Automatyzacja magazynu – na czym polega i dlaczego warto w nią zainwestować?

Zarówno cyfryzacja, jak i ekologia w księgowości mają coraz większe znaczenie. Klienci poszukują biur rachunkowych, które gwarantują zrównoważone i nowoczesne podejście oraz wygodną współpracę online. Biura, które chcą utrzymać swoją pozycję na rynku, muszą zatem dostosować się do tych oczekiwań oraz wymogów prawnych. W poniższym artykule skupimy się na powodach, dla których ekologia oraz cyfryzacja w księgowości mają tak duże znaczenie i sprawdzimy, jak zmieniające się wymagania klientów kształtują nowe trendy w tej branży. Dlaczego ekologia i cyfryzacja zyskują na znaczeniu w księgowości? Cyfryzacja oraz zrównoważony rozwój w księgowości to dziś już nie tylko trendy, ale i konieczność – muszą o tym pamiętać wszystkie firmy księgowe, które chcą spełniać wymagania rynku. Coraz więcej biur rachunkowych decyduje się zatem przejść na cyfrową i „zieloną stronę mocy”, oferując swoim klientom ekologiczne rozwiązania. Te z kolei mają bezpośredni związek z rozwojem technologii. Rozwój cyfryzacji sprawia, że księgowi muszą wprowadzać nowe technologie, aby sprostać nowym regulacjom i przyciągać nowych klientów. Biuro rachunkowe, które decyduje się przejść z papierowej dokumentacji na elektroniczny obieg dokumentów, jednocześnie dba o środowisko i idzie z duchem czasu. Wpływ globalnych trendów zrównoważonego rozwoju i cyfrowej transformacji na biura rachunkowe Zmiany w przepisach dot. ochrony środowiska i coraz większe wymagania związane z transformacją cyfrową branży księgowej sprawiają, że biura rachunkowe coraz częściej decydują się na działanie w duchu eko i wdrażanie nowych technologii. To pozwala im nie tylko zwiększyć przewagę konkurencyjną, ale również poprawić efektywność i wydajność swoich działań. Cyfrowe narzędzia umożliwiają bowiem automatyzację wielu procesów i znacznie lepszą obsługę klientów. Ci z kolei znacznie chętniej decydują się na współpracę z firmami księgowymi, które mają na względzie dobro planety i zapewniają wygodną księgowość zdalną. Transformacja cyfrowa w księgowości pozwala ponadto na lepszą kontrolę nad danymi klientów, a zrównoważone podejście – pomaga obniżyć koszty, zaoszczędzić miejsce (brak tradycyjnych archiwów dokumentów) i chronić środowisko naturalne. Ekologiczne podejście w księgowości Ekologiczne podejście w księgowości opiera się w dużej mierze na redukcji papierowych dokumentów, korzystaniu z oprogramowania księgowego w chmurze czy promowania e-faktur. Tego typu działania mają pozytywny wpływ nie tylko na środowisko naturalne, ale również na wydajność biura rachunkowego i zadowolenie klientów. Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne Przejście na elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z szeregiem korzyści dla całej firmy księgowej. Jedną z nich jest obniżenie kosztów – wynika ono z braku konieczności magazynowania dokumentacji (uniknięcie kosztów wynajmu przestrzeni biurowej) czy zakupu arkuszy papieru i tuszu oraz eksploatacji skanerów, kserokopiarek i drukarek. Ograniczenie zużycia papieru zmniejsza za to zużycie energii elektrycznej i wody. Co więcej, zamiana dokumentów papierowych na te w wersji elektronicznej znacząco przyspiesza wiele procesów księgowych, wpływa pozytywnie na wydajność pracowników i pozwala zaoszczędzić cenny czas. Nie ma już bowiem potrzeby ręcznego wprowadzania danych czy czasochłonnego wyszukiwania dokumentów. Wykorzystanie oprogramowania chmurowego do przechowywania danych Biura rachunkowe, które chcą wprowadzić rewolucję cyfrową, a jednocześnie postępować zgodnie ze zrównoważonym podejściem, decydują się często na oprogramowania w chmurze kompatybilne z innymi aplikacjami i systemami. W tym przypadku dostęp do danych jest możliwy w czasie rzeczywistym z niemal każdego miejsca i o każdej porze – wystarczy skorzystać z urządzenia połączonego z siecią. Dużym atutem chmurowych systemów księgowych są również automatyczne aktualizacje. Symfonia w chmurze umożliwia bieżące księgowanie, dodawanie i przeglądanie dokumentów, tworzenie baz klientów i wygodne zarządzanie obiegiem dokumentów z poziomu jednego urządzenia. System gwarantuje też zgodność z obowiązującymi w danym momencie przepisami i zapewnia kontrahentom stały wgląd w płatności oraz rozliczenia. Oprogramowanie chmurowe w księgowości zapewnia oszczędność czasu i miejsca, optymalizuje wiele procesów i eliminuje ryzyko błędów, które mogłyby zostać popełnione w trakcie ręcznego wprowadzania danych. Przechowywane w nim dane są również skutecznie chronione przed uszkodzeniem, zagubieniem czy dostępem nieupoważnionych osób. Jak księgowi mogą przyczynić się do redukcji śladu węglowego w firmach? Korzystanie z chmurowych systemów do przechowywania danych oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to prosty krok w stronę bardziej zrównoważonego biura rachunkowego. Firmy księgowe mogą przyczyniać się do poprawy stanu środowiska i redukcji śladu węglowego także poprzez zachęcanie samych klientów do korzystania z ekologicznych rozwiązań w obiegu dokumentów. Co więcej, przedsiębiorcy współpracujący z biurem rachunkowym w formie zdalnej również dbają o planetę – nie przyczyniają się bowiem do generowania stosów dokumentów, a zamiast jechać na spotkanie samochodem, rozmawiają z księgowym przez telefon lub na komunikatorze. Cyfryzacja księgowości – kluczowe technologie i rozwiązania Cyfrowa transformacja w księgowości to nie tylko przejście na elektroniczny obieg dokumentów czy korzystanie z systemów w chmurze. Jednym z kluczowych elementów cyfryzacji w tym obszarze jest również wdrożenie automatyzacji księgowości. Umożliwia ona szybsze i dokładniejsze wykonywanie powtarzalnych, czasochłonnych czynności – m.in. wystawiania faktur, sporządzania deklaracji podatkowych czy tworzenia raportów. Sztuczna inteligencja i automatyzacja procesów księgowych Narzędzia do księgowości wykorzystujące sztuczną inteligencję pozwalają na szybsze wykrywanie nieprawidłowości w dokumentacji, pomagają w prognozowaniu trendów i wspierają optymalizację procesów podatkowych. AI znajduje zastosowanie m.in. w skanowaniu faktur, odczytywaniu danych finansowych czy klasyfikowaniu dokumentacji. Wszystko to sprawia, że procesy księgowe ulegają automatyzacji, a specjaliści mogą skupić się na innych kluczowych zadaniach wymagających działania człowieka. Oprogramowanie do księgowości online – porównanie popularnych rozwiązań Wraz z rozwojem cyfryzacji w branży księgowej na rynku zaczęło pojawiać się coraz więcej programów do księgowości online. Do najpopularniejszych rozwiązań, na które decydują się biura rachunkowe, należą: Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia eBiuro – systemy umożliwiają prowadzenie uproszczonej i pełnej księgowości wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów, weryfikacją plików JPK czy zaawansowaną analizą danych. Oprogramowania umożliwiają też obsługę KSeF i pozwalają na integrację z systemami sprzedażowymi. Symfonia Finanse i Księgowość obejmuje m.in. obsługę podatków dochodowych i VAT, rozrachunki i rozliczenia, obsługę płatności, obsługę majątku trwałego czy też sprawozdawczość zewnętrzną standardową, wewnętrzną i niestandardową. Symfonia eBiuro umożliwia z kolei prowadzenie KPiR i ewidencji przychodów, fakturowanie w czterech językach, masowe wysyłki JPK i pobieranie UPO, zarządzanie środkami trwałymi oraz wysyłanie deklaracji do ZUS i US. Co więcej, dane mogą być eksportowane do Symfonii Finanse i Księgowość, a dodatkowo – pracownicy biura zyskują dostęp do modułów Kadry i Płace czy Magazyn dla klientów; Symfonia ERP w chmurze – to kompletne oprogramowanie do prowadzenia rachunkowości i obsługi procesów sprzedażowych. Wśród jego kluczowych funkcjonalności dla biur rachunkowych wymienia się pełną księgowość, obsługę walut, wsparcie przy rozliczaniu podatku dochodowego, obsługę rozliczania podatku metodą estońskiego CIT-u, rachunkowość podatkową i zarządczą oraz ewidencję środków trwałych. Co więcej, system umożliwia obsługę płatności oraz rozliczenia z kontrahentami i pozwala na integrację z urządzeniami fiskalnymi. Na rynku dostępnych jest wiele systemów księgowych, takich jak wFirma, enova, Comarch czy iFirma. Każdy z nich oferuje różnorodne funkcjonalności. Ważne jest, aby przed wyborem odpowiedniego rozwiązania dokładnie przeanalizować dostępne opcje i dopasować je do swoich indywidualnych potrzeb.   Bezpieczeństwo danych w cyfrowej księgowości Kolejnym ważnym aspektem cyfryzacji jest bezpieczeństwo danych w księgowości. Te przechowywane w systemach chmurowych są skutecznie chronione przed zagubieniem czy zniszczeniem, a dodatkowo – dostawcy usługi chmurowej gwarantują odpowiednie zabezpieczenie w postaci szyfrowania. Aby chronić je w jeszcze większym stopniu, biura rachunkowe powinny pamiętać o regularnych aktualizacjach tych systemów i systematycznym tworzeniu kopii zapasowej danych. Pomocne może być również stosowanie zapory sieciowej (tzw. firewalla), który kontroluje ruch sieciowy w czasie rzeczywistym i wychwytuje zagrożenia, a w razie potrzeby – blokuje dostęp do danych. W kontekście ochrony danych finansowych to absolutna podstawa. Korzyści dla firm wynikające z ekologii i cyfryzacji w księgowości Wdrożenie w biurze rachunkowych ekologicznych rozwiązań i nowoczesnych technologii przynosi firmom księgowym wiele korzyści – od oszczędności kosztów, przez więcej cennego czasu, aż po większą efektywność i lepszą współpracę z klientami. Oszczędność kosztów operacyjnych i czasu pracy Cyfrowe narzędzia i ekologiczne podejście są w stanie zagwarantować sporą oszczędność kosztów w księgowości. Nie ma bowiem potrzeby przechowywania dokumentów w fizycznych archiwach, a tym samym – nie trzeba wynajmować dużych powierzchni biurowych. Elektroniczny obieg dokumentów likwiduje też konieczność drukowania, skanowania czy kopiowania dokumentacji przy użyciu drukarek, kserokopiarek czy skanerów – a to z kolei brak kosztów związanych z zakupem tuszu, papieru i samego sprzętu. Wszystko to wiąże się także z oszczędnością czasu. Wymiana dokumentów między biurem a współpracującymi z nim firmami również odbywa się w całości online, dzięki czemu klienci nie muszą pojawiać się na osobistych spotkaniach i tracić godzin na dojazdy. Księgowi nie muszą z kolei wykonywać żmudnych, powtarzalnych czynności ręcznie, a wyszukiwanie odpowiednich dokumentów w elektronicznych systemach zajmuje im znacznie mniej czasu. Zwiększenie efektywności pracy księgowych W nowoczesnych biurach księgowych w parze z oszczędnością czasu idzie także wzrost efektywności pracy księgowych. Nie poświęcają oni bowiem wielu godzin na obsługę dokumentów i realizację rutynowych zadań – zamiast tego mogą natomiast skupić się na innych czynnościach, których nie da się wykonać bez ingerencji człowieka. To wpływa bezpośrednio na ich wydajność oraz efekty ich pracy, a tym samym – na zadowolenie klientów biura. Automatyzacja procesów księgowych przekłada się ponadto na mniejszą liczbę błędów w dokumentacji. Lepsza współpraca z klientami dzięki nowoczesnym technologiom Zarówno zrównoważone podejście, jak i cyfryzacja biura rachunkowego, ma pozytywny wpływ na jakość obsługi klienta i ogólną współpracę z firmami. Nowoczesne cyfrowe narzędzia umożliwiają wygodną wymianę informacji i dokumentów bez potrzeby organizowania osobistego spotkania. Klienci mają ponadto stały wgląd w swoje dane finansowe w czasie rzeczywistym. Systemy do księgowości online pozwalają na sprawne przesyłanie dokumentów, bieżące monitorowanie statusu rozliczeń czy wygodne prowadzenie rozmów na linii księgowy-firma. Wszystko to znacząco skraca czas oczekiwania na odpowiedź biura i pomaga zwiększyć poziom satysfakcji oraz lojalność klientów. Współpraca z klientami online jest znacznie szybsza, skuteczniejsza i wiąże się z korzyściami dla obydwu stron. Wyzwania związane z ekologią i cyfryzacją w księgowości Mimo wielu zalet cyfryzacji i ekologii w księgowości biura rachunkowe, które chcą iść z duchem czasu, stają także przed pewnymi wyzwaniami. Bariery dotyczą szczególnie wysokich kosztów, konieczności szkolenia personelu czy ochrony danych. Wysokie koszty wdrożenia nowych technologii Jednym z kluczowych wyzwań cyfryzacji w księgowości są wysokie koszty wdrożenia nowych technologii. Obejmują one m.in. wydatki na zakup sprzętu i nowoczesnego oprogramowania do księgowości, koszty implementacji oraz testów systemu czy wydatki na aktualizację infrastruktury informatycznej. Szkolenia dla pracowników również generują dodatkowe opłaty, które często są pomijane w planie wdrożenia. Konieczność szkolenia pracowników w obsłudze nowoczesnych narzędzi Decydując się na wdrożenie ekologicznych i cyfrowych rozwiązań, właściciel biura rachunkowego musi dodatkowo zadbać o dostosowanie firmy do nowych procesów oraz odpowiednie przeszkolenie pracowników. Mowa o szkoleniu z zakresu zarówno samej obsługi nowych narzędzi, jak również ich funkcjonalności i głównych korzyści. Niewłaściwe przygotowanie personelu może bowiem prowadzić zarówno do pogorszenia jakości obsługi klienta i opóźnień w procesach księgowych, jak również do poważniejszych błędów w codziennej pracy. To z kolei przekłada się bezpośrednio na zadowolenie klientów ze współpracy. Ryzyko związane z cyberbezpieczeństwem i ochroną danych Wraz z cyfryzacją rośnie także liczba zagrożeń w sieci, na jakie musi uważać firma księgowa. Biura rachunkowe muszą zatem pamiętać o inwestycji w stosowne zabezpieczenia, aby chronić dane finansowe swoich klientów przed wszelkimi cyberzagrożeniami. Inwestycja w automatycznie aktualizowane programy, zakup oprogramowania antywirusowego czy wykonywanie audytów bezpieczeństwa wiąże się także z dodatkowymi kosztami. Przyszłość ekologii i cyfryzacji w branży księgowej Przyszłość księgowości stoi pod znakiem nowych technologii, sztucznej inteligencji, rozwiązań chmurowych i ekologicznych zmian. Zrównoważone podejście i innowacje technologiczne w księgowości są w stanie zagwarantować firmie z tej branży szereg korzyści i wysoką pozycję na tle konkurencji. Prognozy dotyczące dalszego rozwoju technologii w księgowości Prognozy wskazują na coraz większy udział sztucznej inteligencji w branży księgowości – już teraz AI i uczenie maszynowe pozwalają na automatyzację wielu procesów, m.in. analizy danych, skanowania dokumentów, odczytywaniu danych finansowych czy klasyfikacji dokumentów księgowych. Z roku na rok rozwijać będą się również oprogramowania w chmurze, które gwarantują dużą oszczędność czasu oraz miejsca i pomagają redukować błędy w dokumentacji. W najbliższych latach możemy spodziewać się również wzrostu popularności technologii blockchain. Możliwości wdrażania jeszcze bardziej ekologicznych rozwiązań Dzięki coraz większej świadomości ekologicznej w branży księgowej możliwe będzie wdrażanie kolejnych rozwiązań, które sprzyjają trosce o środowisko i pomagają ograniczyć ślad węglowy. Wśród głównych trendów ekologicznych w księgowości w najbliższych latach królować może m.in. jeszcze większa automatyzacja pracy (koniec papierowych dokumentów), energooszczędne centra danych czy polityka redukcji odpadów generowanych w miejscu pracy. Jak firmy mogą przygotować się na przyszłość? Chcąc jak najlepiej przygotować się na przyszłość, biura ekologiczne powinny zacząć inwestować w nowoczesne technologie, które na przestrzeni lat mogą przynieść ogromne korzyści zarówno im samym, jak i planecie. Już dziś warto postawić na zwiększanie świadomości pracowników, zamianę tradycyjnych, przestarzałych rozwiązań na te cyfrowe oraz na tworzenie strategii, które uwzględniają aspekty cyfryzacji i ekologii. Dzięki adaptacji do stale zmieniającego się środowiska technologicznego biura będą miały szansę uzyskać i utrzymać konkurencyjność na rynku.