Zwolnienie-z-VAT-procedura-SME

Zwolnienie z VAT: procedura SME

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje procedura SME. Umożliwia ona przedsiębiorcom mającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium UE korzystanie ze zwolnienia z VAT w państwie członkowskim, w którym nie posiadają siedziby działalności gospodarczej. Sprawdź, kto jest objęty procedurą SME i jak można dzięki niej skorzystać.

Na czym polega procedura SME?

Od 1 stycznia 2025 r. mali przedsiębiorcy z Unii Europejskiej mogą korzystać ze specjalnej procedury SME, która pozwala im być zwolnionym z VAT w innych krajach UE, nawet jeśli nie mają tam swojej siedziby. Wystarczy, że zgłoszą chęć korzystania ze zwolnienia w swoim kraju (tzw. uprzednie powiadomienie).

W zależności od kraju członkowskiego pod uwagę brane są obroty z maksymalnie dwóch lat wstecz przed złożeniem uprzedniego powiadomienia. Konieczne jest także kwartalne raportowanie obrotów osiąganych we wszystkich państwach członkowskich, w których podatnik SME korzysta z tej specjalnej procedury. Pozwala to na sprawdzenie, czy dany podmiot nadal kwalifikuje się do zwolnienia VAT SME.

Przedsiębiorcy objęci procedurą SME

Wyłącznie mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą działać jako podatnik SME. Średnie przedsiębiorstwo zostało zdefiniowane jako taki podmiot, który zatrudnia mniej niż 250 pracowników oraz jednocześnie jego roczny obrót nie przekracza równowartości 50 mln euro a całkowity bilans roczny nie przekracza równowartości 43 mln euro.

Taką procedurę skierowaną do sektora MŚP – firm prowadzących działalność na rynkach unijnych przewiduje dyrektywa SME. Z tych uproszczeń skorzystają głównie drobni producenci, firmy z branży e-commerce oraz usługodawcy świadczący na odległość usługi skierowane do konsumentów.

Procedura VAT SME nie jest obowiązkowa. Przedsiębiorca może zdecydować, że w wybranych państwach członkowskich UE będzie korzystać ze zwolnienia z VAT wynikającej z procedury SME, a w innych krajach UE będzie działać jako podatnik VAT rozliczający się na zasadach ogólnych.

Co ważne, z procedury SME można korzystać równolegle z innymi szczególnymi mechanizmami rozliczania VAT. Przykładem jest procedura VAT OSS czyli One Stop Shop, która pozwala na rozliczenie w jednym państwie podatku VAT dotyczącego transakcji realizowanych w innych krajach Unii Europejskiej. Takie działanie wymaga jednak pełnej rejestracji VAT. Wskutek tego wyraźnie widać, że w porównaniu do VAT OSS procedura SME jest znacznie prostsza.

Dodatkowo podmioty, które zarejestrowały się do szczególnej procedury transgranicznego zwolnienia VAT SME nadal mają możliwość funkcjonowania jako czynny podatnik VAT w państwie członkowskim, w którym mają siedzibę działalności gospodarczej.

Wyłączenia i ograniczenia procedury SME

Chociaż procedura SME jest sporym ułatwieniem dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw, to jednak nie można zapominać, że istnieją pewne ograniczenia w jej stosowaniu.

Najważniejszym wyłączeniem jest to, że ta procedura nie obejmuje transakcji B2B. Nie ma przy tym znaczenia wartość takich transakcji. Nawet w przypadku gdy mieszczą się one w limicie przewidzianym w przepisach, to jednak ze względu na rodzaj odbiorcy, którym jest inny przedsiębiorca, a nie konsument – osoba fizyczna, taka transakcja nie może być objęta procedurą SME.

Podobnie jest w wypadku dostaw towarów objętych z mocy prawa procedurą odwrotnego obciążenia oraz usług elektronicznych. Przy tego typu sprzedaży nie można skorzystać z procedury SME.

Kolejnym ograniczeniem jest limit 100.000 euro, którego przekroczenie powoduje utratę prawa do zwolnienia i co za tym idzie, obowiązek rejestracji do VAT w danym kraju UE. Co ważne, limit ten dotyczy zarówno sprzedaży we wszystkich krajach UE, jak i sprzedaży krajowej.

Dodatkowo każdy z krajów unijnych ma własny limit zwolnienia z VAT, którego nie można przekroczyć. Przykładowo:

  • dla Polski taki limit wynosi 200.000 zł,
  • dla Niemiec 22.000 euro,
  • a dla Czech 2 mln koron czeskich.

Oznacza to, że trzeba na bieżąco monitorować wartość sprzedaży w poszczególnych krajach UE, żeby móc korzystać z rozwiązań przewidzianych w procedurze SME. W przypadku przekroczenia limitu w jednym kraju, przy jednoczesnym zachowaniu limitu 100.000 euro dla wszystkich krajów unijnych, dany podatnik może działać jako czynny podatnik VAT w kraju, w którym przekroczył miejscowy limit, a jednocześnie nadal korzystać z procedury SME w pozostałych krajach.

Jakie korzyści daje procedura SME?

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązują przepisy, które znacznie upraszczają obowiązki związane z transakcjami dokonywanymi w państwach członkowskich UE przez podatników, którzy nie mają tam siedziby do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Ułatwi to przedsiębiorcom ekspansję na rynki unijne poprzez uproszczenie obowiązków związanych z rozliczaniem VAT oraz zmniejszeniem obciążeń administracyjnych.

Przed 2025 rokiem podatnik, który dokonywał transakcji w krajach członkowskich UE, w których to krajach nie posiadał siedziby dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, co do zasady musiał zarejestrować się do celów VAT w każdym z tych państw członkowskich. Wskutek tego musiał też w każdym z tych krajów wypełniać obowiązki związane z VAT, takie jak składanie deklaracji czy rozliczanie podatku VAT.

Nowe przepisy spowodowały, że przedsiębiorstwa, których sprzedaż mieści się w limicie SME, mogą korzystać z procedury transgranicznych zwolnień z VAT. Dodatkowo obsługa spraw związanych z tą procedurą będzie odbywać się w urzędzie skarbowym kraju, w którym podatnik posiada siedzibę dla celów działalności gospodarczej. W przypadku polskich podatników właściwym organem skarbowym będzie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Proces korzystania z procedury SME

Dyrektywa SME, czyli Dyrektywa Rady (UE) 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 r., daje możliwość zwolnienia VAT SME. W tym celu przedsiębiorca musi złożyć powiadomienie o chęci skorzystania z procedury SME. Może to zrobić elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Takie zgłoszenie składa się do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

W zgłoszeniu należy podać:

  • dane firmy,
  • wysokość obrotu w UE w bieżącym i poprzednim roku,
  • państwa członkowskie, w których planuje się korzystać ze zwolnienia.

Następnie polski urząd ocenia czy dany przedsiębiorca spełnia warunki, po czym przekazuje informacje do krajów wskazanych przez przedsiębiorcę. Po pozytywnej weryfikacji taki podmiot otrzymuje numer EX, który służy do identyfikacji w procedurze SME w całej UE.

Zwolnienie VAT obowiązuje od momentu potwierdzenia przez dane państwo UE możliwości stosowania numeru EX. Jeśli przedsiębiorca chce rozszerzyć zwolnienie na kolejne kraje, powinien złożyć aktualizację powiadomienia.

Procedura SME przewiduje także obowiązki sprawozdawcze. Przedsiębiorca musi składać kwartalne informacje o obrotach (formularz SME-IK) w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Takie informacje zawierają dane o obrotach osiąganych w każdym państwie UE, w tym również w Polsce. Jeśli dany podmiot w trakcie kwartału przekroczy próg 100.000 euro, to musi złożyć informację o tym w ciągu 15 dni roboczych od przekroczenia tego progu.

Jak enova365 umożliwia korzystanie z procedury SME?

System ERP enova365 wspiera przedsiębiorców korzystających z procedury SME, oferując funkcjonalności, które usprawniają jej wdrożenie i obsługę w trakcie codziennej pracy.

W module konfiguracyjnym enova365 (Opcje → Firma → Dane o działalności) znajduje się sekcja „SME”, gdzie można:

  • wprowadzić Numer EX przypisany podmiotowi uczestniczącemu w procedurze SME,
  • aktywować procedurę poprzez zaznaczenie odpowiedniego parametru,
  • śledzić historię zmian i aktualizacji poprzez kliknięcie w datę w sekcji SME.

Procedura SME jest stosowana jedynie w przypadku dokumentów, których definicja zawiera stawkę VAT ustawioną na „Sprzedaż / 0% / NP / -”, co zapewnia zgodność z wymaganiami podatkowymi dla sprzedaży transgranicznej. W konfiguracji Narzędzia/Opcje/Ewidencja VAT/Procedura SME należy wprowadzić kraje UE, w których prowadzona będzie sprzedaż zwolniona z VAT w ramach procedury SME.

W kartotece towaru, w zakładce „Dodatkowe”, znajduje się parametr „Procedura SME”. Umożliwia on oznaczenie konkretnego towaru jako kwalifikującego się do tej procedury.

Użytkownik może ręcznie zaznaczyć lub odznaczyć parametr „Procedura SME” dla wybranej pozycji towaru w dokumencie sprzedaży. Warunkiem jest aktywny numer EX oraz wybór kontrahenta, który podlega tej procedurze w dniu wystawienia dokumentu.

enova365 umożliwia również automatyczne dodanie numeru EX na wydruku dokumentu. Wystarczy zaznaczyć opcję „Drukuj nr EX” w definicji dokumentu w zakładce „Wydruki” (Opcje → Handel → Definicje dokumentów → Wszystkie). Numer EX zostanie wydrukowany, jeśli dokument zawiera odpowiedni towar i kontrahenta.

Dzięki tym funkcjom enova365 skutecznie wspiera przedsiębiorstwa w korzystaniu z procedury SME w ramach eksportu towarów. Pomimo tego, że dyrektywa SME jest nowym aktem prawnym, enova365 wspiera firmy, które chcą korzystać z procedury SME, bo jest zawsze zgodna z przepisami. Jeśli jako podatnik SME chcesz przetestować w praktyce działanie funkcji wspierających transgraniczne rozliczenia VAT to już dziś pobierz bezpłatne demo.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

W 3 miesiące od ręcznego do automatycznego rozliczania

Wraz z wejściem w życie przepisów tzw. Pakietu Mobilności, specjalistyczna firma transportowa PHU Elkor potrzebowała systemu, który zagwarantuje zgodność z przepisami i pozwoli się z nich wywiązywać szybko i bezbłędnie. Firma Tradiss – Autoryzowany Partner Sonety – wdrożyła enova365, dzięki czemu udało się zautomatyzować procesy w zaledwie 3 miesiące. Wyzwanie: łatwe wywiązywanie się z obowiązków, wynikających z przepisów i automatyzacja procesów Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Elkor specjalizuje się w transporcie towarów wymagających zachowania łańcucha chłodniczego (np. nabiału czy mięsa) oraz artykułów o wysokiej wartości – m.in. sprzętu RTV, AGD i elektroniki. Usługi te realizowane są przez 184 pracowników, w tym 148 kierowców, na obszarze całej Unii Europejskiej. Trudności związane z wywiązywaniem się z przepisów regulujących pracę firm transportowych PHU Elkor przez wiele lat korzystała z systemu ERP. Początkowo spełniał on podstawowe wymagania biznesowe, jednak z czasem rozwiązanie przestało nadążać za rosnącymi oczekiwaniami firmy. System nie ułatwiał także wywiązywania się z przepisów, które nałożył na firmy transportowe w Unii Europejskiej tzw. Pakiet Mobilności, w tym.: wypłat wynagrodzeń kierowcom zgodnie z przepisami kraju, w którym realizowany jest przewóz, precyzyjnej ewidencji czasu pracy z uwzględnieniem przerw i odpoczynków, organizowania powrotu kierowców do bazy przynajmniej raz na 4 tygodnie. Dotychczasowy system nie pozwalał na automatyczne rozliczanie kosztów wynagrodzeń, diet dodatków oraz czasu pracy w zgodzie z nowymi regulacjami. Prowadziło to do niepotrzebnego obciążenia pracą działu administracji i kadr, a w razie błędów także kar finansowych. Wzrost efektywności pracy i minimalizacja kosztów utrzymania systemu IT Oprócz braku zgodności z przepisami, firmie doskwierały również inne ograniczenia: niewielkie możliwości integracji systemów i automatyzacji procesów, wysokie koszty utrzymania i serwisowania systemu informatycznego, konieczność ręcznego wprowadzania danych. Konsekwencją tych problemów była niska efektywność pracy, błędy i rosnące koszty operacyjne. Firma Elkor chciała znaleźć sposób, który pozwoliłby tego uniknąć oraz wyeliminować ewentualne opóźnienia w realizacji procesów kadrowo-płacowych w przyszłości. W związku z tym firma rozpoczęła intensywne poszukiwania nowoczesnego i elastycznego rozwiązania ERP. Kryteria wyboru nowego systemu ERP Zespół Elkor rozważał wybór jednego z kilku systemów ERP dostępnych na rynku. Kluczowymi kryteriami wyboru nowego rozwiązania były: zgodność z przepisami Pakietu Mobilności, możliwość integracji z używanym w firmie systemem 4Trans, elastyczność konfiguracji oraz wsparcie ze strony dostawcy. Ostatecznie, wybór padł na system enova365, rekomendowany przez Autoryzowanego Partnera Sonety – firmę Tradiss Piotrowski Iwaniuk Spółka Jawna. Przed decyzją wdrożeniową Tradiss przeprowadził dokładną analizę potrzeb PHU Elkor oraz zaprezentował pełne możliwości systemu. Zakres oraz przebieg wdrożenia enova365 Analiza przedwdrożeniowa Proces wdrożenia systemu enova365 rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej. Celem analizy było zidentyfikowanie krytycznych obszarów działalności oraz potrzeb specyficznych dla branży transportowej. Przygotowanie planu wdrożenia Kolejnym krokiem było zaprezentowanie możliwości systemu enova365, a następnie przygotowanie planu wdrożenia podzielonego na kilka etapów. Zakres wdrożenia objął kluczowe moduły: Kadry i Płace – umożliwiające kompleksowe zarządzanie wynagrodzeniami, Pracownicy Eksportowi – służący do rozliczania kierowców pracujących za granicą, Czas Pracy (XML) – do automatycznego importu danych z urządzeń tachograficznych, 4Trans (Tachoscan) – dla zapewnienia zgodności z czasem jazdy i odpoczynku, Eksporty Dekretów List Płac – dla płynnej integracji z księgowością zewnętrzną, Pakiet Mobilności – odpowiadający na wymagania wynikające z prawa unijnego. Każdy z zaproponowanych oraz wdrożonych modułów odpowiadał na konkretną potrzebę klienta – np. moduł 4Trans pozwolił na automatyzację przetwarzania danych z tachografów, co wcześniej wykonywano ręcznie. Wdrożenie systemu Proces wdrożenia trwał łącznie około 3 miesięcy i przebiegał etapami: 1. Etap przygotowawczy – analiza procesów, migracja danych kadrowych i płacowych. 2. Etap implementacji – konfiguracja modułów: Kadry i Płace, Pracownicy Eksportowi, Czas Pracy (import danych z plików XML), 4Trans (Tachoscan), Eksporty Dekretów List Płac oraz Pakiet Mobilności. 3. Etap testów i szkoleń – testowanie integracji, szkolenia dla użytkowników końcowych. 4. Start produkcyjny – uruchomienie systemu i bieżące wsparcie. Firma Tradiss zapewniła wsparcie merytoryczne i techniczne, a także przygotowała zestaw raportów i mechanizmów dostosowanych do specyfiki Elkoru, m.in. rejestr wydań odzieży roboczej z przypisaniem ryczałtów czy niestandardowe algorytmy wynagrodzeń dla kierowców pracujących w różnych systemach czasu pracy. Integracja z systemem 4Trans i automatyczna obsługa tzw. Pakietu Mobilności Dzięki integracji enova365 z programem 4Trans,można automatycznie importować informacje o dietach, dodatkach i czasie pracy kierowców. To rozwiązanie: znacząco zmniejszyło liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, przyspieszyło pracę działu kadr i płac, zapewniło zgodność z unijnymi przepisami, w tym z tzw. Pakietem Mobilności, zwiększyło efektywność i bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych. Dzięki integracji z 4Trans, dane z tachografów są automatycznie przetwarzane i wykorzystywane do naliczania diet i dodatków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (zwanych Pakietem Mobilności). Wprowadzenie dedykowanych algorytmów wynagrodzeń oraz rejestru odzieży roboczej pozwoliło na lepszą kontrolę kosztów i uproszczenie ewidencji. Jak podkreśla kierownik działu kadr i płac z Elkor: Block Quote Inne rozwiązania, które usprawniają pracę Elkor W ramach wdrożenia systemu, zespół Tradiss stworzył także szereg rozwiązań dopasowanych do specyfiki Elkor, w tym m.in.: niestandardowe algorytmy wynagrodzeń, uwzględniające zróżnicowane formy zatrudnienia i dodatki branżowe, mechanizm rejestracji wydań odzieży roboczej i przypisanych do nich ryczałtów, zestaw raportów i analiz danych w Excelu oraz wersji drukowanej, weryfikatory danych kadrowych, które minimalizują ryzyko błędów, integracja systemu z zewnętrzną księgowością, dzięki możliwości eksportu dekretów list płac. Efekty wdrożenia: oszczędność czasu i eliminacja błędów Wdrożenie systemu enova365 w PHU Elkor pozwoliło na automatyzację wielu procesów administracyjnych i kadrowych. To przyczyniło się do oszczędności czasu i znacznego ograniczenia liczby błędów w naliczaniu wynagrodzeń i tworzeniu związanej z tym dokumentacji, dzięki wyeliminowaniu manualnych czynności. Rozliczenia płacowe są zawsze zgodne z aktualnymi przepisami, w tym tzw. Pakietem Mobilności, a firma może łatwo dostosowywać system do indywidualnych potrzeb. Dodatkowo, usprawniono komunikację między działami i zewnętrznymi systemami, takimi jak 4Trans czy program księgowy. Block Quote Firma zamierza dalej rozwijać integracje systemowe oraz optymalizować procesy administracyjne, korzystając z rosnących możliwości enova365. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
W-3-miesiące-od-ręcznego-do-automatycznego-rozliczania
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń