Data Management Framework w praktyce – jak efektywnie zarządzać danymi w D365 F&O

W świecie nowoczesnych systemów ERP dane pełnią rolę fundamentu decyzji biznesowych. To od ich jakości i spójności zależy, czy procesy finansowe, logistyczne czy sprzedażowe będą działać przewidywalnie i bez zakłóceń. W Dynamics 365 Finance & Operations centralnym narzędziem wspierającym ten obszar jest Data Management Framework.

Z perspektywy 7F Technology Partners DMF to jeden z tych elementów, które w praktyce pokazują, jak bardzo praca z danymi potrafi usprawnić codzienne funkcjonowanie organizacji. Aby jednak w pełni wykorzystać jego potencjał, warto zrozumieć, jak działa na poziomie operacyjnym i jakie nawyki najmocniej zwiększają jego skuteczność.

DMF opiera się na Data Entities - encjach, które reprezentują konkretne obiekty biznesowe, takie jak klienci, dostawcy, produkty czy zamówienia. Dzięki temu użytkownik nie musi znać struktury bazy danych; pracuje na pojęciach, które zna z procesów.

System dostarcza setki gotowych encji, ale umożliwia również tworzenie własnych, co daje dużą elastyczność i pozwala dopasować narzędzie do specyfiki firmy. W praktyce oznacza to, że nawet rozbudowane modele danych można obsługiwać w sposób ujednolicony i powtarzalny.

Sercem pracy z DMF są Data Projects, które definiują proces importu lub eksportu danych. W ramach projektu określamy, z jakiej encji korzystamy, jakiego używamy pliku źródłowego i jaki format będzie wykorzystany - Excel, CSV, XML lub ZIP.

Proces importu przebiega według stałego schematu: wybór encji, mapowanie kolumn, walidacja, przetwarzanie i analiza wyników. Eksport działa analogicznie, z tą różnicą, że wskazujemy dane do wyciągnięcia i lokalizację docelową, np. Azure Blob Storage, SharePoint lub zwykły plik do pobrania.

Taki mechanizm pozwala budować powtarzalne, przewidywalne procesy i odciążać zespoły, które na co dzień polegają na aktualnych danych operacyjnych.

Większość wyzwań przy imporcie wynika z jakości danych wejściowych. Błędne formaty, brakujące wartości czy niespójności biznesowe potrafią zablokować cały proces. Dlatego kluczowym elementem pracy z DMF jest właściwe przygotowanie plików - z odpowiednimi strukturami, jednostkami i obowiązkowymi polami.

W praktyce oznacza to nie tylko poprawę plików, ale również budowanie świadomości w zespołach odpowiedzialnych za dane, że ich jakość bezpośrednio wpływa na powodzenie operacji w systemie.

Data Templates to narzędzie, które znacząco usprawnia migracje i powtarzalne importy. Szablony grupują encje w logiczne zestawy - na przykład dla obszarów finansowych lub magazynowych - dzięki czemu łatwiej zachować spójność między kolejnymi etapami projektu i między środowiskami.

To prosty sposób na standaryzację pracy z danymi, który szczególnie doceniają zespoły pracujące przy rolloutach lub utrzymaniu systemu.

DMF udostępnia mechanizmy monitorowania statusów zadań oraz logi, które pozwalają szybko identyfikować błędy. Informacje o liczbie przetworzonych rekordów, czasie wykonania oraz przyczynach niepowodzeń dają transparentny obraz tego, co wydarzyło się w trakcie importu lub eksportu.

W praktyce to narzędzie pozwalające nie tylko wykryć błąd, ale również usprawnić cały proces - zwłaszcza gdy operacje są wykonywane często i obejmują duże wolumeny danych.

Recurring Data Jobs umożliwiają harmonogramowanie cyklicznych zadań, takich jak codzienne eksporty do systemów zewnętrznych czy regularne zasilanie danych referencyjnych. Automatyzacja zmniejsza liczbę ręcznych operacji i ogranicza ryzyko pomyłek, jednocześnie zapewniając aktualność danych w całym ekosystemie aplikacji.

Data Management Framework nie jest wyłącznie narzędziem technicznym - to kluczowy element zarządzania danymi w D365 F&O. Umożliwia powtarzalne migracje, wspiera integracje i podnosi jakość danych w organizacji. Dobrze skonfigurowany DMF staje się solidnym fundamentem dla dalszej cyfrowej transformacji i sprawnego wykorzystywania danych w codziennych operacjach biznesowych.

To dobry moment, aby zastanowić się, na ile Twoje procesy pracy z danymi są uporządkowane i przewidywalne - bo właśnie tam zaczyna się realna efektywność DMF.