Czy digitalizacja akt osobowych ułatwia pracę?

Zastąpienie czterech różnych programów jednym systemem ERP, pozwoliło zautomatyzować pracę księgowych i handlowców oraz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Efekty? Polskie Ratownictwo Okrętowe działa wydajniej, a zarządzanie organizacją jest łatwiejsze. Wdrożenie enova365 w Polskim Ratownictwie Okrętowym – case study w pigułce Wyzwania, przed jakimi stanęło Polskie Ratownictwo Okrętowe Polskie Ratownictwo Okrętowe sp. z o. o., powszechnie znane jako PRO, to założone w 1951 r. przedsiębiorstwo armatorskie w siedzibą w Gdyni. Świadczy usługi dźwigowe i holowania oceanicznego oraz przeładunku i transportu. Obsługuje polskie i zagraniczne firmy z branży stoczniowej, morskiej, offshore, a także morskie terminale paliwowe, farmy wiatrowe czy tankowce. Żeby realizować swoje usługi wykorzystuje na morzu żurawia pływającego oraz 3 holowniki obcych bander, które należą do spółek zależnych. Taka działalność wymaga prowadzenia zarówno księgowości własnej w walucie polskiej (z wykorzystaniem magazynu walut) oraz księgowości wszystkich spółek zależnych (zagranicznych) w walucie obcej. Żeby móc działać efektywnie, spółka musiała pokonać kilka poniższych wyzwań. Brak integracji programu księgowego z działem handlowym i pozostałymi obszarami firmy Przed wdrożeniem system rachunkowości informatycznej tworzyły w PRO 4 programy, które tylko częściowo współpracowały ze sobą. Były to program do obsługi działalności finansowo-księgowej, gospodarki środkami trwałymi, gospodarki magazynowej oraz kadrowej i płacowej. Nie były one jednak w pełni zintegrowane. Ręczne fakturowanie Przed wdrożeniem nowego rozwiązania faktury były wystawiane przez handlowców przy pomocy programu Word lub Excel. Dotyczyło to zarówno dokumentów za usługi dźwigowe wykonywane żurawiem pływającym oraz usługi holowania wykonywane zarządzanymi jednostkami w oparciu o adekwatne umowy.   Silosowość i papierowy obieg dokumentacji Silosowość w organizacji to sytuacja, w której poszczególne działy działają niezależnie, nie dzieląc się informacjami i dokumentami. Tak było w Polskim Ratownictwie Okrętowym. Poszczególni pracownicy przechowywali „swoją” dokumentację handlową w oddzielnych segregatorach. Utrudniało to dostęp do danych i przepływ informacji oraz wydłużało czas trwania poszczególnych procesów. Brak automatyzacji procesów księgowych Stosowane przed wdrożeniem rozwiązania informatyczne nie pozwalały na automatyczny eksport danych dla celów sprawozdawczych i analitycznych. Księgowe musiały także ręcznie przeksięgowywać koszty międzyokresowe, na podstawie wyliczeń, wykonanych poza systemem. Rozwiązanie: wdrożenie i dopasowanie do potrzeb klienta wybranych modułów enova365 Polskie Ratownictwo Okrętowe powierzyło wykonanie analizy przedwdrożeniowej, firmie XLE Sp. z o.o. – Autoryzowanemu Partnerowi enova365. W jej efekcie firma wdrożeniowa XLE sporządziła rejestr wymagań funkcjonalnych względem docelowego systemu zgodny z oczekiwaniami klienta. W dużej mierze spełniał je system ERP enova365. Następnie XLE wdrożyła wybrane moduły systemu ERP enova365 oraz dostosowała je do wymagań klienta. Były to: Księga handlowa Księga inwentarzowa Projekty Faktury Elektroniczne wyciągi bankowe Harmonogram zadań E-mail. Konsultanci XLE wykonali także migrację danych oraz przeprowadzili szkolenie z obsługi modułów dla użytkowników systemu – handlowców i księgowych. Jakie procesy usprawniło wdrożenie enova365 w PRO? Jak przebiegają? 1. Prowadzenie księgowości PRO zyskało narzędzie, które wspiera, a do pewnego stopnia automatyzuje  pracę księgowych w zakresie ewidencji dokumentów, sporządzania deklaracji, zamykania miesiąca czy roku obrachunkowego oraz tworzenia sprawozdań. Księgowi mogą korzystać z mechanizmu podzielonej płatności (split payment) oraz łatwo generować sprawozdania budżetowe dla PRO i spółek zależnych. Mają też możliwość przypisywania kosztów do miejsc ich powstania (MPK), korzystając z nowego układu MPK, wspólnego dla wszystkich spółek. Pracę księgowych ułatwia też wprowadzenie ewidencji zapasów materiałowych (np. paliwo dla statków), czy też mechanizm magazynu walut z automatycznym wyliczaniem różnic kursowych od własnych środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku walutowym lub w kasie walutowej. 2. Fakturowanie Moduł Faktury enova365 zapewnia obsługę firmy w zakresie wystawiania dokumentów sprzedaży. W Polskim Ratownictwie Okrętowym jest wykorzystywany do: przechowywania informacji o kontrahentach i związanych z nimi transakcjach, definiowania różnych rodzajów cen – w tym indywidualnego kwotowania dla określonych kontrahentów, wystawiania dokumentów sprzedaży według określonego przez PRO wzoru – w 2 wersjach językowych, wg schematu – ale z możliwością edycji i dodania określonych zapisów; co istotne, mogą korzystać z tego także spółki zależne, rejestrowania umów na wykonanie usługi dźwigowej – przy czym w systemie uwzględniono uzależnienie stawki za usługi dźwigowe od kontrahenta i zmian cyklicznych, generowania zestawień i raportów oraz uzyskiwania szybkiego dostępu do informacji o aktualnej wielkości sprzedaży w podziale na statki i miesiące, a także generowania raportów rabatów na usługach dźwigu. Dla przykładu, handlowcy mogą dodać dokument wielopozycyjny, będący rozliczeniem wielu usług, na podstawie którego można wystawić fakturę jednopozycyjną. Wszystkie spółki mogą korzystać z jednej wspólnej bazy danych, dzięki czemu dane z jednej bazy mogą być podstawą do wystawienia faktury w innej. 3. Kontrola realizacji budżetu Dzięki wdrożeniu nowego rozwiązania proces przypisywania dokumentów do realizowanych projektów został w PRO do pewnego stopnia zautomatyzowany. Pracownicy mogą śledzić plany budżetowe i ich realizację: w wybranym okresie czasu, na danym etapie realizacji projektu, narastająco. Mają też dostęp do pełnej informacji analitycznej i mogą przedstawiać realizację planów rocznych w ujęciu miesięcznym na poziomie sprzedaży. 4. Rozliczenia operacji bankowych Po wdrożeniu Polskie Ratownictwo Okrętowe korzysta z modułu Elektroniczne Wyciągi Bankowe enova365, co usprawnia pracę osób odpowiedzialnych za rozliczenia transakcji bankowych. Dane importowane są do Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu zawierającego operacje bankowe oraz wpłaty i wypłaty. Narzędzie automatycznie identyfikuje podmioty z operacji bankowych z kontrahentami z bazy np. na podstawie zgodności numeru rachunku lub rozlicza zobowiązania z należnościami na podstawie zgodności numerów dokumentów.  PRO wykorzystuje model importowania wyciągów we wszystkich obsługiwanych przez program enova365 bazach, a w każdej z nich dla kilku rachunków bankowych, w tym walutowych. 5. Ewidencja majątku firmy Moduł enova365 Księga Inwentarzowa pozwala prowadzić ewidencję majątku firmy wg Krajowych (KSR) lub Międzynarodowych (MSR) Standardów Rachunkowości. Zapewnia dostęp do weryfikacji majątku firmy oraz automatyzuje wykonywane operacje na środkach trwałych i majątku firmy – m.in. rejestrację zdarzeń związanych ze środkami trwałymi. Umożliwia również szybką analizę informacji o danym przedmiocie czy dokumencie. Efekty: większa wydajność i łatwiejsze zarządzanie organizacją Wdrożenie systemu enova365 przeprowadzone po dogłębnej analizie potrzeb firmy i po przeszkoleniu pracowników, przełożyło się na szereg korzyści. Większa wydajność księgowych i handlowców Jest to następstwem automatyzacji operacji księgowych oraz sprzedażowych, szczególnie w obszarze ewidencji, rozliczeń, wyszukiwania i analizy danych, a także sprawozdawczości. Po wdrożeniu księgowi i handlowcy mogą łatwiej realizować swoje obowiązki i robią to szybciej. Koniec z silosowością = efektywniejsza współpraca Wszystkie działy i spółki zależne korzystają z jednej wspólnej bazy danych, dzięki czemu swobodnie, i do pewnego stopnia automatycznie, przepływają między nimi informacje i dokumenty. Między zespołami i różnymi jednostkami sprawnie przepływają także zadania, co podnosi ich wydajność. Łatwiejsze zarządzanie organizacją Integracja danych w jednej bazie sprawia, że informacje nie tylko są dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników, ale także łatwo je agregować i analizować. Menedżerowie mogą skuteczniej planować i podejmować lepsze decyzje, dzięki bieżącym raportom i szybkiemu przepływowi informacji dotyczącemu finansów czy kontrahentów. Jeżeli podobnie jak Polskie Ratownictwo Okrętowe chcesz usprawnić zarządzanie organizacją, dzięki wdrożeniu narzędzi, które integrują dane i automatyzują pracę, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.