Co-to-jest-OCR-i-jak-wykorzystać-go-w-firmie

Co to jest OCR i jak wykorzystać go w firmie?

OCR to system usprawniający pracę niejednego działu przedsiębiorstwa. Znajduje zastosowanie w wielu miejscach, o czym przekonuje się coraz więcej polskich firm. Jeśli zastanawiasz się, czym dokładnie jest technologia Optical Character Recognition przeczytaj nasz poradnik. Wyjaśniamy w nim, co to jest OCR i jakie korzyści przynosi dla biznesu!

Co to jest OCR?

OCR to technologia wykorzystująca zaawansowane algorytmy do rozpoznawania znaków znajdujących się na zdigitalizowanym pliku. Skrót OCR pochodzi od angielskiego wyrażenia optical character recognition, oznaczającego optyczne rozpoznawanie znaków. Program odczytuje tekst z elektronicznych dokumentów, zmienia dane w postać cyfrową, a następnie importuje je do dostępnego na urządzeniu systemu. Dzięki temu skany i fotografie mogą zostać przekształcone w możliwy do edytowania dokument tekstowy.

 

Oprogramowanie OCR – co to jest i do czego służy?

Możliwości, jakie daje ta technologia, sprawiają, że jest ona chętnie implementowana do wielu programów biurowych. System, który z niej korzysta, umożliwia inteligentne elektroniczne rozpoznawanie, opis, kategoryzację i digitalizację dokumentów. Z tych względów przydaje się np. podczas skanowania oraz odczytywania faktur księgowych. Co więcej, rozpoznaje nie tylko pismo drukowane, lecz również odręczne, a także dane tabelaryczne czy te umieszczone w stopce. Dzięki takim funkcjonalnościom programowanie OCR może rozpoznawać:

  • pełen tekst z całego dokumentu;
  • dane z dokumentów strukturalnych;
  • poszczególne rodzaje dokumentów – systemy pobierają dane, wykorzystując sztuczną inteligencję.
 

W jaki sposób wykorzystać OCR w przedsiębiorstwie?

Teraz gdy już wiesz, co to jest OCR, warto omówić zalety tego rozwiązania. A tych jest naprawdę sporo! Działający w przedsiębiorstwie system OCR, który pozwala na optyczne rozpoznawanie dokumentów, umożliwia automatyzację wielu firmowych procesów. Oprócz skanowania i odczytywania faktur ułatwia m.in. tworzenie elektronicznych archiwów różnorodnych dokumentów – a w takiej wersji są one znacznie łatwiejsze do wyszukania oraz udostępniania. Technologia OCR usprawnia również zarządzanie całą kadrą, m.in. poprzez elektroniczne rozpatrywanie wniosków czy prowadzenie akt osobowych – zwłaszcza po zintegrowaniu oprogramowania z programem kadrowym. Co więcej, pozwala ona na wygodną pracę w formie elektronicznej na przetwarzanych dokumentach. Wykorzystując OCR, możemy też skanować i odczytywać dane z transakcji z potwierdzeń przelewu czy wyciągów z banku.

Przeczytaj także: 3 powody, dla których warto wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie

Kluczowe zalety OCR w firmie

Oprogramowanie OCR wiąże się z wieloma zaletami. Przede wszystkim, pozwala ono znacząco usprawnić pracę wielu różnych działów organizacji – m.in. księgowości, HR, administracji czy finansów. Dzięki temu pracownicy oszczędzają cenny czas, który mogą poświęcić na realizację kluczowych zadań. System umożliwia znacznie szybsze wprowadzanie faktur do systemu. Dzięki eliminacji ręcznego wprowadzania danych prowadzi on do automatyzacji obiegu dokumentów oraz jego przyspieszenia. System pozwala również na łatwe i wygodne wprowadzanie danych oraz zmniejszenie kosztów związanych z wykorzystaniem sprzętu. Dzięki opcji konwersji tekstu w wielu różnych językach, oprogramowanie OCR może być stosowane w różnorodnych środowiskach. Technologia ta wpływa na poprawę jakości danych i pozwala zredukować ilość błędów w dokumentach. Dużą zaletą OCR jest także bezpieczeństwo dokumentów. Z racji, że są one przechowywane w chmurach lub na dyskach zewnętrznych – nie mogą więc ulec zagubieniu lub uszkodzeniu.

Skanowanie OCR w systemie Symfonia eBiuro

Symfonia eBiuro to rozwiązanie, które pozwala na szybkie skanowanie OCR. Cały proces składa się tylko z kilku etapów. Jeśli chcesz dodać do systemu faktury elektroniczne lub skany dokumentów, po prostu wczytaj je do programu. System automatycznie podzieli zaimportowany plik na pojedyncze faktury, a następnie odczyta znajdujące się na nich dane, jak np.:

  • nazwa kontrahenta,
  • numer dokumentu,
  • daty,
  • pozycje.

Aby uniknąć błędów podczas skanowania OCR, pamiętaj o sprawdzeniu poprawności danych oraz ewentualnym ich skorygowaniu. Na tak przygotowanym dokumencie możesz wykonywać różne operacje, a w tym np. zlecić do zaksięgowania lub archiwizacji.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Automatyzacja magazynu – na czym polega i dlaczego warto w nią zainwestować?

Zarządzanie magazynem w oparciu o ręczne procesy jest czasochłonne, podatne na błędy i często generuje niepotrzebne koszty. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm, którym zależy na zwiększeniu efektywności operacji magazynowych, decyduje się na wdrożenie automatyzacji. Z raportu FM Logistic wynika, że już dziś 76% przedsiębiorstw działających w branży e-commerce i 45% tych, które sprzedają w kanałach tradycyjnych, ma częściowo zautomatyzowane magazyny. W najbliższych latach ich odsetek może być jeszcze większy, bo wydatki na nowoczesne technologie, takie jak np. systemy WMS czy roboty transportowe rosną w tempie 15% rocznie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat automatyzacji magazynu, przeczytaj ten poradnik. Wyjaśniamy w nim, czym właściwie jest i jak działa zautomatyzowany magazyn oraz dlaczego taka inwestycja szybko się zwraca. Automatyczny magazyn – co to takiego? Magazyn automatyczny to rodzaj nowoczesnego obiektu przeznaczonego do składowania, w którym najważniejsze procesy logistyczne związane z przyjęciem towarów, ich przechowywaniem, kompletacją oraz wysyłką, są sterowane przez zaawansowane technologie. Zamiast tradycyjnych metod opartych na pracy manualnej, stosuje się tu m.in. systemy zarządzania magazynem (WMS), skanery kodów, bramki RFID, a także urządzenia, które usprawniają przepływ towarów i minimalizują ryzyko błędów. Inwestycje w tego typu rozwiązania stają się coraz popularniejsze. Na całym świecie korzysta z nich już ponad ¾ firm sprzedających swoje produkty online i 45% tych, które do dystrybucji swoich towarów wykorzystują kanały tradycyjne. Ten wskaźnik w najbliższych latach może się jednak szybko zmienić, bo jak wynika z raportu Global warehouse automation market size 2023-2027 przygotowanego przez portal Statista, inwestycje na nowoczesne technologie usprawniające procesy magazynowe rosną w tempie 15% rocznie. Zdaniem analityków z McKinsey w sektorze logistycznym  – w którym trend związany z automatyzacją rozwija się najszybciej – stanowią one ponad  33% wszystkich wydatków kapitałowych. Wykres. Najpopularniejsze technologie stosowane w procesie automatyzacji magazynu Tym statystykom trudno się zresztą dziwić, bo automatyzacja magazynu niesie ze sobą wiele korzyści: pozwala zwiększyć efektywność i skrócić czas operacji magazynowych, takich jak kompletacja towarów, rejestracja nowych dostaw, pakowanie czy realizacja wysyłek, redukuje koszty operacyjne związane z obsługą reklamacji eliminuje powstawanie strat magazynowych, umożliwia optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej, poprawia dokładność danych, ułatwiając w ten sposób zarządzanie zapasami, zapewnia szybszy przepływ informacji o towarach oraz pozwala obniżyć koszty związane z administracją i obiegiem dokumentów, minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, zapewnia lepszą kontrolę nad przepływem towarów w magazynie. Przeczytaj również: Automatyzacja procesów w małej firmie: Jak zwiększyć efektywność? – Symfonia Które procesy w magazynie warto zautomatyzować? Automatyzacja magazynu to dziś jeden z najważniejszych trendów w zarządzaniu logistyką. Obejmuje ona szeroki zakres działań – od wdrażania technologii służących do automatycznej identyfikacji towarów, poprzez sterowane komputerowo systemy przechowywania i pobierania, aż po zaawansowane rozwiązania monitorujące ruch towarów w czasie rzeczywistym. Mnogość dostępnych technologii sprawia, że na stworzenie zautomatyzowanych magazynów mogą sobie dziś pozwolić nie tylko duże organizacje, ale także małe i średnie przedsiębiorstwa. Przyjrzyjmy się bliżej procesom, które w tego typu podmiotach są poddawane automatyzacji najczęściej. Zarządzanie stanami magazynowymi Zarządzanie magazynem, w którym przechowywanych jest wiele towarów o różnych indeksach produktowych, to proces czasochłonny i podatny na błędy – szczególnie, jeśli jest obsługiwany manualnie. W takim przypadku, na podstawie otrzymanych dokumentów, pracownik musi ręcznie wprowadzić dane do systemu. Inaczej wygląda to w zautomatyzowanym magazynie, w którym do zarządzania stanami magazynowymi wykorzystuje się nowoczesne rozwiązania, takie jak np. kolektory danych z czytnikami kodów kreskowych. Dzięki nim, by zarejestrować pobranie towaru z danej lokalizacji, wystarczy zeskanować etykietę. Jak działa to w praktyce? Kolektor danych z zainstalowanym systemem WMS, dzięki integracji z ERP, automatycznie przesyła informacje do programu magazynowego, który na ich podstawie wprowadza odpowiednie zmiany. Najważniejszą korzyścią takiego rozwiązania, poza samym przyspieszeniem procesu, jest zapewnienie synchronizacji danych w czasie rzeczywistym. To z kolei gwarantuje spójność i aktualność informacji na temat stanów magazynowych. Przeczytaj również: WMS i ERP – dlaczego te systemy powinny być połączone? – Symfonia Inwentaryzacja Procesem, który często przysparza wielu problemów, jest także inwentaryzacja. W tradycyjnym magazynie często wymaga ona ręcznego liczenia i porównywania stanu towarów ze spisu z natury ze stanami w programie magazynowym. Dzięki nowoczesnym technologiom ten proces da się jednak znacznie przyspieszyć. Przykładowo firmy, które korzystają z aplikacji WMS Symfonia Mobilny Magazyn mogą prowadzić inwentaryzację automatycznie w dwóch trybach: z uwzględnieniem lokalizacji towarów lub bez. W tym drugim przypadku magazynierzy skanują jedynie kody towarów, tworząc w ten sposób cząstkowe inwentaryzacje, które są następnie łączone w inwentaryzację główną. Po zatwierdzeniu cyfrowych arkuszy inwentaryzacyjnych system do obsługi magazynu automatycznie porównuje zeskanowane towary ze stanem magazynowym i generuje dokumenty rozchodowe i przychodowe. W trybie z uwzględnieniem lokalizacji, magazynierzy skanują natomiast w pierwszej kolejności kod lokalizacji, a następnie towary znajdujące się pod danym adresem. System na bieżąco aktualizuje status lokalizacji, oznaczając je kolorami. Po zakończeniu procesu automatycznie generuje odpowiednie dokumenty. Automatyczne przyjęcia i wydania towarów Z obsługą magazynu wiąże się także konieczność ewidencjonowania dostaw i wydań z magazynu. Tu także można wykorzystać mobilne terminale wyposażone w laserowy skaner kodów, które nie tylko wspomagają rejestrację dostaw, lecz również umożliwiają ich przypisywanie do odpowiednich lokalizacji oraz generowanie dokumentów przyjęcia i wydania – bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. W przypadku rozwiązań Symfonii taką funkcjonalność zapewnia aplikacja Symfonia Mobilny Magazyn, która po konfiguracji w systemie ERP pozwala szybko wprowadzić towary do ewidencji i rozlokować na regałach w magazynie. Cały proces jest realizowany automatycznie – magazynier przyjmując dostawę skanuje kod produktu, a następnie etykietę lokalizacji, na której będzie przechowywany towar Block Quote Aby jeszcze bardziej przyspieszyć ten proces, aplikacja WMS Symfonia Mobilny Magazyn pozwala zeskanować kod jednego produktu, a następnie wpisać ilość. W takim przypadku system wygeneruje jedną etykietę paletową. Magazynier może zatwierdzić jej przyjęcie do danej lokalizacji, poprzez zeskanowanie kodu regału i potwierdzenie operacji – wszystkie te czynności wykonuje za pomocą mobilnego terminala. Przyjęcie towaru do magazynu w aplikacji Symfonia Mobilny Handel System pozwala także na częściowe przyjęcie dostawy. W takim przypadku wchodzące do magazynu towary są od razu wprowadzane do ewidencji magazynowej i księgowej, a dla pozostałych pozycji tworzony jest dokument magazynowy w buforze. Ten trafia następnie do systemu modułu Symfonia ERP Handel, gdzie oczekuje na zatwierdzenie. Analogicznie może wyglądać obsługa zwrotów od dostawcy lub odbiorcy. W takich przypadkach po zeskanowaniu kodu system automatycznie generuje korekty dokumentów magazynowych. Przeczytaj również: ERP dla e-commerce – jaki system ERP do obsługi sklepu internetowego wybrać? – Symfonia Przygotowanie i obsługa zamówień Wydawanie towaru to proces, który może generować nawet 60% kosztów operacyjnych magazynu. Nic więc dziwnego, że obok czynności związanych z przyjmowaniem dostaw, obsługą zwrotów czy monitorowaniem stanów magazynowych, to właśnie ono najczęściej podlega automatyzacji. Nowoczesne systemy WMS (Warehouse Management System), takie jak np. Symfonia Mobilny Magazyn, które integrują się z systemem ERP do zarządzania sprzedażą, zapasami oraz rozliczeniami, pozwalają znacznie usprawnić jej przebieg. By rozpocząć kompletację, nie trzeba wyszukiwać towarów po indeksie ani generować listy. Zamówienia zarejestrowane w systemie Symfonia ERP Handel, które mają status „opłacone”, są automatycznie przesyłane do aplikacji mobilnej wraz z informacją o lokalizacji towaru w magazynie. Pracownik, który odpowiada za kompletację, musi jedynie odszukać towar, a następnie zeskanować jego kod za pomocą aplikacji. Po pobraniu ostatniej pozycji potwierdza wykonanie procesu. Block Quote Symfonia Mobilny Magazyn pozwala także na to, by już podczas kompletacji towaru potwierdzić jego jakość oraz utworzyć tzw. jakościówkę. Każde pobranie towaru z danej lokalizacji automatycznie aktualizuje również stany magazynowe wykazane w systemie. Przeczytaj również: Zarządzanie zamówieniami w firmie – jaki program do obsługi zamówień wybrać? Czy automatyzacja magazynu jest konieczna? Jeszcze do niedawna na wdrożenie zautomatyzowanego magazynu decydowały się wyłącznie największe przedsiębiorstwa. Dziś korzyści takiego rozwiązania dostrzegają także mniejsze podmioty. Automatyzacja magazynowania pozwala bowiem usprawnić obsługę dostaw, zamówień czy zwrotów – szczególnie w firmach, w których dostępnych jest wiele indeksów produktowych.  W takim przypadku łatwo bowiem o pomyłki, które mogą prowadzić do występowania błędów w stanach magazynowych, opóźnień w realizacji wysyłek czy problemów z dostępnością towaru. W małych przedsiębiorstwach dodatkowym utrudnieniem jest ograniczone zatrudnienie. Często jeden pracownik odpowiada za wiele różnych procesów, związanych z uzupełnianiem dokumentacji czy kompletacją zamówień. Nadmiar obowiązków znacznie wydłuża realizację operacji magazynowych. Automatyzacja może się wtedy okazać rozwiązaniem, które usprawni codzienne zadania. Na tym jednak jej zalety się nie kończą. Automatyzacja magazynu pozwala również: zapewnić synchronizację kartotek towarów i kontrahentów, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych, zyskać dostęp do aktualnych informacji o stanach magazynowych tak, aby uniknąć braków lub nadmiarów towarów, wdrożyć system szybkiej rezerwacji towarów na magazynie i usprawnić w ten sposób proces realizacji zamówień, sprawdzać dostępność towarów na potrzeby produkcji lub zaplanowanych dostaw. Operacje obsługiwane przez aplikację Symfonia Mobilny Magazyn podczas przyjęcia do magazynu Automatyzacja magazynowania – od czego zacząć? Choć w teorii niemal każdy obszar gospodarki magazynowej nadaje się do automatyzacji, to w praktyce realizacja takiego przedsięwzięcia może okazać się trudnym zadaniem – wymaga bowiem kompleksowej zmiany i poniesienia kosztów związanych z wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań. Nie oznacza to jednak, że mniejsze firmy z ograniczonym budżetem są skazane na ręczne zarządzanie procesami. Automatyzację procesów magazynowych można bowiem wdrażać stopniowo, bo każda nawet najmniejsza optymalizacja przyczynia się do poprawy wydajności magazynu, ograniczenia strat i lepszego wykorzystania zasobów. Do procesów związanych z automatyzacją warto jednak podejść z głową. Jak wskazują analitycy McKinsey, wiele tego typu projektów kończy się bowiem niepowodzeniem, przede wszystkim ze względu na brak spójnej wizji oraz słabe zrozumienie technologii. Tego typu inwestycje wymagają również zaangażowania wysoko wykwalifikowanych zespołów do wdrażania zaawansowanych systemów. Przeczytaj również: 15 lat z Symfonią – jak systemy ERP i WMS usprawniły pracę magazynu w Highway Automotive? – Symfonia Zautomatyzowany magazyn – najważniejsze korzyści Firmy, które wdrożyły zautomatyzowany magazyn, zwykle charakteryzują się lepszą efektywnością operacyjną. Poprawa tego wskaźnika to przede wszystkim efekt: przyspieszenia procesów związanych z przetwarzaniem zamówień, generowaniem dokumentów magazynowych oraz obsługą przyjęć, wydań i zwrotów, redukcji błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych, obsługi wybranych procesów magazynowych w modelu 24/7, optymalnego zarządzania zapasami, dzięki możliwości śledzenia stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, szybszej realizacji zamówień, dzięki możliwości automatycznego generowania dokumentów magazynowych oraz usprawnieniu kompletacji, poprawy jakości obsługi klientów, zwiększenie przewidywalności kosztów związanych z działaniem magazynu, odciążenia pracowników poprzez przyspieszenie realizacji powtarzalnych czynności –związanych np. z rejestracją dostaw, inwentaryzacją czy kontrolą stanów magazynowych. Zastosowanie rozwiązań do automatyzacji, takich jak np. Symfonia Mobilny Magazyn, sprawia również, że magazyn działa w sposób bardziej wydajny, zorganizowany i odporny na błędy. Jeśli chcesz się o tym przekonać, skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania interaktywnego demo Symfonii ERP Handel – bez konieczności instalowania programu. Obejrzyj również nasze case study i przekonaj się, jak rozwiązania Symfonii usprawniły pracę magazynu w firmie Highway Automotive.
Obrazek wyróżniający dla 'Automatyzacja magazynu – na czym polega i dlaczego warto w nią zainwestować?'
Logo firmy Symfonia
zweryfikowano

5/5(1 głosy)

Symfonia

Kompleksowy System Zarządzania


Symfonia
Mazowieckie
400 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Budownicza, eCommerce, Produkcyjna, Sektor publiczny, Transportowa, Usługi
Opis
Symfonia to polski producent oprogramowania, jeden z największych dostawców systemów ERP dla firm z sektora MŚP. Symfonia specjalizuje się w tworzeniu programów i aplikacji, w tym chmurowych, przeznaczonych do obsługi i automatyzacji finansów....
rozwiń