Przewodnik po ZUS IMIR – co to jest i jak go wygenerować?

ZUS IMIR to dokument, który zastąpił formularz ZUS RMUA, umożliwiając pracodawcom efektywne przekazywanie pracownikom informacji o odprowadzanych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Dokument ten zawiera szczegółowe dane, takie jak:

• dane identyfikacyjne pracownika
• wymiar czasu pracy
• zestawienie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe)
• podstawę wymiaru składek
• wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne
• informacje o przerwach w opłacaniu składek
• dane o wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniach za czas niezdolności do pracy

Te informacje pomagają pracownikom w weryfikacji poprawności odprowadzanych składek

Płatnicy składek mają obowiązek przekazać roczną informację ZUS IMIR do 28 lutego roku następującego po roku rozliczeniowym. Za 2024 rok termin ten upływa 28 lutego 2025 roku. Informację można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem uzyskania zgody pracownika na formę elektroniczną.

Obowiązek przekazania rocznej informacji nie dotyczy sytuacji, gdy:

• płatnik składek regularnie informuje pracowników o składkach w formie miesięcznej
• pracownik pobiera wyłącznie składkę zdrowotną
• pracownik jest emerytem lub rencistą

W takich przypadkach roczna informacja jest przekazywana tylko na żądanie pracownika.

Aby usprawnić proces generowania deklaracji i ich wysyłki do Urzędu Skarbowego oraz pracowników, warto skorzystać z dedykowanych do tego systemów , które automatyzują te procesy. Takie rozwiązania zapewniają aktualne wzory deklaracji na dany rok i ułatwiają zarządzanie procesami kadrowymi, takimi jak rekrutacja, onboarding, ewidencja czasu pracy czy kadry i płace.

Deklaracje IMIR można wygenerować np. w systemie enova365. Na kartotece pracownika jest możliwość przygotowania informacji IMIR zarówno za okresy miesięczne jak i za okres minionego roku. Informację IMIR można utworzyć za pomocą przycisku 'Nowy (ZUS IMIR). Uaktywnia on okienko, w którym jest możliwość wyboru typu deklaracji: miesięczna lub roczna.

Następnie w polu Deklaracja za miesiąc należy wskazać miesiąc, za który ma zostać naliczona deklaracja IMIR lub jeżeli deklaracja jest przygotowana za okres roku to wówczas w polu Deklaracja za rok należy uzupełnić rok, za który ma zostać naliczona informacja IMIR. Po uzupełnieniu pozostałych danych, takich jak data oraz data wypełnienia (identyfikator deklaracji jest nadawany automatycznie), wybieramy Przelicz. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji ZUS IMIR. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile pole 'Zatwierdzona’ nie zostało zaznaczone.).
Przygotowaną i przeliczoną informację ZUS IMIR można wydrukować, wybierając opcję 'Informacja ZUS IMIR’ w menu drukarki.

Możliwość seryjnego wydruku informacji zawierających te same dane co formularz IMIR, umożliwia pozycja menu głównego Raporty – Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej. Przed wydrukiem należy określić pracowników, dla których mają zostać przygotowane informacje, oraz okres dochodów (listy płac uwzględniane na podstawie daty wypłaty). Przygotowane wydruki na ekranie możemy albo wydrukować (Drukuj wszystkie dokumenty), albo wybieramy funkcję wysłać mailem do poszczególnych pracowników (Wyślij wydruki do pracowników).

Wydruk raportu dla pojedynczego pracownika dostępny jest bezpośrednio na liście pracowników.

Nowoczesne systemy HR oferują kompleksowe zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi, w tym:

• rekrutację i onboarding pracowników
• legalizację zatrudnienia cudzoziemców
• ewidencję czasu pracy i wnioski urlopowe
• kadry i płace
• zarządzanie szkoleniami
• delegowanie pracowników za granicę

Dzięki tym funkcjonalnościom przedsiębiorstwa mogą efektywnie zarządzać swoimi zasobami ludzkimi.

ZOBACZ TAKŻE: JPK CIT – Nowy obowiązek raportowania od 1 stycznia 2025 roku

ZUS IMIR to kluczowy dokument umożliwiający pracownikom weryfikację poprawności odprowadzanych składek. Płatnicy składek powinni pamiętać o terminowym przekazywaniu tych informacji oraz o sytuacjach, w których nie mają obowiązku ich dostarczania. Wykorzystanie nowoczesnych systemów może znacznie ułatwić proces generowania i przekazywania deklaracji rozliczeniowych.