Obsługa floty samochodowej z enova365

Efektywna obsługa floty samochodowej to nie tylko ewidencja wszystkich użytkowanych w firmie pojazdów, ale także działania, które umożliwiają ich optymalne wykorzystanie. Dobry system do zarządzania flotą usprawnia wszystkie te procesy biznesowe. Poznaj moduł enova365 Flota!

Obsługa floty samochodowej – co powinna obejmować?

Zarządzanie flotą samochodową w firmie to proces polegający na gromadzeniu informacji oraz podejmowaniu decyzji dotyczących pojazdów, których właścicielem lub leasingobiorcą jest firma. Administrowanie flotą samochodową obejmuje zatem szereg różnego typu działań.

Zarządzanie flotą samochodową to, po pierwsze, ewidencja wszystkich użytkowanych w firmie pojazdów oraz zdarzeń z nimi powiązanych. Mogą to być zarówno zdarzenia planowane, takie jak badania techniczne, ubezpieczenia pojazdów czy ich serwis, ale też nieplanowane, jak na przykład mandaty, stłuczki lub inne szkody.

Zarządzanie flotą samochodową w firmie to także troska o optymalne wykorzystanie tych zasobów. Jednym z najskuteczniejszych sposobów jest umożliwienie pracownikom rezerwacji pojazdów. Obsługa floty samochodowej jest również powiązana z prowadzeniem księgowej ewidencji przebiegów, czyli tzw. generowaniem przejazdów oraz kontrolą stanów liczników. Wszystkie te działania służą zwiększaniu efektywności procesów. Jakie dokładnie cele pozwalają realizować?

Zarządzanie flotą samochodową w firmie – cele

W każdej firmie celem zarządzania flotą jest maksymalizacja wydajności samochodów lub innych pojazdów, które firma posiada lub eksploatuje. Na realizację tego celu składa się szereg celów pośrednich, z których najważniejsze wymieniamy poniżej:

Kontrola kosztów utrzymania floty

Dobre zarządzanie flotą samochodową służy przede wszystkim minimalizacji związanych z nią kosztów operacyjnych. Pomaga w tym m.in. odpowiednie planowanie, co jest tańsze niż działania ad hoc, których efektem bywają nagłe awarie. Co więcej, dobrze zarządzane, zadbane aktywa, takie jak pojazdy, kosztują mniej w czasie całej eksploatacji, bo ich czas sprawności jest dłuższy. Dzięki temu jeden zasób przyczynia się do generowania wartości dla firmy przez dłuższy czas. Jednocześnie wiąże się to z mniejszą liczbą awarii czy wezwań serwisowych.

Redukcja kosztów ogólnych

Na koszty utrzymania floty składają się także koszty ogólne, m.in. wynagrodzenia fleet managerów. Lepsza organizacja zarządzania flotą, obejmująca na przykład wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych, automatyzujących rutynowe czynności, pozwala uzyskać niższe koszty.

Redukcja kosztów przejazdów

Monitoring floty samochodowej służy między innymi optymalizacji kosztów przejazdów.

Ograniczanie do minimum liczby stresujących sytuacji

Wszystkie awarie mocno stresują pracowników korzystających z floty samochodowej. Często muszą oni zmieniać plany, żeby usunąć konsekwencje awarii.

Przestrzeganie przepisów

Celem zarządzania flotą w firmie jest także dbałość o zgodność z regulacjami prawnymi, jakim podlegają pojazdy użytkowane przez przedsiębiorstwo. Badania techniczne, obowiązkowe polisy ubezpieczeniowe, planowane przeglądy – dobry system do zarządzania flotą umożliwia sprawną ewidencję wszystkich tych informacji oraz przypomina o działaniach, które należy podjąć.

Jak enova365 wspiera obsługę floty samochodowej?

W odpowiedzi na realne zapotrzebowanie i oczekiwania rynku, system enova365 został wzbogacony o moduł Flota, który pozwala na zarządzanie różnymi procesami biznesowymi w jednym miejscu. Umożliwia on ewidencjonowanie informacji na temat posiadanych samochodów oraz zarządzanie flotą pojazdów.

Moduł enova365 Flota, w połączeniu z modułem enova365 Księgowość, daje możliwość rozliczenia przejazdów oraz wykonanych tras. Z kolei, wykorzystanie modułu enova365 Handel sprawia, że otrzymuje się kompletny system do zarządzania, z możliwością wystawiania dokumentów i rozliczania ich.

W obrębie modułu enova365 Flota dostępne są następujące funkcjonalności:

Ewidencja pojazdów

Moduł enova365 Flota pozwala na ewidencję następujących danych o pojazdach: typ, rodzaj pojazdu, marka, model, numer rejestracyjny oraz stan pojazdu. Ponadto istnieje możliwość dodania własnej nazwy lub opisu. Ewidencja pojazdu może być również uzupełniona o bardziej szczegółowe informacje: o właścicielu, rodzaju i pojemności silnika, dacie pierwszej rejestracji i zakupu, numerze karty paliwowej czy dacie gwarancji. Wprowadzone dane można w wygodny sposób przeglądać, filtrować i sortować.

ewidencja_pojazdow-1110x539

enova365 Flota umożliwia ewidencję danych o pojazdach

Rezerwacje

Kluczową funkcjonalnością modułu Flota jest możliwość tworzenia i zarządzania rezerwacjami pojazdów. Można wtedy uzupełnić następujące dane: stan rezerwacji, rezerwowany pojazd, osoba rezerwująca, opis i cel, typ trasy oraz miejsce odbioru i zwrotu pojazdu, a także wiele więcej. Każda rezerwacja otrzymuje swój indywidualny numer. Długość trasy wyliczana jest automatycznie na podstawie różnicy między początkowym a końcowym odczytem licznika. Kolejnym elementem, który usprawnia obsługę rezerwacji, jest możliwość wygenerowania przejazdu za pomocą jednego kliknięcia. Funkcjonalność ta jest niezbędna do prowadzenia księgi ewidencji przebiegów.

Ewidencja zdarzeń związanych z pojazdem

Zarządzanie flotą to również konieczność ewidencjonowania zdarzeń związanych z pojazdami. W enova365 domyślnie dostępne są dwa rodzaje zdarzeń – przegląd techniczny oraz awaria samochodu. Dodatkowo system daje możliwość wprowadzenia własnych zdarzeń, zgodnie z indywidualnymi potrzebami firmy. Zdarzenia można uzupełnić o powiązane z nimi dokumenty, osoby zaangażowane, sprzęt lub inne potrzebne informacje.

Ubezpieczenia pojazdów

Niezbędnym elementem w przypadku każdego pojazdu jest ubezpieczenie. Moduł Flota umożliwia przypisanie do każdego ewidencjonowanego pojazdu danych o ubezpieczeniu, z uwzględnieniem daty rozpoczęcia i zakończenia okresu ubezpieczenia, ubezpieczyciela, numeru polisy, sumy składki oraz wyceny ubezpieczonego pojazdu. Można ponadto dodać informacje o tym, jakie są wykupione rodzaje ubezpieczenia (OC, AC, NNW, Assistance), a także wprowadzić własny opis, dołączyć dokumenty i załączniki.

ewidencja_dokumentow_ubezpieczeniowych-1110x539

enova365 Flota umożliwia przypisanie do każdego pojazdu dokumentów ubezpieczeniowych

Szkody i mandaty

Moduł Flota pozwala ewidencjonować informacje na temat szkód i mandatów. Do każdej zawartej w systemie polisy można zgłosić szkodę i dodać szczegółowe dane, jak numer szkody, data zdarzenia, pojazd, kierowca, sprawca oraz status decyzji o odszkodowaniu, wysokość roszczeń i opis zdarzenia. Istnieje też możliwość dołączenia załączników – zdjęć szkody, opisu i mapek sytuacyjnych.

Mandaty można wprowadzać do systemu z różnych lokalizacji – listy Pojazdy, Rezerwacje, Mandaty oraz dowolnej zakładki formularza, używając przycisku Mandat. Formularz wprowadzania mandatu składa się z następujących pól:

Pojazd – pojazd, do którego został wystawiony mandat;
Przejazd – przejazd, podczas którego został wystawiony mandat;
Data – data i godzina wystawienia mandatu;
Kierowca – osoba, która otrzymała mandat;
Kwota – wartość, na jaką został wystawiony mandat;
Punkty – liczba otrzymanych punktów karnych;

System do obsługi floty samochodowej – korzyści

Właściwe administrowanie flotą samochodową to proces, który wymaga jednoczesnego wglądu w wiele informacji. Ewidencja pojazdów użytkowanych w firmie, monitoring floty samochodowej, rozliczanie przejazdów to tylko niektóre z nich. Dla osób zarządzających flotą wyzwaniem jest integracja tych wszystkich informacji. Pozwalają na to programy do zarządzania flotą samochodową, które są częścią systemu ERP, takie jak moduł Flota enova365.

Dobre systemy do zarządzania flotą zapewniają porządek w dokumentach, umożliwiają nie tylko szybki wgląd we wszystkie informacje dotyczące użytkowanych w firmie samochodów, ale także automatyzują liczne działania. Można więc powiedzieć, że najważniejsza korzyść z wdrożenia systemu do obsługi floty samochodowej enova365, który jest częścią systemu ERP, to usprawnienie wszystkich procesów biznesowych, związanych z zarządzaniem flotą samochodową. Konsekwencją tego jest między innymi:

oszczędność czasu,
redukcja kosztów,
eliminacja błędów i przeoczeń.

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób zoptymalizować zarządzanie flotą samochodową w swojej firmie, jeszcze dziś przetestuj moduł enova365 Flota.

Przeczytaj również:

Case Study ERP

Biura i usługi IT jeszcze łatwiej dostępne – Technopark Pomerania cyfryzuje się z enova365

Gdy udostępniasz firmom infrastrukturę biurową i technologiczną liczy się każda minuta i każdy dokument. Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny – właściciel kompleksu biurowego Technopark Pomerania – wybrał enova365 by jeszcze efektywniej wspierać rozwój przedsiębiorstw. Efekty: automatyzacja rozliczania najmu powierzchni biurowej i usług IT, efektywniejsze zarządzanie nieruchomościami oraz wzrost wiarygodności biznesowej. W czym nowe oprogramowanie miało wesprzeć Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny? Szczeciński Park Naukowo-Technologiczny (SPNT) udostępnia firmom nowoczesną infrastrukturę biurową i technologiczną oraz profesjonalne programy wsparcia. I robi to na dużą skalę, bo ze wsparcia organizacji w rozwoju korzystają obecnie aż 102 firmy. Do spółki, która jest własnością miasta Szczecin, należy kompleks Technopark Pomerania. Obejmuje on budynki biurowe, sale konferencyjne, szkoleniowe i coworkingowe oraz parking podziemny. Organizacja wynajmuje je firmom na preferencyjnych warunkach. Do SPNT należy także największa serwerownia w regionie, której zasoby także są udostępniane start-upom i dojrzałym biznesom. Czego brakowało poprzednio wykorzystywanym programom? Przed wdrożeniem enova365 Park Naukowo-Technologiczny w Szczecinie wykorzystywał kilka różnych programów. Ponieważ nie były ze sobą zintegrowane, konieczne było „ręczne” przenoszenie danych z programu do programu czy rozliczanie różnych umów najmu. Ręcznie musiano też, na przykład, aktualizować informacje na stronie internetowej, dotyczące dostępności wynajmowanych nieruchomości. Niepotrzebnie spowalniało i utrudniało to pracę. Programy nie były też aktualizowane, kiedy zmieniały się przepisy prawne, ani nie nadążały za ewoluującymi potrzebami organizacji. Wymagania wobec nowego systemu Zarząd spółki rozpoczął poszukiwania nowego systemu, wolnego od wad poprzedników. Nowe oprogramowanie miało przede wszystkim umożliwiać integrację wszystkich procesów biznesowych w jednym systemie. Było to konieczne, żeby móc wdrożyć automatyzację i elektroniczny obieg dokumentów oraz wyeliminować ręczną pracę. Jeden program miał wspierać między innymi: ewidencję posiadanych obiektów i powiązanych z nimi umów najmu, polis ubezpieczeniowych czy zdarzeń: remontów lub awarii, rozliczanie wynajmu powierzchni biurowych, sal konferencyjnych czy powierzchni serwerowni, albo usług IT – np. dzierżawę serwerów, pozyskiwanie ad-hoc precyzyjnych informacji zarządczych, dostarczanie niezbędnych danych uprawnionym pracownikom, najemcom i dostawcom, aktualizację informacji na stronach internetowych, dzięki integracji, efektywną obsługę klientów. Jakie moduły systemu enova365 wdrożono i które procesy usprawniono? Kiedy wybór padł na enova365 i firmę wdrożeniową KOMAKO w pierwszej kolejności wdrożono moduły enova365 Handel i magazyn, Nieruchomości oraz moduły z obszaru finansowo-księgowego: Księga Handlowa i Księga Inwentarzowa. To pozwoliło na pełną cyfryzację wszystkich procesów związanych z wynajmowaniem firmom biur, miejsc parkingowych, pomieszczeń magazynowych, sal konferencyjnych czy dzierżawą serwerów wirtualnych. Rozliczanie najmu Jak działa po wdrożeniu? W enova365 najem można rozliczyć jednorazowo lub na podstawie umów cyklicznych. W pierwszym przypadku wystarczy wybrać usługę, za którą przygotowywane jest rozliczenie – w tym wypadku najem: powierzchni biurowej, pomieszczeń magazynowych lub gastronomicznych, szafek odzieżowych, sal konferencyjnych. Do rozliczenia najmu zostaje wykorzystana stawka wpisana, jako cena wynajmu danego obiektu. Po wpisaniu okresu najmu (może to być godzina, dzień czy miesiąc) wystarczy kliknąć rozlicz najem, a system utworzy fakturę, wyśle ją do klienta i automatycznie zadekretuje. Przy fakturowaniu na podstawie umów cyklicznych system automatycznie generuje dokumenty sprzedaży w wyznaczonym czasie. Faktury te są od razu widoczne w systemie dla księgowych i automatycznie dekretowane. Korzyści: Jednorazowe fakturowanie najmu przy pomocy 3 kliknięć. Przy fakturowaniu cyklicznym system całkiem Cię w tym wyręcza Łatwość wystawiania faktur za dowolny czas najmu – począwszy od godziny, aż po miesiące Księgowa od razu widzi w systemie wystawione faktury Ewidencja wynajmowanych obiektów Jak działa po wdrożeniu? W module Nieruchomości enova365, w formie drzewa odwzorowana jest struktura wszystkich posiadanych nieruchomości. Każdy obiekt – biuro, biurko, miejsce parkingowe, szafka na ubranie czy sala konferencyjna – może mieć w nim swoje odbicie i może być powiązany z innym obiektem. Dodatkowo wszystkie obiekty są dostępne w formie listy, gdzie można je filtrować według typów czy dostępności. W odniesieniu do każdej nieruchomości możesz też sprawdzić powiązane z nią zdarzenia – umowy (zawarte na czas określony i nieokreślony), dokumenty, na podstawie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, a także planowane remonty, awarie, polisy ubezpieczeniowe i wiele innych. Korzyści: Szybki wgląd w rejestr wynajętych i niewynajętych obiektów Błyskawiczna identyfikacja zależności między obiektami Wszystkie informacje o posiadanych nieruchomościach w jednym miejscu Zarządzanie umowami z najemcami Jak działa po wdrożeniu? enova365 umożliwia łatwą ewidencję umów, zawartych z najemcami. Można do nich podpinać załączniki, na bazie których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe, ale także zaznaczyć indywidualne warunki płatności dla umowy – sposób zapłaty, termin czy rachunek bankowy. Jest też opcja ustawienia indywidualnych parametrów fakturowania. Korzyści: Szybka obsługa umów Informowanie klientów o ofercie Jak działa po wdrożeniu? System enova365 jest zintegrowany ze stronami internetowymi, na których klienci mogą znaleźć informacje o dostępnych do wynajęcia powierzchniach biurowych czy zasobach IT. Dzięki temu, każda informacja o zmianie statusu dostępności obiektu czy usługi, zarejestrowana w enova365 – ma swoje odbicie na stronie internetowej. Korzyści: Zmieniasz dane tylko raz – w enova365, a są one zaktualizowane także na stronie internetowej. Efekty wdrożenia enova365 w Szczecińskim Parku Naukowo-Technologicznym – co myślą uczestnicy projektu? System, który obsługuje wszystkie procesy biznesowe wdrożony w 4 miesiące Paweł Muszyński, kierownik projektu ze strony SPNT: „Szczęśliwie trafiłem na wiarygodnych i odpowiedzialnych partnerów po stronie zespołu wdrożeniowego wykonawcy. Odpowiedzi na nasze pytania trafiały do mnie szybko, były treściwe i merytoryczne. Współpraca układała się harmonijnie, nie było konfliktów, wzajemnych pretensji, a to dobrze wróżyło i przełożyło się na końcowy efekt w postaci uruchomienia po 4 miesiącach pracy systemu obsługującego wszystkie podstawowe procesy biznesowe naszej organizacji.” Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń Andrzej Feterowski, Dyrektor Zarządzający SPNT: „Operacja się udała. Zaangażowaliśmy w nią cały nasz zespół, wierząc, że współpraca ludzi wzbogaca. W mojej ocenie równowaga pomiędzy zespołami wdrożeniowymi wykonawcy i zamawiającego jest kluczowa, a w tym przypadku okazało się, że możliwe było takie konstruowanie zasad współpracy, aby osiągnąć wynik na zasadzie win-win. I to się udało. Zrozumienie naszych potrzeb, przy równoczesnym identyfikowaniu możliwości zespołu wdrożeniowego wykonawcy i oprogramowania zaowocowało generalnie bezkonfliktową współpracą. Zrealizowaliśmy nasze cele biznesowe, otworzyliśmy nowe możliwości przed firmą, mamy platformę do realizacji naszych następnych zamierzeń.” Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

enova365

25 wrzesień 2025

Obsługa floty samochodowej z enova365

Obsługa floty samochodowej – co powinna obejmować?

Zarządzanie flotą samochodową w firmie – cele

Jak enova365 wspiera obsługę floty samochodowej?

System do obsługi floty samochodowej – korzyści

Komentarze (0)

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz

Przeczytaj również:

Biura i usługi IT jeszcze łatwiej dostępne – Technopark Pomerania cyfryzuje się z enova365

Soneta