Neptun-Ship-Service-automatyzuje-zarządzanie-sprzedażą-dzięki-enova365

Neptun Ship Service automatyzuje zarządzanie sprzedażą dzięki enova365

Efektywna obsługa dostaw dla prawie 3 000 statków wymaga kontroli nad magazynem, zamówieniami, ofertowaniem i rozrachunkami. Możliwość takiej kontroli zapewniło firmie Neptun Ship Service wdrożenie enova365, bo zintegrowało wszystkie te procesy w jednym systemie oraz zautomatyzowało pracę.

Czym zajmuje się Neptun Ship Service?

Neptun Ship Service to jedna z największych firm shipchandlerskich w Polsce z siedzibą i sklepem żeglarskim w Gdyni oraz oddziałami w Gdańsku i Szczecinie. Jako część Kloska Group – holdingu, zrzeszającego firmy z branży przemysłu morskiego – obsługuje rocznie prawie 3 000 statków we wszystkich polskich portach morskich i pobliskich portach niemieckich. Dostarcza do nich szeroki asortymentów produktów potrzebnych na morzu – od żywności i napojów, przez artykuły techniczne, aż po kantynowe, takie jak alkohol czy papierosy.

Obecnie, Neptun Ship Service jest jedną z trzech firm w Polsce, posiadających bezcłowy skład celny na terenie Wolnego Obszaru Celnego w Gdańsku i Szczecinie. Od 2009 r. prowadzi także kantynę na terenie NATO-JFTC (Joint Force Training Centre) w Bydgoszczy.

Firma oferuje szybką obsługę, między innymi dzięki temu, że posiada szeroką sieć dostawców i firm współpracujących, jak również nowoczesną flotę pojazdów, wyposażonych w chłodnie i spełniających najsurowsze normy sanitarne.

Zasięg działania firmy Neptun Ship Service

Wyzwanie: przejście na nowoczesne zarządzanie sprzedażą, magazynem i zamówieniami

Przed wdrożeniem enova365 zarządzanie zamówieniami i ich rozliczanie nie było w żaden sposób zautomatyzowane. Każdy z oddziałów firmy miał oddzielną bazę danych, niedostępną dla innych jednostek, a informacje przechowywane były w arkuszach Excela.

Neptun Ship Service korzystał również z programu WinSad Huzar, przeznaczonego do wypełniania m.in. zgłoszeń celnych SAD, CMR, EUR, świadectw pochodzenia, deklaracji skróconych, a także do wystawiania faktur VAT (w tym eksportowych oraz unijnych). Nie był on zintegrowany z pozostałym oprogramowaniem.

Firma potrzebowała nowego rozwiązania informatycznego, żeby:

  • zautomatyzować pracochłonne, oparte na manualnych działaniach procesy – na przykład otrzymywanie, ewidencjonowanie i dekretację faktur od dostawców,
  • zbudować jedno wspólne repozytorium dla wszystkich danych finansowo-księgowych i magazynowych, tak by móc księgować na bieżąco dokumenty z wszystkich oddziałów,
  • usprawnić zarządzanie zamówieniami od klientów i dostawców oraz ich rozliczanie,
  • wspierać sprzedaż, m.in. dzięki możliwości szybkiej aktualizacji cen sprzedaży po zmianie cen dostawców,
  • umożliwić łatwe raportowanie.

Cele, jakie miało zrealizować wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego krótko podsumowuje Eugeniusz Kwiatkowski, prezes zarządu Neptun Ship Service.

"Jednym z głównych celów wdrożenia nowego rozwiązania była potrzeba wprowadzenia elastycznego i bezpiecznego zintegrowanego systemu do wspierania sprzedaży, w tym bieżącego monitorowania stanu magazynu oraz sprawnego zarządzania zamówieniami i ich rozliczeniami"

Rozwiązanie: wdrożenie wybranych modułów enova365 i autorskich rozwiązań XLE

Po analizie potrzeb i zapoznaniu się z możliwościami, jakie oferuje system ERP enova365 podjęto decyzję o wdrożeniu tego właśnie oprogramowania przez firmę XLE Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera enova365.

Wdrożenie objęło swym zasięgiem 4 jednostki: siedzibę spółki w Gdyni, oddziały w Gdańsku i Szczecinie oraz gdyński sklep żeglarski i magazyny.

W Neptun Ship Service wdrożono m.in. następujące moduły enova365:

  • Handel, który umożliwia m.in. automatyzację wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu oraz kontrolę stanu należności i zobowiązań,
  • Kadry Płace – moduł, wspierający ewidencję danych kadrowych oraz naliczanie wynagrodzeń, zasiłków, podatkowych i składek ZUS, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami i automatyzuje związane z tym procesy,
  • finansowo-księgowe – Księga Handlowa – narzędzie przeznaczone do księgowania w oparciu o plan kont – oraz Księga Inwentarzowa, która pozwala na ewidencję majątku firmy według krajowych (KSR) i międzynarodowych standardów rachunkowości (MSR).
  • Elektroniczne wyciągi bankowe – moduł, który umożliwia import wyciągów bankowych do enova365 oraz automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami.

Automatyzację wspiera także Harmonogram Zadań – narzędzie, które samodzielnie wykonuje w systemie zaplanowane operacje. Natomiast wymianę dokumentów komputer-komputer bez udziału operatora zapewnia narzędzie EDI. Taka automatyczna wymiana plików w formacie XLE jest możliwa także gdy firmy posługują się różnymi systemami informatycznymi.

Żeby wdrożone oprogramowanie było dobrze dopasowane do potrzeb Neptun Ship Service, firma wdrożeniowa XLE zaimplementowała także dodatkowe rozwiązania, w tym m.in.:

  • Eksport dokumentów sprzedażowych do programu WinSAD firmy Huzar, w celu wygenerowania dokumentów SAD. Gdy do wyeksportowania jest kilka faktur jednego nabywcy mogą one być połączone w jeden dokument SAD.
  • Importy faktur do systemu – z wykorzystaniem EDI, czyli automatycznie, bez udziału operatora, z opcją naniesienia zmian dotyczących kodów towarów do wielu wybranych dostawców.
  • Alerty i powiadomienia – np. automatyczna wysyłka wezwań do zapłaty.
  • Wydruki dokumentów – zgodnie z potrzebami klienta.
"Firma XLE Sp. z o.o. jest dla nas partnerem jako ekspert od systemów klasy ERP – jako zespół kompetentnych wdrożeniowców i programistów. Poza skutecznym wdrożeniem otrzymaliśmy dogłębną analizę naszego biznesu pod kątem potrzeb firmy na wsparcie oprogramowaniem, jak również praktyczne zaawansowane szkolenia z wdrożonych modułów dla użytkowników systemu, a aktualnie korzystamy ze wsparcia serwisowego XLE"

EugeniuszKwiatkowski

Prezes zarządu | Neptun Ship Service

Jakie obszary i procesy objęło nowe rozwiązanie informatyczne? Jak przebiegają po wdrożeniu?

Zarządzanie zamówieniami od klientów

Dokument zamówienia od klienta powstaje poprzez skopiowanie oferty, jaka została dla niego przygotowana. Samo wprowadzenie tego dokumentu do systemu rezerwuje towar w magazynie od wskazanej daty.

Z poziomu zamówienia jest też opcja weryfikacji, jakie towary są na stanie oraz informacja czy płatnik nie ma zaległości w płatnościach.

Zarządzanie zamówieniami dla dostawców

Zamówienie dla dostawcy powstaje w relacji do zamówienia klienta lub jest generowane ręcznie, w celu uzupełnienia zapasów. Takie dokumenty powstają w podziale na domyślnych dostawców z danego oddziału.

Zarządzanie magazynem

Nowe rozwiązanie automatyzuje wystawianie dokumentów magazynowych. Dla przykładu, wystawiając dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ) można wpisać procentowy rabat na całość dokumentu. Kopiuje się on na poszczególne pozycje dokumentu i oblicza ceny po rabacie.

Księgowanie dokumentów

Praca księgowych w Neptun Ship Service przebiega sprawniej m.in. dzięki temu, że mogą zdefiniować dokumenty – np. w zależności od rodzaju zakupów (innych niż zakupy towarów) lub sprzedaży (inne niż sprzedaży towarów) – oraz dokumenty rejestrowane cyklicznie. Te ostatnie są księgowane automatycznie, zgodnie z określonym schematem księgowania. Można je też przyporządkować do wybranego centrum kosztów (np. danego oddziału).

Istnieje możliwość automatycznego wygenerowania m.in.:

  • dokumentów, związane z transakcjami unijnymi dla celów VAT,
  • JPK,
  • zestawień księgowych z uwzględnieniem zarejestrowanych pojazdów oraz ilości zużytego paliwa, z wyliczeniem opłaty za korzystanie ze środowiska.

Rozwiązanie zostało wyposażone także w funkcję „magazynu walut”, która automatycznie wylicza różnice kursowe i księguje naliczone korekty.

Ewidencja majątku firmy

Rozwiązanie zapewnia pełną rejestrację zdarzeń, związanych ze środkami trwałymi oraz szybką analizę informacji o danym przedmiocie czy dokumencie. Ewidencja środków pieniężnych została opracowana dla kilkunastu różnych rachunków bankowych w różnych walutach, a także dla obrotu gotówkowego w kasach trzech oddziałów.

Raportowanie

Rozwiązanie enova365 i XLE wspiera kontroling oraz raportowanie prac. Pozwala na przeglądanie z jednego miejsca wszystkich danych, znajdujących się w poszczególnych modułach systemu enova365.

Sprzedaż

Automatyczna aktualizacja cen czy nadawanie rabatów to funkcje nowego rozwiązania, które wspierają pracę sprzedawców.

Rozliczanie należności

Do systemu automatycznie zaczytywane są wyciągi bankowe, a należności są parowane z przelewami. Dane importowane są Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu, zawierającego operacje bankowe, oraz wpłaty i wypłaty.

Rezultaty wdrożenia: efektywniejsza praca w księgowości, sprzedaży i magazynie

"Wdrożenie systemu enova365 usprawniło zarządzanie kluczowymi obszarami funkcjonowania firmy – handlem i gospodarką magazynową. Zaimplementowana automatyzacja procesów fakturowania, sprzedaży i zakupów wpłynęła na eliminację błędów, wynikających z wykonywania powtarzalnych czynności oraz wzrost wydajności pracy. Znaczna oszczędność czasu została dodatkowo uzyskana poprzez przyśpieszenie procesu rozliczania stanu magazynów"

EugeniuszKwiatkowski

Prezes zarządu | Neptun Ship Service

  • Integracja rozproszonych danych w jednym systemie; Wyeliminowano ręczną pracę, dzięki temu, że arkusze kalkulacyjne zastąpiono jednym systemem ERP. Znajdują się w nim wszystkie dane, potrzebne do zarządzania zamówieniami, magazynem czy księgowania dokumentów.
  • Automatyzacja procesów; Zautomatyzowano fakturowanie, zarządzanie sprzedażą w firmie i zamówieniami oraz rozliczanie stanów magazynowych. Pozwoliło to na wyeliminowanie błędów i znaczną oszczędność czasu.
  • Redukcja kosztów; Lepsza kontrola nad rozrachunkami przyczyniła się do skuteczniejszego odzyskiwania należności.
  • Lepszy wizerunek firmy w oczach klientów; Lepsza zarządzanie sprzedażą pozwoliło firmie Neptun Ship Service podnieść poziom obsługi klienta, dzięki czemu jest lepiej postrzegana na rynku.
  • Bezpieczeństwo
"Nasze dane zostały zamknięte w bezpiecznym, zamkniętym obiegu, dzięki czemu dostęp do nich mają tylko wskazane osoby – w dowolnym czasie i miejscu"

EugeniuszKwiatkowski

Prezes zarządu | Neptun Ship Service

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Przygotowanie produkcji – jak można to zrobić z enova365

Zwiększanie efektywności operacyjnej to jedno z kluczowych wyzwań firm produkcyjnych, które muszą sprostać wymaganiom współczesnego rynku. Dzięki wdrożeniu enova365 wiele procesów staje się prostszych. Należy do nich również przygotowanie produkcji. Jak przebiega on w enova365? Dowiedz się z artykułu.   Najważniejsze informacje: Przy wykorzystaniu Produkcji enova365 możliwe jest definiowanie wzorcowych operacji będących elementami technologii. Wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania ERP do zarządzania zasobami produkcyjnymi pozwala zoptymalizować zarówno proces produkcyjny, jak też procesy z nim powiązane. Produkcja enova365 został wyposażony w funkcjonalności wspierające wytwarzanie jakościowych wyrobów oraz zapobieganie marnowaniu surowców. Produkcja w enova365 – główne zastosowania Produkcja w enova365 usprawnia proces produkcji w przedsiębiorstwach. Dzięki odpowiedniej budowie systemu produkcja powiązana jest z modułem handlowo-magazynowym, co pozwala na szybką kalkulację kosztu wytworzenia towaru oraz definiowanie technologii przy wykorzystaniu operacji wzorcowych. Takie rozwiązanie umożliwia generowanie dokumentów magazynowych na wybrane surowce bądź produkty, również w przypadku ilości częściowych, kiedy realizacja zlecenia jest niepełna. Wykorzystanie Produkcji enova365 sprawia, że możliwe jest zachowanie terminowości zleceń, przy uwzględnieniu optymalnego wykorzystania przypisanych zasobów ludzkich i produkcyjnych.  Produkcja enova365 umożliwia: tworzenie zleceń produkcyjnych, modyfikację technologii w ramach zlecenia, kalkulowanie kosztu wytworzenia, generowanie dokumentów rozchodu surowców oraz przyjęcia produktów. Wdrożenie zaawansowanego rozwiązania, jakim jest Produkcja enova365, to sposób na skuteczną realizację produkcji i stworzenie sprawnie działającego, wydajnego procesu – bez marnowania zasobów, braków magazynowych i niepotrzebnych przestojów. System zarządzania produkcją enova365 nadzoruje kluczowe procesy w obrębie całego przedsiębiorstwa, umożliwiając analizowanie i raportowanie na podstawie danych pochodzących z różnych działów w obrębie organizacji. Definiowanie technologii produkcji Możliwość sprawnego definiowania technologii jest niezbędna do efektywnego zarządzania produkcją. Jest to więc jedna z najważniejszych funkcji, jakie powinno posiadać oprogramowanie dla firm produkcyjnych. Przy wykorzystaniu Produkcji enova365 możliwe jest definiowanie wzorcowych operacji będących elementami technologii. W ten sposób, dla zdefiniowanej technologii, można przeprowadzić kalkulację kosztu wytworzenia produktu w oparciu o ostatnie ceny zakupu surowców oraz kwotę dodatkowych kosztów określonych w technologii. Koszty mogą dotyczyć poszczególnych operacji lub całej technologii. Ponadto do operacji można przypisać zasoby produkcyjne i osoby. Na podstawie przygotowanej wzorcowej technologii, możliwe jest wygenerowanie zlecenia produkcyjnego, które jest odzwierciedleniem technologii. Pozwala ono na pełne modyfikacje marszruty produkcyjnej, nie wpływa jednak na definicję technologii. Zlecenia produkcyjne Zlecenie produkcyjne to podstawa całego procesu produkcyjnego. W nim definiowany jest produkt, który ma zostać wyprodukowany, a także jego ilość i termin realizacji. Zlecenie produkcyjne opisuje, z jakich materiałów zostanie wykonany produkt oraz sposób, w jaki będzie on wytwarzany. W enova365 formularz zlecenia zawiera zakładki dotyczące technologii, takie same, jak w oknie technologii. Zlecenie produkcyjne w systemie enova365 można tworzyć na dwa sposoby: poprzez wybór produktu – związana z nim domyślna technologia zostanie wybrana automatycznie, poprzez wybór technologii – występujące w niej produkty staną się pozycjami zlecenia. Co istotne, w jednej technologii, a tym samym w zleceniu, może wystąpić wiele produktów. Dokumenty rozchodu surowców i przyjęcia produktów mogą być generowane dla całego zlecenia, wskazanych operacji lub wybranych surowców bądź produktów. Można więc tworzyć je w miarę postępu realizacji zlecenia. Produkty mogą być przyjmowane w cenach ewidencyjnych albo w cenach rzeczywistych, opartych o kalkulację kosztu wytworzenia. Trzeba pamiętać, że dokładność w przygotowaniu produkcji przekłada się bezpośrednio na satysfakcję klientów oraz sukces biznesu. Kliknij to z enova365! Przygotuj technologię produkcji w enova365 Zarządzanie zasobami produkcyjnymi W procesie produkcyjnym zasobami są środki produkcji, ale też osoby biorące w nim udział. Wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania ERP do zarządzania zasobami produkcyjnymi pozwala zoptymalizować zarówno proces produkcyjny, jak też procesy z nim powiązane. W efekcie możliwe jest terminowe realizowanie zleceń, skuteczne wykorzystanie zasobów, czy eliminacja wąskich gardeł w produkcji. W enova365 można wskazać zasoby produkcyjne niezbędne w danym procesie produkcyjnym. System zarządzania produkcją enova365 umożliwia także prowadzenie ewidencji pracowników i ich kompetencji, dzięki czemu można łatwo znaleźć specjalistów niezbędnych do wykonania zleceń, a następnie uwzględnić ich w momencie realizacji zlecenia produkcyjnego. Ponadto w systemie enova365 można wykonać analizy pokazujące obciążenie zasobów produkcyjnych. Dzięki temu możliwe jest sprawdzenie efektywności wykorzystania maszyn i procentowe przedstawienie danych informujące o tym, ile maszyny wykonały z tego, co teoretycznie są w stanie wykonać. (Na podstawie danych spływających z produkcji możemy ocenić efektywność realizacji zleceń). Planowanie produkcji Właściwie zaplanowana produkcja pozwala wykorzystać zasoby przedsiębiorstwa w najbardziej optymalny sposób, a więc taki, który przyniesie przedsiębiorstwu jak największe zyski. Planowanie produkcji daje możliwość uszeregowania operacji w zleceniach produkcyjnych w taki sposób, aby zasoby produkcyjne były wykorzystywane w odpowiednim czasie do realizacji zadań produkcyjnych. W efekcie proces planowania i organizacji operacji produkcyjnych przebiega w sposób pozwalający maksymalnie wykorzystać dostępne zasoby, zminimalizować przestoje oraz zapewnić terminową realizację zamówień. Planowanie operacji do poszczególnych maszyn i pracowników, a także koordynacja dostaw surowców, zarządzanie zapasami oraz monitorowanie postępów prac pozwoli na efektywne wykorzystanie wszystkich zasobów produkcyjnych firmy w odpowiednim czasie. Produkcja w enova365 umożliwia zaplanowanie zlecenia produkcyjnego przy uwzględnieniu zasobów produkcyjnych. Podgląd planowanych prac prezentowany jest w postaci wykresu Gantta. Zakładka Gantt prezentuje operacje technologiczne wraz z zależnościami pomiędzy nimi na osi czasu. Ponadto planowanie optymalnego zapotrzebowania na surowce pozwala uniknąć gromadzenia nadmiernych zapasów, a także niewystarczającego zaopatrzenia. Zbyt duży zapas surowców może bowiem prowadzić, między innymi, do zwiększenia kosztów magazynowych, czy ryzyka posiadania przestarzałych zapasów. Z kolei niewystarczające zapasy wiążą się z negatywnymi konsekwencjami w postaci trudności w terminowym realizowaniu zamówień, przerw w produkcji bądź pogorszenia relacji z klientami. Rozwiązania wspierające zarządzanie odpadami produkcyjnymi Nowoczesne rozwiązania informatyczne, jak system zarządzania produkcją enova365, są w stanie wspierać procesy produkcyjne, zapewniając odpowiednio wysoką jakość oraz ciągłość produkcji. Produkcja enova365 został wyposażony w funkcjonalności wspierające wytwarzanie jakościowych wyrobów oraz zapobieganie marnowaniu surowców. Mowa między innymi o rejestracji odpadów produkcyjnych. Odpady produkcyjne traktowane są jako te elementy produkcji, które są efektem ubocznym realizacji procesu produkcyjnego. Dzięki enova365 możliwa jest ewidencja odpadów, co może wpływać na ostateczny koszt wytworzenia produktu. Podsumowanie Odpowiednio zoptymalizowany proces produkcyjny to klucz do sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Systemy zarządzania produkcją pełnią w jego osiągnięciu zasadniczą rolę. Nowoczesny i wydajny system ERP enova365 może znacząco poprawić efektywność operacyjną oraz jakość wyrobów.
Przygotowanie-produkcji-–-jak-można-to-zrobić-z-enova365
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń