Elektroniczny Obieg Dokumentów i eDoręczenia

Firmy i instytucje coraz częściej sięgają po nowoczesne technologie w celu usprawnienia swoich procesów. Jednym z kluczowych elementów tej transformacji jest elektroniczny obieg dokumentów oraz eDoręczenia. Wprowadzenie tych narzędzi przynosi liczne korzyści, począwszy od oszczędności czasu i kosztów, aż po zwiększenie bezpieczeństwa i efektywności operacyjnej.

Elektroniczny Obieg Dokumentów – co to takiego?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system zarządzania dokumentami, który pozwala na ich tworzenie, przechowywanie, przesyłanie oraz archiwizację w formie cyfrowej. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii procesy związane z dokumentacją stają się bardziej przejrzyste i efektywne.

Obieg dokumentów: ZOBACZ WIĘCEJ

Korzyści z Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Oszczędność czasu i kosztów – Automatyzacja procesów eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania dokumentów, co znacząco redukuje czas potrzebny na ich obsługę oraz zmniejsza koszty związane z papierem i drukowaniem.
Zwiększone bezpieczeństwo – Cyfrowe dokumenty są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, a systemy EOD oferują ścisłą kontrolę dostępu oraz śledzenie zmian i operacji na dokumentach.
Łatwość dostępu i współpracy – Dokumenty w formie elektronicznej są dostępne z dowolnego miejsca i urządzenia, co ułatwia współpracę zespołową, zwłaszcza w dobie pracy zdalnej.
Lepsza organizacja i archiwizacja – Systemy EOD umożliwiają łatwe katalogowanie, wyszukiwanie i przechowywanie dokumentów, co ułatwia ich późniejsze odnalezienie i zarządzanie archiwum.

Symfonia Obieg Dokumentów: kompleksowa platforma chmurowa

Symfonia Obieg Dokumentów to zaawansowana platforma chmurowa, która łączy w sobie funkcjonalności systemu ECM (Enterprise Content Management) z systemem pracy grupowej oraz elementami ERP (Enterprise Resource Planning). Dzięki tej nowoczesnej technologii, możesz usprawnić zarządzanie dokumentami w swojej firmie, eliminując problemy związane z długim czasem oczekiwania na akceptację dokumentów oraz niedotrzymaniem ustalonych terminów.

Kluczowe zalety Symfonia Obieg Dokumentów:

Automatyzacja procesów: Usprawnia procedury obiegu informacji.
Terminowość: Gwarantuje dotrzymywanie ustalonych terminów.
Eliminacja opóźnień: Redukuje czas oczekiwania na akceptację dokumentów.

Obieg Dokumentów Symfonia: ZOBACZ WIĘCEJ

eDoręczenia – nowoczesna forma komunikacji

eDoręczenia to usługa polegająca na elektronicznym doręczaniu dokumentów urzędowych i biznesowych. eDoręczenia to nowoczesna usługa, która stanowi elektroniczną alternatywę dla tradycyjnych listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Umożliwia ona podmiotom publicznym, obywatelom oraz firmom korzystanie z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych, które posiadają równoważną moc prawną.

W przyszłości, wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorstwa oraz zawody zaufania publicznego będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń, aby prowadzić korespondencję w sposób elektroniczny.

Zalety eDoręczeń

Szybkość i efektywność – Możliwość wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych w dowolnym czasie i miejscu, pod warunkiem dostępu do internetu. Dokumenty doręczane są natychmiastowo, co przyspiesza procesy biznesowe i administracyjne.
Śledzenie i potwierdzenie doręczenia – Usługi eDoręczeń oferują funkcje śledzenia statusu doręczenia oraz uzyskania potwierdzenia odbioru, co zwiększa przejrzystość i pewność komunikacji.
Redukcja kosztów – Brak potrzeby wysyłki fizycznych dokumentów redukuje koszty pocztowe oraz koszty związane z obsługą tradycyjnej korespondencji.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – eDoręczenia są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, a także zgodne z wymaganiami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-Doręczeń

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG.
Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

1 października 2024 r. pierwsza grupa podmiotów będzie obowiązana stosować e-doręczenia. Należą do niej m.in. organy administracji rządowej i samorządowej, osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, a także nowi przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego.

Moduł e-Doręczenia w Symfonia Obieg Dokumentów

Moduł e-Doręczenia integruje system Symfonia Obieg Dokumentów z Krajowym Systemem e-Doręczeń, umożliwiając powszechną komunikację elektroniczną z podmiotami posiadającymi adres w tym systemie.

Kluczowe Funkcje Modułu e-Doręczenia

Integracja z Krajowym Systemem e-Doręczeń: Bezproblemowa wymiana dokumentów z różnymi instytucjami.
Wsparcie Wysyłki Dokumentów: Automatyczna wysyłka dokumentów utworzonych w aplikacji Dokumenty poprzez moduł e-Doręczenia.
Śledzenie Wysyłek i Odbiorów: Informacje o wysyłce, dokumenty do wysyłki oraz ślady operacji odbioru są łatwo dostępne.

Korzyści

Bezpieczeństwo i Zgodność: Bezpieczna i zgodna z przepisami wymiana dokumentów.
Efektywność: Szybsze i prostsze procesy komunikacyjne.
Śledzenie Procesów: Pełna kontrola nad wysyłką i odbiorem dokumentów.

Wykorzystaj moduł e-Doręczenia w Symfonia Obieg Dokumentów, aby usprawnić zarządzanie dokumentami i komunikację w swojej firmie.

Praktyczne zastosowania Elektronicznego Obiegu Dokumentów i eDoręczeń

Elektroniczny obieg dokumentów i eDoręczenia znajdują zastosowanie w wielu branżach i sektorach. W administracji publicznej umożliwiają szybkie i sprawne obsługiwanie spraw obywateli, w bankowości przyspieszają procesy kredytowe i obsługę klienta, a w sektorze zdrowotnym ułatwiają zarządzanie dokumentacją medyczną i komunikację między placówkami.

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz eDoręczeń to krok w kierunku nowoczesnego i efektywnego zarządzania dokumentacją. Korzyści związane z oszczędnością czasu, redukcją kosztów, zwiększeniem bezpieczeństwa oraz poprawą organizacji pracy sprawiają, że są to narzędzia niezbędne dla każdej współczesnej firmy i instytucji. Inwestycja w te technologie to inwestycja w przyszłość, która przynosi wymierne korzyści i pozwala na lepsze funkcjonowanie w cyfrowym świecie.

Przeczytaj również:

Biuro rachunkowe

Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2025 roku?

Rok 2025 to wiele istotnych zmian dla przedsiębiorców. Część regulacji już obowiązuje, inne wejdą w życie w kolejnych miesiącach. Sprawdźmy najważniejsze nowości. PIT kasowy dla przedsiębiorców Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorcy mogą skorzystać z metody kasowej przy rozliczaniu podatku dochodowego. Oznacza to, że przychód jest rozpoznawany dopiero w momencie otrzymania zapłaty, co poprawia płynność finansową, ale wymaga dokładniejszego monitorowania rozrachunków. Warunki skorzystania z kasowego PIT: przychody poniżej 1 mln zł w poprzednim roku, brak prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgłoszenie wyboru metody do 20 lutego 2025 r. JPK CIT – nowe obowiązki sprawozdawcze Od 1 stycznia 2025 r. wprowadzono obowiązek raportowania nowych struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK CIT): JPK_KR_PD – dotyczący ksiąg rachunkowych i rozliczenia podatku, JPK_ST_KR – ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych. Nowy obowiązek będzie wprowadzany stopniowo, początkowo obejmując duże firmy (przychody powyżej 50 mln euro), a od 2027 r. wszystkich podatników CIT. ZOBACZ TAKŻE: JPK CIT – Nowy obowiązek raportowania od 1 stycznia 2025 roku Nowe struktury e-sprawozdań finansowych Ministerstwo Finansów opublikowało nową wersję struktur logicznych e-sprawozdań finansowych (wersja 3). Zmiany dotyczą rachunku zysków i strat oraz niektórych opisów elementów raportowania. Przelewy zgodne z ISO 20022 Od 2025 r. systemy bankowe stopniowo przechodzą na nowy standard wymiany danych ISO 20022. Nowy format: poprawia interoperacyjność systemów finansowych, bazuje na strukturze XML, docelowo zastąpi SWIFT, SEPA, SORBNET i ELIXIR. Zmiany będą wdrażane stopniowo do 2027 r. Składka zdrowotna – zmiany w podstawie wymiaru Od 1 stycznia 2025 r.: zniesiono składkę zdrowotną przy zbyciu środków trwałych, obniżono minimalną podstawę wymiaru składki do 75% minimalnego wynagrodzenia. Aktualizacja wskaźników kadrowo-płacowych Nowe wartości od 2025 r.: płaca minimalna: 4666 zł (stawka godzinowa 30,50 zł), prognozowane przeciętne wynagrodzenie: 8673 zł, minimalna podstawa składek ZUS: 5203,80 zł. Wolna Wigilia Od 1 lutego 2025 r. Wigilia (24 grudnia) stanie się dniem wolnym od pracy. W zamian przewidziano dodatkową niedzielę handlową (7 grudnia 2025 r.). ZOBACZ TAKŻE: Przewodnik po ZUS IMIR – co to jest i jak go wygenerować? Zmiany w dofinansowaniu PFRON Nowe kwoty dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych: 2760 zł – znaczny stopień, 1550 zł – umiarkowany stopień, 575 zł – lekki stopień. Dla osób z orzeczeniem specjalnym kwoty są wyższe, np. 4140 zł dla znacznego stopnia niepełnosprawności. Nowe wzory deklaracji PIT i IFT Zaktualizowano wzory deklaracji m.in. PIT-8C, PIT-R, PIT-8AR, IFT-1/IFT-R. Nowe wersje obowiązują od 2025 r. Wakacje składkowe Od 1 listopada 2024 r. przedsiębiorcy mogą skorzystać z jednomiesięcznego zwolnienia z opłacania składek ZUS (bez składki zdrowotnej). Warunki: firma zatrudnia maksymalnie 10 osób, obrót do 2 mln euro. Ochrona sygnalistów Od 25 września 2024 r. firmy zatrudniające min. 50 osób muszą wdrożyć procedury ochrony sygnalistów. Dotyczy to także firm podlegających ustawie AML (np. biura rachunkowe, kantory, instytucje finansowe). Urlop dla rodziców wcześniaków Od 19 marca 2025 r. rodzice wcześniaków oraz dzieci wymagających dłuższej hospitalizacji otrzymają dodatkowy urlop macierzyński. e-Doręczenia e-doręczenia to nowa publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), która zastępuje tradycyjny list polecony. System obejmuje: od 1 stycznia 2025 r. – podmioty publiczne, nowe firmy, zawody zaufania publicznego, od 1 kwietnia 2025 r. – firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r., od 1 lipca 2025 r. – firmy zarejestrowane w CEIDG do końca 2024 r., jeśli dokonują zmian we wpisie, od 1 października 2026 r. – wszystkie podmioty w CEIDG, od 1 października 2029 r. – sądy, trybunały i prokuratura. System zapewnia pełną elektroniczną korespondencję, jest bezpieczny i daje możliwość pobrania prawnie ważnego potwierdzenia nadania oraz odbioru dokumentów. System kaucyjny dla opakowań jednorazowych Od 1 października 2025 r. wprowadzony zostanie system kaucyjny dla: jednorazowych butelek plastikowych (do 3 litrów) – kaucja 50 groszy, puszek metalowych (do 1 litra) – kaucja 50 groszy, butelek szklanych wielokrotnego użytku (do 1,5 litra) – kaucja 1 zł. Opakowania objęte systemem będą oznakowane, a kaucję będzie można odzyskać bez konieczności okazania paragonu. Krajowy System e-Faktur (KSeF) Od 1 lutego 2026 r. e-faktury staną się obowiązkowe dla firm o przychodach powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Podsumowanie Rok 2025 przynosi szereg zmian podatkowych, kadrowych i księgowych. Przedsiębiorcy powinni przygotować się na nowe obowiązki raportowe, dostosowanie systemów płatniczych i nowe regulacje dotyczące e-doręczeń oraz recyklingu opakowań.

Wercom

31 marzec 2025

Jakie-zmiany-czekają-przedsiębiorców-w-2025-roku