Wdrożenie WMS w firmie z branży dystrybucyjnej

Firma specjalizuje się w dystrybucji wysokiej jakości granulatów wykorzystywanych w produkcji opakowań, kształtek oraz innych elementów z tworzyw sztucznych. W ofercie znajdują się również specjalistyczne barwniki i dodatki modyfikujące, które pozwalają na precyzyjne dopasowanie właściwości materiałów do konkretnych zastosowań.

Odbiorcami są przede wszystkim przedsiębiorstwa zajmujące się przetwórstwem tworzyw sztucznych, dla których jakość, powtarzalność oraz terminowość dostaw mają kluczowe znaczenie. Wśród nich znajdują się również firmy działające w sektorach o podwyższonych wymaganiach jakościowych, takich jak branża automotive i medyczna. W tych obszarach jakiekolwiek pomyłki – np. w kompletacji czy dostawie materiału – mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi, koniecznością kosztownych korekt produkcyjnych, a w skrajnych przypadkach nawet czasowym wstrzymaniem procesu produkcji.

Dlatego też firma przykłada szczególną wagę do precyzji operacyjnej i kontroli jakości na każdym etapie obsługi klienta, traktując niezawodność jako kluczowy filar swojej działalności.

Wdrożenie systemu WMS AVOCADO Packing w firmie zajmującej się handlem granulatami wymaga dogłębnego zrozumienia specyfiki tego rodzaju towaru. Granulaty to produkty wyjątkowo wrażliwe na warunki przechowywania — istotna jest tu zarówno wilgotność, jak i temperatura, a także czas składowania. Nawet niewielkie odchylenia od zalecanych parametrów mogą wpłynąć na jakość towaru. Dla naszego Klienta kluczowe było precyzyjne zarządzanie czasem przechowywania każdej partii granulatów. 

Istotnym aspektem był także proces certyfikacji – do każdej dostawy dołączony jest certyfikat jakości, bez którego sprzedaż produktów nie jest możliwa. System musiał zatem umożliwiać nie tylko pełną kontrolę nad stanem magazynowym, ale również nad przepływem dokumentacji certyfikacyjnej, która stanowi warunek dalszej dystrybucji towaru.

Każdy certyfikat dołączany do partii granulatu zawiera szereg kluczowych parametrów, które mają bezpośredni wpływ na to, jak dany produkt będzie się zachowywał w dalszym procesie użytkowania. Dlatego tak istotne było zapewnienie pełnej transparentności i kontroli nad tymi danymi w ramach wdrożonego systemu WMS. Granulat to towar wymagający – zarówno pod względem warunków magazynowania, jak i ścisłego zarządzania czasem składowania oraz kolejnością wydań. Niezwykle ważne jest również precyzyjne śledzenie numerów serii, ponieważ nawet ten sam typ granulatu, pochodzący z różnych dostaw, może różnić się istotnymi właściwościami – właśnie tymi, które są opisane w certyfikatach jakości.

Jednym z głównych wyzwań, z jakimi borykał się nasz Klient przed wdrożeniem systemu WMS, była identyfikacja towaru. Ze względu na specyfikę współpracy z różnymi kontrahentami – z których każdy może stosować własne oznaczenia, kolory opakowań czy schematy brandingu – operatorzy magazynowi często mieli trudność z właściwym rozpoznaniem produktów.

Dodatkowym utrudnieniem była długość i złożoność kodów przypisanych do poszczególnych produktów. Zawierały one długie ciągi znaków, które trudno było zweryfikować wzrokowo, zwłaszcza w warunkach magazynowych. Brak systemu WMS powodował, że pracownicy polegali wyłącznie na wzrokowej weryfikacji kodów, co mogło prowadzić do wydania niewłaściwego towaru – wystarczył jeden, niezauważony znak różnicy w ciągu alfanumerycznym. Konsekwencje potencjalnych błędów były poważne i często powodowały konieczność natychmiastowego reagowania, włącznie z wysłaniem transportu na drugi koniec kraju tylko po to, by wymienić błędnie dostarczoną partię towaru.

Część granulatu przechowywana była w dużym, głównym magazynie, który funkcjonował w uporządkowany, lecz manualny sposób. Towar trafiał tam w postaci worków ułożonych na paletach – standardowo przygotowanych przez dostawców. Po przyjęciu do magazynu folia zabezpieczająca była usuwana, a towar rozpoczynał swój cykl wydań. Palety często były układane jedna na drugiej – w kilku warstwach, tworząc zwarte „wieże” produktów, podobnie jak ma to miejsce podczas transportu na naczepach TIR-ów. W praktyce oznaczało to tworzenie rzędów złożonych z wielu palet ustawionych zarówno w pionie, jak i w głębi magazynu.

Bez wsparcia systemu WMS śledzenie położenia konkretnej partii – np. z przypisanym numerem partii lub numerem lotu – było bardzo utrudnione. Operatorzy musieli polegać na własnej pamięci i doświadczeniu, co przy dużym wolumenie i presji czasowej zwiększało ryzyko błędów. Wydanie niewłaściwej partii towaru mogło prowadzić do poważnych konsekwencji logistycznych i jakościowych, dlatego jednym z celów wdrożenia było uporządkowanie tego procesu i zapewnienie pełnej kontroli nad lokalizacją i tożsamością każdej palety.

Granulat trafiał do magazynu z różnych kierunków – nierzadko przylatywał różnymi samolotami, co oznaczało, że każda dostawa mogła mieć przypisany inny numer lotu. A skoro numer lotu był inny, to i certyfikat jakości był inny – niosąc ze sobą potencjalnie różniące się właściwości produktu.

W praktyce oznaczało to, że nawet w obrębie jednej dostawy, każda partia musiała być traktowana indywidualnie. Odnalezienie konkretnej partii z właściwym numerem lotu i przypisanym certyfikatem wymagało fizycznego przeszukiwania rzędów, co było czasochłonne, obarczone dużym ryzykiem pomyłek i oparte wyłącznie na drukowanych kartkach, arkuszach Excela i pamięci operatorów.

Wdrożenie systemu WMS sprawiło, że zdefiniowano stałe lokalizacje palet, a każda paleta została potraktowana jako odrębny nośnik z własną, unikalną kartą identyfikacyjną. System umożliwia przypisywanie do palety konkretnego towaru, niezależnie od tego, ile partii znajduje się na nośniku. Dzięki pełnej identyfikowalności, operatorzy zyskali pełną kontrolę nad tym, co dokładnie znajduje się na każdej palecie, bez potrzeby przeszukiwania fizycznych rzędów i bez ryzyka pomyłek.

Jednym z kluczowych zadań było zapewnienie pełnej kontroli nad stanami magazynowymi oraz nad kolejnością wydawania towaru. System pilnował, by zawsze w pierwszej kolejności wydawane były partie przyjęte do magazynu najwcześniej. Jednak zespół wdrożeniowy musiał uwzględnić również realia fizycznego składowania.

W magazynie Klienta granulaty przechowywane były nie na regałach, a w układzie warstwowym – paleta na palecie, w tzw. stogach. W efekcie, nawet jeśli aplikacja wskazywała konkretną paletę jako najstarszą i zgodną z certyfikatem, jej fizyczne wydobycie mogło oznaczać konieczność rozbierania całego stosu.

Aby usprawnić pracę operatorów i ograniczyć zbędne operacje, wprowadzona została elastyczna funkcja filtrowania. System wskazuje całą grupę palet o identycznych parametrach – z tą samą datą, certyfikatem i numerem partii – umożliwiając operatorowi wybór tej, która jest najbardziej dostępna. To praktyczne rozwiązanie, które pozwala zachować zgodność z wymaganiami jakościowymi i jednocześnie dostosować się do fizycznych warunków magazynu – bez kompromisów w zakresie kontroli i śledzenia towaru.

Przed wdrożeniem systemu procesy magazynowe wymagały zaangażowania kilku osób na stałe oraz dodatkowego wsparcia w okresach wzmożonego ruchu. Po wdrożeniu systemu, dzięki automatyzacji, bieżąca obsługa magazynu stała się bardziej efektywna, co umożliwiło przesunięcie części zespołu do nowych, strategicznych projektów. W tym samym czasie firma uruchomiła drugi magazyn, gdzie doświadczeni pracownicy mogli wykorzystać swoje kompetencje w nowych rolach.

Drugi magazyn to obiekt wysokiego składowania, gdzie towar składowany jest bardziej precyzyjnie – jeśli operator potrzebuje konkretnej partii o określonym numerze lotu i certyfikacie, może ją błyskawicznie zlokalizować i pobrać z dokładnego miejsca. Dzięki temu proces kompletacji znacznie się przyspieszył.

W praktyce pierwszy magazyn pełni obecnie funkcję bufora – zwiększa zapasy i przechowuje granulaty w większych ilościach, natomiast drugi działa jako magazyn operacyjny, z którego realizowane są wydania.

AVOCADO Packing obsługuje również wewnętrzny ruch towaru między magazynami, przeliczając każdą jednostkę niezależnie od formy jej składowania – czy to palety, worki czy cysterny. Warto dodać, że część granulatu trafia do specjalnych silosów, a następnie ładowana jest do cystern – również ten proces objęty został kontrolą w systemie. 

Nasz Klient współpracuje z operatorem palet PRS. Celem było wyeliminowanie ręcznego zarządzania ruchem palet oraz zapewnienie dokładnej ewidencji tego, które palety wyszły do klientów, które krążą między magazynami, a które wracają do obiegu. W ramach wdrożenia wprowadzony został również dedykowany mechanizm raportujący, który umożliwia śledzenie ruchu nośników – w tym wypadku palet PRS — zarówno wewnątrz firmy, jak i w relacji z klientami. System rejestruje, które palety zostały wydane, ile ich obecnie znajduje się w obiegu oraz do jakich odbiorców trafiły.

Dzięki temu firma może w każdej chwili zweryfikować aktualny stan nośników i poinformować operatora PRS o gotowości do odbioru konkretnej liczby pustych palet. Co więcej, raportowanie pozwala uwzględnić sytuacje, w których palety znajdują się u różnych klientów w wielu lokalizacjach – ułatwiając logistykę i planowanie transportu zwrotnego.

Jednym z wyraźnych usprawnień było znaczące skrócenie czasu inwentaryzacji. Proces, który wcześniej zajmował ponad tydzień i wiązał się z dużą niepewnością co do jego dokładności, dziś realizowany jest dużo szybciej i przebiega z pełną kontrolą oraz zgodnością z danymi systemowymi. Operatorzy mogą szybko i skutecznie zweryfikować stany magazynowe, co pozwala na bieżąco optymalizować procesy logistyczne. 

Równolegle firma rozwija swoje zaplecze magazynowe – nowo wybudowany magazyn wysokiego składowania okazał się na tyle efektywny, że został niemal w całości zapełniony własnym towarem. W związku z tym rozpoczęto budowę kolejnego obiektu, który docelowo ma pełnić również funkcję centrum dystrybucyjnego dla wybranych klientów.

• Umożliwienie sprawnej identyfikacji właściwych serii produktów oraz kontrolowania ich przepływu, co pozwala spełniać wymagania jakościowe i oczekiwania końcowych odbiorców.
• Wyeliminowanie błędów wynikających z ręcznego odczytu długich kodów produktów dzięki wsparciu systemu WMS w zakresie automatycznego odczytu kodów kreskowych.
• Wprowadzenie funkcji śledzenia nośników między lokalizacjami, umożliwiającej dalsze monitorowanie palet po ich wydaniu bez potrzeby ponownego znakowania
• Uproszczenie obsługi palet PRS dzięki integracji z systemem – bez konieczności dodatkowej ewidencji czy tworzenia zestawień ręcznych.
• Zapewnienie precyzyjnego oznakowania towaru i kontrolowania zasady FIFO w celu uniknięcia przeterminowania oraz utraty ważności certyfikatów.
• Wprowadzenie mechanizm wyjątków pozwalający handlowcom decydować o wydaniu konkretnej partii poza kolejnością FIFO, jeśli klient wymaga określonych parametrów produktu.
• Wyeliminowanie strat związanych z przeterminowaniem towaru i wygaśnięciem ważności certyfikatów.