Obsługa-floty-samochodowej-z-enova365

Obsługa floty samochodowej z enova365

Efektywna obsługa floty samochodowej to nie tylko ewidencja wszystkich użytkowanych w firmie pojazdów, ale także działania, które umożliwiają ich optymalne wykorzystanie. Dobry system do zarządzania flotą usprawnia wszystkie te procesy biznesowe. Poznaj moduł enova365 Flota!

Obsługa floty samochodowej – co powinna obejmować?

Zarządzanie flotą samochodową w firmie to proces polegający na gromadzeniu informacji oraz podejmowaniu decyzji dotyczących pojazdów, których właścicielem lub leasingobiorcą jest firma. Administrowanie flotą samochodową obejmuje zatem szereg różnego typu działań.

Zarządzanie flotą samochodową to, po pierwsze, ewidencja wszystkich użytkowanych w firmie pojazdów oraz zdarzeń z nimi powiązanych. Mogą to być zarówno zdarzenia planowane, takie jak badania techniczne, ubezpieczenia pojazdów czy ich serwis, ale też nieplanowane, jak na przykład mandaty, stłuczki lub inne szkody.

Zarządzanie flotą samochodową w firmie to także troska o optymalne wykorzystanie tych zasobów. Jednym z najskuteczniejszych sposobów jest umożliwienie pracownikom rezerwacji pojazdów. Obsługa floty samochodowej jest również powiązana z prowadzeniem księgowej ewidencji przebiegów, czyli tzw. generowaniem przejazdów oraz kontrolą stanów liczników. Wszystkie te działania służą zwiększaniu efektywności procesów. Jakie dokładnie cele pozwalają realizować?

Zarządzanie flotą samochodową w firmie – cele

W każdej firmie celem zarządzania flotą jest maksymalizacja wydajności samochodów lub innych pojazdów, które firma posiada lub eksploatuje. Na realizację tego celu składa się szereg celów pośrednich, z których najważniejsze wymieniamy poniżej:

  1. Kontrola kosztów utrzymania floty

Dobre zarządzanie flotą samochodową służy przede wszystkim minimalizacji związanych z nią kosztów operacyjnych. Pomaga w tym m.in. odpowiednie planowanie, co jest tańsze niż działania ad hoc, których efektem bywają nagłe awarie. Co więcej, dobrze zarządzane, zadbane aktywa, takie jak pojazdy, kosztują mniej w czasie całej eksploatacji, bo ich czas sprawności jest dłuższy. Dzięki temu jeden zasób przyczynia się do generowania wartości dla firmy przez dłuższy czas. Jednocześnie wiąże się to z mniejszą liczbą awarii czy wezwań serwisowych.

  1. Redukcja kosztów ogólnych

Na koszty utrzymania floty składają się także koszty ogólne, m.in. wynagrodzenia fleet managerów. Lepsza organizacja zarządzania flotą, obejmująca na przykład wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych, automatyzujących rutynowe czynności, pozwala uzyskać niższe koszty.

  1. Redukcja kosztów przejazdów

Monitoring floty samochodowej służy między innymi optymalizacji kosztów przejazdów.

  1. Ograniczanie do minimum liczby stresujących sytuacji

Wszystkie awarie mocno stresują pracowników korzystających z floty samochodowej. Często muszą oni zmieniać plany, żeby usunąć konsekwencje awarii.

  1. Przestrzeganie przepisów

Celem zarządzania flotą w firmie jest także dbałość o zgodność z regulacjami prawnymi, jakim podlegają pojazdy użytkowane przez przedsiębiorstwo. Badania techniczne, obowiązkowe polisy ubezpieczeniowe, planowane przeglądy – dobry system do zarządzania flotą umożliwia sprawną ewidencję wszystkich tych informacji oraz przypomina o działaniach, które należy podjąć.

Jak enova365 wspiera obsługę floty samochodowej?

W odpowiedzi na realne zapotrzebowanie i oczekiwania rynku, system enova365 został wzbogacony o moduł Flota, który pozwala na zarządzanie różnymi procesami biznesowymi w jednym miejscu. Umożliwia on ewidencjonowanie informacji na temat posiadanych samochodów oraz zarządzanie flotą pojazdów.

Moduł enova365 Flota, w połączeniu z modułem enova365 Księgowość, daje możliwość rozliczenia przejazdów oraz wykonanych tras. Z kolei, wykorzystanie modułu enova365 Handel sprawia, że otrzymuje się kompletny system do zarządzania, z możliwością wystawiania dokumentów i rozliczania ich. 

W obrębie modułu enova365 Flota dostępne są następujące funkcjonalności:

Ewidencja pojazdów

Moduł enova365 Flota pozwala na ewidencję następujących danych o pojazdach: typ, rodzaj pojazdu, marka, model, numer rejestracyjny oraz stan pojazdu. Ponadto istnieje możliwość dodania własnej nazwy lub opisu. Ewidencja pojazdu może być również uzupełniona o bardziej szczegółowe informacje: o właścicielu, rodzaju i pojemności silnika, dacie pierwszej rejestracji i zakupu, numerze karty paliwowej czy dacie gwarancji. Wprowadzone dane można w wygodny sposób przeglądać, filtrować i sortować.

ewidencja_pojazdow-1110x539

enova365 Flota umożliwia ewidencję danych o pojazdach 

Rezerwacje

Kluczową funkcjonalnością modułu Flota jest możliwość tworzenia i zarządzania rezerwacjami pojazdów. Można wtedy uzupełnić następujące dane: stan rezerwacji, rezerwowany pojazd, osoba rezerwująca, opis i cel, typ trasy oraz miejsce odbioru i zwrotu pojazdu, a także wiele więcej. Każda rezerwacja otrzymuje swój indywidualny numer. Długość trasy wyliczana jest automatycznie na podstawie różnicy między początkowym a końcowym odczytem licznika. Kolejnym elementem, który usprawnia obsługę rezerwacji, jest możliwość wygenerowania przejazdu za pomocą jednego kliknięcia. Funkcjonalność ta jest niezbędna do prowadzenia księgi ewidencji przebiegów.

Ewidencja zdarzeń związanych z pojazdem

Zarządzanie flotą to również konieczność ewidencjonowania zdarzeń związanych z pojazdami. W enova365 domyślnie dostępne są dwa rodzaje zdarzeń – przegląd techniczny oraz awaria samochodu. Dodatkowo system daje możliwość wprowadzenia własnych zdarzeń, zgodnie z indywidualnymi potrzebami firmy. Zdarzenia można uzupełnić o powiązane z nimi dokumenty, osoby zaangażowane, sprzęt lub inne potrzebne informacje.

Ubezpieczenia pojazdów

Niezbędnym elementem w przypadku każdego pojazdu jest ubezpieczenie. Moduł Flota umożliwia przypisanie do każdego ewidencjonowanego pojazdu danych o ubezpieczeniu, z uwzględnieniem daty rozpoczęcia i zakończenia okresu ubezpieczenia, ubezpieczyciela, numeru polisy, sumy składki oraz wyceny ubezpieczonego pojazdu. Można ponadto dodać informacje o tym, jakie są wykupione rodzaje ubezpieczenia (OC, AC, NNW, Assistance), a także wprowadzić własny opis, dołączyć dokumenty i załączniki.

ewidencja_dokumentow_ubezpieczeniowych-1110x539

enova365 Flota umożliwia przypisanie do każdego pojazdu dokumentów ubezpieczeniowych

Szkody i mandaty

Moduł Flota pozwala ewidencjonować informacje na temat szkód i mandatów. Do każdej zawartej w systemie polisy można zgłosić szkodę i dodać szczegółowe dane, jak numer szkody, data zdarzenia, pojazd, kierowca, sprawca oraz status decyzji o odszkodowaniu, wysokość roszczeń i opis zdarzenia. Istnieje też możliwość dołączenia załączników – zdjęć szkody, opisu i mapek sytuacyjnych.

Mandaty można wprowadzać do systemu z różnych lokalizacji – listy Pojazdy, Rezerwacje, Mandaty oraz dowolnej zakładki formularza, używając przycisku Mandat. Formularz wprowadzania mandatu składa się z następujących pól:

  • Pojazd – pojazd, do którego został wystawiony mandat;
  • Przejazd – przejazd, podczas którego został wystawiony mandat;
  • Data – data i godzina wystawienia mandatu;
  • Kierowca – osoba, która otrzymała mandat;
  • Kwota – wartość, na jaką został wystawiony mandat;
  • Punkty – liczba otrzymanych punktów karnych;

System do obsługi floty samochodowej – korzyści

Właściwe administrowanie flotą samochodową to proces, który wymaga jednoczesnego wglądu w wiele informacji. Ewidencja pojazdów użytkowanych w firmie, monitoring floty samochodowej, rozliczanie przejazdów to tylko niektóre z nich. Dla osób zarządzających flotą wyzwaniem jest integracja tych wszystkich informacji. Pozwalają na to programy do zarządzania flotą samochodową, które są częścią systemu ERP, takie jak moduł Flota enova365.

Dobre systemy do zarządzania flotą zapewniają porządek w dokumentach, umożliwiają nie tylko szybki wgląd we wszystkie informacje dotyczące użytkowanych w firmie samochodów, ale także automatyzują liczne działania. Można więc powiedzieć, że najważniejsza korzyść z wdrożenia systemu do obsługi floty samochodowej enova365, który jest częścią systemu ERP, to usprawnienie wszystkich procesów biznesowych, związanych z zarządzaniem flotą samochodową. Konsekwencją tego jest między innymi:

  • oszczędność czasu,
  • redukcja kosztów,
  • eliminacja błędów i przeoczeń.

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób zoptymalizować zarządzanie flotą samochodową w swojej firmie, jeszcze dziś przetestuj moduł enova365 Flota.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

E-paragon – od kiedy można go wystawiać?

Czy wiesz, że e-paragon może wkrótce wyprzeć swoją papierową wersję? To kolejny krok na drodze do cyfryzacji i automatyzacji branży handlowej, który pozwala na obniżenie kosztów, szybszą obsługę klientów i sprzyjające środowisku odpapierzenie firmy. Dowiedz się, jak wystawić e-paragon w enova365. Co to jest e-paragon? E-paragon jest elektroniczną wersją dokumentu fiskalnego, który jest bardzo dobrze znany. Otrzymujesz go przy okazji prywatnych zakupów jako potwierdzenie zawarcia transakcji. Paragon elektroniczny ma być jego odpowiednikiem wystawianym przez specjalne kasy online, przesyłanym (na życzenie kupującego) na wybrany przez niego adres e-mail lub numer telefonu oraz do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Oznacza to, że w przeciwieństwie do paragonu standardowego, nie ma potrzeby jego wydruku. Zgodnie z § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących e-paragon powinien zawierać dokładnie takie same informacje, jakie znajdują się na paragonie papierowym, czyli: nazwę podatnika wraz z adresem punktu sprzedaży lub adresem siedziby podatnika, NIP podatnika, kolejny numer wydruku, datę, godzinę i minutę wydruku dokumentu, nazwę „Paragon fiskalny”, cenę towaru lub usługi i jego/jej nazwę umożliwiającą identyfikację, cenę jednostkową towaru lub usługi, ilość i wartość sumaryczną sprzedanego towaru lub wykonanej usługi, wartości wszelkich udzielonych rabatów, wartość podatków dla poszczególnych pozycji paragonu, sumę podatków, łączną wartość sprzedaży brutto, numer kasy i oznaczenie kasjera (gdy jest więcej niż jedno stanowisko kasowe), NIP nabywcy (na jego żądanie). Wśród zalet e-paragonu dla sprzedawcy można wymienić oszczędność kosztów, lepszą integrację e-paragonów z systemami księgowymi oraz łatwiejszą analizę sprzedaży na podstawie wystawionych dokumentów. Nabywca z kolei może w prosty sposób przechowywać e-paragony (np. przy pomocy aplikacji) i łatwiej korzystać z reklamacji i ze zwrotów. Ponadto brak konieczności drukowania papierowego dokumentu jest lepszy dla środowiska. W jaki sposób e-paragony oszczędzają czas? Przykłady Sklep internetowy nie musi już drukować paragonów i umieszczać ich w paczce, wysyłanej do klienta, bo klient może otrzymać paragon na przykład e-mailem. Sklep stacjonarny także może wysyłać e-paragon przez e-mail zamiast drukować paragon papierowy. Klient musi tylko wyrazić taką chęć i podać numer telefonu, a paragon do niego trafi. Oba rodzaje sklepów oszczędzają na kosztach serwisowania drukarek i materiałach eksploatacyjnych. E-paragon – od kiedy można go wystawić? Podstawą prawną, która umożliwia wystawianie e-paragonów, jest pakiet SLIM VAT 3, czyli nowelizacja ustawy o VAT z 26 maja 2023 roku. Zakłada ona, że paragony elektroniczne można wystawiać od 15 września 2023.  W celu wystawienia e-paragonu konieczne jest (zgodnie z art. 111 ust 3a pkt 1 ustawy o VAT) uzyskanie zgody nabywcy, która może zostać wyrażona: przy jednoczesnym zaakceptowaniu regulaminu sprzedaży, w ramach którego została ona uwzględniona (musi on mieć jednak zapis pozwalający na rezygnację z niej), w momencie dokonywania zakupu, np. poprzez ustne potwierdzenie lub (w przypadku zakupów online) wybór opcji „e-paragon” w systemie transakcyjnym sklepu, za pośrednictwem aplikacji bądź strony internetowej (np. poprzez wypełnienie dedykowanego formularza). Jak wystawić e-paragon? Wspomniana wyżej zgoda nie jest jedynym wymogiem pozwalającym na to, by móc wprowadzić e-paragon. Jak wystawić go w pełni poprawnie?  15 września 2023 r. Ministerstwo Finansów udostępniło platformę o nazwie HUB Paragonowy oraz aplikację mobilną e-paragony 2.0. Założeniem tego rozwiązania jest możliwość anonimowego wystawiania e-paragonów z wykorzystaniem kodu kreskowego generowanego w aplikacji mobilnej e-paragony 2.0.   enova365 umożliwia wystawianie e-paragonów w integracji z HUBem eparagony Kod generowany jest przez użytkownika aplikacji (kupującego), który podaje go do zeskanowania sprzedawcy. Po zeskanowaniu kodu kasa lub drukarka fiskalna prześle paragon w postaci elektronicznej do HUB-a Paragonowego, gdzie będzie on przechowywany przez okres 30 dni.  Użytkownik aplikacji e-paragony 2.0 ma możliwość pobrania paragonu oraz zapisania go na urządzeniu mobilnym lub w chmurze. Sama aplikacja pozwala także na digitalizację paragonów w formie papierowej.  Co jednak istotne, rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo Finansów ma charakter dobrowolny. Oznacza to, że sprzedawcy mogą wystawiać e-paragony wykorzystując w tym celu własne aplikacje np. w powiązaniu z prowadzonymi programami lojalnościowymi. Możliwe jest także wystawianie paragonów wyłącznie w formie papierowej np. jeżeli sprzedawca nie posiada drukarki wspierającej komunikację z rządowym HUB-em Paragonowym.  Jak dostarczyć kupującemu e-paragon? Przepisy prawa określają 3 różne rozwiązania dotyczące sposobu dostarczenia e-paragonu. Nabywca powinien samodzielnie wybrać jeden z nich: dostarczenie SMS na podany numer telefonu, dostarczenie w wiadomości e-mail, dostarczenie do odpowiedniej aplikacji w urządzeniu mobilnym. Ten trzeci sposób wydaje się ciekawą możliwością dla wszystkich osób, które chcą mieć porządek w swoich dokumentach. Na rynku istnieje obecnie kilka tego rodzaju rozwiązań, a jednym z ważniejszych jest aplikacja „E-paragony” dostępna w AppStore i Google Play, przygotowana przez Ministerstwo Finansów. E-paragon a drukarka fiskalna Block Quote Wysyłkę e-paragonów na platformę rządową umożliwiają tylko wybrane modele drukarek fiskalnych. Jeżeli chcesz zacząć więc wystawiać e-paragony zweryfikuj, czy posiadane przez Ciebie urządzenia umożliwiają wysyłkę e-paragonów do HUB-a paragonowego Ministerstwa Finansów.   Jak działają e-paragony w enova365? Jak wspomnieliśmy, enova365 umożliwia wystawianie e-paragonów w integracji z platformą eparagony.pl. Pamiętaj jednak, że możesz wystawić e-paragon tylko na drukarce fiskalnej, która obsługuje takie dokumenty. Jak to działa? Informacje o wystawieniu e-paragonu mogą być wysyłane do klienta w postaci wiadomości e-mail, w których umieszczany jest link do wystawionego dokumentu. Wszystkie wystawione dokumenty są dostępne w systemie enova365. Każdy e-paragon wystawiony w integracji z platformą e-paragony jest przechowywany w postaci elektronicznej na tej platformie. Zastanawiasz się, jak system ERP enova365 wspiera firmy z branży handlowej i jak e-paragony działają w praktyce? Zachęcamy do bezpłatnego przetestowania systemu enova365.
E-paragon-od-kiedy-można-go-wystawiać
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń