Migracja danych – fundament udanego wdrożenia ERP

Migracja danych bywa traktowana jako techniczny „dodatek” do konfiguracji systemu ERP. W wielu projektach schodzi na dalszy plan, ustępując miejsca konfiguracji modułów czy testom funkcjonalnym. Tymczasem to właśnie od jakości i kompletności danych zależy, czy w dniu uruchomienia nowe środowisko będzie w stanie obsłużyć kluczowe procesy biznesowe. Odkładanie tego etapu na później niemal zawsze kończy się problemami - od opóźnień harmonogramu po zwiększone koszty w fazie hypercare. W skrajnych przypadkach brak przygotowania danych może całkowicie zablokować start systemu.

Nowy ERP bez poprawnych i odpowiednio zmapowanych danych jest jak fabryka bez surowców - formalnie gotowa do pracy, ale bezużyteczna. Niezależnie od tego, czy migracja ma charakter pełny, czy częściowy, wymaga precyzyjnego planu, zaangażowania wielu osób i ścisłej koordynacji działań.

Częste błędy to m.in. odkładanie czyszczenia danych na ostatnią chwilę, przerzucanie odpowiedzialności wyłącznie na IT czy brak migracji pilotażowej. Efekt? „Śmietnik” ze starego systemu trafia do nowego, a problemy wychodzą dopiero na etapie końcowych testów.

Dane to nie kwestia techniczna, lecz biznesowa. To użytkownicy końcowi będą na nich pracować, raportować wyniki i podejmować decyzje operacyjne. Dlatego biznes musi być zaangażowany od pierwszego dnia projektu. Powinien walidować i akceptować wyniki migracji oraz wyznaczyć dedykowany zespół, który w pełnym wymiarze będzie uczestniczył w tym procesie.

Rola IT w tym obszarze jest istotna, ale wspierająca - odpowiada za stronę techniczną, nie za ocenę jakości czy struktury danych.

Sprawdzone praktyki pokazują, że dobrze przeprowadzona migracja zaczyna się od warsztatów, w których omawia się proces ETL (extract – transform – load), role i odpowiedzialności. Następnie realizuje się migrację pilotażową, aby zidentyfikować problemy i oszacować nakład pracy.

Kilka kolejnych cykli migracyjnych pozwala wyeliminować błędy i dopracować mapowanie danych, z uwzględnieniem wymogów prawnych i raportowych. Kluczowe jest także wspólne ustalenie logiki transformacji - partner wdrożeniowy i biznes muszą pracować w tandemie.

Firmy, które minimalizują budżet na migrację, często płacą więcej w końcowej fazie projektu. Nieprzygotowane dane powodują opóźnienia, zwiększają nakłady na hypercare i rodzą spory co do odpowiedzialności.

Pozorna oszczędność w tym obszarze może szybko przekształcić się w poważne ryzyko operacyjne i finansowe.

Solidna migracja danych to płynne przejście na nowy system, mniejsza liczba problemów po starcie oraz większa satysfakcja użytkowników. To także okazja do uporządkowania i standaryzacji danych - od planu kont po słowniki materiałów.

Migracja danych to strategiczny element wdrożenia ERP. Jej powodzenie zależy od wczesnego zaangażowania biznesu, realistycznego harmonogramu, kilku cykli próbnych i jasnego podziału ról. Inwestycja w ten proces to inwestycja w stabilny start systemu i efektywność całej organizacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej o migracji Twoich danych do nowego systemu ERP? Skontaktuj się z nami, aby poznać szczegóły.