Biura i usługi IT jeszcze łatwiej dostępne – Technopark Pomerania cyfryzuje się z enova365

Gdy udostępniasz firmom infrastrukturę biurową i technologiczną liczy się każda minuta i każdy dokument. Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny – właściciel kompleksu biurowego Technopark Pomerania – wybrał enova365 by jeszcze efektywniej wspierać rozwój przedsiębiorstw. Efekty: automatyzacja rozliczania najmu powierzchni biurowej i usług IT, efektywniejsze zarządzanie nieruchomościami oraz wzrost wiarygodności biznesowej.

Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny (SPNT) udostępnia firmom nowoczesną infrastrukturę biurową i technologiczną oraz profesjonalne programy wsparcia. I robi to na dużą skalę, bo ze wsparcia organizacji w rozwoju korzystają obecnie aż 102 firmy.

Do spółki, która jest własnością miasta Szczecin, należy kompleks Technopark Pomerania. Obejmuje on budynki biurowe, sale konferencyjne, szkoleniowe i coworkingowe oraz parking podziemny. Organizacja wynajmuje je firmom na preferencyjnych warunkach. Do SPNT należy także największa serwerownia w regionie, której zasoby także są udostępniane start-upom i dojrzałym biznesom.

Przed wdrożeniem enova365 Park Naukowo-Technologiczny w Szczecinie wykorzystywał kilka różnych programów. Ponieważ nie były ze sobą zintegrowane, konieczne było „ręczne” przenoszenie danych z programu do programu czy rozliczanie różnych umów najmu. Ręcznie musiano też, na przykład, aktualizować informacje na stronie internetowej, dotyczące dostępności wynajmowanych nieruchomości. Niepotrzebnie spowalniało i utrudniało to pracę.

Programy nie były też aktualizowane, kiedy zmieniały się przepisy prawne, ani nie nadążały za ewoluującymi potrzebami organizacji.

Zarząd spółki rozpoczął poszukiwania nowego systemu, wolnego od wad poprzedników. Nowe oprogramowanie miało przede wszystkim umożliwiać integrację wszystkich procesów biznesowych w jednym systemie. Było to konieczne, żeby móc wdrożyć automatyzację i elektroniczny obieg dokumentów oraz wyeliminować ręczną pracę.

Jeden program miał wspierać między innymi:

• ewidencję posiadanych obiektów i powiązanych z nimi umów najmu, polis ubezpieczeniowych czy zdarzeń: remontów lub awarii,
• rozliczanie wynajmu powierzchni biurowych, sal konferencyjnych czy powierzchni serwerowni, albo usług IT – np. dzierżawę serwerów,
• pozyskiwanie ad-hoc precyzyjnych informacji zarządczych,
• dostarczanie niezbędnych danych uprawnionym pracownikom, najemcom i dostawcom,
• aktualizację informacji na stronach internetowych, dzięki integracji,
• efektywną obsługę klientów.

Kiedy wybór padł na enova365 i firmę wdrożeniową KOMAKO w pierwszej kolejności wdrożono moduły enova365 Handel i magazyn, Nieruchomości oraz moduły z obszaru finansowo-księgowego: Księga Handlowa i Księga Inwentarzowa.

To pozwoliło na pełną cyfryzację wszystkich procesów związanych z wynajmowaniem firmom biur, miejsc parkingowych, pomieszczeń magazynowych, sal konferencyjnych czy dzierżawą serwerów wirtualnych.

Jak działa po wdrożeniu?

W enova365 najem można rozliczyć jednorazowo lub na podstawie umów cyklicznych.

W pierwszym przypadku wystarczy wybrać usługę, za którą przygotowywane jest rozliczenie – w tym wypadku najem:

• powierzchni biurowej,
• pomieszczeń magazynowych lub gastronomicznych,
• szafek odzieżowych,
• sal konferencyjnych.

Do rozliczenia najmu zostaje wykorzystana stawka wpisana, jako cena wynajmu danego obiektu. Po wpisaniu okresu najmu (może to być godzina, dzień czy miesiąc) wystarczy kliknąć rozlicz najem, a system utworzy fakturę, wyśle ją do klienta i automatycznie zadekretuje.

Przy fakturowaniu na podstawie umów cyklicznych system automatycznie generuje dokumenty sprzedaży w wyznaczonym czasie. Faktury te są od razu widoczne w systemie dla księgowych i automatycznie dekretowane.

Korzyści:

• Jednorazowe fakturowanie najmu przy pomocy 3 kliknięć. Przy fakturowaniu cyklicznym system całkiem Cię w tym wyręcza
• Łatwość wystawiania faktur za dowolny czas najmu – począwszy od godziny, aż po miesiące
• Księgowa od razu widzi w systemie wystawione faktury

Jak działa po wdrożeniu?

W module Nieruchomości enova365, w formie drzewa odwzorowana jest struktura wszystkich posiadanych nieruchomości. Każdy obiekt – biuro, biurko, miejsce parkingowe, szafka na ubranie czy sala konferencyjna – może mieć w nim swoje odbicie i może być powiązany z innym obiektem.

Dodatkowo wszystkie obiekty są dostępne w formie listy, gdzie można je filtrować według typów czy dostępności.

W odniesieniu do każdej nieruchomości możesz też sprawdzić powiązane z nią zdarzenia – umowy (zawarte na czas określony i nieokreślony), dokumenty, na podstawie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, a także planowane remonty, awarie, polisy ubezpieczeniowe i wiele innych.

Korzyści:

• Szybki wgląd w rejestr wynajętych i niewynajętych obiektów
• Błyskawiczna identyfikacja zależności między obiektami
• Wszystkie informacje o posiadanych nieruchomościach w jednym miejscu

Jak działa po wdrożeniu?

enova365 umożliwia łatwą ewidencję umów, zawartych z najemcami. Można do nich podpinać załączniki, na bazie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, ale także zaznaczyć indywidualne warunki płatności dla umowy – sposób zapłaty, termin czy rachunek bankowy. Jest też opcja ustawienia indywidualnych parametrów fakturowania.

Korzyści:

• Szybka obsługa umów

Jak działa po wdrożeniu?

System enova365 jest zintegrowany ze stronami internetowymi, na których klienci mogą znaleźć informacje o dostępnych do wynajęcia powierzchniach biurowych czy zasobach IT.

Dzięki temu, każda informacja o zmianie statusu dostępności obiektu czy usługi, zarejestrowana w enova365 – ma swoje odbicie na stronie internetowej.

Korzyści:

• Zmieniasz dane tylko raz – w enova365, a są one zaktualizowane także na stronie internetowej.

• System, który obsługuje wszystkie procesy biznesowe wdrożony w 4 miesiące

Paweł Muszyński, kierownik projektu ze strony SPNT: „Szczęśliwie trafiłem na wiarygodnych i odpowiedzialnych partnerów po stronie zespołu wdrożeniowego wykonawcy. Odpowiedzi na nasze pytania trafiały do mnie szybko, były treściwe i merytoryczne. Współpraca układała się harmonijnie, nie było konfliktów, wzajemnych pretensji, a to dobrze wróżyło i przełożyło się na końcowy efekt w postaci uruchomienia po 4 miesiącach pracy systemu obsługującego wszystkie podstawowe procesy biznesowe naszej organizacji.”

• Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń

Andrzej Feterowski, Dyrektor Zarządzający SPNT: „Operacja się udała. Zaangażowaliśmy w nią cały nasz zespół, wierząc, że współpraca ludzi wzbogaca. W mojej ocenie równowaga pomiędzy zespołami wdrożeniowymi wykonawcy i zamawiającego jest kluczowa, a w tym przypadku okazało się, że możliwe było takie konstruowanie zasad współpracy, aby osiągnąć wynik na zasadzie win-win. I to się udało. Zrozumienie naszych potrzeb, przy równoczesnym identyfikowaniu możliwości zespołu wdrożeniowego wykonawcy i oprogramowania zaowocowało generalnie bezkonfliktową współpracą. Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń.”

Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.