Incydenty w systemie ERP i jak sobie z nimi radzić?

W dojrzałych organizacjach korzystanie z systemu ERP to naturalny element prowadzenia biznesu, a incydenty są postrzegane jako okazje do ciągłego doskonalenia. W przypadku Dynamics 365 Finance, będącego sercem finansów, raportowania i zgodności, kluczowe jest, by organizacje były przygotowane na szybkie i efektywne reagowanie, co pozwala sprawnie utrzymać ciągłość procesów i wiarygodność danych.

Z perspektywy 7F Technology Partners, incydenty to naturalny etap cyklu życia aplikacji, który można skutecznie monitorować i kontrolować. Istotne jest rozumienie momentów wzrostu ryzyka, właściwa dokumentacja oraz budowa mechanizmów umożliwiających szybkie i przewidywalne działania naprawcze. W ten sposób organizacje mogą jeszcze lepiej wspierać swoje cele biznesowe i rozwijać stabilne środowisko pracy w oparciu o Dynamics 365 Finance.

To podejście pomaga nie tylko minimalizować przestoje, ale także zwiększać odporność i elastyczność systemu na zmieniające się warunki biznesowe.

Największa intensywność incydentów pojawia się w momencie go-live. Użytkownicy przechodzą z Excela, systemów dziedziczonych lub środowiska testowego na realne dane, realne wolumeny i realne odpowiedzialności. Na tym etapie wychodzą na jaw luki w konfiguracji, niedokładności migracji, nieoczywiste zależności między modułami i błędy integracji. To normalne - pod warunkiem, że organizacja ma przygotowany proces obsługi incydentów i nie traktuje każdego zgłoszenia jako dowodu „niedziałającego systemu”.

Po kilku tygodniach dobrze zarządzony system wchodzi w fazę stabilizacji. Zespół odpowiedzialny za utrzymanie wyłapuje powtarzające się problemy, użytkownicy nabierają pewności pracy w nowych ekranach i procesach, a tona zgłoszeń zamienia się w bardziej selektywny strumień realnych wyjątków. W kolejnych miesiącach pojawia się trzeci etap: rozwój i aktualizacje. Nowe funkcje, kolejne integracje, zmiany procesów biznesowych i cykliczne aktualizacje chmurowe z powrotem podnoszą poziom ryzyka. Różnica polega na tym, że dojrzała organizacja ma już wypracowany model kontroli zmian, który to ryzyko trzyma w ryzach.

Efektywne zarządzanie incydentami zaczyna się od jakości danych o problemach. W praktyce oznacza to konsekwentne korzystanie z narzędzi typu Service Desk, takich jak Jira czy Azure DevOps, oraz jasne zasady, co trafia do zgłoszenia. Dla nas standardem jest, by każde zgłoszenie zawierało konkretny opis sytuacji, kroki prowadzące do wystąpienia błędu, informacje o środowisku, zrzuty ekranu, a tam gdzie to możliwe - logi systemowe.

Równie ważna jest kategoryzacja. Rozróżnienie błędów funkcjonalnych, integracyjnych, wydajnościowych czy związanych z danymi pozwala nie tylko szybciej przypisać sprawę do właściwego zespołu, ale także analizować trendy. Dzięki temu można zauważyć, że np. większość problemów wynika z określonego interfejsu integracyjnego, konkretnego procesu zamknięcia miesiąca albo zbyt luźno zdefiniowanych ról bezpieczeństwa. To z kolei zasila bazę wiedzy - repozytorium rozwiązań i dobrych praktyk, które w 7F-TP traktujemy jako obowiązkowy element każdego dojrzałego utrzymania systemu ERP.

Nie wszystkie zmiany w Dynamics 365 Finance są równie „niebezpieczne”. Doświadczenie pokazuje kilka obszarów szczególnie podatnych na incydenty. Po pierwsze, pozornie niewinne korekty konfiguracji - jeden parametr ustawiony niezgodnie z założeniami potrafi zaburzyć rozliczenia, rezerwacje lub przepływy dokumentów. Po drugie, aktualizacje wersji w modelu chmurowym: regularne, potrzebne i wartościowe, ale wymagające scenariuszy testowych dopasowanych do realnych procesów, a nie tylko ogólnych checklist.

Po trzecie, integracje z systemami zewnętrznymi, gdzie problemem bywa nie sam Dynamics, ale niespójne formaty danych, nieprzemyślana mapowanie pól albo zmiany po stronie partnerów integracyjnych wprowadzane bez koordynacji. Po czwarte, sezony krytycznego obciążenia - zamknięcie miesiąca, kwartału, roku, audyty, intensywne kampanie sprzedażowe. Jeśli coś w konfiguracji, procesie lub integracji jest „na granicy”, to właśnie wtedy się ujawni.

Minimalizowanie liczby incydentów nie oznacza złudnej wiary, że da się je wyeliminować. Chodzi o przesunięcie ciężaru z reakcji na prewencję. W praktyce oznacza to konsekwentne testy regresyjne przed wdrożeniem nowych wersji lub zmianami konfiguracyjnymi, oparte na rzeczywistych scenariuszach biznesowych, a nie na przykładowych danych demo. Oznacza to także inwestycję w użytkowników - im lepiej rozumieją logikę systemu i konsekwencje swoich działań, tym szybciej potrafią rozpoznać, czy mają do czynienia z błędem, nieprawidłową konfiguracją, czy po prostu innym niż dotychczas sposobem pracy.

Kolejnym filarem jest monitorowanie. Wykorzystanie logów, metryk wydajności i alertów pozwala wychwycić symptomy problemów, zanim trafią do zarządu w postaci opóźnionego raportu finansowego. Tam, gdzie to możliwe, rekomendujemy również automatyzację powtarzalnych operacji - nie po to, by było „nowocześnie”, ale dlatego, że eliminuje to klasyczne błędy ludzkie przy ręcznym wprowadzaniu danych i powtarzalnych księgowaniach.

Dynamics 365 Finance, jak każdy rozbudowany system ERP, będzie generował incydenty na różnych etapach swojego życia. Różnica między organizacjami polega na tym, czy traktują je jako chaos do doraźnego opanowania, czy jako przewidywalny element środowiska, którym można zarządzać. Świadome podejście do cyklu życia aplikacji, rzetelna dokumentacja, analiza przyczyn i dyscyplina w testowaniu zmian przekładają się bezpośrednio na stabilność procesów finansowych i odporność organizacji. Jeśli przy każdym kolejnym incydencie zadajesz sobie nie tylko pytanie „jak to naprawić?”, ale też „co zrobić, by ten typ problemu nie wrócił?”, to jesteś na dobrej drodze do dojrzałego modelu pracy z ERP - zamiast tylko gaszenia pożarów.

A jeśli potrzebujesz wsparcia w codziennym zarządzaniu systemem D365 lub myślisz o rozszerzeniach funkcjonalności, skontaktuj się z nami: contact@7f-tp.pl.