej jest to, jak poprawnie przygotować się do skutecznego wdrożenia projektu ERP. Poniżej przedstawiamy 7 kroków, które warto wykonać, aby cieszyć się bezproblemową implementacją oprogramowania ERP oraz płynnym użytkowaniem w przyszłości.

 

Kluczowe aspekty wdrożenia systemu ERP

W sektorze produkcyjnym w ostatnich latach zaszły znaczące przemiany, głównie z powodu dynamicznego postępu w dziedzinie technologii, a digitalizacja stała się kluczowym czynnikiem kształtującym oblicze produkcji.

Krajowi producenci dostrzegają konieczność inwestycji w nowoczesne rozwiązania, zdając sobie sprawę, że bez nich nie ma miejsca na innowacje ani konkurencyjność. Z raportu 2023 State of Manufacturing Technology Survey wynika, że niemal 75% producentów planuje inwestować więcej w systemy, a blisko 65% z nich odczuwa potrzebę aktualizacji rozwiązań do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Z kolei z danych opublikowanych przez Eurostat wynika, że w ciągu ostatnich dwóch lat zanotowano wzrost o 3 punkty procentowe w zakresie stosowania systemów zintegrowanych w polskich firmach. W 2021 roku co trzecie przedsiębiorstwo (32%) w Polsce korzystało z systemu ERP. Mimo że ta liczba jest nadal niższa od unijnej średniej (38%), to jednak udało się zmniejszyć tę różnicę o 1 punkt procentowy w przeciągu ostatnich 24 miesięcy.

Trend ten wskazuje na stopniowy, ale stabilny rozwój polskiego sektora firmowego w dziedzinie integracji systemów ERP, co może mieć pozytywny wpływ na efektywność i konkurencyjność polskich przedsiębiorstw na arenie międzynarodowej. Tym bardziej warto więc poznać ważne do wykonania kroki, które przesądzić mogą o właściwym wyborze systemu ERP i jego bezproblemowym wdrożeniu.

 

1.   Analiza ROI, czyli zwrotu z inwestycji

Wdrożenie nowego systemu ERP to ważny krok dla każdej organizacji. Wiąże się to ze zrozumieniem zwrotu z inwestycji (ROI), czyli czynnika, który jest kluczem do odblokowania prawdziwego potencjału systemu i zapewnienia sukcesu całemu przedsięwzięciu.

Przed przystąpieniem do projektu ERP konieczne jest, aby osoby decyzyjne dokładnie określiły wszystkie potrzeby organizacji. Obejmuje to analizę istniejących procesów, identyfikację nieefektywności i zdefiniowanie wyzwań stojących przed różnymi działami. Ważna jest także świadomość alternatywnych rozwiązań ERP dostępnych na rynku, wraz z ich zaletami i ograniczeniami.

W kontekście ROI, istotny jest również aspekt finansowy. Należy ocenić koszty związane z wdrożeniem systemu ERP, w tym te dotyczące licencji, szkoleń i dostosowania oprogramowania do realnych potrzeb danej firmy.

Jednocześnie warto nakreślić bezpośrednie i pośrednie korzyści wynikające z wdrożenia systemu ERP. Bezpośrednie korzyści obejmują namacalne ulepszenia, takie jak usprawniony proces zamawiania, zmniejszona liczba fizycznych zapasów, lepsza jakość produkcji czy planowanie. Często jednak prawdziwy zwrot z inwestycji leży w pośrednich korzyściach płynących z danych dostępnych w czasie rzeczywistym, możliwości dokładnego planowania zapasów, zintegrowanych baz danych czy usprawnionego raportowania.

Poza spektrum operacyjnym kluczowe znaczenie ma też ocena wpływu ekonomicznego zwiększonej satysfakcji klienta, lepszej komunikacji w łańcuchu dostaw, jakości podejmowanych decyzji i usprawnionych mechanizmów dostaw. Czynniki te nie tylko przyczyniają się do znacznej redukcji kosztów, ale także pozytywnie wpływają na reputację marki i lojalność klientów, pośrednio oddziałując na wynik finansowy.

Co ważne, zrozumienie ROI, nie powinno odnosić się wyłącznie do aspektu finansowego. W analizie tej chodzi również o identyfikację i określenie krytycznych wymagań wobec systemu ERP. Analiza ROI nie powinna więc być tylko etapem w procesie wdrażania ERP, ale ciągłą oceną, która pomaga w podejmowaniu decyzji, napędza wydajność i ostatecznie kształtuje przyszłą trajektorię rozwoju przedsiębiorstwa.

2.   Nadanie rangi projektowi wdrożenia systemu ERP

Kadra zarządzająca musi zrozumieć, że wdrożenie projektu ERP jest poważnym przedsięwzięciem, które ma wpływ na całą organizację. Dobrą zasadą dla dyrektorów generalnych jest: “Jeśli nowy system ERP nie jest jednym z trzech głównych priorytetów, opóźnij jego wdrożenie, aż stanie się jednym z nich”.

Kiedy kierownictwo jasno zrozumie wartość zwrotu z inwestycji, nada zapewne projektowi wdrożenia ERP najwyższy priorytet, ponieważ ROI zawsze znajduje się na szczycie listy. Aby ułatwić proces ustalania rangi projektu, organizacje powinny stworzyć mapę drogową określającą harmonogramy, zależności i niezbędne elementy, które pomagają w podejmowaniu decyzji.

Warto przy tym pamiętać, że bez ustalenia jasnego celu, każdy projekt jest z reguły skazany na niepowodzenie, gdyż użytkownicy i menedżerowie działów postrzegają go jako coś, co jest niejasne pod względem priorytetu organizacyjnego. Wówczas nie mają przekonania ani chęci, aby się w niego angażować, co negatywnie wpływa na pomyślne wdrożenie systemu ERP.

3.   Zaangażowanie kierownictwa i reszty zespołu

Projekt ERP wymaga zaangażowania całej organizacji, w tym przedstawicieli najwyższego szczebla firmy. Bez wsparcia i zaangażowania kierownictwa wdrożenie systemu ERP może stanąć w obliczu różnych wyzwań, takich jak kwestie budżetowe, opór ze strony pracowników czy brak zasobów.

Kadra zarządzająca powinna nadawać ton poprzez informowanie o znaczeniu tego projektu. Nie może on być postrzegany jako wydatek mający na celu przyspieszenie pracy urządzeń komputerowych. W zamian powinien być traktowany jako inwestycja w poprawę produktywności, efektywności i konkurencyjności.

Jak to osiągnąć? Należy opracować szczegółowy plan działań informacyjnych w celu przekazania wiadomości o projekcie do każdego działu – począwszy od zamówień i produkcji, przez magazyn, marketing i finanse, aż po sekretariat i dział obsługi klienta.

4.   Utworzenie zespołu osób odpowiedzialnych za wdrożenie ERP

Krok ten obejmuje wybór osób, które staną się częścią zespołu projektowego oraz przypisanie im ról i obowiązków. Zespół powinien składać się z pracowników, którzy posiadają odpowiednie umiejętności, doświadczenie i wiedzę w obszarach istotnych z punktu widzenia wdrożenia systemu ERP, jego utrzymania oraz rozwoju.

Osoby oddelegowane do tego typu projektu powinny również dobrze rozumieć cele, zakres i spodziewane rezultaty działań. Ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją zakres przypisanych im ról i obowiązków oraz są zaangażowani w osiągnięcie celów projektu.

Projekt wdrożenia ERP z reguły wymaga powołania komisji zarządzającej, kierownika projektu i zespołu złożonego z czołowych pracowników poszczególnych działów. W organizacjach średniej wielkości komisja zarządzająca powinna z kolei składać się z dyrektora generalnego i managerów najwyższego szczebla z każdego pionu firmy (np. sprzedaż i marketing, badania i rozwój, produkcja, łańcuch dostaw, finanse czy IT), na który nowy system ERP będzie miał wpływ. Ostateczna struktura zespołu do spraw wdrożenia ERP powinna być indywidualnie ustalana wewnątrz firmy.

5.   Edukacja zespołu projektowego oraz pozostałych pracowników

Jak wspomnieliśmy wcześniej, projekt wdrożenia systemu ERP ma na celu usprawnienie procesów biznesowych. Obowiązkiem zespołu odpowiedzialnego za jego realizację jest więc określenie, które z „najlepszych praktyk” powinny zostać wdrożone.

Pomóc w tym może edukacja wszystkich członków zespołu projektowego na temat działania systemu ERP, jego funkcjonalności i sposobu, w jaki zostanie on wdrożony w organizacji. Aby móc skutecznie wytyczyć kurs w kierunku wizji stanu przyszłego, czyli ulepszonych procesów, zespół potrzebuje również edukacji w zakresie możliwości współczesnych systemów ERP.  Etap ten wspomóc mogą dostawcy rozwiązań ERP, materiały udostępniane przez ekspertów w postaci podcastów, seminariów, szkoleń i innych zasobów.

6.   Opracowanie planu projektu

Projekt wdrożenia systemu ERP wymaga dobrze zdefiniowanej strategii, która jasno określa jego misję i cele. Plan projektu powinien zostać zatwierdzony przez całą organizację i służyć jako mapa drogowa określająca kolejne konieczne do wykonania kroki.

Opracowanie planu projektu pomaga w precyzyjnym zdefiniowaniu ról i obowiązków, co minimalizuje ryzyko wystąpienia nieporozumień oraz stanowi podstawę do podejmowania racjonalnych decyzji. Kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w dokumencie opisującym etapy wdrożenia ERP to:

  • cele projektu – krótko- jak i długofalowe,
  • dostępne w firmie zasoby – finansowe, kadrowe i inne,
  • obowiązki i podział ról,
  • zakres wdrożenia,
  • wyzwania i problemy,
  • potrzeby i oczekiwania względem systemu ERP,
  • ROI,
  • przewidywane korzyści możliwe do osiągnięcia,
  • kosztorys obejmujący perspektywę najbliższych 5 lat,
  • budżet na realizację całego przedsięwzięcia,
  • szczegółowy harmonogram.
 

7.   Szybkość wdrożenia systemu ERP

W każdym projekcie ERP prędzej czy później pojawia się pytanie: „Jak szybko możemy wybrać i wdrożyć system ERP?”. Choć jest to zrozumiałe, to jednak dzisiejsza transformacja cyfrowa polegająca na zastępowaniu procesów manualnych i starszych systemów najnowszymi rozwiązaniami IT, nie jest wyścigiem.

Jak wspomnieliśmy w poprzednim kroku, ustalenie harmonogramu jest kluczową częścią strategii. Aby jednak móc plany wprowadzić w życie, potrzeba przede wszystkim edukacji. Biorąc więc pod uwagę poprzednie kroki opisane powyżej, pytanie nie powinno brzmieć, jak szybko możemy wybrać i wdrożyć nowy system ERP, ale jak szybko możemy wykształcić zespół i przygotować go do przejścia przez projekt w sposób efektywny i bezproblemowy, aby procesy biznesowe w nowym oprogramowaniu ERP faktycznie usprawniły bieżącą działalność firmy.

 

Dlaczego wykonanie 7 kroków przed wdrożeniem systemu ERP jest takie ważne?

Realizacja projektu wdrożenia systemu ERP jest poważnym przedsięwzięciem dla każdej firmy. Wiąże się ono z kosztami, czasem i zaangażowaniem ludzi. Jeśli projekt zostanie przeprowadzony prawidłowo, zwrot z inwestycji może wynieść nawet od trzech do pięciu razy więcej niż poniesione nakłady. Jeśli jednak całe przedsięwzięcie zostanie nieodpowiednio zaplanowane, firma wyda zasoby na wdrożenie nowego systemu, który nie spełni oczekiwań. Z tego powodu każdy przedsiębiorca, który planuje wdrożenie systemu ERP, powinien zbudować fundamenty sukcesu, wykonując powyżej opisane kroki, aby skutecznie sfinalizować projekt i czerpać z niego zyski.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Od Automatyzacji do personalizacji doświadczeń

Sztuczna inteligencja przeszła długą drogę – od narzędzia optymalizującego procesy po technologię, która realnie wpływa na jakość pracy i obsługi klienta. W erze Industry 5.0 liczy się już nie tylko efektywność, ale także indywidualne podejście i synergia między człowiekiem a technologią. AI przestaje być wyłącznie mechanizmem automatyzacji – dziś pomaga firmom budować lepsze doświadczenia pracowników i klientów, dostosowując procesy do ich rzeczywistych potrzeb. Jakie zmiany wprowadza i dlaczego personalizacja staje się istotna? Od automatyzacji do personalizacji – jak AI zmienia doświadczenia pracowników i klientów Sztuczna inteligencja rewolucjonizuje sposób, w jaki organizacje podchodzą do pracy i interakcji z klientami. Przez lata głównym celem wdrażania AI była automatyzacja procesów – eliminowanie powtarzalnych zadań, zwiększanie efektywności i redukcja kosztów. Dziś jednak AI to znacznie więcej niż narzędzie optymalizacyjne. W erze Industry 5.0 sztuczna inteligencja staje się katalizatorem personalizacji, umożliwiając tworzenie bardziej intuicyjnych środowisk pracy i dostosowanych do indywidualnych potrzeb doświadczeń klientów. W przestrzeni zawodowej AI wspiera pracowników, odciążając ich z monotonnych zadań i dostarczając wartościowych danych do podejmowania decyzji. Systemy ERP wyposażone w algorytmy uczenia maszynowego analizują historyczne trendy, przewidują zapotrzebowanie na zasoby i sugerują najlepsze strategie produkcji. Tym samym ludzie mogą skupić się na działaniach wymagających kreatywności, innowacyjnego myślenia i strategicznego podejścia. Dla klientów zmiana jest równie istotna. Inteligentne algorytmy umożliwiają personalizację interakcji na niespotykaną dotąd skalę – od dynamicznych rekomendacji produktowych po obsługę w czasie rzeczywistym za pomocą chatbotów i asystentów AI. Firmy mogą lepiej rozumieć potrzeby odbiorców i oferować rozwiązania dopasowane do ich oczekiwań, co bezpośrednio wpływa na lojalność i satysfakcję. Transformacja od automatyzacji do personalizacji to dowód na to, że AI nie zastępuje człowieka – staje się jego sprzymierzeńcem. W nowoczesnym środowisku pracy i biznesie liczy się nie tylko wydajność, ale także doświadczenie i relacje. To właśnie tam sztuczna inteligencja odgrywa kluczową rolę, kształtując przyszłość, w której technologia i człowiek współpracują na nowych zasadach. AI i Industry 5.0 – synergia technologii i człowieka Wraz z nadejściem Industry 5.0 zmienia się rola technologii w środowisku pracy. Przez lata sztuczna inteligencja była wykorzystywana głównie do automatyzacji, mającej na celu zwiększenie efektywności i redukcję kosztów. Dziś AI staje się kluczowym elementem nowego podejścia, w którym technologia nie zastępuje ludzi, lecz ich wspiera – zwiększając komfort pracy, pomagając podejmować lepsze decyzje i dostosowując procesy do indywidualnych potrzeb. Industry 5.0 to era, w której AI przestaje być wyłącznie narzędziem, a staje się partnerem człowieka w codziennej pracy. To przejście od technologii skupionej na automatyzacji do takiej, która wzmacnia kompetencje ludzkie i wspiera rozwój biznesu na nowych zasadach. W inteligentnych fabrykach AI analizuje ogromne ilości danych w czasie rzeczywistym, pomagając w optymalizacji produkcji, prognozowaniu popytu i redukcji marnotrawstwa. Ale to nie wszystko – nowoczesne systemy uczą się preferencji i zachowań użytkowników, dostosowując interfejsy i sposoby współpracy tak, aby były jak najbardziej intuicyjne. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na kreatywnych i strategicznych aspektach swojej pracy, a nie na powtarzalnych zadaniach. Podobnie wygląda rola AI w relacjach z klientami. Personalizowane interakcje, inteligentne rekomendacje i dynamiczne systemy obsługi pozwalają firmom lepiej odpowiadać na potrzeby odbiorców. W efekcie budowana jest nie tylko efektywność operacyjna, ale także głębsze, bardziej wartościowe relacje z użytkownikami i partnerami biznesowymi. Industry 5.0 to era, w której AI przestaje być wyłącznie narzędziem, a staje się partnerem człowieka w codziennej pracy. To przejście od technologii skupionej na automatyzacji do takiej, która wzmacnia kompetencje ludzkie i wspiera rozwój biznesu na nowych zasadach. Nowoczesne systemy ERP – jak AI wspiera zarządzanie produkcją? Współczesne systemy ERP ewoluują wraz z rosnącymi wymaganiami rynku. W erze Industry 5.0 tradycyjne zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa ustępuje miejsca inteligentnym, adaptacyjnym rozwiązaniom, w których sztuczna inteligencja nie tylko automatyzuje procesy, ale także wspiera podejmowanie decyzji. AI analizuje dane w czasie rzeczywistym, przewiduje zmiany w popycie i optymalizuje łańcuch dostaw, pozwalając firmom działać szybciej i bardziej precyzyjnie. Jednym z kluczowych obszarów, w których AI zmienia sposób zarządzania produkcją, jest predykcyjne planowanie zasobów. Dzięki algorytmom uczenia maszynowego systemy ERP mogą prognozować zapotrzebowanie na surowce i komponenty, minimalizując ryzyko przestojów i marnotrawstwa. Dodatkowo AI pomaga w automatycznym wykrywaniu anomalii w procesach produkcyjnych, co umożliwia wcześniejszą reakcję na potencjalne problemy. AI zmienia również sposób, w jaki menedżerowie podejmują decyzje. Dzięki analizie danych w czasie rzeczywistym systemy ERP dostarczają nie tylko raporty, ale także konkretne rekomendacje dotyczące optymalizacji produkcji, redukcji kosztów czy poprawy wydajności. Zintegrowane mechanizmy sztucznej inteligencji pomagają w dynamicznym dostosowywaniu strategii operacyjnej, zwiększając elastyczność i odporność organizacji na zmiany rynkowe. AI w ERP to nie tylko automatyzacja, ale również inteligentne zarządzanie, które pozwala firmom skuteczniej planować, reagować i rozwijać się w dynamicznym świecie przemysłu. To przyszłość, w której dane przestają być jedynie statystyką – stają się kluczowym narzędziem podejmowania strategicznych decyzji. Przyszłość AI w przemyśle – jakie zmiany czekają organizacje? Sztuczna inteligencja nie jest już technologią przyszłości – to rzeczywistość, która kształtuje sposób działania nowoczesnych organizacji. W przemyśle jej wpływ wykracza daleko poza automatyzację – AI staje się kluczowym narzędziem wspierającym strategiczne zarządzanie, optymalizację procesów i rozwój nowych modeli biznesowych. Jakie zmiany czekają firmy w najbliższych latach? Jednym z głównych kierunków rozwoju AI w przemyśle jest inteligentna analiza danych w czasie rzeczywistym. Systemy wyposażone w algorytmy uczenia maszynowego potrafią identyfikować anomalie w procesach produkcyjnych, przewidywać awarie maszyn i optymalizować zużycie zasobów. Firmy coraz częściej korzystają z AI do predykcyjnego utrzymania ruchu, które pozwala ograniczyć przestoje i zredukować koszty związane z niespodziewanymi awariami. Kolejną istotną zmianą jest rozwój interakcji między człowiekiem a technologią. W modelu Industry 5.0 AI pełni rolę asystenta, który wspiera pracowników, dostarczając im wartościowych informacji i automatyzując powtarzalne zadania. Zamiast zastępować ludzi, inteligentne systemy stają się ich partnerami, pomagając w podejmowaniu lepszych decyzji i zwiększając komfort pracy. Nie można także zapominać o etycznych i regulacyjnych wyzwaniach związanych z rozwojem AI. Odpowiedzialne wykorzystanie sztucznej inteligencji będzie istotne dla budowania zaufania zarówno wśród pracowników, jak i klientów. Przejrzystość algorytmów, ochrona prywatności oraz unikanie uprzedzeń w analizie danych to kwestie, które będą miały coraz większe znaczenie w strategiach organizacji wdrażających AI. Przyszłość AI w przemyśle to nie tylko większa efektywność, ale przede wszystkim nowa jakość zarządzania – oparta na danych, inteligentnej automatyzacji i synergii człowieka z technologią. Organizacje, które już dziś dostosują się do tej zmiany, zyskają realną przewagę konkurencyjną i lepiej przygotują się na wyzwania jutra Sztuczna inteligencja redefiniuje sposób funkcjonowania nowoczesnych organizacji – od automatyzacji procesów po inteligentne wspieranie decyzji i personalizację doświadczeń. Industry 5.0 stawia na współpracę człowieka z technologią, gdzie AI nie zastępuje ludzi, lecz wzmacnia ich kompetencje, pozwalając działać szybciej, precyzyjniej i bardziej świadomie. Firmy, które już teraz wdrażają inteligentne systemy analizy danych, optymalizacji produkcji czy predykcyjnego zarządzania, budują nie tylko bardziej efektywne, ale i elastyczne organizacje, zdolne do dynamicznego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe. Przyszłość należy do tych, którzy potrafią wykorzystać AI nie jako cel sam w sobie, ale jako narzędzie do tworzenia wartości – zarówno dla biznesu, jak i dla ludzi.
Od-Automatyzacji-do-personalizacji-doświadczeń
Proalpha_logo
zweryfikowano

0/5

proALPHA

ERP dla produkcji


Proalpha
Lubuskie
1700 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Budownicza, Elektronika, Meblarska, Medyczna, Metalurgiczna, Produkcyjna, Tworzywa sztuczne
Opis
Grupa proALPHA to firma funkcjonująca na rynku od 30 lat, obsługująca ponad 8 tysięcy klientów na całym świecie. System proALPHA ERP jest przeznaczony dla średnich przedsiębiorstw produkcyjnych i dostępny jest w 15 wersjach językowych....
rozwiń