Artykuły

Wybór systemu ERP to jedna z tych decyzji, które mogą zaważyć na przyszłości Twojej firmy. Jeśli nie masz doświadczenia w pracy z tego typu oprogramowaniem, łatwo o zakup przysłowiowego „kota w worku” – czyli rozwiązania, które szybko okaże się nietrafioną inwestycją.  Aby uniknąć tego problemu, możesz skorzystać z tzw. wersji demo. Dzięki niej nie tylko zobaczysz, jak działa oprogramowanie w praktyce, ale także ocenisz, czy spełnia Twoje wymagania i potrzeby. Sprawdź, jak przetestować demo ERP, by zrobić to dobrze i po wdrożeniu nie żałować wydanych pieniędzy. Po co w ogóle testować demo ERP? Szukając systemu ERP, możesz poświęcić mnóstwo czasu na analizowanie dziesiątek ofert. Przeglądanie stron producentów, studiowanie cenników i czytanie referencji to jednak za mało, by podjąć świadomą decyzję. Dlaczego? Bo nawet najlepiej opisana funkcja nie powie Ci, jak system działa w praktyce, jaki ma interfejs i czy komfortowo się z niego korzysta. Jak poradzić sobie z tym problemem? Najprościej – testując demo ERP, czyli wersję demonstracyjną systemu udostępnianą przez producenta, która pozwala zobaczyć, jak działa oprogramowanie w praktyce – bez konieczności podejmowania od razu decyzji o zakupie. Takie rozwiązania oferują praktycznie wszyscy najwięksi dostawcy oprogramowania – Symfonia, Comarch, enova365, SAP czy Oracle. Przetestowanie demo systemu ERP może przynieść wiele korzyści: zobaczysz, jak wygląda interfejs użytkownika i przekonasz się, czy jest intuicyjny oraz czy łatwo odnaleźć w nim potrzebne funkcje, sprawdzisz, czy system działa płynnie i bez opóźnień, przetestujesz, w jaki sposób system obsługuje poszczególne procesy i czy możesz je dostosować do własnych potrzeb, ocenisz elastyczność i możliwości dostosowania systemu pod specyficzne potrzeby Twojej firmy, zidentyfikujesz potencjalne braki lub nadmiar funkcji – może się okazać, że system oferuje moduły, których nigdy nie użyjesz, albo brakuje w nim czegoś, co na pewno Ci się przyda, przekonasz się, jak system sprawdza się w rękach osób, które będą z niego korzystać na co dzień. Jakie demo systemu ERP wybrać? Nie wszystkie wersje demo są takie same. Część z nich to tylko product tour, czyli po prostu interaktywna prezentacja systemu. Dzięki niej poznasz interfejs, główne moduły i sposób działania poszczególnych procesów. Nie możesz jednak wgrać danych ani samodzielnie skonfigurować systemu, aby np. sprawdzić, czy obsługuje nietypowe scenariusze. Taka wersja demo systemu ERP jest jednak bardzo dobrym rozwiązaniem na wstępnym etapie, gdy chcesz szybko rozeznać się w możliwościach kilku rozwiązań i odrzucić te, które nie spełniają Twoich oczekiwań. Kiedy już dokonasz wstępnej selekcji, koniecznie przetestuj tradycyjne demo, czyli wersję, która da Ci możliwość samodzielnej interakcji z systemem. Dopiero tam możesz ustawić własne procesy, wprowadzić dane, przetestować różne scenariusze i sprawdzić, jak faktycznie działa oprogramowanie. Pamiętaj jednak, że klasyczne demo ERP także ma pewne wady. Po pierwsze – najczęściej wymaga instalacji na komputerze lub dostępu do środowiska testowego, Po drugie – nie działa „od razu”. W przeciwieństwie do product tour pełną wersję demonstracyjną musisz najpierw skonfigurować i uzupełnić danymi, choćby przykładowymi. A to zajmuje czas i wymaga wiedzy. Jak przygotować się do testowania demo systemu ERP? Przeklikanie kilku zakładek to trochę za mało, żeby dobrze zrozumieć, z jakim system masz do czynienia. Jeśli chcesz wyciągnąć z demo coś więcej niż pierwsze wrażenie, do testowania wersji demonstracyjnej musisz się dobrze przygotować. Od czego zacząć? 1. Określ swoje cele i kryteria wyboru Zanim umówisz się na prezentację ERP, zastanów się, czego oczekujesz od systemu. Zastanów się nad głównymi celami i problemami, które chcesz rozwiązać. Testowanie demo to idealna okazja, by sprawdzić, czy dany system ERP rzeczywiście rozwiąże Twoje bolączki. Może chcesz poprawić planowanie produkcji, usprawnić obsługę zamówień, a może zyskać lepszą kontrolę nad zapasami? Przełóż te cele na konkretne wymagania, których będziesz szukać w programie. Pamiętaj również o wszelkich konkretnych potrzebach technicznych i ograniczeniach budżetowych. Zdefiniowanie wszystkich tych elementów z wyprzedzeniem pozwoli Ci skupić się na najważniejszych funkcjach, uniknąć rozpraszania się niepotrzebnymi narzędziami i ocenić system na podstawie tego, co naprawdę jest dla Ciebie ważne. 2. Przygotuj realistyczne dane i scenariusze Pomyśl także o specyficznych sytuacjach, z którymi system ERP powinien sobie poradzić – na przykład pilne zamówienie, problem z zapasami czy nagła zmiana w harmonogramie produkcji. Przygotuj też kilka mniej oczywistych scenariuszy, takich jak zwrot towaru, błąd w dostawie, podwójna płatność lub zamówienie z brakującymi danymi. Dzięki temu lepiej ocenisz, jak system radzi sobie z sytuacjami „spoza schematu”. 3. Zaangażuj swoich pracowników Nie testuj demo samodzielnie. Zamiast tego poproś o pomoc także osoby z działów, które na co dzień będą korzystać z systemu. Każdy z nich spojrzy na oprogramowanie z innej perspektywy i zauważy inne, ważne dla niej zalety i wady konkretnego rozwiązania. 4. Zachowaj obiektywność Jeśli testujesz kilka różnych systemów, postaraj się podejść do każdej wersji demonstracyjnej z tymi samymi celami i kryteriami. Użyj tego samego zestawu pytań, danych i scenariuszy dla każdego testowanego systemu. Tylko w ten sposób możesz je uczciwie i obiektywnie porównać. Aby ułatwić sobie śledzenie postępów, przygotuj z wyprzedzeniem prosty arkusz lub matrycę ocen. Oceniaj każdy system pod kątem takich czynników, jak użyteczność, funkcjonalność i zgodność z Twoimi celami. 5. Zaplanuj działania Jeśli po zakończeniu demo nadal masz pytania i wątpliwości, nie wahaj się skontaktować z producentem i umówić na prezentację systemu. Dzięki temu zyskasz szansę na lepsze zapoznanie się z systemem ERP, sprawdzenie wszelkich funkcji, których nie udało Ci się zobaczyć podczas demo i przetestowanie czy system da się dopasować do procesów, jakie zachodzą w Twojej firmie. 6. Sprawdź różne role i poziomy dostępu System ERP powinien umożliwiać tworzenie różnych poziomów uprawnień i ról użytkowników. Dlatego koniecznie sprawdź, co widzi i co może zrobić osoba w roli administratora, księgowego, magazyniera czy pracownika produkcji. Czy dostęp do danych i funkcji jest odpowiednio ograniczony? Czy przypadkiem nie każdy ma dostęp do wszystkiego? Przetestowanie działania systemu z poziomu różnych ról pozwoli Ci ocenić jego elastyczność i bezpieczeństwo – zwłaszcza w firmie, gdzie dostęp do informacji musi być bardzo dokładnie kontrolowany. Czego nie robić podczas testowania demo ERP? Podczas testowania demo łatwo popełnić błędy, które zafałszują obraz systemu. Aby mieć pewność, że Twoja ocena będzie rzetelna, warto wiedzieć, jakich pułapek się wystrzegać. Błąd 1: testowanie systemu „na sucho”, bez udziału osób z działów operacyjnych Często zdarza się, że demo testują tylko osoby z zarządu lub IT, które mają ogólne pojęcie o systemie, ale nie używają go na co dzień. Dlaczego to błąd? Bo łatwo tu przeoczyć ważne niuanse i problemy, które są krytyczne dla pracowników operacyjnych. W efekcie system, który wyglądał dobrze, może okazać się koszmarem w codziennym użytkowaniu. Rozwiązanie: Zamiast testowania demo samodzielnie zaangażuj w ten proces także inne osoby, które będą korzystać z systemu. Niech księgowi sprawdzą moduł finansowy, a pracownicy odpowiadający za logistykę moduł magazynowy. Ich perspektywa będzie bezcenna. Błąd 2: brak przygotowania i brak konkretnych scenariuszy Testowanie demo sprowadza się do losowego klikania po zakładkach? Taki test niestety jest nieefektywny, bo nie zbierasz konkretnych informacji o systemie i nie sprawdzasz jego podstawowych funkcji. Rozwiązanie: Zamiast tego przygotuj listę funkcji, które musisz sprawdzić i konkretnych scenariuszy opartych na codziennych operacjach. Możesz także pokazać dostawcy, jak obecnie wygląda dany proces w Twojej firmie i poprosić, aby pokazał, jak system ERP go obsłuży. Błąd 3: skupianie się tylko na najbardziej zaawansowanych funkcjach Dostawcy często prezentują najbardziej imponujące, skomplikowane funkcje, które wyglądają efektownie. W efekcie łatwo zapomnieć o podstawach i o tym, że 80% pracy to powtarzalne, codzienne czynności. Jeśli system sobie z nimi nie poradzi, najbardziej zaawansowane opcje na niewiele się zdadzą. Rozwiązanie: Upewnij się, że system doskonale radzi sobie z procesami, które wykonujesz każdego dnia. Zwróć też uwagę na możliwość jego konfiguracji i dostosowania do konkretnych wymagań. Błąd 4: ignorowanie kwestii integracji z innymi systemami System ERP ma działać w ekosystemie Twojej firmy, a nie w próżni. Dlatego w czasie demo koniecznie zapytaj o możliwości integracji z programami i aplikacjami, których już używasz. Dowiedz się, czy istnieją gotowe konektory, czy potrzebne będą kosztowne niestandardowe rozwiązania. Sprawdź też, jak system radzi sobie z wymianą danych oraz czy daje możliwość rozbudowy o dodatkowe moduły w przyszłości. Jak wyciągnąć wnioski po demo? Co oznacza „dobry” system dla Twojej firmy? Pamiętaj, że nie musisz szukać systemu, który ma wszystkie możliwe funkcje świata. Szukaj takiego, który najlepiej odpowiada Twoim obecnym i przyszłym potrzebom i jest intuicyjny w obsłudze.  Zwróć też uwagę na to, jak dostawca reaguje na Twoje pytania, jak szybko oferuje pomoc, jak wygląda jego proces wdrożeniowy i wsparcie po sprzedażowe. To równie ważne jak sam system. Pamiętaj również, że cena zakupu to tylko część wydatków. Zanim podejmiesz ostateczną decyzję weź pod uwagę koszty wdrożenia, szkoleń, utrzymania, aktualizacji i ewentualnych integracji. Zdarza się, że tańszy na start system generuje znacznie wyższe koszty w dłuższej perspektywie. Uważaj także na „czerwone flagi”, a zatem: brak możliwości sprawdzenia demo lub dostęp do zbyt ograniczonej wersji. dostawca, który nie słucha Twoich potrzeb, tylko prezentuje gotowy scenariusz. brak referencji od firm z Twojej branży lub o podobnej skali działania. zbyt optymistyczne obietnice bez pokrycia w konkretach. brak jasności co do kosztów wdrożenia.

Wraz z wejściem w życie przepisów tzw. Pakietu Mobilności, specjalistyczna firma transportowa PHU Elkor potrzebowała systemu, który zagwarantuje zgodność z przepisami i pozwoli się z nich wywiązywać szybko i bezbłędnie. Firma Tradiss – Autoryzowany Partner Sonety – wdrożyła enova365, dzięki czemu udało się zautomatyzować procesy w zaledwie 3 miesiące. Wyzwanie: łatwe wywiązywanie się z obowiązków, wynikających z przepisów i automatyzacja procesów Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Elkor specjalizuje się w transporcie towarów wymagających zachowania łańcucha chłodniczego (np. nabiału czy mięsa) oraz artykułów o wysokiej wartości – m.in. sprzętu RTV, AGD i elektroniki. Usługi te realizowane są przez 184 pracowników, w tym 148 kierowców, na obszarze całej Unii Europejskiej. Trudności związane z wywiązywaniem się z przepisów regulujących pracę firm transportowych PHU Elkor przez wiele lat korzystała z systemu ERP. Początkowo spełniał on podstawowe wymagania biznesowe, jednak z czasem rozwiązanie przestało nadążać za rosnącymi oczekiwaniami firmy. System nie ułatwiał także wywiązywania się z przepisów, które nałożył na firmy transportowe w Unii Europejskiej tzw. Pakiet Mobilności, w tym.: wypłat wynagrodzeń kierowcom zgodnie z przepisami kraju, w którym realizowany jest przewóz, precyzyjnej ewidencji czasu pracy z uwzględnieniem przerw i odpoczynków, organizowania powrotu kierowców do bazy przynajmniej raz na 4 tygodnie. Dotychczasowy system nie pozwalał na automatyczne rozliczanie kosztów wynagrodzeń, diet dodatków oraz czasu pracy w zgodzie z nowymi regulacjami. Prowadziło to do niepotrzebnego obciążenia pracą działu administracji i kadr, a w razie błędów także kar finansowych. Wzrost efektywności pracy i minimalizacja kosztów utrzymania systemu IT Oprócz braku zgodności z przepisami, firmie doskwierały również inne ograniczenia: niewielkie możliwości integracji systemów i automatyzacji procesów, wysokie koszty utrzymania i serwisowania systemu informatycznego, konieczność ręcznego wprowadzania danych. Konsekwencją tych problemów była niska efektywność pracy, błędy i rosnące koszty operacyjne. Firma Elkor chciała znaleźć sposób, który pozwoliłby tego uniknąć oraz wyeliminować ewentualne opóźnienia w realizacji procesów kadrowo-płacowych w przyszłości. W związku z tym firma rozpoczęła intensywne poszukiwania nowoczesnego i elastycznego rozwiązania ERP. Kryteria wyboru nowego systemu ERP Zespół Elkor rozważał wybór jednego z kilku systemów ERP dostępnych na rynku. Kluczowymi kryteriami wyboru nowego rozwiązania były: zgodność z przepisami Pakietu Mobilności, możliwość integracji z używanym w firmie systemem 4Trans, elastyczność konfiguracji oraz wsparcie ze strony dostawcy. Ostatecznie, wybór padł na system enova365, rekomendowany przez Autoryzowanego Partnera Sonety – firmę Tradiss Piotrowski Iwaniuk Spółka Jawna. Przed decyzją wdrożeniową Tradiss przeprowadził dokładną analizę potrzeb PHU Elkor oraz zaprezentował pełne możliwości systemu. Zakres oraz przebieg wdrożenia enova365 Analiza przedwdrożeniowa Proces wdrożenia systemu enova365 rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej. Celem analizy było zidentyfikowanie krytycznych obszarów działalności oraz potrzeb specyficznych dla branży transportowej. Przygotowanie planu wdrożenia Kolejnym krokiem było zaprezentowanie możliwości systemu enova365, a następnie przygotowanie planu wdrożenia podzielonego na kilka etapów. Zakres wdrożenia objął kluczowe moduły: Kadry i Płace – umożliwiające kompleksowe zarządzanie wynagrodzeniami, Pracownicy Eksportowi – służący do rozliczania kierowców pracujących za granicą, Czas Pracy (XML) – do automatycznego importu danych z urządzeń tachograficznych, 4Trans (Tachoscan) – dla zapewnienia zgodności z czasem jazdy i odpoczynku, Eksporty Dekretów List Płac – dla płynnej integracji z księgowością zewnętrzną, Pakiet Mobilności – odpowiadający na wymagania wynikające z prawa unijnego. Każdy z zaproponowanych oraz wdrożonych modułów odpowiadał na konkretną potrzebę klienta – np. moduł 4Trans pozwolił na automatyzację przetwarzania danych z tachografów, co wcześniej wykonywano ręcznie. Wdrożenie systemu Proces wdrożenia trwał łącznie około 3 miesięcy i przebiegał etapami: 1. Etap przygotowawczy – analiza procesów, migracja danych kadrowych i płacowych. 2. Etap implementacji – konfiguracja modułów: Kadry i Płace, Pracownicy Eksportowi, Czas Pracy (import danych z plików XML), 4Trans (Tachoscan), Eksporty Dekretów List Płac oraz Pakiet Mobilności. 3. Etap testów i szkoleń – testowanie integracji, szkolenia dla użytkowników końcowych. 4. Start produkcyjny – uruchomienie systemu i bieżące wsparcie. Firma Tradiss zapewniła wsparcie merytoryczne i techniczne, a także przygotowała zestaw raportów i mechanizmów dostosowanych do specyfiki Elkoru, m.in. rejestr wydań odzieży roboczej z przypisaniem ryczałtów czy niestandardowe algorytmy wynagrodzeń dla kierowców pracujących w różnych systemach czasu pracy. Integracja z systemem 4Trans i automatyczna obsługa tzw. Pakietu Mobilności Dzięki integracji enova365 z programem 4Trans,można automatycznie importować informacje o dietach, dodatkach i czasie pracy kierowców. To rozwiązanie: znacząco zmniejszyło liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, przyspieszyło pracę działu kadr i płac, zapewniło zgodność z unijnymi przepisami, w tym z tzw. Pakietem Mobilności, zwiększyło efektywność i bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych. Dzięki integracji z 4Trans, dane z tachografów są automatycznie przetwarzane i wykorzystywane do naliczania diet i dodatków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (zwanych Pakietem Mobilności). Wprowadzenie dedykowanych algorytmów wynagrodzeń oraz rejestru odzieży roboczej pozwoliło na lepszą kontrolę kosztów i uproszczenie ewidencji. Jak podkreśla kierownik działu kadr i płac z Elkor: Block Quote Inne rozwiązania, które usprawniają pracę Elkor W ramach wdrożenia systemu, zespół Tradiss stworzył także szereg rozwiązań dopasowanych do specyfiki Elkor, w tym m.in.: niestandardowe algorytmy wynagrodzeń, uwzględniające zróżnicowane formy zatrudnienia i dodatki branżowe, mechanizm rejestracji wydań odzieży roboczej i przypisanych do nich ryczałtów, zestaw raportów i analiz danych w Excelu oraz wersji drukowanej, weryfikatory danych kadrowych, które minimalizują ryzyko błędów, integracja systemu z zewnętrzną księgowością, dzięki możliwości eksportu dekretów list płac. Efekty wdrożenia: oszczędność czasu i eliminacja błędów Wdrożenie systemu enova365 w PHU Elkor pozwoliło na automatyzację wielu procesów administracyjnych i kadrowych. To przyczyniło się do oszczędności czasu i znacznego ograniczenia liczby błędów w naliczaniu wynagrodzeń i tworzeniu związanej z tym dokumentacji, dzięki wyeliminowaniu manualnych czynności. Rozliczenia płacowe są zawsze zgodne z aktualnymi przepisami, w tym tzw. Pakietem Mobilności, a firma może łatwo dostosowywać system do indywidualnych potrzeb. Dodatkowo, usprawniono komunikację między działami i zewnętrznymi systemami, takimi jak 4Trans czy program księgowy. Block Quote Firma zamierza dalej rozwijać integracje systemowe oraz optymalizować procesy administracyjne, korzystając z rosnących możliwości enova365. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Decyzja o wdrożeniu systemu ERP to strategiczny krok dla każdej rozwijającej się firmy. Porządkuje procesy, zwiększa efektywność i otwiera drogę do dalszego skalowania biznesu. Jednak jednym z pierwszych i często najtrudniejszych pytań, jest: „Ile to właściwie będzie kosztować?”. Niepewność związana z budżetem potrafi skutecznie ostudzić zapał i opóźnić kluczowe decyzje. W INLOGICA doskonale rozumiemy te wyzwania. Dlatego, wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, stworzyliśmy narzędzie, które rzuca światło na finanse projektu ERP – Kalkulator Wdrożenia Microsoft Dynamics 365 Business Central. Transparentność kosztów na wyciągnięcie ręki Nasz kalkulator to interaktywne narzędzie, zaprojektowane z myślą o firmach usługowych (i nie tylko), które chcą świadomie podejść do inwestycji w nowoczesne oprogramowanie. Konfiguracja szyta na miarę: Zapomnij o pakietach „wszystko albo nic”. Sam decydujesz, które moduły Microsoft Dynamics 365 Business Central są niezbędne dla Twojej działalności. Zarządzanie finansami? Serwis? A może zaawansowane zarządzanie projektami lub gospodarka magazynowa? Wybierasz tylko to, czego naprawdę potrzebujesz. Precyzyjne określenie liczby użytkowników: Koszt systemu jest ściśle powiązany z liczbą osób, które będą z niego korzystać. W kalkulatorze łatwo określisz tę wartość, dopasowując inwestycję do realnych potrzeb Twojego zespołu. Magazyn i produkcja pod kontrolą: Jeśli Twoja działalność obejmuje zarządzanie zapasami lub procesy produkcyjne – możesz oszacować zakres i koszt wdrożenia również tych specjalistycznych funkcjonalności. Natychmiastowa estymacja: Koniec z tygodniami oczekiwania na wstępną wycenę! Po skonfigurowaniu preferowanych opcji, otrzymasz orientacyjny koszt wdrożenia systemu ERP niemal od razu. To cenna informacja, która pozwala szybko ocenić możliwości i przejść do kolejnych etapów planowania. Jak skorzystać z kalkulatora? To prostsze niż myślisz! Zaprojektowaliśmy nasz kalkulator tak, aby jego obsługa była intuicyjna i nie wymagała specjalistycznej wiedzy. Wystarczy kilka kroków: Określ profil swojej firmy i kluczowe potrzeby. Wybierz interesujące Cię moduły funkcjonalne. Podaj szacunkową liczbę użytkowników systemu. Zaznacz dodatkowe opcje, jeśli są istotne (np. magazyn, produkcja). Zobacz estymację kosztów! Cały proces został pomyślany tak, aby maksymalnie ułatwić Ci uzyskanie potrzebnych informacji. A jeśli na którymkolwiek etapie pojawią się pytania, pamiętaj – nasi eksperci są do Twojej dyspozycji. Dlaczego warto zacząć od naszego kalkulatora? Ponieważ zyskujesz nie tylko liczby. To przede wszystkim: Oszczędność czasu: Błyskawiczny dostęp do kluczowych informacji finansowych. Transparentność: Jasny obraz potencjalnych kosztów, bez ukrytych niespodzianek. Lepsze planowanie: Solidna podstawa do dalszych rozmów i decyzji strategicznych. Pierwszy krok ku transformacji: To konkretne działanie, które przybliża Twoją firmę do wdrożenia systemu usprawniającego codzienną pracę. INLOGICA – Twój partner w cyfrowej transformacji Pamiętajmy, że wycena to dopiero początek drogi. W INLOGICA wierzymy, że sukces wdrożenia systemu ERP zależy nie tylko od technologii, ale także od partnerskiej współpracy i zrozumienia unikalnych potrzeb każdego biznesu.  Dlatego po skorzystaniu z kalkulatora, zapraszamy do kontaktu. Nasi doświadczeni konsultanci pomogą doprecyzować zakres projektu, odpowiedzą na wszystkie pytania i przeprowadzą Cię przez każdy etap migracji do Microsoft Dynamics 365 Business Central. Nie odkładaj decyzji na później. Zobacz, jak możemy pomóc zrewolucjonizować zarządzanie w Twojej firmie. Skorzystaj z naszego kalkulatora wdrożenia ERP już teraz i zrób pierwszy, świadomy krok w kierunku maksymalnej efektywności! Masz pytania? Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami – nasi eksperci czekają, aby pomóc Ci znaleźć najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu.

Alokacja kosztów na działy, produkty czy projekty to konieczność, jeżeli chcesz podejmować świadome decyzje i wydajnie zarządzać zasobami. Na szczęście, proces alokacji kosztów może przebiegać automatycznie, jeżeli wybierzesz odpowiednie oprogramowanie. Wyjaśniamy na przykładach, na czym polega efektywna alokacja kosztów w firmie. Alokacja kosztów – co to jest i dlaczego jest ważna? Alokacja kosztów to proces księgowy, który pozwala firmom przypisywać koszty do konkretnych miejsc ich powstawania (MPK). Takie rozliczenie kosztów jest kluczowe dla określenia zyskowności poszczególnych produktów, usług, działów czy projektów, ale nie tylko. Dzięki alokacji kosztów precyzyjnie wycenisz usługi, usprawnisz budżetowanie czy raportowanie. Gdy masz pewność, że koszty podlegające alokacji są właściwie przypisane do miejsc ich powstawania, możesz świadomie podejmować decyzje i efektywnie zarządzać zasobami. Z drugiej strony, błędna alokacja kosztów firmy może zniekształcać sprawozdania finansowe czy nawet podkopać relacje z klientami. Efektywna alokacja kosztów stanowi szczególne wyzwanie w branżach, w których pracownicy pracują jednocześnie nad wieloma projektami, dla wielu klientów. Należą do nich, na przykład, usługi profesjonalne czy budownictwo, w których szczególnie trudna jest alokacja kosztów osobowych, czyli alokowanie określonego odsetka wynagrodzeń do poszczególnych klientów czy projektów. Na szczęście, monitorowanie i efektywną alokację kosztów ułatwiają nowoczesne systemy finansowo-księgowe, takie jak enova365. Czytaj także: Moduł finansowo-księgowy enova365 – top6 najbardziej użytecznych funkcji Podzielniki kosztów – funkcja enova365, która umożliwia skuteczną alokację kosztów Automatyczna alokacja kosztów to funkcja dostępna w enova365 w standardzie. Do alokowania kosztów służą tzw. podzielniki kosztów, w myśl których następuje podział określonych wartości. Klucze alokacji można definiować między innymi dla: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pracowników (i ich wynagrodzeń), umów. Klucz alokacji czyli mechanizm podzielnika kosztów może dotyczyć pojedynczej faktury czy pracownika. Co istotne, każdy dokument czy pracownik może mieć inne dane w podzielniku, z pracownikiem czy fakturą może być też związana dowolna ilość podzielników. Wyjaśnijmy to na przykładzie alokacji kosztów osobowych. Funkcjonalności alokacji kosztów – tzw. podzielniki kosztów – służą do podzielenia wybranych elementów wynagrodzenia według zapisanych w podzielniku proporcji. Dla każdego podzielnika można zdefiniować nazwę i listę centrów kosztów oraz odpowiadających im współczynników. Najczęściej takim współczynnikiem będzie czas pracy w wybranym centrum kosztów. evova365 umożliwia łatwe rozliczenie kosztów umów B2B i innych umów zewnętrznych. W wypadku każdej umowy łatwo uzupełnisz informacje dotyczące klucza podziałowego. Proces alokacji kosztów – jak to zrobić w 3 krokach? W module Finanse i księgowość enova365 proces alokacji kosztów składa się z 3 prostych kroków. Krok 1 – wybierz koszty, jakie należy przydzielić do miejsc ich powstawania – możesz określić pulę kosztów lub ich kategorię. Krok 2 – ustal klucz alokacji, czyli wartości procentowe alokacji, według których koszt ma być dzielony. Krok 3 – po dodaniu kosztu program enova365 zastosuje klucz podziałowy i rozliczy koszty podlegające alokacji na wybrane działy, projekty lub produkty. Taki prosty proces zapewni, że koszty podlegające alokacji będą automatycznie przypisywane do różnych obszarów działalności. Oprócz wydajności procesu, wzrośnie też rzetelność alokacji kosztów. Jak automatyczna alokacja kosztów usprawnia pracę firm – przykłady Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa – przypisanie kosztów rodzajowych do miejsc ich powstawania Mechanizm podzielnika kosztów wykorzystuje, na przykład, Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa, w którym system enova365 został wdrożony przez firmę wdrożeniową BPX S.A. – Autoryzowanego Partnera enova365. „Księgowi opisują procentowo udział poszczególnych wymiarów w koszcie rodzajowym. W wyniku tego można uzyskać automatyczne rozbicie kosztów na poszczególne wymiary. Czasem, w efekcie takiego podziału powstaje nawet 300 pozycji. Możemy sobie łatwo wyobrazić, jak dużo czasu zajęłyby takie operacje, gdyby były wykonywane ręcznie” – tłumaczy Krzysztof Strawski z BPX S.A. Trakcja S.A. – alokacja kosztów osobowych na projekty Jednym z efektów wdrożenia enova365 przez AltOne w firmie Trakcja S.A. jest łatwe przypisanie kosztów wynagrodzeń pracowników do realizowanych projektów. Przyjmijmy, że kierownik nadzoru budowy angażuje się równocześnie w trzy różne projekty inwestycyjne. Połowę swojego czasu pracy poświęca jednej z budów, natomiast pozostałe dwie zajmują po 25% jego zaangażowania. Dzięki wdrożeniu enova365 przez AltOne system ERP automatycznie rozdziela jego pensję proporcjonalnie do czasu pracy na poszczególnych projektach. Przykładowo, jeśli miesięczne wynagrodzenie kierownika wynosi 10 000 zł, to zarówno on, jak i dział kadr oraz księgowości widzą, że 5 000 zł przypisano do jednej inwestycji, a po 2500 zł do dwóch pozostałych. Dzięki takiemu rozwiązaniu osoby zarządzające mogą lepiej analizować efektywność polityki kadrowej – na przykład ocenić, czy specjalista o wysokich kwalifikacjach powinien być angażowany również w mniej wymagające zadania. System ten pozwala również na dokładniejsze monitorowanie kosztów realizowanych projektów. Gdy Trakcja prowadzi kilka inwestycji jednocześnie, można precyzyjnie określić, jakie koszty generuje każda z nich, jaka jest ich opłacalność. Pozwala to na efektywniejsze zarządzanie kosztami. Czytaj także: Jak odpowiedni system ERP ułatwia pracę firm budowlanych? 3 case study Grupa ERBUD – alokacja kosztów faktur według przyjętej logiki Możliwości systemu enova365 w zakresie alokacji kosztów faktur według określonego klucza wykorzystuje także Grupa ERBUD. Zespół KOMAKO opracował w niej system rejestracji umów B2B i innych typów umów. Każda umowa jest powiązana z dedykowanym elementem rozliczeniowym, umożliwiającym bieżącą kontrolę jej obowiązywania oraz analizę częstotliwości występowania określonych parametrów w wyznaczonym okresie. Te elementy stanowią podstawę precyzyjnego rozliczenia kosztów zgodnie z przyjętą metodologią. Oprogramowanie do alokacji kosztów oferuje wsparcie na różnych etapach procesu, takich jak: weryfikacja istnienia umowy, sprawdzanie zgodności wartości z jej zapisami, przypisanie odpowiednich parametrów zgodnie z warunkami umowy, określenie liczby godzin do rozliczenia, rozliczenie kosztów między wyznaczone centra kosztów. Czytaj także: Kadry Płace enova365 zintegrowane z Microsoft Dynamics 365 wspierają Grupę ERBUD Jaki system do alokacji kosztów w firmie wybrać? Ręczny podział kosztów w firmie może być bardzo czasochłonny i podatny na błędy, szczególnie w dużej organizacji z wieloma centrami kosztów. Alokacja kosztów z wykorzystaniem automatycznych podzielników kosztów może znacznie zwiększyć wydajność, przejrzystość i rzetelność tego procesu. Narzędzia, takie jak enova365 są przeznaczone do obsługi zaawansowanej alokacji kosztów oraz automatyzacji powtarzających się zadań. Zapewniają szybki wgląd w strukturę kosztów i rentowność. Innymi słowy, odpowiedni system ERP może sprawić, że proces alokacji kosztów będzie angażował niewiele pracy i menedżerowie będą mogli się skupić na ich analizie. Można więc powiedzieć, że automatyczna alokacja redukuje koszty pracy. Jeżeli szukasz narzędzia do rozliczania kosztów, które pozwoli automatycznie alokować koszty do miejsc ich powstawania, jeszcze dziś umów się na prezentację systemu ERP enova365. Nasz Autoryzowany Partner pokaże Ci wszystkie możliwości systemu enova365 w zakresie zarządzania kosztami.

Zastanawiasz się, jaki system wybrać i jak rozmawiać z dostawcą IT, żeby nie przepalić budżetu? Podczas spotkania w formule pytań i odpowiedzi porozmawiamy o tym, od czego zacząć cyfrową transformację w firmie, skąd brać wiedzę i jak uniknąć najczęstszych błędów przy wdrożeniu nowego oprogramowania. Agenda Podczas sesji Q&A odpowiemy na najczęstsze pytania, jakie zadają firmy rozważające digitalizację, integrację systemów i automatyzację procesów. Dowiesz się: ✅ Jak wybrać system i dostawcę nowego rozwiązania ✅ Od czego zacząć, gdy czujesz, że obecne narzędzia nie działają ✅ Skąd brać wiedzę, by nie popełnić kosztownych błędów ✅ Jak rozmawiać z dostawcami i nie dać się zwieść marketingowi ✅ Jak przygotować zespół na zmiany i nie zniechęcić ludzi Uwaga: Agenda spotkania jest programem bazowym i może zostać dostosowana do potrzeb uczestników. Chcemy, aby to Wasze pytania nadawały rytm naszej rozmowie, dlatego priorytetowo odpowiemy na te kwestie, które zostaną zgłoszone w trakcie wydarzenia. Zależy nam na realnym wsparciu i rozwiązaniu indywidualnych problemów uczestników, dlatego zachęcamy do aktywnego udziału. Dla kogo? 👉🏻 Dla właścicieli firm, menedżerów, dyrektorów operacyjnych i osób odpowiedzialnych za digitalizację, które stoją przed wyborem nowego systemu lub zastanawiają się, jak usprawnić istniejące procesy. 👉🏻 Dla tych, którzy nie chcą kupować w ciemno, ale też nie mają czasu przekopywać się przez dziesiątki ofert i poradników. 👉🏻 Dla wszystkich, którzy chcą podejść do wdrożenia świadomie – niezależnie od tego, czy są na etapie analizy potrzeb, rozmów z dostawcami, czy prób ratowania nieudanego projektu. Kiedy? Już 26 czerwca o godzinie 11:00, ZAPISZ SIĘ

Konferencja BC Partner Day to pielęgnowana przez nas tradycja corocznych wydarzeń dla polskich partnerów IT.integro i Microsoft. Tym razem spotkaliśmy się 23 maja w warszawskiej siedzibie Microsoft, by w wyjątkowym gronie podzielić się wiedzą z zakresu aplikacji dla klientów Business Central oraz wymienić przemyśleniami na temat przyszłości branży oraz samego systemu. Co pojawiło się w agendzie? Platforma pielęgnowania relacji partnerskich To główny cel organizowanego przez nas wydarzenia – stworzenie przestrzeni, gdzie Partnerzy Microsoft Dynamics 365 Business Central z całej Polski będą mogli swobodnie dzielić się doświadczeniami na temat rynku czy rozwoju potrzeb rodzimej sieci partnerskiej. Jednymi z przewodnich tematów w tegorocznym programie były prezentacje dotyczące narzędzi IT.integro, metody wsparcia oferowane aktualnie przez Microsoft, a także – niezmiennie angażujący – status Krajowego Systemu e-Faktur. Mając na względzie stałe udoskonalnie komunikacji z partnerami, przybliżyliśmy również kluczowe zmiany, jakie wprowadziliśmy w zakresie współpracy z IT.integro. Co zmienia się w naszym portfolio aplikacji dla Dynamics 365 Business Central? Jednym z kierunków działania, w którym dostrzegamy ogromny potencjał jest koncentracja na rozwiązaniach dostarczanych poprzez Microsoft AppSource. Na dynamicznie rosnącej platformie z rozszerzeniami i usługami dla Business Central, udostępniamy już ponad 30 autorskich aplikacji. I wciąż rozwijamy je w taki sposób, aby dostarczały one polskim i zagranicznym użytkownikom systemu realne wartości, niezależnie od zmieniających się potrzeb. Podczas BC Partner Day 2025 uczestnicy mieli możliwość posłuchania o kilku rozwiązaniach, m.in.: Bonuses & Accruals – w jaki sposób zmieniły się funkcjonalności i sposób licencjonowania aplikacji do zaawansowanego naliczania bonusów, rabatów oraz rozliczeń międzyokresowych? HR & Payroll Manager, czyli ogromnego wsparcia w obszarze obsługi procesów kadrowo-płacowych. Electronic Banking – wskazaliśmy, jak dynamicznie rozrasta się liczba rozszerzeń aplikacji dla kolejnych krajów. W tej chwili jest ich już 19. Global Integration Apps – przybliżyliśmy najbardziej istotne funkcje pakietu rozwiązań dla grup firm: Master Data Management System, Advanced Intercompany oraz Intercompany Insights. Integracja Polish Localization z KSeF Jednym z tematów od dawna pozostającym na pierwszym planie jest obowiązek wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur, którego termin niejednokrotnie ulegał zmianom. W związku z tym w programie konferencji nie mogło oczywiście zabraknąć statusu jego integracji z polską warstwą lokalizacyjną Dynamics 365 Business Central. Gościom konferencji przybliżyliśmy m.in. harmonogram oparty o aktualne wiadomości płynące z Ministerstwa Finansów, a także nasze plany działania jeżeli chodzi o wprowadzanie zmian w Polish Localization. Data Migration Tool, czyli jak przeprowadzać sprawniejsze upgrade’y? Jako partnerzy wdrożeniowi jesteśmy świadomi, jak ważną i jednocześnie angażującą częścią projektów upgrade’u z Dynamics NAV do Business Central jest migracja danych. Z tego względu opracowaliśmy własne narzędzie – Int Data Migration Tool – którego rolą jest pomoc w szybkiej i efektywnej migracji systemu z wersji NAV oraz BC14 do najnowszej wersji. Przedstawiliśmy funkcjonalności narzędzia, wspierające m.in. mapowanie danych, uruchamianie oraz monitorowanie procesu migracji. Na przykładach zrealizowanych przez nas samych projektów pokazaliśmy, w jaki sposób aplikacja upraszcza i automatyzuje kluczowe etapy migracji danych. Omówiliśmy również, w jaki sposób udostępniamy rozwiązanie oraz wspieramy jego wdrożenie. Sesje gościnne i wyjątkowe spotkanie managementu Podobnie jak podczas ubiegłej edycji, tak i teraz agendę wzbogaciły również prelekcje naszych gości. Przedstawiciele Microsoft podzielili się aktualnymi strategiami wsparcia partnerów wdrożeniowych. Nasz Partner – EIP Dynamics – opowiedział o Portalu B2B, czyli swoim autorskich rozwiązaniu dla firm dystrybucyjnych i handlowych, zaś reprezentantki APN Promise zgłębiły tajniki budowania wartościowej relacji między Dystrybutorem a Partnerem Microsoft. Na koniec tego inspirującego dnia zaplanowaliśmy z kolei dyskusję, do której zaprosiliśmy przedstawicieli zarządów oraz kierownictwo firm partnerskich. Podobnie jak podczas BC Partner 2024, tak i w tym roku nie zabrakło gorących tematów na temat stawianych w branży wyzwań. Poruszyliśmy również temat pozycjonowania samego Business Central na polskim rynku – oraz inicjatywy, jaką możemy podjąć, aby jeszcze je wzmocnić, podkreślając wartość systemu z perspektywy większych przedsiębiorstw. Dziękujemy za udział w BC Partner Day 2025! Wszystkim uczestnikom wydarzenia dziękujemy za obecność oraz zaangażowanie w utrzymanie przestrzeni do inspirujących rozmów, wymiany punktów widzenia oraz pomysłów. Zapraszamy również na stronę partner.integro.pl, poświęconą w pełni partnerom Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Planowanie produkcji to kluczowy element zarządzania procesami wytwórczymi, który pozwala firmom skutecznie organizować wykorzystanie zasobów, osiągać cele biznesowe i utrzymywać konkurencyjność. W uproszczeniu jest to proces ustalania co, kiedy, w jakiej ilości i jakimi środkami ma zostać wyprodukowane, aby zaspokoić potrzeby rynku i zapewnić optymalne działanie przedsiębiorstwa. Znaczenie planowania produkcji rośnie szczególnie w środowiskach złożonych i dynamicznych – takich jak branże automotive, FMCG czy przemysł precyzyjny – gdzie niewłaściwa koordynacja może prowadzić do kosztownych opóźnień, przestojów, strat materiałowych lub niezadowolenia klientów. Czym właściwie jest skuteczne planowanie produkcji? Proces planowania produkcji łączy dane rynkowe, dostępność materiałów, moce przerobowe, harmonogramy dostaw, zamówienia […] Planowanie produkcji to kluczowy element zarządzania procesami wytwórczymi, który pozwala firmom skutecznie organizować wykorzystanie zasobów, osiągać cele biznesowe i utrzymywać konkurencyjność. W uproszczeniu jest to proces ustalania co, kiedy, w jakiej ilości i jakimi środkami ma zostać wyprodukowane, aby zaspokoić potrzeby rynku i zapewnić optymalne działanie przedsiębiorstwa. Znaczenie planowania produkcji rośnie szczególnie w środowiskach złożonych i dynamicznych – takich jak branże automotive, FMCG czy przemysł precyzyjny – gdzie niewłaściwa koordynacja może prowadzić do kosztownych opóźnień, przestojów, strat materiałowych lub niezadowolenia klientów. Czym właściwie jest skuteczne planowanie produkcji? Proces planowania produkcji łączy dane rynkowe, dostępność materiałów, moce przerobowe, harmonogramy dostaw, zamówienia klientów i wiele innych czynników – wszystko po to, by utrzymać płynność działania zakładu i zrealizować cele firmy. Dobrze przygotowany plan produkcji (wzór może mieć formę prostego arkusza kalkulacyjnego lub zaawansowanego modelu w systemie ERP) odpowiada na pięć kluczowych pytań: Efektywne planowanie produkcji to sztuka znalezienia równowagi między wydajnością a elastycznością. Firma nie może sobie pozwolić na przestoje maszyn, ale równie bolesne jest nadprodukcja, która generuje magazynowanie, ryzyko przeterminowania lub stratę wartości. Dlaczego planowanie produkcji ma tak duże znaczenie? Źle zaplanowana produkcja to nie tylko opóźnienia, ale także: straty materiałowe, przestoje ludzi i maszyn, zmiany na ostatnią chwilę, nerwowość działu sprzedaży, a w końcu – niezadowoleni klienci. Tymczasem dobry plan produkcyjny działa jak mapa drogowa. Pozwala zespołom działać sprawnie i przewidywalnie. Zmniejsza niepewność. Pozwala wcześnie wychwycić ryzyka i reagować na nie możliwie jak najszybciej. Kluczowe cele i funkcje planowania produkcji Podstawowe funkcje planowania produkcji obejmują: Zaspokojenie popytu klientów – czyli zapewnienie, że odpowiedni produkt będzie gotowy na czas w odpowiedniej ilości. Optymalne wykorzystanie zasobów – maszyn, ludzi, materiałów i energii. Minimalizacja kosztów produkcji – poprzez eliminację marnotrawstwa i przestojów. Zarządzanie ryzykiem i niepewnością – dzięki prognozowaniu i elastycznemu planowaniu. Koordynacja działań różnych działów – np. produkcji, logistyki, zakupów i sprzedaży. Efektywne planowanie nie tylko podnosi wskaźnik efektywności produkcji, ale również wspiera strategiczne cele firmy: lepsze zarządzanie zapasami, krótszy czas realizacji zleceń i wyższą jakość obsługi klienta. Różnice między planowaniem a harmonogramowaniem Obu terminów często używa się zamiennie, choć odnoszą się do różnych poziomów zarządzania produkcją. Planowanie dotyczy ogólnego określenia, co i kiedy ma zostać zrobione, często w skali dni, tygodni, miesięcy lub nawet kwartałów. Harmonogram produkcji skupia się na szczegółach — ustala dokładną kolejność zadań, przydziela zasoby do operacji i precyzyjnie rozkłada produkcję w czasie. Etapy i rodzaje planowania produkcji Proces planowania produkcji składa się z kilku kluczowych etapów: Analiza zapotrzebowania – oparta na prognozach popytu, zamówieniach sprzedaży i danych historycznych, Tworzenie planu głównego produkcji (MPS) – definiowanie, co i kiedy ma zostać wyprodukowane, Obliczanie potrzeb materiałowych (MRP) – planowanie dostaw i zakupów komponentów, Planowanie zdolności produkcyjnych (CRP) – dopasowanie obciążeń do dostępnych zasobów, Tworzenie harmonogramów operacyjnych – ustalanie kolejności i terminów zadań, Realizacja planu – przekazanie zleceń na produkcję i bieżące monitorowanie postępów, Kontrola i analiza odchyleń – porównanie planu z rzeczywistością, korekty, raportowanie KPI. Możemy to też podzielić na: Planowanie krótkoterminowe – zazwyczaj na okres dni lub tygodni; koncentruje się na szczegółowym harmonogramowaniu zleceń i alokacji zasobów. Planowanie średnioterminowe – obejmuje tygodnie lub miesiące; pozwala zsynchronizować działania produkcji z zaopatrzeniem, logistyką i sprzedażą. Planowanie długoterminowe – strategiczne; dotyczy miesięcy i kwartałów; służy do oceny potrzeb inwestycyjnych, planowania zatrudnienia, budżetowania. Jakie jeszcze wskaźniki KPI w produkcji warto znać? Wskaźniki KPI w produkcji można podzielić na kilka kategorii: Czasowe: np. średni czas przezbrojenia, czas cyklu, czas realizacji zlecenia (Lead Time). Jakościowe: wskaźnik reklamacji, odsetek braków. Kosztowe: koszt jednostkowy, wskaźnik marnotrawstwa. Wydajnościowe: OEE (Overall Equipment Effectiveness), czyli ogólna efektywność sprzętu – bardzo często stosowany w firmach przemysłowych. Warto podkreślić, że nie chodzi o to, by śledzić wszystko, co się da, tylko o wybór tych kilku parametrów, które realnie pomagają podejmować decyzje. Przeładowanie raportów liczbami, których nikt nie analizuje, to typowy błąd początkujących menedżerów. Kluczowe procesy wspierające planowanie Nie da się skutecznie planować bez dobrych danych wejściowych, a kluczowym z nich jest prognoza popytu. To właśnie na niej opiera się planowanie krótkoterminowe, średnioterminowe i długoterminowe. Jeśli przewidywania są nietrafne, nawet najlepszy plan produkcyjny okaże się tylko dobrze wyglądającym dokumentem bez pokrycia w rzeczywistości. Prognozowanie popytu może bazować na danych historycznych, trendach rynkowych, sezonowości lub prognozach sprzedaży przekazywanych przez dział handlowy. Coraz częściej firmy sięgają także po rozwiązania analityczne i sztuczną inteligencję, by zwiększyć trafność prognoz. Dobrze osadzona prognoza to fundament — bez niej produkcyjne wskaźniki KPI będą jedynie pustą statystyką, a nie realnym narzędziem kontroli efektywności. Plan główny produkcji (MPS) i jego rola Plan główny produkcji (Master Production Schedule, MPS) to dokument nadrzędny, który spina prognozy popytu, zapasy, zamówienia klientów i zdolności produkcyjne w jeden spójny harmonogram działań. To swoisty „punkt odniesienia” dla wszystkich działań w firmie: od zakupów przez logistykę po samą produkcję. Dzięki MPS możliwe jest nie tylko określenie, co i kiedy ma być produkowane, ale również uruchomienie kolejnych etapów planowania: MRP (planowania zapotrzebowania materiałowego) oraz CRP (planowania zdolności produkcyjnych). To właśnie w tym miejscu pojawia się potrzeba integracji danych z różnych działów, co doskonale realizuje system ERP. Planowanie potrzeb materiałowych (MRP) Nawet najlepszy plan zawiedzie, jeśli na czas nie dotrą odpowiednie surowce. Na tym właśnie skupia się planowanie potrzeb materiałowych, czyli MRP (Material Requirements Planning). Jego głównym celem jest ustalenie, jakie komponenty są potrzebne, w jakiej ilości i kiedy muszą znaleźć się na miejscu, by produkcja mogła przebiegać bez przestojów. MRP działa na podstawie danych z planu głównego produkcji, struktury materiałowej produktu (BOM) i stanów magazynowych. W praktyce oznacza to, że system wylicza zapotrzebowanie netto na każdą pozycję materiałową, uwzględniając zarówno aktualne zapasy, jak i planowane dostawy oraz zużycie. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne sterowanie zakupami, a także uniknięcie sytuacji, w której półprodukty zalegają w magazynie lub – co gorsza – brakuje ich w kluczowym momencie realizacji zlecenia. Planowanie zdolności produkcyjnych (CRP) Jeśli MRP mówi nam, czego potrzebujemy, to CRP odpowiada na pytanie: czy mamy dość mocy przerobowych, by to wszystko wyprodukować? Planowanie zdolności produkcyjnych analizuje obciążenie poszczególnych stanowisk pracy i dostępność zasobów — ludzi, maszyn, narzędzi. Kluczowe jest tu nie tylko ustalenie „czy się da”, ale również „czy się da na czas”. CRP może być analizowane w ujęciu ogólnym (rough-cut capacity planning) lub szczegółowym, obejmującym konkretne gniazda robocze i zmiany produkcyjne. W praktyce pozwala to na wychwycenie potencjalnych wąskich gardeł jeszcze zanim staną się one realnym problemem. Na tej podstawie planista może dokonać korekt – przesunąć zlecenia, zmienić priorytety lub uruchomić nadgodziny. System ERP – integracja danych i automatyzacja procesów W złożonym środowisku produkcyjnym dane pochodzą z wielu źródeł: działu sprzedaży, zaopatrzenia, magazynu, kontroli jakości czy utrzymania ruchu. Zintegrowanie ich w jeden spójny obraz to zadanie dla systemu produkcyjnego ERP. Dzięki niemu możliwa jest pełna automatyzacja wielu aspektów planowania i sterowania produkcją. System ERP pozwala m.in. na tworzenie planów produkcyjnych w oparciu o aktualne zamówienia i prognozy, kontrolowanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, planowanie zakupów i śledzenie realizacji zleceń. Co więcej, dzięki funkcjonalnościom analitycznym ERP umożliwia monitorowanie efektywności na poziomie całego zakładu — od pojedynczego stanowiska aż po całościowe wskaźniki produkcyjne. System APS – zaawansowane planowanie i harmonogramowanie Systemy APS (Advanced Planning and Scheduling) stanowią odpowiedź na ograniczenia tradycyjnych metod planowania opartych na Excelu czy prostych modułach MRP. Ich największą zaletą jest zdolność do uwzględniania rzeczywistych ograniczeń produkcyjnych w czasie rzeczywistym, przy jednoczesnej optymalizacji poszczególnych procesów. APS wykorzystuje algorytmy matematyczne i heurystyki, które przeliczają setki tysięcy możliwych scenariuszy harmonogramu, by znaleźć najbardziej optymalne rozwiązanie. System analizuje dostępność zasobów, czasy przezbrojeń, priorytety zleceń, ograniczenia materiałowe i wiele innych zmiennych, które w klasycznym planie łatwo przeoczyć. Przykładowe zastosowania: reorganizacja harmonogramu po wystąpieniu opóźnień lub awarii, minimalizacja przestojów dzięki inteligentnemu układaniu kolejności zleceń, lepsze wykorzystanie parku maszynowego i personelu, wspieranie decyzji typu „make or buy” w czasie rzeczywistym. System MES – monitorowanie realizacji produkcji Jeśli planowanie jest sercem produkcji, to MES (Manufacturing Execution System) pełni funkcję nerwowego układu całej operacji. To system odpowiedzialny za zbieranie, analizowanie i przekazywanie danych z hali produkcyjnej — w czasie rzeczywistym. MES łączy świat cyfrowy z fizycznym, umożliwiając bieżący nadzór nad realizacją planu. System MES odpowiada za takie obszary jak: śledzenie postępu zleceń produkcyjnych, rejestracja czasu pracy operatorów i maszyn, kontrola jakości i zarządzanie niezgodnościami, zbieranie danych o przestojach i ich przyczynach. Dzięki integracji MES z systemem planowania możliwe jest błyskawiczne reagowanie na odchylenia od planu. Jeśli zlecenie utknie na stanowisku przez awarię maszyny, system natychmiast powiadamia planistę i aktualizuje harmonogram. Pozwala to nie tylko lepiej zarządzać terminowością, ale również gromadzić dane historyczne do dalszej optymalizacji. Korzyści wynikające z wdrożenia MES: eliminacja ręcznego raportowania i przyspieszenie obiegu informacji, lepsze wykorzystanie wskaźników takich jak OEE (Overall Equipment Effectiveness), ułatwienie analiz KPI produkcyjnych, precyzyjna identyfikacja źródeł problemów i marnotrawstwa. System WMS – zarządzanie magazynem i przepływem materiałów Nawet najlepiej zaplanowana produkcja nie ruszy, jeśli materiał nie trafi na linię w odpowiednim momencie. Dlatego też tak ważny jest WMS (Warehouse Management System), czyli system zarządzania magazynem. WMS daje pełną kontrolę nad stanami magazynowymi, lokalizacją materiałów, przyjęciami, wydaniami i przesunięciami wewnętrznymi. Co ważne, nowoczesne systemy są zintegrowane z produkcją, co oznacza, że ruchy materiałowe mogą być uruchamiane automatycznie — zgodnie z planem produkcyjnym. W praktyce oznacza to, że: system sam generuje zlecenia przesunięcia materiału na stanowiska, FIFO, LIFO i inne strategie rotacji są realizowane bez błędów ludzkich, planista widzi w czasie rzeczywistym, co faktycznie jest dostępne, system może zablokować rozpoczęcie zlecenia, jeśli brakuje kluczowego komponentu. Dzięki integracji WMS z ERP lub APS możliwe jest tzw. „just in time supply” – czyli dostarczanie komponentów dokładnie wtedy, gdy są potrzebne, a to obniża koszty magazynowania i redukuje ryzyko pomyłek logistycznych.

Kontynuując temat najlepszych praktyk w zakresie wdrażania polskiej lokalizacji w Microsoft Dynamics 365 i dostosowania jej do wymagań grupy kapitałowej, tym razem skupiamy się na bilansie otwarcia. To nie tylko kwestia techniczna, ale też kluczowy element zapewniający ciągłość procesów biznesowych i zgodność z lokalnymi przepisami rachunkowymi oraz podatkowymi. Znaczenie analizy danych dla bilansu otwarcia Bilans otwarcia to coś więcej niż tylko zestawienie sald. To fundament, który umożliwia prawidłowe działanie procesów operacyjnych i finansowych w nowym systemie. Dlatego, analiza danych dla bilansu otwarcia powinna być przeprowadzona z uwzględnieniem wymogów polskiego prawa rachunkowego i podatkowego. Warto stworzyć listę wymagań lokalnych, która pozwoli: zweryfikować kompletność danych, określić, które z nich są dostępne w standardzie systemu, wskazać, gdzie konieczne będą modyfikacje lub rozwiązania niestandardowe. Przykładowe wymaganie – faktura korygująca do faktury sprzedaży z poprzedniego systemu W D365 możliwe jest wystawienie korekty do faktury sprzedaży zaksięgowanej w systemie, ponieważ system zachowuje relację między dokumentami, co pozwala na poprawną prezentację na wydruku między innymi numeru i daty sprzedaży faktury korygowanej. Problem pojawia się, gdy trzeba wystawić fakturę korygującą do faktury wystawionej w poprzednim systemie księgowym. Nasze rekomendacje to: Bilans otwarcia powinien zawierać otwarte pozycje należności, niemniej pomijamy szczegółową prezentację wszystkich danych dla faktur sprzedaży. To jest bardzo czasochłonny proces. Aby umożliwić korekty do takich pozycji, warto wdrożyć modyfikację systemu, która: pozwala użytkownikowi wprowadzić dane faktury historycznej ręcznie, może być rozbudowana o import danych z poprzedniego systemu, jeśli liczba takich przypadków jest znaczna. Decyzja o poziomie zaawansowania rozwiązania Na etapie analizy warto zebrać dane o: liczbie wystawianych faktur korygujących, częstotliwości ich występowania, rodzajach faktur korygujących. To pomoże podjąć decyzję, czy wystarczy prosta modyfikacja, czy potrzebne jest bardziej zaawansowane rozwiązanie. Pamiętajcie również o zasadzie dla transakcji rzadkich i niskowartościowych, które również podlegają obowiązkom ewidencyjnym i podatkowym. Zbyt często bilans otwarcia traktowany jest jako „koniec” migracji danych. Tymczasem to także początek kontynuacji procesów w systemie. Pominięcie niektórych danych skutkuje błędami po uruchomieniu systemu (go-live). Przykłady obszarów wymagających uwzględnienia w analizie bilansu otwarcia Korekty JPK_V7 dotyczące okresów z poprzedniego systemu. Wycena walutowa dla otwartych transakcji odbiorców i dostawców. Wycena walutowa transakcji bankowych i kasowych. Dane wymagane do rozliczenia Ulgi na złe długi. Informacje wymagane do stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment). Podatek VAT do rozliczenia w przyszłych okresach rozliczeniowych. Podsumowanie dobrych praktyk dla bilansu otwarcia Analiza bilansu otwarcia jako kontynuacji procesów biznesowych, a nie tylko jako prezentacja salda na kontach, jest kluczowa. Analiza to nie strata czasu, ale inwestycja, która zwraca się na dalszych etapach projektu. Kluczowa jest wiedza i doświadczenie zespołu w zakresie działania systemu D365 dla polskiej lokalizacji, aby właściwie zaprojektować dalsze prace wdrożeniowe – w tym listę planowanych modyfikacji. Proces wdrożenia modyfikacji wymaga spójności rozwiązań w systemie, dlatego zadbajcie o udział Architekta systemu. Angażujcie użytkowników, bo ich wiedza i doświadczenie jest kluczowe dla analizy procesów w waszej firmie. Życzymy sukcesu w realizacji projektu.

Wdrożenie systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics 365, to dla wielu firm krok milowy – decyzja otwierająca drzwi do optymalizacji procesów, lepszej analizy danych i efektywniejszego zarządzania. To inwestycja, która ma przynieść wymierne korzyści. Jednak, jak każdy złożony projekt, niesie ze sobą ryzyko potknięć. Doświadczenie pokazuje, że pewne błędy powtarzają się z zaskakującą regularnością, niezależnie od branży czy wielkości organizacji. Zrozumienie tych pułapek to pierwszy krok do ich uniknięcia. W INLOGICA, przez ponad dwie dekady wspierania firm we wdrożeniach Microsoft Dynamics 365/AX, mieliśmy okazję obserwować setki projektów. Ta perspektywa pozwoliła nam zidentyfikować newralgiczne punkty, które często decydują o powodzeniu lub porażce. Dziś przyjrzymy się dwóm z nich – fundamentalnym kwestiom, które, jeśli zostaną zbagatelizowane, mogą wygenerować lawinę problemów. Pułapka nr 1: Brak solidnego harmonogramu – dryfowanie zamiast nawigacji Wyobraźmy sobie budowę domu bez szczegółowego projektu i harmonogramu prac. Brzmi ryzykownie, prawda? Podobnie jest z wdrożeniem systemu ERP. Ramowy, ale przemyślany harmonogram to absolutna podstawa, pozwalająca kontrolować budżet, przebieg prac i finalnie – ich sukces. Niestety, często zdarza się, że firmy podchodzą do tego etapu zbyt pobieżnie. Czym grozi brak lub niedopracowanie harmonogramu? Utrata kontroli nad budżetem: Bez jasno określonych etapów i terminów, koszty mogą zacząć niekontrolowanie rosnąć. Każde opóźnienie, każda nieprzewidziana praca generuje dodatkowe wydatki. Chaos organizacyjny: Brak klarownego planu utrudnia przypisanie odpowiedzialności, koordynację działań różnych zespołów (zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy) oraz efektywne zarządzanie zasobami. Nierealistyczne oczekiwania: Niejasno określone ramy czasowe prowadzą do frustracji i nieporozumień. Zespół może czuć presję nierealnych terminów, co negatywnie wpływa na jakość pracy. Trudności w monitorowaniu postępów: Jak mierzyć postęp, skoro nie ma jasno zdefiniowanych kamieni milowych? Regularne sprawdzanie, czy projekt idzie zgodnie z planem, staje się niemożliwe lub bardzo utrudnione. Nasza rada: Planuj ramowo, ale konkretnie. Nawet jeśli szczegółowy harmonogram jest czasochłonny, jego brak jest znacznie bardziej kosztowny. Co więcej, harmonogram powinien być tworzony wspólnie przez wykonawcę i klienta. Kluczowe jest również uwzględnienie „czynnika ludzkiego” – urlopów, potencjalnych nieobecności – oraz założenie pewnego bufora czasowego. Pamiętajcie, że dobry harmonogram to żywy dokument, który można zwinnie korygować w miarę postępu prac, ale zawsze w oparciu o świadome decyzje. Pułapka nr 2: „A może jeszcze to…” – czyli nadprogramowa kreatywność i jej skutki Proces wdrożenia systemu ERP to często moment, w którym pojawia się wiele pomysłów na usprawnienia. To naturalne. Problem zaczyna się wtedy, gdy pierwotnie ustalony zakres projektu zaczyna niekontrolowanie puchnąć od tzw. „zachcianek” – funkcjonalności, które „fajnie byłoby mieć”, ale niekoniecznie są kluczowe dla osiągnięcia głównych celów biznesowych. Dlaczego niekontrolowane rozszerzanie zakresu jest groźne? Rozmycie priorytetów: Każda dodatkowa funkcja to dodatkowy czas i zasoby. Skupianie się na elementach drugorzędnych odciąga uwagę od realizacji kluczowych modułów i procesów. Wzrost kosztów i wydłużenie czasu wdrożenia: To bezpośrednia konsekwencja. Każda modyfikacja, zwłaszcza wprowadzana ad hoc w trakcie trwania projektu, generuje dodatkowe koszty programistyczne, testowe i wdrożeniowe. Ryzyko destabilizacji systemu: Wprowadzanie licznych, nieplanowanych zmian może negatywnie wpłynąć na spójność i stabilność całego rozwiązania. Zmęczenie materiału: Ciągłe zmiany i wydłużający się projekt mogą prowadzić do frustracji i spadku motywacji w zespole projektowym. Nasza rada: Zanim rozpoczniesz wdrożenie, dokładnie przeanalizuj i zdefiniuj, które funkcjonalności są absolutnie niezbędne, a które mogą poczekać na kolejny etap rozwoju systemu. Trzymaj się blisko standardu rozwiązania – systemy Microsoft Dynamics 365 są efektem wieloletnich doświadczeń tysięcy firm na całym świecie. Modyfikacje powinny dotyczyć przede wszystkim tych unikalnych procesów, które stanowią o Waszej przewadze konkurencyjnej. Wszystkie nowe, interesujące pomysły warto notować (tzw. „parkowanie pomysłów”), aby wrócić do nich po zakończeniu kluczowych prac, w ramach kolejnych sprintów rozwojowych lub umowy wsparcia. Chcesz wiedzieć więcej i uniknąć innych pułapek? Omówione powyżej problemy to jedynie wierzchołek góry lodowej. Wdrożenie systemu ERP to złożony proces, gdzie na każdym kroku mogą pojawić się inne wyzwania – od problemów z zaangażowaniem zespołu, przez nieefektywną komunikację i zachwiane zaufanie, aż po niedocenianie roli dokumentacji projektowej. Aby pomóc Wam przejść przez ten proces możliwie najgładziej, zebraliśmy nasze ponad 20-letnie doświadczenia i wnioski w kompleksowym przewodniku: „7 podstawowych błędów popełnianych we wdrożeniach ERP Microsoft Dynamics 365”. W e-booku znajdziesz: Szczegółowe omówienie każdego z siedmiu najczęściej występujących błędów. Praktyczne przykłady ilustrujące, jak te błędy manifestują się w rzeczywistych projektach. Konkretne „Najlepsze rady” dla każdego problemu – gotowe wskazówki, jak proaktywnie zapobiegać i reagować na trudności. To nie jest kolejna teoretyczna publikacja. To esencja wiedzy zdobytej w boju, na setkach wdrożeń, która może zaoszczędzić czas, pieniądze i niepotrzebny stres. Pobierz bezpłatny e-book i dowiedz się, jak skutecznie zarządzać projektem wdrożenia ERP Pamiętajcie, sukces wdrożenia Microsoft Dynamics 365 zaczyna się od świadomości potencjalnych ryzyk i umiejętności ich unikania. W INLOGICA jesteśmy po to, by wspierać Was na każdym etapie tej drogi – nie tylko dostarczając technologię, ale także dzieląc się wiedzą i doświadczeniem. Jeśli macie pytania lub chcielibyście omówić specyfikę Waszego projektu, zapraszamy do kontaktu.

Ile czasu potrzeba na zamknięcie miesiąca w księgowości i finansach? Czy 5 dni to mało czy dużo? Jak szybko robią to inne firmy? Sprawdź wyniki badań przeprowadzonych wśród średnich i dużych przedsiębiorstw oraz dowiedz się, jak usprawnić zamykanie okresu sprawozdawczego w księgowości. Najważniejsze informacje Ponad 1/2 ankietowanych firm zamknięcie ksiąg rachunkowych zabiera więcej niż 5 dni. Z czynności, składających się na proces zamknięcia miesiąca, najdłużej trwają uzgodnienia sald bankowych: 20-50 godzin w miesiącu. 94% firm wykorzystuje Excela, żeby usprawnić proces miesięcznego zamknięcia, a 50% uważa, że jest to głównym powodem, dla którego zabiera to dużo czasu. Choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów można zautomatyzować. Zamknięcie miesiąca w księgowości – ile czasu zajmuje? Zamknięcie miesiąca – zarówno dla celów rachunkowości finansowej jak i zarządczej – to najbardziej pracochłonny i intensywny czas w działach księgowości i finansów. Jednocześnie, aż 37% dyrektorów finansowych, ankietowanych w raporcie KPMG „Nowoczesny CFO w transformującej się firmie” uważa, że przeprowadzenie zamknięcia miesiąca można w dużej mierze zautomatyzować. Z drugiej strony, choć systemy ERP umożliwiają automatyzację wielu składających się na to czynności, raport przeprowadzony przez firmę Ledge na próbie 100 średnich i dużych firm (o zatrudnieniu 51-10 000+ pracowników) pokazał, że wiele zespołów nadal walczy z rozproszonymi danymi oraz manualnymi procesami. Pomimo tego, że firmy chcą, żeby zamknięcie ksiąg rachunkowych nie zajmowało im więcej niż 3 dni, zabiera to więcej czasu. W ponad połowie ankietowanych firm trwa to ponad 5 dni. I problemem nie jest tu tylko czasochłonność. Menedżerowie z opóźnieniem dysponują informacjami zarządczymi, co sprawia, że decyzje podejmowane są później, a zespoły finansowe „tkwią” w poprzednim miesiącu, zamiast iść do przodu. Które działania, składające się na proces zamknięcia miesiąca zajmują najwięcej czasu? Osoby ankietowane w badaniu wskazują, które czynności, spośród tych składających się na proces zamknięcia miesiąca, są najbardziej czasochłonne. Najczęściej wymieniają uzgodnienia sald – kont bankowych czy kart kredytowych. Z badania wynika, że średni czas spędzany na uzgodnieniach sald to aż 20-50 godzin w miesiącu, a zespoły wykorzystują do tego aż 3-5 systemów. Inne częste problemy to: brak szczegółów płatności, niezgodne kwoty, rozproszone źródła informacji. Dla zespołów, które prowadzą księgowość czy finanse dla wielu oddziałów czy mają wiele transakcji do przeanalizowania, proces miesięcznego zamknięcia staje się naprawdę skomplikowany. Szczególnie, jeżeli firmy nie wykorzystują nowoczesnych rozwiązań, takich jak Webservice enova365, które pozwalają na automatyczny import wyciągów bankowych oraz sprawne rozliczanie płatności. A takich biznesów nadal jest niestety bardzo dużo. Wiele firm „paruje” należności i zobowiązania ręcznie, używając do tego arkuszy Excela, choć dane tam zawarte pokrywają się z danymi, które znajdują się w systemach ERP. W takim wypadku, uzgadnianie kont jest żmudne i czasochłonne, przez co bywa elementem, który opóźnia zamknięcie ksiąg rachunkowych. Inne działania, wymienione przez ankietowanych, jako szczególnie czasochłonne w procesie miesięcznego zamknięcia, to między innymi: tworzenie rezerw, porządkowanie danych – poprawa błędnie wprowadzonych danych czy reklasyfikowanie kosztów, analiza odchyleń od założeń budżetowych. Wniosek? To nie samo raportowanie zabiera dużo czasu i przyczynia się do tego, że proces zamknięcia miesiąca trwa długo, ale wszystko, co je poprzedza – uzgodnienia sald czy poprawianie błędów. Co spowalnia zamknięcie miesiąca w księgach rachunkowych? Według respondentów Ledge przeprowadzenie zamknięcia miesiąca najbardziej spowalniają następujące czynniki: konieczność pozyskiwania danych z innych działów i regionów – 56%, robienie wszystkiego w Excelu – 50%, niezintegrowane systemy – 40%, duża kompleksowość transakcji – 39%, niedobory kadrowe – 37%. Jak usprawnić zamknięcie okresu sprawozdawczego w księgowości? Autorzy raportu zapytali księgowych i finansistów o to, ile według nich powinno zabierać zamknięcie miesiąca bieżącego. Najczęstsza odpowiedź to 3-5 dni roboczych, choć niektórzy uważają, że ten proces powinien się zamknąć w 2-3 dniach. Dodatkowo, podkreślano, że skrócenie czasu zamknięcia miesiąca w księgach rachunkowych ma sens wyłącznie wtedy, gdy przyspieszenie tego procesu nie powoduje błędów czy innych niedociągnięć. Jak to osiągnąć w praktyce? Wykorzystaj program enova365, który automatyzuje niektóre czynności, dotąd wykonywane ręcznie, dzięki temu, że: integruje w jednym miejscu wszystkie ważne w procesie zamknięcia miesiąca dane, radząc sobie z potężnym blokerem, jakim jest rozproszenie informacji, sprawdza czy księgowi wykonali wszystkie potrzebne czynności – weryfikuje na przykład czy wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu są zatwierdzone, albo czy wszystkie środki trwałe mają naliczoną amortyzację; dodatkowo na etapie konfiguracji można tak skonfigurować proces miesięcznego zamknięcia, żeby księgowy musiał oznaczyć w systemie wykonanie poszczególnych czynności, składających się na zamknięcie ksiąg rachunkowych, żeby móc zamknąć miesiąc w systemie, ułatwia wychwycenie błędów – np. porównując podobne dokumenty w różnych okresach; dla przykładu, jeżeli faktury od dostawcy są zwykle wystawiane na kwotę 3 000 zł miesięcznie, ale księgowy omyłkowo wpisze na dokumencie wprowadzanym do systemu 30 000 zł, enova365 może to wyłapać i wskazać dokumenty, które wymagają sprawdzenia, przyspiesza rozliczanie płatności, dzięki temu, że umożliwia korzystanie z rachunku bankowego bezpośrednio w systemie ERP. Poznaj sposób na szybkie zamknięcie ksiąg rachunkowych: enova365 Wiesz już, że choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów, można zautomatyzować. Żeby skrócić czas potrzebny na zamknięcie ksiąg rachunkowych wybierz system ERP enova365, a szczególnie jego moduły Finanse i księgowość oraz Workflow i dodatek Elektroniczne wyciągi bankowe. Te rozwiązania pozwolą Ci zautomatyzować i przyspieszyć pracę. Żeby to zrobić umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.