Najlepsze praktyki dla wdrożenia polskiej lokalizacji w D365 i ich dopasowanie do wymogów grupy kapitałowej – cz. 2

Część 3. Realizacja wymogów polskiej lokalizacji na środowisku produkcyjnym Po zakończonej fazie wdrożeniowej nadchodzi kluczowy moment – go-live. To czas, gdy działania podjęte podczas analizy i konfiguracji systemu zostają wystawione na próbę w rzeczywistym środowisku biznesowym. Dobre praktyki przedstawione poniżej pomogą zapewnić stabilność działania systemu, zgodność z polskimi przepisami i grupowymi procesami. Migracja danych i ich weryfikacja Sprawna migracja danych oraz ich weryfikacja to fundament skutecznego uruchomienia systemu. W przypadku polskiej lokalizacji szczególną uwagę należy zwrócić na dane wspierające procesy podatkowe i raportowe. Przykłady danych krytycznych: dane firmy wykorzystywane w deklaracjach podatkowych (NIP, adres), adresy, numery NIP, grupy podatkowe na kartotekach dostawców i odbiorców, dane przypisane do właściwych urzędów skarbowych, sprawdzenie kluczowych parametrów dla polskiej lokalizacji takich jak import kursów NBP czy funkcjonalności dla korekt sprzedaży. Organizacja pracy w fazie utrzymania systemu Kontynuacja dobrych praktyk z fazy wdrożeniowej pozwala zachować wysoką jakość działania systemu również po go-live. Kluczowe jest efektywne zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi i bieżącymi potrzebami użytkowników. Najlepsze praktyki: wybierz system zgłoszeń z automatycznym nadawaniem priorytetów – np. zgłoszenie dotyczące deklaracji VAT powinno mieć wyższy priorytet niż prośba o zmianę szablonu księgowania, zdefiniuj kto może składać zgłoszenia – wszyscy użytkownicy czy tylko wybrane osoby kluczowe? określ format zgłoszeń, wymagane załączniki oraz czasy reakcji i odpowiedzialności zespołu wsparcia, automatyzuj procesy – przypisywanie zadań, wysyłkę powiadomień, eskalacje. rozdziel zgłoszenia na: błędy (wymagające natychmiastowego działania), pytania i potrzeby szkoleniowe (do realizacji w ramach wsparcia użytkownika). Proaktywna weryfikacja danych i raportów Nie czekaj na ostatnią chwilę z przygotowaniem dokumentacji podatkowej. Błędy w raportach to nie tylko ryzyko kar, ale również opóźnienia w procesach. Co warto zrobić z wyprzedzeniem: sprawdź kompletność i poprawność pliku JPK_V7 – zaplanuj czas na poprawki. zweryfikuj pozostałe pliki JPK, wystawiając fakturę sprzedaży po raz pierwszy – sprawdź dane na wydruku przed jej zaksięgowaniem. Środowisko testowe i aktualizacje systemu Utrzymuj środowisko testowe do weryfikacji zgłoszeń oraz testów zmian przed wdrożeniem na produkcję. Dla każdej aktualizacji systemu: zapoznaj się z listą zmian opublikowaną przez Microsoft, oceń ich wpływ na parametryzację lokalizacji polskiej, przetestuj kluczowe procesy przed uruchomieniem nowej wersji. Monitorowanie zmian prawnych System ERP musi dynamicznie dostosowywać się do zmieniającego się prawa. Dlatego: aktywnie śledź zmiany przepisów (np. KSeF, JPK_CIT, JPK_KR), angażuj zespół w identyfikację potencjalnych zmian w działaniu systemu, korzystaj z dokumentacji i wniosków z fazy analizy – to Twoja mapa drogowa. Podsumowanie Efektywna komunikacja i sprawna realizacja zgłoszeń są kluczem do sukcesu operacyjnego po wdrożeniu systemu. Dzięki temu unikasz nieporozumień, skracasz czas reakcji i budujesz zaufanie użytkowników. Rozważ zastosowanie ankiety satysfakcji użytkowników, aby zbierać informacje zwrotne i stale podnosić jakość wsparcia. Dobre zarządzanie zmianą pozwoli ograniczyć obawy użytkowników związane z nowym systemem i zapewni płynne przejście do nowego modelu pracy. >> Część 2 przeczytasz [TUTAJ] <<