Jeden biznes w kilku punktach sprzedaży

Utrzymanie i aktualizacja platformy ecommerce, zarządzanie kilkoma POSami, magazynami, wysyłkami, płatnościami, zwrotami, a do tego obsługa klienta. To tylko część wyzwań, z którymi mierzą się właściciele biznesów online połączonymi z kilkoma stacjonarnymi oddziałami. Wybór odpowiedniego systemu ERP jest więc jednym z kluczowych aspektów prowadzenia tego rodzaju działalności.

Odpowiednio dobrany program umożliwia nie tylko prawidłowy obieg dokumentów kadrowo-księgowych, ale także usprawnia procesy sprzedażowe, logistyczne, finansowe i te związane z komunikacją z klientem. Jednocześnie utrzymanie systemu ERP i zapewnienie bezpieczeństwa danym firmowym, to kolejny obowiązek i koszt przedsiębiorcy. Dzięki technologii chmurowej możliwe jest jednak zminimalizowanie tych wydatków i ograniczenie ryzyka utraty danych do minimum. W case study ze współpracy z naszym klientem Gandalf opisujemy jakich jeszcze innych korzyści można upatrywać poprzez hosting systemu ERP w chmurze.

O naszym kliencie

Firma Gandalf to polski producent płytek ceramicznych, gresowych i różnego rodzaju dekoracji glazurniczych, głównie mozaik i listew dekoracyjnych. Jej historia jest wspaniałym przykładem determinacji i zaangażowania właścicieli w rozwój swojego biznesu. Firma powstała bowiem w 2004 roku, zajmując się ręczną produkcją mozaik ciętych na czwartym piętrze starej kamienicy. Dzisiaj, po dwudziestu latach działalności, jest to prężnie funkcjonujące przedsiębiorstwo z przychodem na poziomie 50 milionów i wciąż niesłabnącą aspiracją. Celem Gandalf jest zaznaczenie swojej obecności na rynkach zagranicznych, poprzez bycie największym importerem i producentem płytek w tej części Europy.

Przyglądając się działalności Gandalf, warto zwrócić uwagę na to, że jest ona producentem, a nie importerem towarów. W każdym aspekcie swojej działalności firma stawia na jakość produktów i usług.

Co interesujące, firma dostarcza swoje produkty zarówno do klienta detalicznego, jak i do segmentu B2B. Z grupami docelowymi komunikuje się za pomocą osobnych brandów. Sklep internetowy szklanemozaiki.pl posiada ofertę dla klienta detalicznego, natomiast Ceramica ILCOM i Ceramika Verde to marki skierowane do klienta B2B.

InsERT w chmurze dla ecommerce i POSów

Wraz z rozwojem działalności, firma Gandalf zdecydowała o stworzeniu sieci własnych punktów sprzedaży. Ta decyzja wiązała się z koniecznością udostępnienia systemu firmowego we wszystkich placówkach. Instalowanie systemu ERP na komputerach lokalnych w każdej lokalizacji byłoby problematyczne. Przede wszystkim wiązałoby się to z zakupem kilku licencji na oprogramowanie (minimum po jednej na każdy punkt sprzedaży). Dodatkowo, każdy z punktów pracowałby na swojej własnej bazie danych, co z kolei skomplikowałoby np. zarządzanie stanami magazynowymi między punktami i między punktami a magazynem głównym. Prowadzenie spójnej sprzedaży online i stacjonarnej w takim wydaniu stałoby się trudnym procesem logistycznym.

Hosting systemu w chmurze Itmation rozwiązał ten problem. Przede wszystkim:

Firma Gandalf mogła zdecydować się na jeden system ERP, który spełniał jej potrzeby w zakresie zarządzania i sklepem internetowym i punktami stacjonarnymi. W tym przypadku były to rozwiązania producenta InsERT. Dzięki sprawnej współpracy pomiędzy Itmation a partnerem wdrożeniowym, w kilka dni system ERP został zainstalowany na naszym środowisku wirtualnym. Nie było konieczności wizyt w każdym punkcie sprzedaży i instalowania osobno licencji na program ERP.
Po wdrożeniu systemu ERP zajęliśmy się konfiguracją dostępów do aplikacji. Wraz z firmą Gandalf ustaliliśmy poziom uprawnień użytkowników. W każdym punkcie sprzedaży pracownicy (oczywiście uprawnieni) mogli zacząć korzystać z jednego i tego samego programu ERP dzięki funkcji pulpitu zdalnego. Praca na tej samej bazie danych przyczyniła się do sprawnej współpracy pomiędzy rozproszonymi punktami sprzedaży.
Hosting oprogramowania InsERT w chmurze to mniej kosztowna opcja od utrzymywania własnych serwerów fizycznych. Trzeba pamiętać, że sam zakup serwera to nie wszystko. Wymaga on również serwisowania, monitorowania poprawności działania. Dzięki temu, że aplikacja ERP znalazła się w naszym środowisku wirtualnym, firma Gandalf nie musiała inwestować w infrastrukturę ani zatrudniać specjalistów, którzy znają się na jej funkcjonowaniu. Wszystko to zapewniliśmy jej w naszej abonamentowej usłudze, wraz z opcją zwiększenia zasobów. W przypadku gdy firma się rozwija, klient może niższym kosztem poszerzać zakres usługi, bez konieczności rozbudowywania po swojej stronie infrastruktury.
Dane biznesowe w chmurze Itmation są bezpieczniejsze niż na serwerze fizycznym. Nasze środowisko ma zapewnioną odpowiednią ochronę antywłamaniową, przeciwpożarową, antywirusową. Jesteśmy również przygotowani na sytuacje losowe, jak np. awarie zasilania. Chronimy biznes naszego klienta przed nieplanowanymi przestojami również dzięki regularnemu tworzeniu kopii zapasowych danych na osobne macierze dyskowe.
Nasz klient może liczyć na wsparcie techniczne w przypadku problemów z dostępem do aplikacji ERP. Administratorzy Itmation monitorują działanie serwerów, odpowiadają na związane z tym zgłoszenia i udzielają niezwłocznej pomocy.

Hosting systemu ERP w chmurze dla ecommerce

Jak z perspektywy kilku lat współpracy firma Gandalf ocenia naszą usługę?

Hosting w chmurze Itmation spełnił nasze wymagania odnośnie pracy rozproszonej w wielu lokalizacjach. System ERP od początku działał według naszych założeń. Czuliśmy się w pełni zaopiekowani w całym procesie. Również całą współpracę z Itmation oceniamy bardzo dobrze. Rozbudowa i opieka nad naszą siecią zawsze przebiega szybko, sprawnie, a sama jakość świadczonych usług jest na najwyższym poziomie.

Filip Mazur

Kierownik ds. sprzedaży , Gandalf

Podsumowanie

Zdaniem firmy Gandalf, korzystanie z technologii chmurowej jest niezbędne do skutecznego prowadzenia biznesu w oparciu o kilka lokalizacji. W tym przypadku istotne było utrzymanie jednolitej bazy danych i wymiany informacji pomimo bardzo rozproszonej sieci sprzedaży, ułatwienie kontroli pracy poszczególnych punktów i optymalizacje w zakresie lepszego zarządzania stanami magazynowymi rozrzuconymi po całej Polsce. Cieszymy się, że dzięki utrzymaniu systemu InsERT w chmurze udało nam się spełnić te wymagania, jak i zapewnić wiele innych, wymiernych finansowo korzyści.

Szukasz rozwiązania, które poprawi procesy biznesowe związane z prowadzeniem kilku punktów sprzedaży lub sklepu online? Napisz do nas, by dowiedzieć się, jak usługi Itmation mogą wesprzeć Twoją działalność.

Przeczytaj również:

Jak działa enova365 w chmurze?

Jak działa enova365 w chmurze? enova365 to oprogramowanie klasy ERP oferowane przez polską firmę Soneta. System ten wykorzystywany jest szczególnie w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach, np. biurach rachunkowych, firmach świadczących usługi B2B, biurach nieruchomości, branży budowlanej, logistycznej, e-commerce, organizacjach non profit. Rozwiązania enova365 pozwalają na zarządzanie niemal wszystkimi procesami firmowymi. Soneta dostarcza m.in. moduły kadrowo-placowe, księgowe, elektroniczny obieg dokumentów, moduł do obsługi zamówień magazynu czy automatyzacji produkcji. Hosting programu enova365 Przedsiębiorca, decydując się na zakup licencji aplikacji ERP, nie zawsze jest świadomy z czym będzie wiązać się jej utrzymanie. Zainstalowanie programu na własnym komputerze może nie być wystarczające. Jeżeli z programu ma korzystać więcej osób niż jedna, niemożliwe jest utrzymanie aplikacji na jednym laptopie. Potrzebny jest zakup serwera, zwłaszcza jeżeli zależy nam na wydajnej pracy w programie. Zwykły komputer może nie mieć wystarczającej mocy obliczeniowej, aby w pełni wykorzystać funkcjonalności enova365. Posiadanie serwera fizycznego nie zamyka jednak listy zadań przedsiębiorcy, a wręcz ją dopiero otwiera. Znajdą się na niej m.in.: konieczność konfiguracji serwera i dostępów dla użytkowników, zapewnienie odpowiednich warunków lokalowych do wydajnej pracy serwera, bieżące monitorowanie działania serwera, naprawy usterek, wymiany wyeksploatowanych części, zabezpieczenie serwera przed cyberatakami i zagrożeniami fizycznymi, rozbudowy serwera w przypadku rozwoju firmy (potrzeba większych zasobów). Niektóre z tych obszarów firma może zrealizować wewnętrznie, jeśli posiada specjalistów IT z odpowiednimi kwalifikacjami. Jeżeli nie, konieczne będzie zatrudnienie ekspertów z rynku, których koszty wynagrodzenia mogą być wysokie. Niezależnie jednak od scenariusza, utrzymywanie infrastruktury fizycznej dla małej i średniej firmy jest dużym obciążeniem finansowym. Warto zatem przyjrzeć się alternatywie, jaką jest hosting enova365 w chmurze. Utrzymanie enova365 w chmurze W 2011 roku Soneta zaprezentowała dla rynku ofertę wdrożenia enova365 do chmury i była to pierwsza taka usługa w branży ERP. Dziś producent udostępnia swoim klientom trzy opcje skorzystania z licencji swojego flagowego programu w chmurze: wynajem licencji enova365 – jest to model wynajmu licencji na określony czas (tzw. licencje czasowe ASP) w postaci abonamentu na rok lub płatnego co miesiąc. Aplikacja może być uruchomiona na dowolnym środowisku fizycznym lub w dowolnej chmurze publicznej; wynajem licencji enova365 wraz z chmurą Microsoft Azure – tak zwany model SaaS, w którym Klient ma możliwość wyłącznie do logowania się do aplikacji w chmurze, bez dostępu do serwera; wynajem licencji enova365 wraz z infrastrukturą w dowolnej chmurze – aplikacja utrzymywana jest w środowisku chmurowym, które udostępnia Autoryzowany Partner Soneta. Warto dodać, że użytkownicy enova365 Multi mogą także korzystać z programu w wersji przeglądarkowej, która zapewnia wszystkie funkcjonalności wersji Standard, ale pozwala również łączyć się z systemem firmowym na dowolnym urządzeniu (komputer, laptop, tablet, smartphone). A jak wygląda ta usługa w Itmation? Udostępniamy swoim Klientom bazę partnerów wdrożeniowych (w tym Autoryzowanych Partnerów Soneta), którzy zapewniają należyte kompetencje do obsługi i serwisu systemu enova365. Środowisko wirtualne, które oferuje Itmation, gwarantuje stabilne i wydajne działanie aplikacjom ERP. Z tego rozwiązania mogą skorzystać firmy, które: zakupiły licencję, np. na enova365 i chcą od razu ją zainstalować w chmurze, korzystały z enova365 na serwerze fizycznym, ale z różnych powodów (np. organizacyjnych, logistycznych, ekonomicznych) chcą przenieść licencję do chmury. Nie ma również znaczenia skala działalności – w chmurze Itmation utrzymywane mogą być zarówno instalacje dla kilku użytkowników na pojedynczym serwerze wirtualnym, jak i dla wielu użytkowników na wydzielonym klastrze serwerów. Jak wygląda instalacja / przeniesienie enova365 do chmury? Itmation konfiguruje środowisko wirtualne dla aplikacji, instaluje i konfiguruje system. Itmation tworzy i przydziela konta dostępowe dla użytkowników (w porozumieniu z Klientem tworzona jest lista autoryzowanych adresów użytkowników). Itmation konfiguruje warstwy bezpieczeństwa. Itmation oddaje gotowe do pracy rozwiązanie. Jak widać, zaangażowanie Klienta (użytkownika enova365) w cały proces jest minimalne. Korzyści za to jest znacznie więcej. Zalety enova365 w chmurze Itmation Utrzymywanie enova365 w chmurze Itmation jest o wiele bardziej opłacalne od posiadania serwera fizycznego. Przedsiębiorca nie jest obciążony zadaniami, które nakłada na niego posiadanie infrastruktury serwerowej i wydatkami z tym związanymi. Chmura to także zdalny dostęp do aplikacji – na każdym komputerze czy urządzeniu mobilnym. Nie jest już istotne, w jakim miejscu znajduje się użytkownik – z każdej lokalizacji i na każdym sprzęcie połączonym z internetem może zalogować się na swoje konto w enova365. A dodatkowo: dostęp do aplikacji dla użytkowników macOS, iOS bez potrzeby instalowania “parallelsów”, możliwość korzystania z podpisu elektronicznego oraz obsługi wielu firm poprzez jedną platformę, dostęp do środowiska dla Partnera wdrożeniowego, jeśli wymagane są prace na aplikacji, np. wdrożenie integracji e-commerce, ciągłość działania dzięki wysokiej niezawodności architektury serwerowej Itmation, bezpieczeństwo danych – poprzez wdrożone procedury bezpieczeństwa na środowisku wirtualnym, w tym regularne tworzenie kopii zapasowych, jak i odpowiednie zabezpieczenie fizyczne infrastruktury. Migracja enova365 do chmury W gronie Klientów Itmation znajduje się już ponad 600 firm, które zdecydowały się na przeniesienie aplikacji ERP do chmury. Migracja enova365 do chmury nie jest skomplikowana. Oferuje za to szereg korzyści związanych z wygodą pracy i bezpiecznym dostępem do danych zgromadzonych w jednym miejscu. Potrzebna jest tylko Twoja decyzja. Skontaktuj się z Itmation, by uzyskać wsparcie i więcej szczegółów na temat enova365 w chmurze.

Itmation

23 grudzień 2024