Neptun-Ship-Service-automatyzuje-zarządzanie-sprzedażą-dzięki-enova365

Neptun Ship Service automatyzuje zarządzanie sprzedażą dzięki enova365

Efektywna obsługa dostaw dla prawie 3 000 statków wymaga kontroli nad magazynem, zamówieniami, ofertowaniem i rozrachunkami. Możliwość takiej kontroli zapewniło firmie Neptun Ship Service wdrożenie enova365, bo zintegrowało wszystkie te procesy w jednym systemie oraz zautomatyzowało pracę.

Czym zajmuje się Neptun Ship Service?

Neptun Ship Service to jedna z największych firm shipchandlerskich w Polsce z siedzibą i sklepem żeglarskim w Gdyni oraz oddziałami w Gdańsku i Szczecinie. Jako część Kloska Group – holdingu, zrzeszającego firmy z branży przemysłu morskiego – obsługuje rocznie prawie 3 000 statków we wszystkich polskich portach morskich i pobliskich portach niemieckich. Dostarcza do nich szeroki asortymentów produktów potrzebnych na morzu – od żywności i napojów, przez artykuły techniczne, aż po kantynowe, takie jak alkohol czy papierosy.

Obecnie, Neptun Ship Service jest jedną z trzech firm w Polsce, posiadających bezcłowy skład celny na terenie Wolnego Obszaru Celnego w Gdańsku i Szczecinie. Od 2009 r. prowadzi także kantynę na terenie NATO-JFTC (Joint Force Training Centre) w Bydgoszczy.

Firma oferuje szybką obsługę, między innymi dzięki temu, że posiada szeroką sieć dostawców i firm współpracujących, jak również nowoczesną flotę pojazdów, wyposażonych w chłodnie i spełniających najsurowsze normy sanitarne.

Zasięg działania firmy Neptun Ship Service

Wyzwanie: przejście na nowoczesne zarządzanie sprzedażą, magazynem i zamówieniami

Przed wdrożeniem enova365 zarządzanie zamówieniami i ich rozliczanie nie było w żaden sposób zautomatyzowane. Każdy z oddziałów firmy miał oddzielną bazę danych, niedostępną dla innych jednostek, a informacje przechowywane były w arkuszach Excela.

Neptun Ship Service korzystał również z programu WinSad Huzar, przeznaczonego do wypełniania m.in. zgłoszeń celnych SAD, CMR, EUR, świadectw pochodzenia, deklaracji skróconych, a także do wystawiania faktur VAT (w tym eksportowych oraz unijnych). Nie był on zintegrowany z pozostałym oprogramowaniem.

Firma potrzebowała nowego rozwiązania informatycznego, żeby:

  • zautomatyzować pracochłonne, oparte na manualnych działaniach procesy – na przykład otrzymywanie, ewidencjonowanie i dekretację faktur od dostawców,
  • zbudować jedno wspólne repozytorium dla wszystkich danych finansowo-księgowych i magazynowych, tak by móc księgować na bieżąco dokumenty z wszystkich oddziałów,
  • usprawnić zarządzanie zamówieniami od klientów i dostawców oraz ich rozliczanie,
  • wspierać sprzedaż, m.in. dzięki możliwości szybkiej aktualizacji cen sprzedaży po zmianie cen dostawców,
  • umożliwić łatwe raportowanie.

Cele, jakie miało zrealizować wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego krótko podsumowuje Eugeniusz Kwiatkowski, prezes zarządu Neptun Ship Service.

"Jednym z głównych celów wdrożenia nowego rozwiązania była potrzeba wprowadzenia elastycznego i bezpiecznego zintegrowanego systemu do wspierania sprzedaży, w tym bieżącego monitorowania stanu magazynu oraz sprawnego zarządzania zamówieniami i ich rozliczeniami"

Rozwiązanie: wdrożenie wybranych modułów enova365 i autorskich rozwiązań XLE

Po analizie potrzeb i zapoznaniu się z możliwościami, jakie oferuje system ERP enova365 podjęto decyzję o wdrożeniu tego właśnie oprogramowania przez firmę XLE Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera enova365.

Wdrożenie objęło swym zasięgiem 4 jednostki: siedzibę spółki w Gdyni, oddziały w Gdańsku i Szczecinie oraz gdyński sklep żeglarski i magazyny.

W Neptun Ship Service wdrożono m.in. następujące moduły enova365:

  • Handel, który umożliwia m.in. automatyzację wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu oraz kontrolę stanu należności i zobowiązań,
  • Kadry Płace – moduł, wspierający ewidencję danych kadrowych oraz naliczanie wynagrodzeń, zasiłków, podatkowych i składek ZUS, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami i automatyzuje związane z tym procesy,
  • finansowo-księgowe – Księga Handlowa – narzędzie przeznaczone do księgowania w oparciu o plan kont – oraz Księga Inwentarzowa, która pozwala na ewidencję majątku firmy według krajowych (KSR) i międzynarodowych standardów rachunkowości (MSR).
  • Elektroniczne wyciągi bankowe – moduł, który umożliwia import wyciągów bankowych do enova365 oraz automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami.

Automatyzację wspiera także Harmonogram Zadań – narzędzie, które samodzielnie wykonuje w systemie zaplanowane operacje. Natomiast wymianę dokumentów komputer-komputer bez udziału operatora zapewnia narzędzie EDI. Taka automatyczna wymiana plików w formacie XLE jest możliwa także gdy firmy posługują się różnymi systemami informatycznymi.

Żeby wdrożone oprogramowanie było dobrze dopasowane do potrzeb Neptun Ship Service, firma wdrożeniowa XLE zaimplementowała także dodatkowe rozwiązania, w tym m.in.:

  • Eksport dokumentów sprzedażowych do programu WinSAD firmy Huzar, w celu wygenerowania dokumentów SAD. Gdy do wyeksportowania jest kilka faktur jednego nabywcy mogą one być połączone w jeden dokument SAD.
  • Importy faktur do systemu – z wykorzystaniem EDI, czyli automatycznie, bez udziału operatora, z opcją naniesienia zmian dotyczących kodów towarów do wielu wybranych dostawców.
  • Alerty i powiadomienia – np. automatyczna wysyłka wezwań do zapłaty.
  • Wydruki dokumentów – zgodnie z potrzebami klienta.
"Firma XLE Sp. z o.o. jest dla nas partnerem jako ekspert od systemów klasy ERP – jako zespół kompetentnych wdrożeniowców i programistów. Poza skutecznym wdrożeniem otrzymaliśmy dogłębną analizę naszego biznesu pod kątem potrzeb firmy na wsparcie oprogramowaniem, jak również praktyczne zaawansowane szkolenia z wdrożonych modułów dla użytkowników systemu, a aktualnie korzystamy ze wsparcia serwisowego XLE"

EugeniuszKwiatkowski

Prezes zarządu | Neptun Ship Service

Jakie obszary i procesy objęło nowe rozwiązanie informatyczne? Jak przebiegają po wdrożeniu?

Zarządzanie zamówieniami od klientów

Dokument zamówienia od klienta powstaje poprzez skopiowanie oferty, jaka została dla niego przygotowana. Samo wprowadzenie tego dokumentu do systemu rezerwuje towar w magazynie od wskazanej daty.

Z poziomu zamówienia jest też opcja weryfikacji, jakie towary są na stanie oraz informacja czy płatnik nie ma zaległości w płatnościach.

Zarządzanie zamówieniami dla dostawców

Zamówienie dla dostawcy powstaje w relacji do zamówienia klienta lub jest generowane ręcznie, w celu uzupełnienia zapasów. Takie dokumenty powstają w podziale na domyślnych dostawców z danego oddziału.

Zarządzanie magazynem

Nowe rozwiązanie automatyzuje wystawianie dokumentów magazynowych. Dla przykładu, wystawiając dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ) można wpisać procentowy rabat na całość dokumentu. Kopiuje się on na poszczególne pozycje dokumentu i oblicza ceny po rabacie.

Księgowanie dokumentów

Praca księgowych w Neptun Ship Service przebiega sprawniej m.in. dzięki temu, że mogą zdefiniować dokumenty – np. w zależności od rodzaju zakupów (innych niż zakupy towarów) lub sprzedaży (inne niż sprzedaży towarów) – oraz dokumenty rejestrowane cyklicznie. Te ostatnie są księgowane automatycznie, zgodnie z określonym schematem księgowania. Można je też przyporządkować do wybranego centrum kosztów (np. danego oddziału).

Istnieje możliwość automatycznego wygenerowania m.in.:

  • dokumentów, związane z transakcjami unijnymi dla celów VAT,
  • JPK,
  • zestawień księgowych z uwzględnieniem zarejestrowanych pojazdów oraz ilości zużytego paliwa, z wyliczeniem opłaty za korzystanie ze środowiska.

Rozwiązanie zostało wyposażone także w funkcję „magazynu walut”, która automatycznie wylicza różnice kursowe i księguje naliczone korekty.

Ewidencja majątku firmy

Rozwiązanie zapewnia pełną rejestrację zdarzeń, związanych ze środkami trwałymi oraz szybką analizę informacji o danym przedmiocie czy dokumencie. Ewidencja środków pieniężnych została opracowana dla kilkunastu różnych rachunków bankowych w różnych walutach, a także dla obrotu gotówkowego w kasach trzech oddziałów.

Raportowanie

Rozwiązanie enova365 i XLE wspiera kontroling oraz raportowanie prac. Pozwala na przeglądanie z jednego miejsca wszystkich danych, znajdujących się w poszczególnych modułach systemu enova365.

Sprzedaż

Automatyczna aktualizacja cen czy nadawanie rabatów to funkcje nowego rozwiązania, które wspierają pracę sprzedawców.

Rozliczanie należności

Do systemu automatycznie zaczytywane są wyciągi bankowe, a należności są parowane z przelewami. Dane importowane są Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu, zawierającego operacje bankowe, oraz wpłaty i wypłaty.

Rezultaty wdrożenia: efektywniejsza praca w księgowości, sprzedaży i magazynie

"Wdrożenie systemu enova365 usprawniło zarządzanie kluczowymi obszarami funkcjonowania firmy – handlem i gospodarką magazynową. Zaimplementowana automatyzacja procesów fakturowania, sprzedaży i zakupów wpłynęła na eliminację błędów, wynikających z wykonywania powtarzalnych czynności oraz wzrost wydajności pracy. Znaczna oszczędność czasu została dodatkowo uzyskana poprzez przyśpieszenie procesu rozliczania stanu magazynów"

EugeniuszKwiatkowski

Prezes zarządu | Neptun Ship Service

  • Integracja rozproszonych danych w jednym systemie; Wyeliminowano ręczną pracę, dzięki temu, że arkusze kalkulacyjne zastąpiono jednym systemem ERP. Znajdują się w nim wszystkie dane, potrzebne do zarządzania zamówieniami, magazynem czy księgowania dokumentów.
  • Automatyzacja procesów; Zautomatyzowano fakturowanie, zarządzanie sprzedażą w firmie i zamówieniami oraz rozliczanie stanów magazynowych. Pozwoliło to na wyeliminowanie błędów i znaczną oszczędność czasu.
  • Redukcja kosztów; Lepsza kontrola nad rozrachunkami przyczyniła się do skuteczniejszego odzyskiwania należności.
  • Lepszy wizerunek firmy w oczach klientów; Lepsza zarządzanie sprzedażą pozwoliło firmie Neptun Ship Service podnieść poziom obsługi klienta, dzięki czemu jest lepiej postrzegana na rynku.
  • Bezpieczeństwo
"Nasze dane zostały zamknięte w bezpiecznym, zamkniętym obiegu, dzięki czemu dostęp do nich mają tylko wskazane osoby – w dowolnym czasie i miejscu"

EugeniuszKwiatkowski

Prezes zarządu | Neptun Ship Service

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Zwolnienie z VAT: procedura SME

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje procedura SME. Umożliwia ona przedsiębiorcom mającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium UE korzystanie ze zwolnienia z VAT w państwie członkowskim, w którym nie posiadają siedziby działalności gospodarczej. Sprawdź, kto jest objęty procedurą SME i jak można dzięki niej skorzystać. Na czym polega procedura SME? Od 1 stycznia 2025 r. mali przedsiębiorcy z Unii Europejskiej mogą korzystać ze specjalnej procedury SME, która pozwala im być zwolnionym z VAT w innych krajach UE, nawet jeśli nie mają tam swojej siedziby. Wystarczy, że zgłoszą chęć korzystania ze zwolnienia w swoim kraju (tzw. uprzednie powiadomienie). W zależności od kraju członkowskiego pod uwagę brane są obroty z maksymalnie dwóch lat wstecz przed złożeniem uprzedniego powiadomienia. Konieczne jest także kwartalne raportowanie obrotów osiąganych we wszystkich państwach członkowskich, w których podatnik SME korzysta z tej specjalnej procedury. Pozwala to na sprawdzenie, czy dany podmiot nadal kwalifikuje się do zwolnienia VAT SME. Przedsiębiorcy objęci procedurą SME Wyłącznie mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą działać jako podatnik SME. Średnie przedsiębiorstwo zostało zdefiniowane jako taki podmiot, który zatrudnia mniej niż 250 pracowników oraz jednocześnie jego roczny obrót nie przekracza równowartości 50 mln euro a całkowity bilans roczny nie przekracza równowartości 43 mln euro. Taką procedurę skierowaną do sektora MŚP – firm prowadzących działalność na rynkach unijnych przewiduje dyrektywa SME. Z tych uproszczeń skorzystają głównie drobni producenci, firmy z branży e-commerce oraz usługodawcy świadczący na odległość usługi skierowane do konsumentów. Procedura VAT SME nie jest obowiązkowa. Przedsiębiorca może zdecydować, że w wybranych państwach członkowskich UE będzie korzystać ze zwolnienia z VAT wynikającej z procedury SME, a w innych krajach UE będzie działać jako podatnik VAT rozliczający się na zasadach ogólnych. Co ważne, z procedury SME można korzystać równolegle z innymi szczególnymi mechanizmami rozliczania VAT. Przykładem jest procedura VAT OSS czyli One Stop Shop, która pozwala na rozliczenie w jednym państwie podatku VAT dotyczącego transakcji realizowanych w innych krajach Unii Europejskiej. Takie działanie wymaga jednak pełnej rejestracji VAT. Wskutek tego wyraźnie widać, że w porównaniu do VAT OSS procedura SME jest znacznie prostsza. Dodatkowo podmioty, które zarejestrowały się do szczególnej procedury transgranicznego zwolnienia VAT SME nadal mają możliwość funkcjonowania jako czynny podatnik VAT w państwie członkowskim, w którym mają siedzibę działalności gospodarczej. Wyłączenia i ograniczenia procedury SME Chociaż procedura SME jest sporym ułatwieniem dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw, to jednak nie można zapominać, że istnieją pewne ograniczenia w jej stosowaniu. Najważniejszym wyłączeniem jest to, że ta procedura nie obejmuje transakcji B2B. Nie ma przy tym znaczenia wartość takich transakcji. Nawet w przypadku gdy mieszczą się one w limicie przewidzianym w przepisach, to jednak ze względu na rodzaj odbiorcy, którym jest inny przedsiębiorca, a nie konsument – osoba fizyczna, taka transakcja nie może być objęta procedurą SME. Podobnie jest w wypadku dostaw towarów objętych z mocy prawa procedurą odwrotnego obciążenia oraz usług elektronicznych. Przy tego typu sprzedaży nie można skorzystać z procedury SME. Kolejnym ograniczeniem jest limit 100.000 euro, którego przekroczenie powoduje utratę prawa do zwolnienia i co za tym idzie, obowiązek rejestracji do VAT w danym kraju UE. Co ważne, limit ten dotyczy zarówno sprzedaży we wszystkich krajach UE, jak i sprzedaży krajowej. Dodatkowo każdy z krajów unijnych ma własny limit zwolnienia z VAT, którego nie można przekroczyć. Przykładowo: dla Polski taki limit wynosi 200.000 zł, dla Niemiec 22.000 euro, a dla Czech 2 mln koron czeskich. Oznacza to, że trzeba na bieżąco monitorować wartość sprzedaży w poszczególnych krajach UE, żeby móc korzystać z rozwiązań przewidzianych w procedurze SME. W przypadku przekroczenia limitu w jednym kraju, przy jednoczesnym zachowaniu limitu 100.000 euro dla wszystkich krajów unijnych, dany podatnik może działać jako czynny podatnik VAT w kraju, w którym przekroczył miejscowy limit, a jednocześnie nadal korzystać z procedury SME w pozostałych krajach. Jakie korzyści daje procedura SME? Od 1 stycznia 2025 roku obowiązują przepisy, które znacznie upraszczają obowiązki związane z transakcjami dokonywanymi w państwach członkowskich UE przez podatników, którzy nie mają tam siedziby do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Ułatwi to przedsiębiorcom ekspansję na rynki unijne poprzez uproszczenie obowiązków związanych z rozliczaniem VAT oraz zmniejszeniem obciążeń administracyjnych. Przed 2025 rokiem podatnik, który dokonywał transakcji w krajach członkowskich UE, w których to krajach nie posiadał siedziby dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, co do zasady musiał zarejestrować się do celów VAT w każdym z tych państw członkowskich. Wskutek tego musiał też w każdym z tych krajów wypełniać obowiązki związane z VAT, takie jak składanie deklaracji czy rozliczanie podatku VAT. Nowe przepisy spowodowały, że przedsiębiorstwa, których sprzedaż mieści się w limicie SME, mogą korzystać z procedury transgranicznych zwolnień z VAT. Dodatkowo obsługa spraw związanych z tą procedurą będzie odbywać się w urzędzie skarbowym kraju, w którym podatnik posiada siedzibę dla celów działalności gospodarczej. W przypadku polskich podatników właściwym organem skarbowym będzie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Proces korzystania z procedury SME Dyrektywa SME, czyli Dyrektywa Rady (UE) 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 r., daje możliwość zwolnienia VAT SME. W tym celu przedsiębiorca musi złożyć powiadomienie o chęci skorzystania z procedury SME. Może to zrobić elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Takie zgłoszenie składa się do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. W zgłoszeniu należy podać: dane firmy, wysokość obrotu w UE w bieżącym i poprzednim roku, państwa członkowskie, w których planuje się korzystać ze zwolnienia. Następnie polski urząd ocenia czy dany przedsiębiorca spełnia warunki, po czym przekazuje informacje do krajów wskazanych przez przedsiębiorcę. Po pozytywnej weryfikacji taki podmiot otrzymuje numer EX, który służy do identyfikacji w procedurze SME w całej UE. Zwolnienie VAT obowiązuje od momentu potwierdzenia przez dane państwo UE możliwości stosowania numeru EX. Jeśli przedsiębiorca chce rozszerzyć zwolnienie na kolejne kraje, powinien złożyć aktualizację powiadomienia. Procedura SME przewiduje także obowiązki sprawozdawcze. Przedsiębiorca musi składać kwartalne informacje o obrotach (formularz SME-IK) w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Takie informacje zawierają dane o obrotach osiąganych w każdym państwie UE, w tym również w Polsce. Jeśli dany podmiot w trakcie kwartału przekroczy próg 100.000 euro, to musi złożyć informację o tym w ciągu 15 dni roboczych od przekroczenia tego progu. Jak enova365 umożliwia korzystanie z procedury SME? System ERP enova365 wspiera przedsiębiorców korzystających z procedury SME, oferując funkcjonalności, które usprawniają jej wdrożenie i obsługę w trakcie codziennej pracy. W module konfiguracyjnym enova365 (Opcje → Firma → Dane o działalności) znajduje się sekcja „SME”, gdzie można: wprowadzić Numer EX przypisany podmiotowi uczestniczącemu w procedurze SME, aktywować procedurę poprzez zaznaczenie odpowiedniego parametru, śledzić historię zmian i aktualizacji poprzez kliknięcie w datę w sekcji SME. Procedura SME jest stosowana jedynie w przypadku dokumentów, których definicja zawiera stawkę VAT ustawioną na „Sprzedaż / 0% / NP / -”, co zapewnia zgodność z wymaganiami podatkowymi dla sprzedaży transgranicznej. W konfiguracji Narzędzia/Opcje/Ewidencja VAT/Procedura SME należy wprowadzić kraje UE, w których prowadzona będzie sprzedaż zwolniona z VAT w ramach procedury SME. W kartotece towaru, w zakładce „Dodatkowe”, znajduje się parametr „Procedura SME”. Umożliwia on oznaczenie konkretnego towaru jako kwalifikującego się do tej procedury. Użytkownik może ręcznie zaznaczyć lub odznaczyć parametr „Procedura SME” dla wybranej pozycji towaru w dokumencie sprzedaży. Warunkiem jest aktywny numer EX oraz wybór kontrahenta, który podlega tej procedurze w dniu wystawienia dokumentu. enova365 umożliwia również automatyczne dodanie numeru EX na wydruku dokumentu. Wystarczy zaznaczyć opcję „Drukuj nr EX” w definicji dokumentu w zakładce „Wydruki” (Opcje → Handel → Definicje dokumentów → Wszystkie). Numer EX zostanie wydrukowany, jeśli dokument zawiera odpowiedni towar i kontrahenta. Dzięki tym funkcjom enova365 skutecznie wspiera przedsiębiorstwa w korzystaniu z procedury SME w ramach eksportu towarów. Pomimo tego, że dyrektywa SME jest nowym aktem prawnym, enova365 wspiera firmy, które chcą korzystać z procedury SME, bo jest zawsze zgodna z przepisami. Jeśli jako podatnik SME chcesz przetestować w praktyce działanie funkcji wspierających transgraniczne rozliczenia VAT to już dziś pobierz bezpłatne demo.
Zwolnienie-z-VAT-procedura-SME
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń