Czy-digiatalizacja-akt-osobowych-ułatwia-pracę

Czy digitalizacja akt osobowych ułatwia pracę?

„Jesteśmy przed podjęciem decyzji o przejściu na elektroniczne akta. Wiemy na czym polega cały proces przejścia, ale nie mamy pojęcia, jak to wszystko później działa. Chodzi o to, czy digitalizacja akt osobowych rzeczywiście ułatwia pracę? Mamy wizję, że miałybyśmy w kadrach więcej pracy, żeby na bieżąco skanować dokumenty zamiast po prostu wpinać je do teczki” – takie pytanie przesłała do nas potencjalna klientka. Sprawdź, jak odpowiada na nie Anna Sołtys, zastępczyni kierownika modułu Kadry Płace i HR enova365.


Na czym polega digitalizacja akt pracowniczych?

Zacznijmy od wyjaśnienia terminu „digitalizacja akt osobowych”. Oznacza on przechowywanie akt pracowniczych w wersji cyfrowej – bezpiecznie i w sposób zgodny z RODO.

Innymi słowy, zamiast w segregatorach umieszczonych w zamykanym na klucz archiwum, wszystkie dokumenty z akt pracowniczych: umowy o pracę, wnioski o urlopy czy świadectwa pracy, znajdują się w wersji cyfrowej w systemie komputerowym.

Jak przebiega praca po digitalizacji akt osobowych? 8 przykładowych procesów

Jeżeli chcesz wiedzieć, jak przebiega praca po cyfryzacji dokumentów kadrowych sprawdź, jak wykonywać codzienne czynności. Poniżej znajdziesz 8 przykładowych procesów.

1. Przeglądanie teczki personalnej pracownika

W efekcie digitalizacji dokumentów kadrowych wszystkie informacje dotyczące pracownika znajdują się w jednym miejscu – w e-teczce. Znajdziesz je pogrupowane w określony przepisami sposób.

Zgodnie z przepisami, w jej części A gromadzone są kwestionariusze osobowe, dyplomy ukończenia szkół, świadectwa pracy i ukończenia szkoleń czy poświadczenia znajomości języków obcych lub orzeczenia lekarskie.

Część B zawiera informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowy o pracę i związane z nimi aneksy, badania lekarskie i informacje związane z warunkami pracy, jak również wszystkie e-wnioski złożone przez pracownika – zarówno te dotyczące urlopów, jak i danych osobowych czy zmiany rachunków bankowych.

W części C cyfrowych akt pracownika znajdują się dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

W części D mamy dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności.

W części E znajdują się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Pracodawca prowadzi również oddzielenie dla każdego pracownika tzw. pozostałą dokumentację obejmującą:

kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. ewidencję czasu pracy),
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dodawanie dokumentów do cyfrowych akt osobowych

Dodanie dokumentu do cyfrowych akt pracowniczych to tylko 2 proste kroki. Po pierwsze, zeskanuj dokumenty (np. świadectwa pracy czy dyplomy ukończenia szkół). Po drugie, dodaj je do e-teczki pracownika z poziomu kartoteki pracownika w folderze Elektroniczna dokumentacja pracownicza.

Warto jednak wiedzieć, że jeżeli korzystasz z enova365 nie musisz dodawać do systemu wszystkich dokumentów, bo duża część z nich jest dodawana do e-teczek automatycznie. Tak się dzieje, na przykład, z e-wnioskami o nieobecności, składanymi przez pracowników z poziomu Pulpitu Pracownika. Może to także dotyczyć ewidencji czasu pracy, PIT-ów, pasków wypłat, formularzy ZUS IMIR czy kart wynagrodzeń. Co istotne, te dokumenty można dodać do elektronicznych akt osobowych wielu pracowników równocześnie.

Powyższe wnioski składane z poziomu Pulpitu Pracownika automatycznie trafiają do zakładki Elektroniczna dokumentacja pracownicza/Akta osobowe w kartotece pracownika.

Dodatkowym udogodnieniem jest możliwość seryjnego dodawania do kartotek pracowników innych dokumentów – np. regulaminu pracy. Żeby jednocześnie dodać regulamin do kartotek wielu pracowników trzeba tylko zaznaczyć grupę pracowników na liście, a następnie wybrać czynność Seryjne dodawanie dokumentów.

Wyszukiwanie teczek pracowniczych

Jeżeli masz uprawnienia do przeszukiwania akt pracowniczych w systemie enova365, znalezienie teczki osobowej pracownika to tylko kilka kliknięć. Możesz wyszukiwać akta pracownicze po nazwisku lub po prostu wybrać daną osobę z listy.

Ewidencja czasu pracy

Po cyfryzacji dokumentów kadrowych nie musisz wykorzystywać papierowych list obecności ani wprowadzać ręcznie danych o czasie pracy do akt osobowych. Comiesięczny raport m.in. z danych o rozpoczęciu i zakończeniu pracy oraz innych nieobecności, które pracownik wprowadza przy pomocy Pulpitu Pracownika, można w szybki sposób zapisać w cyfrowych aktach pracowniczych. Wystarczy tylko wygenerować odpowiedni wydruk i udostępnić go jednym kliknięciem do e-teczki. Operację można wykonać seryjnie dla wszystkich pracowników.

Ewidencja dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego

Jeżeli korzystasz z modułu Kadry Płace i HR enova365 i Pulpitu pracownika nie musisz już ręcznie ewidencjonować wykorzystanych i należnych urlopów. Wszystkie wnioski o nieobecności, złożone za pośrednictwem Pulpitu pracownika i zaakceptowane przez przełożonych przy pomocy Pulpitu kierownika trafiają automatycznie do akt pracowniczych.

Podpisywanie umowy z pracownikiem

Nie musisz podpisywać z pracownikiem umowy o pracę na papierze. Dzięki integracji enova365 z Autenti cały obieg umów pracowniczych może przebiegać elektronicznie. Wystarczy określić, kto ma podpisać dokument i jakim rodzajem podpisu, wysłać pliki do platformy Autenti i podpisać przez wskazane osoby. Pobrane dokumenty zostaną łatwo dodane do e-teczek w enova365. Bez drukowania czy skanowania.

Usuwanie dokumentów pracownika z e-teczki

W czasie prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej może zdarzyć się potrzeba usunięcia dokumentu, dodanego wcześniej do teczki pracownika. Przykładowo po wygaśnięciu nałożonej na pracownika kary, z akt osobowych należy usunąć dokumentację dotyczącą jej nałożenia. Możesz to łatwo zrobić przy pomocy kilku kliknięć.

Wydawanie kopii dokumentacji pracownikowi

Pracownik prosi Cię o wydanie kopii jakiegoś dokumentu? W zależności od preferencji możesz go łatwo wydrukować i wydać pracownikowi w formie papierowej lub wyeksportować dokument do formatu XML i podpisać podpisem elektronicznym. Po zakończeniu zatrudnienia podobnie w łatwy sposób wydasz całą e-teczkę pracownikowi.

Czy digitalizacja dokumentów kadrowych ułatwia pracę?

Wróćmy do pytania zadanego na początku: czy digitalizacja dokumentów pracowniczych sprawia, że pracownicy działów kadr spędzają więcej czasu na skanowaniu dokumentów? Czy mają więcej czy mniej pracy? Sprawdźmy, porównując czynności jakie trzeba wykonać korzystając z elektronicznych i tradycyjnych kartotek pracowniczych.


Z powyższego zestawienia wynika jasno, że digitalizacja akt pracowniczych oszczędza czas pracowników działów kadr. Choć muszą skanować niektóre dokumenty, inne dodawane są automatycznie. Co więcej, taki proces zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż odszukanie teczki tradycyjnej i wpięcie do niej dokumentu.


Dodatkowo większość dokumentów ma postać elektroniczną co pozwala na znaczną redukcję wydruków oraz ograniczenie zużycia materiałów biurowych i sprzętu, co przekłada się na bardziej efektywne zarządzanie zasobami i pozytywnie wpływa na środowisko.
Bonusem jest to, że wszystkie dane i dokumenty są w systemie. Dzięki temu można oszczędzić czas, jaki przy tradycyjnym modelu poświęca się na znalezienie kartoteki pracownika czy wprowadzanie danych – np. o czasie pracy czy nieobecnościach – a także ich odszukanie.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Jak usprawnić przepływ informacji w firmie? Poznaj 2 użyteczne funkcje

Czy dzień w biurze zaczynasz od skanowania poczty i czatu Microsoft Teams? Nic dziwnego, bo wymiana informacji to podstawa w niemal każdej pracy, a jej jakość determinuje możliwość osiągnięcia przez biznes sukcesu. W dobrej sytuacji są użytkownicy enova365, bo mogą korzystać z funkcji, które usprawniają przepływ informacji w firmie z poziomu tego programu. Dzięki temu, że mają wszystkie informacje w jednym miejscu oszczędzają czas i mają wszystko pod kontrolą. Wszystkie informacje w „mózgu” firmy HR-owcy, handlowcy, księgowi w firmie czy biurze rachunkowym często praktycznie „mieszkają” w systemie ERP. W związku z tym, właśnie w tym systemie powinna się też znajdować cała ich komunikacja z innymi pracownikami czy kontrahentami. Taką możliwość oferuje enova365. Dzięki wybranym funkcjom cała wymiana informacji między pracownikami lub kontrahentami może przebiegać w systemie ERP, czyli w „mózgu” organizacji i tam można zawsze znaleźć komplet potrzebnej wiedzy. Dwie pomocne funkcje to: dyskusje, czyli szybka wymiana informacji w formie komentarzy pod dokumentami czy formularzami w systemie, ogólnosystemowy czat – zwany w enova365 konwersacjami. Poniżej przedstawiamy krótko ich możliwości. Dyskusje czyli szybka wymiana informacji pod dokumentami czy formularzami W enova365 pod wybranym formularzem – np. kartoteką pracownika czy dokumentem – np. fakturą kosztową – można wymieniać się komentarzami z innymi pracownikami lub klientami. Dzięki temu wszystkie informacje dotyczące wybranego dokumentu czy wybranej pozycji w systemie znajdują się w enova365. Przykładowa dyskusja może przebiegać następująco. Krok 1 – rozpoczynasz dyskusję Krok 2 – dodajesz do dyskusji uczestników lub podpinasz dodatkowe dokumenty Możesz zdecydować, które osoby mają zobaczyć Twój komentarz. Dodając wątek lub komentarz przy pomocy @ możesz wywołać konkretną osobę, która ma uprawnienia do korzystania z systemu. Do dyskusji możesz też załączyć dowolne dokumenty – np. umowy czy faktury. Krok 3 – osoba „wywołana” do dyskusji otrzymuje powiadomienie Co istotne, dyskusje enova365 zostały wyposażone w system powiadomień systemowych oraz e-mailowych, dlatego osoba wywołana do dyskusji otrzyma powiadomienie w systemie lub wiadomość e-mail. Krok 4 – komentujesz i odpowiadasz na komentarze. Dyskusje i konwersacje czyli czat to funkcje dostępne dla wszystkich użytkowników enova365 Konwersacje systemowe czyli ogólnosystemowy czat Każdy użytkownik systemu enova365 może korzystać z funkcji konwersacji. Czatować mogą ze sobą pracownicy 1:1 lub w większych grupach oraz pracownicy i kontrahenci, którzy mają konto w Pulpicie Kontrahenta lub Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego. Po lewej stronie użytkownik widzi wszystkie konwersacje, które stworzył lub do których został dodany. Po prawej stronie widoczna jest treść poszczególnych konwersacji. Ikona pojedynczego „ludzika” oznacza, że dana konwersacja jest wymianą informacji pomiędzy dwoma użytkownikami (w przypadku gdy dany użytkownik ma dodane zdjęcie, wyświetla się ono zamiast ikony „ludzika”), natomiast podwójny „ludzik” oznacza konwersację grupową. Komunikacja w firmie – przepływ informacji na przykładach Jak wspomniane wyżej funkcje przydają się w codziennej pracy w firmie? Pora na kilka przykładów. Przepływ informacji: księgowość – inne działy w firmie Każdy pracownik działu księgowości część dnia spędza na sprawdzaniu czy otrzymane faktury zostały prawidłowo wystawione lub opisane oraz wielu innych sprawach, z których część może stanowić wewnętrzny proces kontroli. W takim przypadku mogą pojawić się pytania do poszczególnych dokumentów kosztowych. Skorzystanie z funkcji dyskusji w enova365 pozwala na zadawanie ważnych pytań i szybkie uzyskiwanie na nie odpowiedzi. Przede wszystkim, łatwo zaangażować w wymianę informacji odpowiednie osoby. O tym, że czeka na nich pytanie zostaną oni powiadomieni e-mailem lub komunikatem w systemie. Dodatkowo, omawiane dokumenty będą dla wszystkich widoczne.W razie jakichkolwiek wątpliwości i konieczności powrotu do wymiany informacji – są one dostępne w systemie. Korzyści: Zapobieganie utracie ważnych informacji – wszystkie są w systemie Szybkie uzyskanie potrzebnej wiedzy – oszczędność czasu i wyższa produktywność Wymiana informacji w czasie rzeczywistym: pracownik – klient Klienci oczekują efektywności podczas interakcji z dostawcami produktów czy usług. Wiele firm jest tego świadomych i dlatego korzysta z takich narzędzi, jak Pulpit Kontrahenta czy Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365, które umożliwiają szybki przepływ dokumentów i częściową samoobsługę klientom. Z tych platform mogą korzystać 24/7, zawsze mając dostęp do istotnych dla nich danych czy dokumentów. Kiedy klienci chcą uzyskać odpowiedź na konkretne pytanie – te narzędzia przyspieszą jej uzyskanie, jednocześnie nie wymuszając konieczności korzystania z innych kanałów. Od niedawna, dzięki dyskusjom i czatowi umożliwiają odpowiadanie na pytania klientów nawet w czasie rzeczywistym. Korzyści: Szybka i bezpieczna komunikacja z klientami Podniesienie poziomu obsługi klienta Sytuacja kryzysowa: konieczność sprawdzenia, na którym etapie wkradł się błąd Wyobraź sobie, że pojawiła się sytuacja kryzysowa, która wymaga prześledzenia wstecz całej komunikacji z danego okresu czasu. I pomyśl, jak trudne by to było, gdyby zespół korzystał z wielu kanałów komunikacji. Dzięki zgromadzeniu wszystkich form komunikacji w jednym miejscu dokładnie wiesz, dokąd się udać, gdy w firmie pojawią się błędy. Możesz łatwo prześledzić przepływ informacji między osobami zaangażowanymi w projekty, co pozwoli na systematyczne odkrywanie, na jakim etapie wkradł się błąd. Korzyści: Możliwość łatwego prześledzenia historycznej komunikacji w celu sprawdzenia czy i gdzie wkradł się błąd Lepsze zarządzanie kryzysowe System komentowania i czat w systemie ERP – cała komunikacja w firmie w jednym narzędziu Oczywiście o „dyskusjach” i czacie w enova365 można napisać dużo więcej, ale po powyższych wyjaśnieniach pewnie masz już wstępne wyobrażenie, jak to działa. Wiesz, że wykorzystanie dyskusji i czatu w systemie ERP pozwala na: wyeliminowanie silosów komunikacyjnych – zamiast zamieszczać komentarze do ważnych dokumentów czy projektów w różnych narzędziach – np. Microsoft Teams czy Slack – cała firmowa wymiana informacji może przebiegać w systemie ERP, łatwe odtworzenie komunikacji w odniesieniu do poszczególnych dokumentów, formularzy, zadań czy projektów, dzięki przetwarzaniu jej w enova365, większe bezpieczeństwo – dzięki dobremu zabezpieczeniu całego systemu ERP, powiadomienia – dzięki którym „wywołani” do dyskusji pracownicy mogą szybko zareagować.
Jak-usprawnić-przepływ-informacji-w-firmie-Poznaj-2-użyteczne-funkcje
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń