Neptun-Ship-Service-automatyzuje-zarządzanie-sprzedażą-dzięki-enova365

Neptun Ship Service automatyzuje zarządzanie sprzedażą dzięki enova365

Efektywna obsługa dostaw dla prawie 3 000 statków wymaga kontroli nad magazynem, zamówieniami, ofertowaniem i rozrachunkami. Możliwość takiej kontroli zapewniło firmie Neptun Ship Service wdrożenie enova365, bo zintegrowało wszystkie te procesy w jednym systemie oraz zautomatyzowało pracę.

Czym zajmuje się Neptun Ship Service?

Neptun Ship Service to jedna z największych firm shipchandlerskich w Polsce z siedzibą i sklepem żeglarskim w Gdyni oraz oddziałami w Gdańsku i Szczecinie. Jako część Kloska Group – holdingu, zrzeszającego firmy z branży przemysłu morskiego – obsługuje rocznie prawie 3 000 statków we wszystkich polskich portach morskich i pobliskich portach niemieckich. Dostarcza do nich szeroki asortymentów produktów potrzebnych na morzu – od żywności i napojów, przez artykuły techniczne, aż po kantynowe, takie jak alkohol czy papierosy.

Obecnie, Neptun Ship Service jest jedną z trzech firm w Polsce, posiadających bezcłowy skład celny na terenie Wolnego Obszaru Celnego w Gdańsku i Szczecinie. Od 2009 r. prowadzi także kantynę na terenie NATO-JFTC (Joint Force Training Centre) w Bydgoszczy.

Firma oferuje szybką obsługę, między innymi dzięki temu, że posiada szeroką sieć dostawców i firm współpracujących, jak również nowoczesną flotę pojazdów, wyposażonych w chłodnie i spełniających najsurowsze normy sanitarne.

Zasięg działania firmy Neptun Ship Service

Wyzwanie: przejście na nowoczesne zarządzanie sprzedażą, magazynem i zamówieniami

Przed wdrożeniem enova365 zarządzanie zamówieniami i ich rozliczanie nie było w żaden sposób zautomatyzowane. Każdy z oddziałów firmy miał oddzielną bazę danych, niedostępną dla innych jednostek, a informacje przechowywane były w arkuszach Excela.

Neptun Ship Service korzystał również z programu WinSad Huzar, przeznaczonego do wypełniania m.in. zgłoszeń celnych SAD, CMR, EUR, świadectw pochodzenia, deklaracji skróconych, a także do wystawiania faktur VAT (w tym eksportowych oraz unijnych). Nie był on zintegrowany z pozostałym oprogramowaniem.

Firma potrzebowała nowego rozwiązania informatycznego, żeby:

  • zautomatyzować pracochłonne, oparte na manualnych działaniach procesy – na przykład otrzymywanie, ewidencjonowanie i dekretację faktur od dostawców,
  • zbudować jedno wspólne repozytorium dla wszystkich danych finansowo-księgowych i magazynowych, tak by móc księgować na bieżąco dokumenty z wszystkich oddziałów,
  • usprawnić zarządzanie zamówieniami od klientów i dostawców oraz ich rozliczanie,
  • wspierać sprzedaż, m.in. dzięki możliwości szybkiej aktualizacji cen sprzedaży po zmianie cen dostawców,
  • umożliwić łatwe raportowanie.

Cele, jakie miało zrealizować wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego krótko podsumowuje Eugeniusz Kwiatkowski, prezes zarządu Neptun Ship Service.

"Jednym z głównych celów wdrożenia nowego rozwiązania była potrzeba wprowadzenia elastycznego i bezpiecznego zintegrowanego systemu do wspierania sprzedaży, w tym bieżącego monitorowania stanu magazynu oraz sprawnego zarządzania zamówieniami i ich rozliczeniami"

Rozwiązanie: wdrożenie wybranych modułów enova365 i autorskich rozwiązań XLE

Po analizie potrzeb i zapoznaniu się z możliwościami, jakie oferuje system ERP enova365 podjęto decyzję o wdrożeniu tego właśnie oprogramowania przez firmę XLE Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera enova365.

Wdrożenie objęło swym zasięgiem 4 jednostki: siedzibę spółki w Gdyni, oddziały w Gdańsku i Szczecinie oraz gdyński sklep żeglarski i magazyny.

W Neptun Ship Service wdrożono m.in. następujące moduły enova365:

  • Handel, który umożliwia m.in. automatyzację wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu oraz kontrolę stanu należności i zobowiązań,
  • Kadry Płace – moduł, wspierający ewidencję danych kadrowych oraz naliczanie wynagrodzeń, zasiłków, podatkowych i składek ZUS, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami i automatyzuje związane z tym procesy,
  • finansowo-księgowe – Księga Handlowa – narzędzie przeznaczone do księgowania w oparciu o plan kont – oraz Księga Inwentarzowa, która pozwala na ewidencję majątku firmy według krajowych (KSR) i międzynarodowych standardów rachunkowości (MSR).
  • Elektroniczne wyciągi bankowe – moduł, który umożliwia import wyciągów bankowych do enova365 oraz automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami.

Automatyzację wspiera także Harmonogram Zadań – narzędzie, które samodzielnie wykonuje w systemie zaplanowane operacje. Natomiast wymianę dokumentów komputer-komputer bez udziału operatora zapewnia narzędzie EDI. Taka automatyczna wymiana plików w formacie XLE jest możliwa także gdy firmy posługują się różnymi systemami informatycznymi.

Żeby wdrożone oprogramowanie było dobrze dopasowane do potrzeb Neptun Ship Service, firma wdrożeniowa XLE zaimplementowała także dodatkowe rozwiązania, w tym m.in.:

  • Eksport dokumentów sprzedażowych do programu WinSAD firmy Huzar, w celu wygenerowania dokumentów SAD. Gdy do wyeksportowania jest kilka faktur jednego nabywcy mogą one być połączone w jeden dokument SAD.
  • Importy faktur do systemu – z wykorzystaniem EDI, czyli automatycznie, bez udziału operatora, z opcją naniesienia zmian dotyczących kodów towarów do wielu wybranych dostawców.
  • Alerty i powiadomienia – np. automatyczna wysyłka wezwań do zapłaty.
  • Wydruki dokumentów – zgodnie z potrzebami klienta.
"Firma XLE Sp. z o.o. jest dla nas partnerem jako ekspert od systemów klasy ERP – jako zespół kompetentnych wdrożeniowców i programistów. Poza skutecznym wdrożeniem otrzymaliśmy dogłębną analizę naszego biznesu pod kątem potrzeb firmy na wsparcie oprogramowaniem, jak również praktyczne zaawansowane szkolenia z wdrożonych modułów dla użytkowników systemu, a aktualnie korzystamy ze wsparcia serwisowego XLE"

EugeniuszKwiatkowski

Prezes zarządu | Neptun Ship Service

Jakie obszary i procesy objęło nowe rozwiązanie informatyczne? Jak przebiegają po wdrożeniu?

Zarządzanie zamówieniami od klientów

Dokument zamówienia od klienta powstaje poprzez skopiowanie oferty, jaka została dla niego przygotowana. Samo wprowadzenie tego dokumentu do systemu rezerwuje towar w magazynie od wskazanej daty.

Z poziomu zamówienia jest też opcja weryfikacji, jakie towary są na stanie oraz informacja czy płatnik nie ma zaległości w płatnościach.

Zarządzanie zamówieniami dla dostawców

Zamówienie dla dostawcy powstaje w relacji do zamówienia klienta lub jest generowane ręcznie, w celu uzupełnienia zapasów. Takie dokumenty powstają w podziale na domyślnych dostawców z danego oddziału.

Zarządzanie magazynem

Nowe rozwiązanie automatyzuje wystawianie dokumentów magazynowych. Dla przykładu, wystawiając dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ) można wpisać procentowy rabat na całość dokumentu. Kopiuje się on na poszczególne pozycje dokumentu i oblicza ceny po rabacie.

Księgowanie dokumentów

Praca księgowych w Neptun Ship Service przebiega sprawniej m.in. dzięki temu, że mogą zdefiniować dokumenty – np. w zależności od rodzaju zakupów (innych niż zakupy towarów) lub sprzedaży (inne niż sprzedaży towarów) – oraz dokumenty rejestrowane cyklicznie. Te ostatnie są księgowane automatycznie, zgodnie z określonym schematem księgowania. Można je też przyporządkować do wybranego centrum kosztów (np. danego oddziału).

Istnieje możliwość automatycznego wygenerowania m.in.:

  • dokumentów, związane z transakcjami unijnymi dla celów VAT,
  • JPK,
  • zestawień księgowych z uwzględnieniem zarejestrowanych pojazdów oraz ilości zużytego paliwa, z wyliczeniem opłaty za korzystanie ze środowiska.

Rozwiązanie zostało wyposażone także w funkcję „magazynu walut”, która automatycznie wylicza różnice kursowe i księguje naliczone korekty.

Ewidencja majątku firmy

Rozwiązanie zapewnia pełną rejestrację zdarzeń, związanych ze środkami trwałymi oraz szybką analizę informacji o danym przedmiocie czy dokumencie. Ewidencja środków pieniężnych została opracowana dla kilkunastu różnych rachunków bankowych w różnych walutach, a także dla obrotu gotówkowego w kasach trzech oddziałów.

Raportowanie

Rozwiązanie enova365 i XLE wspiera kontroling oraz raportowanie prac. Pozwala na przeglądanie z jednego miejsca wszystkich danych, znajdujących się w poszczególnych modułach systemu enova365.

Sprzedaż

Automatyczna aktualizacja cen czy nadawanie rabatów to funkcje nowego rozwiązania, które wspierają pracę sprzedawców.

Rozliczanie należności

Do systemu automatycznie zaczytywane są wyciągi bankowe, a należności są parowane z przelewami. Dane importowane są Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu, zawierającego operacje bankowe, oraz wpłaty i wypłaty.

Rezultaty wdrożenia: efektywniejsza praca w księgowości, sprzedaży i magazynie

"Wdrożenie systemu enova365 usprawniło zarządzanie kluczowymi obszarami funkcjonowania firmy – handlem i gospodarką magazynową. Zaimplementowana automatyzacja procesów fakturowania, sprzedaży i zakupów wpłynęła na eliminację błędów, wynikających z wykonywania powtarzalnych czynności oraz wzrost wydajności pracy. Znaczna oszczędność czasu została dodatkowo uzyskana poprzez przyśpieszenie procesu rozliczania stanu magazynów"

EugeniuszKwiatkowski

Prezes zarządu | Neptun Ship Service

  • Integracja rozproszonych danych w jednym systemie; Wyeliminowano ręczną pracę, dzięki temu, że arkusze kalkulacyjne zastąpiono jednym systemem ERP. Znajdują się w nim wszystkie dane, potrzebne do zarządzania zamówieniami, magazynem czy księgowania dokumentów.
  • Automatyzacja procesów; Zautomatyzowano fakturowanie, zarządzanie sprzedażą w firmie i zamówieniami oraz rozliczanie stanów magazynowych. Pozwoliło to na wyeliminowanie błędów i znaczną oszczędność czasu.
  • Redukcja kosztów; Lepsza kontrola nad rozrachunkami przyczyniła się do skuteczniejszego odzyskiwania należności.
  • Lepszy wizerunek firmy w oczach klientów; Lepsza zarządzanie sprzedażą pozwoliło firmie Neptun Ship Service podnieść poziom obsługi klienta, dzięki czemu jest lepiej postrzegana na rynku.
  • Bezpieczeństwo
"Nasze dane zostały zamknięte w bezpiecznym, zamkniętym obiegu, dzięki czemu dostęp do nich mają tylko wskazane osoby – w dowolnym czasie i miejscu"

EugeniuszKwiatkowski

Prezes zarządu | Neptun Ship Service

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Alokacja kosztów – na czym polega automatyczny podział kosztów w firmie?

Alokacja kosztów na działy, produkty czy projekty to konieczność, jeżeli chcesz podejmować świadome decyzje i wydajnie zarządzać zasobami. Na szczęście, proces alokacji kosztów może przebiegać automatycznie, jeżeli wybierzesz odpowiednie oprogramowanie. Wyjaśniamy na przykładach, na czym polega efektywna alokacja kosztów w firmie. Alokacja kosztów – co to jest i dlaczego jest ważna? Alokacja kosztów to proces księgowy, który pozwala firmom przypisywać koszty do konkretnych miejsc ich powstawania (MPK). Takie rozliczenie kosztów jest kluczowe dla określenia zyskowności poszczególnych produktów, usług, działów czy projektów, ale nie tylko. Dzięki alokacji kosztów precyzyjnie wycenisz usługi, usprawnisz budżetowanie czy raportowanie. Gdy masz pewność, że koszty podlegające alokacji są właściwie przypisane do miejsc ich powstawania, możesz świadomie podejmować decyzje i efektywnie zarządzać zasobami. Z drugiej strony, błędna alokacja kosztów firmy może zniekształcać sprawozdania finansowe czy nawet podkopać relacje z klientami. Efektywna alokacja kosztów stanowi szczególne wyzwanie w branżach, w których pracownicy pracują jednocześnie nad wieloma projektami, dla wielu klientów. Należą do nich, na przykład, usługi profesjonalne czy budownictwo, w których szczególnie trudna jest alokacja kosztów osobowych, czyli alokowanie określonego odsetka wynagrodzeń do poszczególnych klientów czy projektów. Na szczęście, monitorowanie i efektywną alokację kosztów ułatwiają nowoczesne systemy finansowo-księgowe, takie jak enova365. Czytaj także: Moduł finansowo-księgowy enova365 – top6 najbardziej użytecznych funkcji Podzielniki kosztów – funkcja enova365, która umożliwia skuteczną alokację kosztów Automatyczna alokacja kosztów to funkcja dostępna w enova365 w standardzie. Do alokowania kosztów służą tzw. podzielniki kosztów, w myśl których następuje podział określonych wartości. Klucze alokacji można definiować między innymi dla: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pracowników (i ich wynagrodzeń), umów. Klucz alokacji czyli mechanizm podzielnika kosztów może dotyczyć pojedynczej faktury czy pracownika. Co istotne, każdy dokument czy pracownik może mieć inne dane w podzielniku, z pracownikiem czy fakturą może być też związana dowolna ilość podzielników. Wyjaśnijmy to na przykładzie alokacji kosztów osobowych. Funkcjonalności alokacji kosztów – tzw. podzielniki kosztów – służą do podzielenia wybranych elementów wynagrodzenia według zapisanych w podzielniku proporcji. Dla każdego podzielnika można zdefiniować nazwę i listę centrów kosztów oraz odpowiadających im współczynników. Najczęściej takim współczynnikiem będzie czas pracy w wybranym centrum kosztów. evova365 umożliwia łatwe rozliczenie kosztów umów B2B i innych umów zewnętrznych. W wypadku każdej umowy łatwo uzupełnisz informacje dotyczące klucza podziałowego. Proces alokacji kosztów – jak to zrobić w 3 krokach? W module Finanse i księgowość enova365 proces alokacji kosztów składa się z 3 prostych kroków. Krok 1 – wybierz koszty, jakie należy przydzielić do miejsc ich powstawania – możesz określić pulę kosztów lub ich kategorię. Krok 2 – ustal klucz alokacji, czyli wartości procentowe alokacji, według których koszt ma być dzielony. Krok 3 – po dodaniu kosztu program enova365 zastosuje klucz podziałowy i rozliczy koszty podlegające alokacji na wybrane działy, projekty lub produkty. Taki prosty proces zapewni, że koszty podlegające alokacji będą automatycznie przypisywane do różnych obszarów działalności. Oprócz wydajności procesu, wzrośnie też rzetelność alokacji kosztów. Jak automatyczna alokacja kosztów usprawnia pracę firm – przykłady Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa – przypisanie kosztów rodzajowych do miejsc ich powstawania Mechanizm podzielnika kosztów wykorzystuje, na przykład, Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa, w którym system enova365 został wdrożony przez firmę wdrożeniową BPX S.A. – Autoryzowanego Partnera enova365. „Księgowi opisują procentowo udział poszczególnych wymiarów w koszcie rodzajowym. W wyniku tego można uzyskać automatyczne rozbicie kosztów na poszczególne wymiary. Czasem, w efekcie takiego podziału powstaje nawet 300 pozycji. Możemy sobie łatwo wyobrazić, jak dużo czasu zajęłyby takie operacje, gdyby były wykonywane ręcznie” – tłumaczy Krzysztof Strawski z BPX S.A. Trakcja S.A. – alokacja kosztów osobowych na projekty Jednym z efektów wdrożenia enova365 przez AltOne w firmie Trakcja S.A. jest łatwe przypisanie kosztów wynagrodzeń pracowników do realizowanych projektów. Przyjmijmy, że kierownik nadzoru budowy angażuje się równocześnie w trzy różne projekty inwestycyjne. Połowę swojego czasu pracy poświęca jednej z budów, natomiast pozostałe dwie zajmują po 25% jego zaangażowania. Dzięki wdrożeniu enova365 przez AltOne system ERP automatycznie rozdziela jego pensję proporcjonalnie do czasu pracy na poszczególnych projektach. Przykładowo, jeśli miesięczne wynagrodzenie kierownika wynosi 10 000 zł, to zarówno on, jak i dział kadr oraz księgowości widzą, że 5 000 zł przypisano do jednej inwestycji, a po 2500 zł do dwóch pozostałych. Dzięki takiemu rozwiązaniu osoby zarządzające mogą lepiej analizować efektywność polityki kadrowej – na przykład ocenić, czy specjalista o wysokich kwalifikacjach powinien być angażowany również w mniej wymagające zadania. System ten pozwala również na dokładniejsze monitorowanie kosztów realizowanych projektów. Gdy Trakcja prowadzi kilka inwestycji jednocześnie, można precyzyjnie określić, jakie koszty generuje każda z nich, jaka jest ich opłacalność. Pozwala to na efektywniejsze zarządzanie kosztami. Czytaj także: Jak odpowiedni system ERP ułatwia pracę firm budowlanych? 3 case study Grupa ERBUD – alokacja kosztów faktur według przyjętej logiki Możliwości systemu enova365 w zakresie alokacji kosztów faktur według określonego klucza wykorzystuje także Grupa ERBUD. Zespół KOMAKO opracował w niej system rejestracji umów B2B i innych typów umów. Każda umowa jest powiązana z dedykowanym elementem rozliczeniowym, umożliwiającym bieżącą kontrolę jej obowiązywania oraz analizę częstotliwości występowania określonych parametrów w wyznaczonym okresie. Te elementy stanowią podstawę precyzyjnego rozliczenia kosztów zgodnie z przyjętą metodologią. Oprogramowanie do alokacji kosztów oferuje wsparcie na różnych etapach procesu, takich jak: weryfikacja istnienia umowy, sprawdzanie zgodności wartości z jej zapisami, przypisanie odpowiednich parametrów zgodnie z warunkami umowy, określenie liczby godzin do rozliczenia, rozliczenie kosztów między wyznaczone centra kosztów. Czytaj także: Kadry Płace enova365 zintegrowane z Microsoft Dynamics 365 wspierają Grupę ERBUD Jaki system do alokacji kosztów w firmie wybrać? Ręczny podział kosztów w firmie może być bardzo czasochłonny i podatny na błędy, szczególnie w dużej organizacji z wieloma centrami kosztów. Alokacja kosztów z wykorzystaniem automatycznych podzielników kosztów może znacznie zwiększyć wydajność, przejrzystość i rzetelność tego procesu. Narzędzia, takie jak enova365 są przeznaczone do obsługi zaawansowanej alokacji kosztów oraz automatyzacji powtarzających się zadań. Zapewniają szybki wgląd w strukturę kosztów i rentowność. Innymi słowy, odpowiedni system ERP może sprawić, że proces alokacji kosztów będzie angażował niewiele pracy i menedżerowie będą mogli się skupić na ich analizie. Można więc powiedzieć, że automatyczna alokacja redukuje koszty pracy. Jeżeli szukasz narzędzia do rozliczania kosztów, które pozwoli automatycznie alokować koszty do miejsc ich powstawania, jeszcze dziś umów się na prezentację systemu ERP enova365. Nasz Autoryzowany Partner pokaże Ci wszystkie możliwości systemu enova365 w zakresie zarządzania kosztami.
Alokacja-kosztów-–-na-czym-polega-automatyczny-podział-kosztów-w-firmie
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń