Artykuły

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi niemałe wyzwanie dla biur rachunkowych. ymaga odpowiedniego zaplanowania działań w zakresie przeszkolenia pracowników, konfiguracji systemów informatycznych oraz przygotowania klientów. KSeF już 1 lipca 2024 r. stanie się obowiązkowy dla czynnych płatników VAT, a od stycznia 2025 dla nievatowców. Warto już teraz sprawdzić, jak krok po kroku wdrożyć KSeF w biurze rachunkowym i na co zwrócić uwagę.    Jak wygląda proces wdrożenia KSeF? Obowiązek wdrożenia KSeF wymaga przeorganizowania wielu procesów biznesowych związanych z wystawianiem faktur oraz ich obiegiem wewnętrznym i weryfikacją. Przygotowania związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur stwarzają konieczność organizacji przyszłych procedur, jak również niezbędnych rozwiązań technologicznych.  Przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe muszą wyposażyć się w odpowiednie narzędzia i procedury, aby móc wystawiać i odbierać faktury dotyczące własnej działalności, a także udzielać wsparcia w procesie dostosowywania się do wymogów KSeF i e-faktury.  Od stycznia 2022 roku można korzystać z KSeF dobrowolnie. Oznacza to, że od tego dnia istnieje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ale można jeszcze pozostać przy dotychczas stosowanych praktykach.  Dopiero od 1 lipca 2024 KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla czynnych podatników VAT. Z kolei dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od stycznia 2025 roku.     Jak uzyskać dostęp do KSeF? Pierwszym, niezbędnym etapem wdrożenia KSeF, jest uzyskanie odpowiednich dostępów do Krajowego Systemu e-Faktur. Na obecnym etapie przygotowań do wdrożenia systemu do wyboru mamy trzy środowiska pracy: Środowisko testowe – przeznaczone do testów, głównie dla producentów oprogramowania. Skorzystanie z niego nie wywołuje skutków prawnych w zakresie fakturowania. Dostęp można uzyskać podając jedynie NIP. Środowisko przedprodukcyjne (demo) – przeznaczone również do testów. Pozwala zobaczyć i przećwiczyć pracę z KSeF – nadawanie uprawnień czy wystawianie faktur. Skorzystanie z niego nie wywołuje skutków prawnych w zakresie fakturowania, ale dostęp do konta wymaga poświadczenia tożsamości (uwierzytelnienia). Środowisko produkcyjne – służy do wystawiania i pobierania rzeczywistych faktur VAT. Do skorzystania z niego, w celu ustalenia rzeczywistej tożsamości użytkownika korzystającego z KSeF w imieniu podatnika, wymagane jest uwierzytelnienie. Korzystanie z tej wersji powoduje skutki prawne w zakresie e-faktur, wynikające z ustawy o VAT. Do rozpoczęcia korzystania z KSeF nie jest wymagane zakładanie konta ani rejestracja na platformie. Każda firma ma już swoje „konto” w KSeF, utworzone przez Ministerstwo Finansów. Aby dołączyć do KSeF, niezbędne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub tokenu wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur.  Dostęp do KSeF jest możliwy przez stronę Ministerstwa Finansów.     Dostęp do KSeF dla biur rachunkowych Podatnik posiada pełne uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur, co umożliwia mu, między innymi, nadawanie uprawnień w KSeF i na przykład upoważnienie biura rachunkowego lub konkretnych osób fizycznych (jak pracownicy biura rachunkowego) do wystawiania oraz dostępu do faktur. Podatnicy mają także możliwość wyboru, czy chcą samodzielnie nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, czy też wskazać określone biuro rachunkowe – jako podmiot upoważniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur, umożliwiając w ten sposób pośrednie przekazywanie uprawnień.   Podatnik, który dokonał autoryzacji i korzysta z KSeF, może nadać uprawnienia na rzecz biura rachunkowego   Należy podkreślić, że testowanie, a następnie wdrożenie KSeF, to obowiązek przede wszystkim przedsiębiorców, którzy są odpowiedzialni za dostosowanie swoich systemów do jego obsługi, a więc przekazywanie faktur do KSeF i odbieranie ich z systemu.  Biura rachunkowe pełnią kluczową rolę w całym procesie, jako bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie księgowości dla swoich klientów. Mogą więc wspierać firmy we wdrożeniu systemu e-faktur, na przykład zapewniając doradztwo w tym zakresie.  Biura rachunkowe powinny również same przygotować się do Krajowego Systemu e-Faktur. Do ich obowiązków należy zaznajomienie się w pełni z procedurami i zasadami, które pozwolą im skutecznie obsługiwać klientów w zakresie KSeF. Jeśli biuro korzysta z oprogramowania księgowego, powinno być ono zaktualizowane, aby umożliwić generowanie i przesyłanie faktur w odpowiednim formacie.  Biuro rachunkowe korzystające z enova365 może zintegrować się z KSeF w pełnym zakresie – pobierać faktury zakupu oraz wysłać faktury sprzedaży z poziomu systemu ERP, bez logowania się do KSeF. Może także wykorzystać system enova365 zarówno do obsługi swojej firmy (instalacja standardowa), jak też obsługi swoich klientów (instalacja biura rachunkowego).   Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym – jak połączyć procesy? W przypadku biur rachunkowych wdrożenie KSeF wymaga działania na kilku płaszczyznach, ponieważ właściciel musi nadać uprawnienia swoim pracownikom oraz uzyskać uprawnienia od swoich klientów, którym powinien też zapewnić wsparcie i niezbędne informacje związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Jak więc, krok po kroku, wdrożyć KSeF w biurze rachunkowym? Należy pamiętać o kilku kluczowych kwestiach.  1. Ustalenie sposobu dostarczania dokumentów Pierwszą kwestią, jaka powinna zostać ustalona w przypadku współpracy biura rachunkowego z klientem, jest sposób dostarczania dokumentów do biura rachunkowego.  Korzystanie z KSeF oznacza, że przedsiębiorca nie będzie już musiał przygotowywać miesięcznego zestawienia faktur dla swojego księgowego i pamiętać o ich dostarczeniu na czas. Wystawione i otrzymane przez klienta biura rachunkowego faktury przechowywane będą w Krajowym Systemie e-Faktur i dostępne w postaci cyfrowej.  Klient może więc przekazać faktury do biura rachunkowego na dwa sposoby: Nadając na rzecz biura rachunkowego lub pracownika biura rachunkowego uprawnienia do dostępu do faktur (dotyczą one zarówno faktur wystawianych, jak i otrzymywanych (zakupu i sprzedaży).   Przepływ dokumentów w KSeF przy założeniu nadania uprawnień do odbioru faktur przez Biuro Rachunkowe   Bezpośrednio pobierając faktury i przekazując je w formie elektronicznej do biura rachunkowego.   Przepływ dokumentów w KSeF bez nadawania uprawnień do odbioru faktur przez biura rachunkowe   Trzeba pamiętać, że poza systemem KSeF pozostają faktury pochodzące od kontrahentów zagranicznych, faktury konsumenckie czy bilety uznawane za faktury, a także inne dokumenty stanowiące podstawę księgowań dla celów podatku dochodowego.  Konieczne jest więc ustalenie sposobu przekazywania takich faktur (na przykład forma papierowa czy skan). Poza KSeF pozostaną również załączniki do faktur, w pewnych sytuacjach niezbędne do poprawnego zaksięgowania faktury. Oznacza to, że dotychczasowe formy przekazywania dokumentów muszą zostać utrzymane. 2. Uzgodnienie na nowo sposobu opisywania kosztów i przychodów Kwestią wymagającą ustalenia jest także merytoryczna weryfikacja faktur zakupu oraz klasyfikacja kosztów i przychodów. Konieczne jest wypracowanie na nowo odpowiedniej formy przekazania przez klienta do biura rachunkowego informacji o dokonanej przez niego merytorycznej weryfikacji faktury zakupowej oraz o rodzaju zakupów i sprzedaży. Do tego celu można wykorzystać systemy informatyczne, które pozwolą uzupełnić dokument elektroniczny w taki sposób, żeby biuro rachunkowe mogło uzyskać pełną informację, niezbędną dla prawidłowego zaksięgowania dokumentu. W przypadku systemu enova365 pomocny w tym przypadku będzie Pulpit Klienta Biura Rachunkowego – rozwiązanie umożliwiające wspólną pracę księgowego i klienta w trybie online, między innymi w zakresie klasyfikacji kosztów i przychodów. Dzięki temu klient ma możliwość między innymi wprowadzenia uwag, komentarzy bądź całkowitego odrzucenia faktury pochodzącej z KSeF, zanim zostanie ona zaksięgowana.  Jeśli klient zdecydował się na samodzielne przekazywanie faktur do biura rachunkowego, można wykorzystać funkcjonalność Pulpitu, która pozwala na pobieranie dokumentów bezpośrednio z KSeF przez klienta, dokonanie ich wizualizacji oraz udostępnienie ich pracownikowi biura.  Czytaj także: Efektywna obsługa klienta w biurze rachunkowym czyli Pulpit Klienta Biura Rachunkowego 3. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wystawianie faktur sprzedaży Kolejną kwestią, która pojawia się przy okazji wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, jest wybór osoby odpowiedzialnej za wystawianie faktur sprzedaży i wysyłanie ich do KSeF.  Warto wiedzieć, że przedsiębiorcy, którzy przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF samodzielnie wystawiali faktury, od 1 lipca 2024 r. nadal będą mieli taką możliwość. Warunkiem wystawiania faktur przez przedsiębiorcę będzie korzystanie z odpowiednio zintegrowanego z platformą KSeF programu informatycznego, służącego do wystawiania faktur. Brak takiej integracji sprawi, że program stanie się bezużyteczny.  Program enova365 dla biur rachunkowych posiada rozwiązanie, które sprawdzi się także w przypadku klientów, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i nie posiadających własnego oprogramowania do wystawiania faktur. Przedsiębiorcy korzystający w tym zakresie z usług biura rachunkowego mogą do wystawiania faktur do KSeF użyć Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego. Przyjęcie takiego rozwiązania upraszcza oraz przyspiesza proces ewidencji, księgowania i wysyłki faktur na platformę KSeF. 4. Zadbanie o uwierzytelnienie i nadanie uprawnień Podatnik, który chce zacząć korzystanie z KSeF musi przejść przez proces uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie dostępnym na stronie Ministerstwa Finansów. Pozwoli mu to przeglądać, wystawiać i otrzymywać e-faktury oraz nadawać uprawnienia do korzystania z platformy innej osobie fizycznej lub wybranemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu. Uprawnienia te dzielą się na trzy rodzaje: nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF; wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych; wystawianie faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy, będących fakturami ustrukturyzowanymi. Istnieją dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień: elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot ma możliwość wskazania wymaganego zakresu danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień, w postaci papierowej – konieczne jest złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Co istotne, możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej dotyczy podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Aby móc zarządzać uprawnieniami do korzystania z KSeF, niezbędne jest podanie następujących informacji: numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie: numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej, imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu, daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku, gdy podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, rodzaju uprawnienia, informacji, czy podmiot bądź osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT. Podatnik może zdecydować, czy chce samodzielnie nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, czy też wskazać konkretne biuro rachunkowe jako podmiot upoważniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur. Uwierzytelnianie w biurze używającym enova365 realizowane jest za pomocą tokenu, który zapisywany jest w ustawieniach konfiguracyjnych systemu.  Token to unikalny ciągów znaków, używany do uwierzytelniania podczas pobierania i wysyłki faktur. Ta metoda autoryzacji stosowana jest między systemem ERP a platformą KSeF.  Biuro rachunkowe może posiadać własny token (dla celów swojej działalności), a także tokeny służące do uwierzytelniania w imieniu swoich klientów. Token jest zawsze powiązany z konkretnym uprawnieniem i umożliwia wykonywanie operacji zgodnych z tym uprawnieniem (na przykład pobieranie faktur z KSeF). Taki sposób uwierzytelnienia pozwala na sprawniejszą obsługę procesów pobierania i wysyłki faktur do KSeF, ponieważ nie wymaga dodatkowych operacji po stronie użytkownika.  Mając do dyspozycji tokeny wygenerowane przez klientów, biuro rachunkowe może pobierać i wysyłać faktury do KSeF bez konieczności wpisywania dodatkowych poświadczeń. System zrobi to automatycznie, wykorzystując odpowiedni token.   Jak enova365 wspiera wdrożenie KSeF? Biuro rachunkowe używające enova365 może zintegrować się z KSeF w pełnym zakresie – pobierać faktury zakupu oraz wysłać faktury sprzedaży. Można wykorzystać system enova365 do obsługi swojej firmy (instalacja standardowa) oraz obsługi swoich klientów (instalacja biura rachunkowego).  Uwierzytelnianie w enova365 realizowane jest za pomocą wspomnianego tokenu, który zapisywany jest w ustawieniach konfiguracyjnych systemu. Sposób ten pozwala na sprawniejszą obsługę procesów pobierania i wysyłki faktur do KSeF, ponieważ nie wymaga dodatkowych operacji po stronie użytkownika – np. logowania się do KSeF. Posiadając tokeny wygenerowane przez klientów, można pobierać i wysyłać faktury do KSeF bez konieczności wpisywania dodatkowych poświadczeń. System zrobi to automatycznie korzystając z odpowiedniego tokenu.   Podsumowanie: jak wygląda wdrożenie KSeF? Wymagane w przypadku KSeF wdrożenie wszystkich procedur warto zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem. Biuro rachunkowe pełni kluczową rolę we wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur, zapewniając swoim klientom doradztwo i wsparcie merytoryczne.  Dlatego tak ważne jest zdobycie kompleksowej wiedzy oraz wykorzystanie nowoczesnych systemów, które usprawnią pracę i będą zawsze zgodne z aktualnymi przepisami polskiego prawa.  Jeśli chcesz sprawdzić, jak system enova365 może usprawnić pracę w Twoim biurze rachunkowym – umów się na bezpłatną prezentację z naszym ekspertem!

System WAPRO Mobilny handlowiec umożliwia samodzielną pracę w punkcie sprzedaży, udostępniając możliwość sprzedaży również podczas braku dostępności sieci Internet czy awarii stałego źródła zasilania. Oprogramowanie na smartfonie lub tablecie z androidem doskonale sprawdzi się także jako rozwiązanie awaryjne w obu wypadkach, jako uzupełnienie dla programu WAPRO Mag. Realizacja wydruków faktur oraz paragonów fiskalnych, w aplikacji Mobilny handlowiec, może odbywać się na jednej drukarce lub dwóch niezależnych drukarkach. Obie mogą wykorzystywać połączenie za pośrednictwem komunikacji bluetooth jak również w podziale na różne formaty wydruków od A4 do rolki papieru termicznego. Jak zastosować WAPRO Mobile w szybkiej sprzedaży detalicznej POS? Sprzedaż detaliczną rozpoczynamy od utworzenia nowego dokumentu. W tym ekranie jest możliwa zmiana waluty oraz wybór lub dodanie kontrahenta. Najczęstszym wyborem będzie jednak przejście przyciskiem Dalej bez zmiany. Wprowadzenie NIP wyszuka istniejącego kontrahenta, wybór przycisku Pomiń lub pustego pola przejdzie do dodawania kontrahenta ręcznie, a pozostawienie samego NIP zapamięta definicję kontrahenta do realizacji na fakturę po stronie systemu WAPRO Mag. Następny krok to wybór pozycji, możemy się tu posłużyć klawiaturą urządzenia lub skanerem kodów kreskowych. Lista polecanych urządzeń jest dostępna w linku pod wymaganiami sprzętowymi link. Kolejny krok to nagłówek dokumentu. Można w nim dodać osobę kontaktową wraz z adresem e-mail w przypadku wcześniejszego zarejestrowania kontrahenta. Program pozwala na wysłanie paragonu na adres e-mail odbiorcy po wprowadzeniu danych do systemu. Zastosowanie drukarki online w połączeniu z wysłaniem dokumentu na adres e-mail, po uprzednim wyrażeniu zgody przez klienta, może zastąpić jego wydruk*. Ostatni etap to podsumowanie i zatwierdzenie. Po zatwierdzeniu paragon może automatycznie wydrukować się na drukarce fiskalnej. W przypadku niezgodności paragonu z datą systemową urządzenia lub otwartego dnia oprogramowanie każdorazowo powiadomi użytkownika komunikatem. Parametryzacja W aplikacji jest dostępnych wiele parametrów usprawniających szybką sprzedaż. Istotne parametry w aplikacji mobilnej dla danej drukarki i typu wydruku są dostępne bezpośrednio po wskazaniu danego urządzenia, dla drukarek fiskalnych będzie to rodzaj Posnet. W zakładkach Drukarka oraz drukarka fiskalna możemy wskazać odrębne urządzenia do wydruku paragonów i/lub faktur oraz pozostałych dokumentów. Kolejny element konfiguracji to moduł zgodny z posiadaną drukarką Online lub Bez online. Następnie protokół komunikacji, dostępne są dwa protokoły Thermal oraz Posnet, przy czym każdy z nich posiada własne cechy, również w zależności od modelu drukarki. Domyślna konfiguracja jest gotowa do pracy z najpopularniejszymi ustawieniami. Warto je dopasować do własnych preferencji i optymalnej pracy. Parametry na urządzeniu Wyłącz bluetooth po zakończeniu wydruku – nie powinien być oznaczony dla zastosowań POS. Fiskalizuj paragon automatycznie po zapisie – umożliwi wydruk na drukarkę fiskalną bez  konieczności wywoływania wydruku z menu dokumentu. Nie pytaj przed fiskalizacją paragonu – operacja fiskalizacji jest czynnością zapisującą dokument w trybie nie do edycji, dlatego dodatkowe potwierdzenie podczas zmian pomiędzy dokumentami fiskalnymi i niefiskalnymi jest konieczne. W przypadku wystawiania głównie paragonów, wskazane będzie parametr ten ustawić aktywnym. Drukuj pola podpisów na fakturze – po oznaczeniu pojawią się pola podpisu na dole wydruku faktury. Nie informuj o braku NIP dla paragonów – umożliwia na pominięcie komunikatu ostrzegawczego podczas szybkiej sprzedaży detalicznej. Standardowo parametr przypomina o zadaniu pytania klientowi o konieczności rejestracji NIP do paragonu, przy chęci wystawienia faktury do 7 dni. Drukuj faktury na drukarce fiskalnej – oznaczenie przekierowuje wydruk faktur do drukarki fiskalnej. Bez oznaczenia, faktury kierowane są na drukarkę skonfigurowaną w pierwszej zakładce Drukarka. Parametry Konsoli zarządzającej Najważniejsze parametry wpływające bezpośrednio na sprzedaż detaliczną po stronie Konsoli zarządzającej, wraz z preferowanym ustawieniem dla tego typu transakcji: Id Opis Wartość 6 Domyślne miejsce wystawienia faktury Pobieraj ze sprzedawcy Parametr określa skąd pobrać na dokument miejsce wystawienia. Dla sprzedaży detalicznej istotne by nie była to czynność powtarzalna przy każdorazowej operacji. Id Opis Wartość 60 Szybka sprzedaż detaliczna Tak Parametr umożliwia pomijanie wyboru kontrahenta przy wystawianiu paragonu z listy, wybierając każdorazowo automatycznie kontrahenta ‘Sprzedaż detaliczna’. Id Opis Wartość 80 Automatyczna replikacja Tak Parametr uruchamia automatyczną wymianę danych z Konsolą zarządzającą, zabezpieczając dane przed ich utratą, równocześnie synchronizując i aktualizując je z systemem centralnym. Parametr 81 decyduje o interwale synchronizacji. Dodatkowo zalecamy prześledzić pozostałe parametry, zwłaszcza w zakresie funkcjonowania i dostępności cen, a także zakresu dni przechowywania dokumentów na urządzeniu. Skanery Do sprzedaży detalicznej możemy wykorzystać skaner kodów kreskowych, by przyspieszyć wyszukiwanie pozycji na liście produktów. Terminale W obecnej wersji obsługa terminali wymaga przekazania kwoty płatności ręcznie do terminala. *Dodatkowe informacje prawne Art. 111 ust. 3a ustawy VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony. Dodatkowe informacje techniczne Drukarka fiskalna umożliwia na podłączenie w celu wydruku zarówno paragonów jak i faktur fiskalnych. Do celów innych wydruków dokumentów można ustawić odrębną drukarkę w kilku rodzajach oraz formatach wydruków. Do wydruków fiskalnych jest używany interfejs bluetooth, do wyboru mamy 2 protokoły, z różną funkcjonalnością w zależności od modelu drukarki: Posnet Thermal Dodatkowym rozróżnieniem drukarek jest dostępność modułu online, w zależności od jego dostępności drukarka umożliwia wykorzystanie powyższych protokołów do wydruków dokumentów. Online Bez online W przypadku wykorzystania modułu online oprogramowanie drukarki fiskalnej umożliwi wydruki: Dla protokołu Posnet: Paragon Faktura Dla protokołu Thermal: Paragon Dla drukarek bez modułu online, dostępne są poniższe konfiguracje: Dla protokołu Posnet: Paragon Dla protokołu Thermal: Paragon Faktura Konfiguracje urządzeń Ustawienia na drukarce Posnet Trio online 2.Konfiguracja -> 2.Konfiguracja połączeń – > 4.Bluetooth ->2.Parowanie 2.Konfiguracja -> 2.Konfiguracja połączeń – > 1.Usługi PC ->1. Interfejs PC -> Bluetooth -> Protokół (zgodny z aplikacją) -> Strona kodowa (zgodna z aplikacją). Dla Posnet: Strona kodowa -> Windows 1250 / Latin 2 / Mazovia Dla Thermal – Strona kodowa: brak wyboru kodowania, domyślny Mazovia. Ustawienia na drukarce Posnet Trio bez online 2.Konfiguracja -> 1.Parametry ogólne – > 7.Funkcje komunikacyjne – >1 Interfejs PC -> Com -> Posnet / Thermal -> Dla Posnet: Kodowanie -> Windows 1250 / Latin 2 / Mazovia Dla Thermal – brak wyboru kodowania, domyślny Mazovia. Moduł bluetooth jest aktywowany odrębnym przyciskiem do parowania. W testowanym egzemplarzu moduł wymagał każdorazowego włączenia po włączeniu drukarki. Dodatkowe konfiguracje portu, w przypadku problemów z komunikacją: Online:2.Konfiguracja -> 2.Konfiguracja połączeń -> 3.COM -> 115200 Bit stop 1 -> Parzystość: Bark -> Sterowanie przepływem: XON/XOF Bez online:2.Konfiguracja -> 2.Konfiguracja sprzętu -> 6. Porty komunikacyjne -> 2.COM -> 115200 Bit stop 1 -> Parzystość: Bark -> Sterowanie przepływem: XON/XOF Przydatne informacje W przypadku włączenia zarówno modułu wifi oraz bluetooth na drukarce, w starszych modelach drukarek ostatnio aktywowanym modułem powinien być bluetooth. Wydruk faktury z podpisami na protokole Posnet jest znacznie dłużej inicjowany około 10 sekund, przez konieczność użycia dodatkowych pól wydruku.

Wdrożenie systemu ERP jest dużym przedsięwzięciem dla Klienta, natomiast po wdrożeniu systemu ERP warto pamiętać aby skorzystać z usług wsparcia technicznego i zapewnić ciągłość działania systemu oraz wykorzystać jego pełny potencjał. Poniżej przedstawiam kilka kroków, które mogą być pomocne po wdrożeniu systemu ERP Skorzystaj z oferowanego przez dostawcę sytemu ERP wsparcia technicznego Wsparcie techniczne systemu ERP obejmuje pomoc w rozwiązywaniu problemów związanych z funkcjonowaniem systemu ERP, takich jak awarie, problemy z integracją, błędy w kodzie, a także wdrażaniem, konfigurowaniem, aktualizacją i optymalizacją systemu. Dostawca systemu ERP oferuje różne poziomy wsparcia technicznego, w zależności od potrzeb i wymagań klienta. Może to obejmować dostęp do specjalistów ds. pomocy technicznej przez telefon, e-mail, czat lub system zgłoszeń online. Wsparcie techniczne może być świadczone przez pracowników dostawcy lub przez partnerów, którzy mają doświadczenie w obsłudze systemów ERP. Optymalizacja korzystania z systemu i dostosowywanie go do indywidualnych potrzeb  Jednym z elementów wsparcia technicznego systemu ERP są szkolenia i konsultacje dla użytkowników, aby pomóc im zrozumieć i efektywnie korzystać z systemu ERP oraz rozwiązywać problemy na własną rękę. Szkolenia dla użytkowników systemu ERP mogą obejmować szkolenia dotyczące obsługi systemu, dostosowywania go do potrzeb klienta i jego specyfikacji, a także szkolenia dotyczące aktualizacji i nowych funkcjonalności systemu. Dostawca systemu ERP oferuje różne formy szkoleń, takie jak szkolenia online, szkolenia wideo, szkolenia stacjonarne czy też szkolenia w siedzibie klienta. Konsultacje dla klientów to również ważny element wsparcia technicznego, które obejmują analizę wymagań biznesowych klienta i dostosowanie systemu ERP do tych wymagań, doradztwo w zakresie modyfikacji procesów biznesowych czy też optymalizacji wydajności systemu. Monitoruj wydajność systemu i regularnie dokonuj aktualizacji Kolejnym elementem obsługi powdrożeniowej przez dostawcę sytemu ERP jest zapewnienie regularnych aktualizacji systemu oraz rozwój systemu o nowe funkcjonalności. Aktualizacje mogą obejmować poprawki błędów, wprowadzenie nowych funkcjonalności oraz usprawnienia w działaniu systemu. W ramach rozwoju systemu mogą być wprowadzane nowe moduły, funkcjonalności czy też dostosowywanie istniejących rozwiązań do specyficznych wymagań biznesowych klienta, do konkretnych branż i procesów biznesowych. Dostawca systemu ERP często pracuje w ścisłej współpracy z klientami, aby zrozumieć jego potrzeby. Zapewnij bezpieczeństwo systemu, skorzystaj z usług z zakresu bezpieczeństwa  Usługi z zakresu bezpieczeństwa są kluczowym elementem wsparcia technicznego systemu ERP. W ramach wsparcia technicznego systemu ERP, dostawca może oferować następujące usługi z zakresu bezpieczeństwa: Monitoring i analiza zagrożeń – dostawca systemu ERP może monitorować system, wykryć wszelkie nieprawidłowości i potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa, przeprowadzać analizę ryzyka, aby zidentyfikować słabości systemu ERP i wdrożyć odpowiednie środki zaradcze.Wdrażanie zabezpieczeń: Ochrona przed cyberatakami: ochrona przed różnymi rodzajami cyberataków (phishing, malware, ransomware, ataki DDoS itp.). Może to obejmować zabezpieczenia sieciowe, zabezpieczenia w warstwie aplikacji, systemy antywirusowe i antymalware, itp. Ochrona prywatności danych: zapewnienie ochrony prywatności danych, (szyfrowanie danych, autoryzacja dostępu, audytowanie dostępu do danych, itp.). Zarządzanie dostępem: zapewnienie systemu zarządzania dostępem, który umożliwia kontrolowanie dostępu do systemu ERP i jego różnych funkcjonalności na poziomie użytkowników, ról lub uprawnień. Monitorowanie i raportowanie: monitorowanie i raportowanie, aktywności w systemie ERP i generowanie raportów z wykorzystania zasobów, działania użytkowników, wykrycia zagrożeń itp. Szkolenia dla użytkowników – dostawca systemu ERP może organizować szkolenia dla użytkowników systemu, aby zapoznać ich z najnowszymi zagrożeniami związanymi z cyberprzestępczością i nauczyć, jak unikać potencjalnych zagrożeń.Audytowanie bezpieczeństwa – dostawca systemu ERP może przeprowadzać regularne audyty bezpieczeństwa, aby zapewnić, że system ERP jest zgodny z obowiązującymi normami i standardami bezpieczeństwa.Zarządzanie incydentami – w przypadku wystąpienia incydentów związanych z bezpieczeństwem, dostawca systemu ERP może oferować usługi zarządzania incydentami, które pomogą w szybkim i skutecznym reagowaniu na problemy związane z bezpieczeństwem. Warto zwrócić uwagę, że bezpieczeństwo systemu ERP jest procesem ciągłym, a nie jednorazowym zadaniem. Dlatego też dostawca systemu ERP powinni regularnie aktualizować swoje rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa i oferować regularne szkolenia dla użytkowników systemu, aby zapewnić maksymalną ochronę przed zagrożeniami związanymi z cyberprzestępczości. Rozważ outsourcing usług związanych z zarządzaniem systemem Outsourcing usług może być oferowany jako część wsparcia technicznego dla systemu ERP. Outsourcing usług może obejmować wiele różnych zadań, takich jak: Zarządzanie infrastrukturą IT – zarządzanie infrastrukturą IT klienta, w tym sieciami, serwerami i sprzętem.Zarządzanie bazą danych – zapewnić jej optymalną wydajność, dostępność i bezpieczeństwo.Zarządzanie aplikacjami – dostawca może zarządzać aplikacjami związanymi z systemem ERP, w tym ich konfiguracją, aktualizacją i testowaniem.Wsparcie techniczne – dostawca może zapewnić pomoc techniczną dla użytkowników systemu ERP, w tym rozwiązywanie problemów technicznych, błędów i awarii.Monitorowanie systemu – można śledzić system ERP, aby wykryć potencjalne problemy, błędy lub niedostępność systemu. Zastosowanie tych kroków pomoże w utrzymaniu wydajności systemu ERP i wykorzystaniu jego potencjału, co przyczyni się do skutecznego zarządzania firmą. Rodzaje obsługi wsparcia technicznego systemu ERP Wsparcie telefoniczne – umożliwia uzyskanie pomocy przez telefon. W zależności od poziomu umowy, dostępne jest wsparcie techniczne 24/7 lub w określonych godzinach.Wsparcie online – umożliwia uzyskanie pomocy poprzez komunikatory internetowe, takie jak Skype, Teams czy Zoom.Wsparcie na miejscu – dostawca systemu ERP może wysłać swojego pracownika/konsultanta, który przeprowadzi wizytę na miejscu i udzieli wsparcia.Szkolenia – dostawca może przeprowadzić szkolenia dla pracowników firmy, którzy będą korzystać z systemu ERP. Mogą to być szkolenia online, szkolenia stacjonarne lub przygotowanie materiałów w postali filmów, instrukcji stanowiskowych.Aktualizacje – dostawca systemu ERP może zapewnić aktualizacje systemu, aby poprawić jego funkcjonalność i wydajność.Utrzymanie systemu – polega na monitorowaniu działania systemu oraz wykrywaniu i usuwaniu błędów.Konsultacje – dostawca systemu ERP może udzielić konsultacji związanych z użytkowaniem systemu i dostosowywaniem go, rozwijaniem według potrzeb firmy.Ostatecznie, rodzaj wsparcia technicznego systemu ERP będzie zależał od konkretnych potrzeb i wymagań klienta, a także poziomu umowy z dostawcą systemu ERP. związane z bezpieczeństwem. Natomiast, rodzaj wsparcia powdrożeniowego będzie zależał od konkretnych potrzeb i wymagań klienta, a także poziomu umowy z dostawcą systemu ERP. Podpisanie umowy wsparcia technicznego ERP daje klientowi wiele korzyści, w tym: Zapewnienie ciągłości działania systemu – Dostawca zapewnia wsparcie techniczne, dzięki czemu klient ma pewność, że system będzie działał niezawodnie i nie będzie miał przestojów.Szybkie rozwiązywanie problemów – Dostawca zapewnia dostępność wsparcia technicznego, co umożliwia szybkie rozwiązywanie problemów, a tym samym minimalizowanie negatywnych skutków awarii systemu.Optymalizacja kosztów – Umowa wsparcia technicznego umożliwia klientowi skorzystanie z usług specjalistów bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników, co pozwala na obniżenie kosztów utrzymania systemu.Dostęp do nowych funkcjonalności – Dostawca regularnie aktualizuje system i wprowadza nowe funkcjonalności, które są dostępne dla klienta po podpisaniu umowy wsparcia technicznego.Zwiększenie bezpieczeństwa – Dostawca może zapewnić usługi z zakresu bezpieczeństwa systemu, co przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa przetwarzanych danych i ochrony przed cyberatakami. Podsumowując, podpisanie umowy wsparcia technicznego ERP daje klientowi pewność ciągłego działania systemu, szybkiego rozwiązywania problemów, optymalizacji kosztów, dostępu do nowych funkcjonalności oraz zwiększenia bezpieczeństwa. Nasz zespół ekspertów, w tym Tadeusz Jerzak, jest gotowy do pomocy w wyborze najlepszego rozwiązania dla Twojej firmy. Aby uzyskać więcej informacji i porad dotyczących wyboru modelu wdrożenia ERP, skontaktuj się z Tadeuszem pod adresem mailowym : t.jerzak@gecos.pl Doświadczony ekspert w dziedzinie wdrażania systemów informatycznych klasy ERP, który od ponad 15 lat pomaga firmom z różnych branż w optymalizacji ich procesów biznesowych. Ma szczególnie bogate doświadczenie w zakresie mapowania i optymalizacji procesów produkcyjnych w kontekście ich realizacji w systemie ERP. Od wielu lat pełni funkcję Dyrektora Konsultingu w firmie GECOS, która jest czołowym dostawcą i integratorem systemów ERP firmy Comarch oraz producentem własnych rozwiązań z których korzystają tak znane marki jak np. Leroy Merlin. Jest doceniany przez swoich klientów za swoją wiedzę, umiejętności i profesjonalizm. Jego fachowe podejście i doświadczenie pozwalają mu na szybkie i skuteczne rozwiązywanie problemów klientów, a jego pasja do ciągłego doskonalenia swoich umiejętności gwarantuje, że jest zawsze na bieżąco z najnowszymi trendami i technologiami. Tadeusz Jerzak Dyrektor Konsultingu, Gecos

Wybór metody wyceny rozchodu zapasów wpływa – szczególnie w warunkach braku stabilności gospodarczej i inflacji – na wysokość kosztów i wyników finansowych firmy. Jaki jest najlepszy sposób wyceny zapasów dla Twojego biznesu? Poniżej wyjaśniamy co to jest metoda LIFO oraz przedstawiamy zalety i wady innych możliwych sposobów wyceny rozchodu zapasów. LIFO – co to za metoda? Zacznijmy od wyjaśnienia, dlaczego metoda wyceny rozchodu zapasów jest ważna. Chodzi o to, że o ile można łatwo ocenić, jaka jest rzeczywista wartość nabywanych materiałów lub wytwarzanych w firmie produktów – nawet przy stale zmieniających się cenach i kosztach – trudno wycenić ich wartość w momencie rozchodu z magazynu. Jest tak, bo w danym momencie w magazynach firmy znajdują się zwykle zapasy tego samego rodzaju, nabywane po różnych cenach i wytwarzane różnym kosztem. Można oczywiście wyceniać je w drodze szczegółowej identyfikacji rzeczywistych kosztów lub cen (metoda jednostkowej wartości rzeczywistej (ang. specific identification method)). Ponieważ jednak jest to metoda pracochłonna, stosuje się czasem inne – uproszczone metody wyceny rozchodu materiałów, towarów i produktów pracy. Jedną z nich jest LIFO. Metoda LIFO to skrót od angielskich słów last in first out, czyli ostatnie weszło, pierwsze wyszło. Jest to metoda wykorzystywana do wyceny rozchodu aktywów, zwana także metodą najpóźniejszej dostawy, albo metodą ceny najpóźniejszej. W przeciwieństwie do FIFO, w LIFO ostatni towar, który trafia do magazynu, opuszcza go jako pierwszy. Innymi słowy, zasada LIFO polega na wycenie rozchodu materiałów, towarów lub produktów gotowych według ceny (kosztu) kolejnych przychodów tych zapasów, poczynając od najpóźniejszej dostawy. Kto stosuje metodę LIFO? Metoda LIFO jest korzystna dla biznesów, które magazynują dużą ilość towarów lub produktów, towarów wielkogabarytowych oraz tych, których data ważności nie ma znaczenia. Metoda LIFO zapewnia – w warunkach inflacyjnego wzrostu cen – najlepszą współmierność kosztów z przychodami danego okresu, gdyż posługuje się aktualnymi cenami rynkowymi. Wynik finansowy wygospodarowany w danym okresie można więc nazwać wynikiem realnym: ani nie zawyżonym, ani niezaniżonym przez zmiany cen rynkowych zapasów. Ta metoda wyceny zapewni więc odtworzenie zużytych lub sprzedanych zapasów w danym okresie. Warto pamiętać, że zapas końcowy rzeczowych składników majątku obrotowego metoda ta wycenia po cenach (kosztach) historycznych, nieaktualnych (niektóre z zapasów mogły zostać kupione nawet wiele lat temu). Zaniża więc wartość zapasów w bilansie w przypadku stałego wzrostu ich cen i może istotnie obniżyć bilansową wartość aktywów obrotowych. Z drugiej jednak strony, zasada LIFO stosowana w takich warunkach wyraźnie obniża aktualne zobowiązania podatkowe jednostki gospodarczej. Z tego powodu niektóre standardy rachunkowości, między innymi IFRS (Międzynarodowe Standardy Rachunkowości) nie pozwalają na stosowanie tej metody wyceny zapasów. Wycena zapasów metodą LIFO – przykłady Jeśli zastosujesz LIFO, w momencie wydawania produktu z magazynu zaksięgujesz wydanie w wartości ostatnio przyjętego towaru, a gdy jego ilość się wyczerpie, po cenie poprzedniej. Wyjaśniają to poniższe przykłady. Załóżmy, że przedsiębiorstwo odnotowało następujące przyjęcia do magazynu. W magazynie znajduje się więc 330 sztuk zapasu o łącznej wartości 35 500 zł. Jeżeli teraz przedsiębiorstwo będzie chciało wydać z magazynu 220 sztuk zapasu, zgodnie z metodą LIFO wyda: W magazynie natomiast pozostanie zapas o wartości: Jeśli następnie spółka przyjmie kolejną dostawę, np. 200 sztuk po 150 złotych, to wydając zapasy z magazynu zgodnie z metodą LIFO, rozpocznie od tych ostatnio przyjętych.   Metody FIFO i LIFO, FEFO, LOFO oraz HIFO — kiedy je stosować? Jak wspomnieliśmy wyżej właściwa wycena rozchodu zapasów, jest kluczowa dla firmy, bo może mieć wpływ na wysokość kosztów i jej wynik finansowy. Dobrą wiadomością jest to, że istnieje oprogramowanie, przy pomocy którego firmy mogą optymalizować zarządzanie zapasami. Odpowiedni program magazynowy, taki jak moduł Handel i magazyn enova365 pomaga obliczyć, ile produktów firma ma na stanie, śledzić zamówienia czy prowadzić ewidencję towarów. Nie ma jednak uniwersalnego podejścia do wyceny rozchodu zapasów. Najpopularniejsze są metody FIFO i LIFO. Zasady stosowania LIFO wyjaśniliśmy powyżej. Niżej znajdziesz wady i zalety stosowania pozostałych metod wyceny rozchodu zapasów. FIFO (ang. first in first out), czyli pierwsze weszło, pierwsze wyszło inaczej metoda ceny najwcześniejszej. Przy tej metodzie zakłada się, że produkty są sprzedawane w takiej kolejności, w jakiej wpływają do magazynu, co oznacza, że produkty, które jako pierwsze pojawiły się w magazynie, są też jako pierwsze sprzedawane. W przypadku zastosowania FIFO – w warunkach inflacyjnego wzrostu cen następuje „zaniżenie” wartości rozchodu zapasów, a „zawyżenie” zysku finansowego i wartości salda końcowego tych zapasów. Spowoduje to co prawda właściwą, bo aktualną wycenę bilansową zapasów, ale jednocześnie – w związku z niedoszacowaniem kosztów z tytułu rozchodu tych zapasów – nie zapewni ich odtworzenia, a wynik finansowy danego okresu będzie zwiększony o wysokość tego niedoszacowania. FEFO (ang. first expired first out), czyli pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi –   Ta metoda wyceny zapasów stosowana jest przede wszystkim w firmach, które oferują produkty o krótkiej przydatności do spożycia. Pozwala to zminimalizować straty związane z przeterminowanymi produktami i upewnić się, że produkty, które trafiają do klienta, nadają się jeszcze do użytku. Warto wiedzieć, że wytyczne UE z 5 listopada 2013 r. w sprawie dobrej praktyki dystrybucyjnej dotyczącej produktów leczniczych do stosowania u ludzi 2013/C 343/01 preferują zasadę FEFO. Mówi ona między innymi: „zapasy powinny podlegać rotacji zgodnie z zasadą „pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi”(FEFO). Wyjątki należy udokumentować” oraz „produkty zwracane do magazynu powinny być tam umieszczane w taki sposób, żeby można było zastosować zasadę FEFO”. LOFO (ang. lowest in first out) – W metodzie tej w pierwszej kolejności pobierane są do zużycia towary o najniższej wartości. W magazynie są więc towary z wyższymi wartościami. HIFO (ang. highest in first out) – Metoda ta jest wykorzystywana głównie przez przedsiębiorstwa, które chcą zmniejszyć swój dochód do opodatkowania. Zakłada, że podczas sprzedaży towarów w pierwszej kolejności rozliczane są towary najdrożej kupione. AVCO (ang. average costing method), czyli metoda cen kosztów przeciętnych –  Metoda wyceny zapasów opierająca się na średniej ważonej ceny nabycia tych zapasów. Obliczanie jej dla celów księgowych ma miejsce we wskazanym okresie bądź po kolejnej dostawie towarów. AVCO ma zastosowanie do wyceny rozchodu produktów, towarów i materiałów. Cena liczona jest jako wynik dzielenia wartości materiałów, które są dostępne do zużycia przez ilość materiałów dostępnych do zużycia.  enova365 pozwala łatwo wybrać dowolną metodę wyceny rozchodu zapasów Metody wyceny zapasów – dobry system ERP pomoże Ci stosować najlepszą W wycenie zapasów i oszacowaniu kosztów wytworzenia sprzedanych towarów pomaga odpowiednie oprogramowanie, takie jak enova365. W module Handel i Magazyn możesz łatwo wybrać metodę wyceny zapasów, jaką chcesz zastosować w swojej firmie. Warto też pamiętać, że wycena materiałów i produktów wytworzonych w firmie jest łatwiejsza, jeżeli wprowadzisz w firmie kody kreskowe oraz relacje między dokumentami, takimi jak dokumenty przyjęcia i rozchodu surowców, dokumenty przyjęcia produktów na magazyn oraz zamówienia i faktury. Pomaga w tym system ERP enova365. Jeśli interesuje Cię zastosowanie systemu ERP enova365 w swojej firmie, zapraszamy do umówienia prezentacji z naszym specjalistą. W czasie jej trwania otrzymasz pełen komplet niezbędnych informacji na temat samego systemu, jak i chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytanie związane z jego funkcjami i możliwościami wdrożenia w Twoim biznesie.

W dobie cyfryzacji i automatyzacji biznesu, coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemów ERP. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie dopasowanie takiego systemu do potrzeb firmy oraz współpraca z doświadczonym konsultantem wdrożeniowym. W tym artykule dowiesz się, jak zweryfikować, czy konsultant wdrożeniowy zna potrzeby Twojej firmy. Konsultant wdrożeniowy – cechy idealnego kandydata Dlaczego warto zwrócić uwagę na doświadczenie: Doświadczenie konsultanta wdrożeniowego w pracy z różnymi branżami i firmami jest kluczowe dla zrozumienia specyfiki Twojej firmy. Im więcej projektów wdrożeniowych ma konsultant za sobą, tym większa szansa, że będzie w stanie skutecznie dostosować system ERP do potrzeb Twojej organizacji. Kluczowe kwalifikacje i umiejętności konsultanta: Warto zwrócić uwagę na certyfikaty i szkolenia, które ukończył konsultant w zakresie wdrażania systemów ERP. Kompetencje takie jak analityka biznesowa, zarządzanie projektami, czy znajomość języków programowania mogą być niezbędne dla skutecznego wdrożenia systemu. Właściwe podejście do współpracy z klientem: Konsultant powinien być otwarty na komunikację, chętny do słuchania potrzeb klienta oraz gotowy na elastyczne dostosowanie się do zmieniających się wymagań. Dobra współpraca z konsultantem wdrożeniowym opiera się na wzajemnym zaufaniu i partnerskim podejściu. Zrozumienie potrzeb firmy przez konsultanta wdrożeniowego Analiza biznesowa i audyt procesów: Przed przystąpieniem do wdrożenia systemu ERP, konsultant powinien dokładnie zbadać procesy biznesowe w Twojej firmie, zrozumieć jej strukturę organizacyjną oraz zidentyfikować obszary, które wymagają usprawnień. Identyfikacja kluczowych wymagań funkcjonalnych: Na podstawie analizy biznesowej, konsultant powinien wspólnie z Tobą opracować listę kluczowych wymagań, które musi spełnić system ERP. Wymagania te powinny być zgodne z celami biznesowymi firmy oraz jej specyfiką związanych z projektem. Harmonogram powinien uwzględniać wszystkie etapy wdrożenia, od analizy i projektowania systemu po testy i szkolenia. Przejrzysty budżet pomoże uniknąć nieoczekiwanych wydatków oraz pozwoli lepiej kontrolować koszty projektu. Sposoby na weryfikację kompetencji konsultanta Referencje i opinie innych klientów: Przed podjęciem współpracy warto sprawdzić referencje i opinie innych klientów, którzy korzystali z usług konsultanta wdrożeniowego. Ich doświadczenia mogą być cennym źródłem informacji na temat kompetencji i podejścia do współpracy z klientami. Wizyta studyjna lub prezentacja wdrożenia u innego klienta: Jeśli to możliwe, warto zorganizować wizytę studyjną lub poprosić konsultanta o prezentację wdrożenia systemu ERP u innego klienta. To pozwoli ocenić efekty jego pracy oraz zrozumieć, jak system działa w praktyce. Zgłębianie wiedzy konsultanta podczas spotkań i rozmów: W trakcie spotkań i rozmów z konsultantem warto zadawać szczegółowe pytania dotyczące jego doświadczenia, metod pracy czy wiedzy na temat systemów ERP. To pozwoli ocenić, czy konsultant rzeczywiście zna potrzeby Twojej firmy i czy będzie w stanie sprostać wyzwaniom związanym z wdrożeniem systemu. Współpraca z konsultantem na każdym etapie wdrożenia Elastyczność i otwartość na sugestie: Dobry konsultant wdrożeniowy powinien być elastyczny i otwarty na sugestie klienta. Zmiany w planie wdrożenia mogą być niezbędne, a konsultant musi potrafić dostosować się do nowych sytuacji oraz pomóc klientowi w podejmowaniu właściwych decyzji. Bieżący monitoring postępów wdrożenia: Konsultant powinien na bieżąco monitorować postępy wdrożenia oraz raportować je klientowi. Regularne spotkania, sprawozdania i informacje zwrotne są niezbędne dla utrzymania kontroli nad projektem oraz identyfikacji ewentualnych problemów i ryzyk. Efektywna komunikacja i systematyczne raportowanie: Kluczowym elementem współpracy z konsultantem jest efektywna komunikacja. Konsultant powinien być dostępny dla klienta, udzielać jasnych i zrozumiałych informacji, a także przygotowywać systematyczne raporty na temat postępów wdrożenia. Przegląd realizacji wdrożenia i ocena efektów Dokonanie oceny po zakończeniu wdrożenia: Po zakończeniu wdrożenia, warto przeprowadzić dokładną ocenę efektów realizacji projektu. Konsultant powinien przedstawić analizę osiągniętych celów oraz wskazać obszary, które wymagają dalszej pracy lub modyfikacji systemu. Weryfikacja osiągnięcia założonych celów biznesowych: Ostatecznym celem wdrożenia systemu ERP jest osiągnięcie założonych celów biznesowych, takich jak zwiększenie wydajności, poprawa jakości obsługi klienta czy redukcja kosztów. Po zakończeniu wdrożenia warto ocenić, czy te cele zostały osiągnięte, a jeśli nie, zastanowić się, co można zrobić, aby je zrealizować. Analiza możliwości dalszego rozwoju systemu: System ERP, jako narzędzie wspierające zarządzanie firmą, powinien być nieustannie rozwijany i dostosowywany do zmieniających się potrzeb i wymagań rynkowych. Warto analizować możliwości dalszego rozwoju systemu, tak aby w przyszłości jeszcze lepiej wspierał funkcjonowanie firmy. Podsumowanie Weryfikacja kompetencji konsultanta wdrożeniowego jest kluczowym czynnikiem determinującym sukces wdrożenia systemu ERP. Przy wyborze konsultanta warto zwrócić uwagę na jego doświadczenie, kwalifikacje, referencje oraz podejście do współpracy z klientem. Ważne jest również, aby konsultant był elastyczny i otwarty na sugestie oraz systematycznie monitorował postępy wdrożenia. W ten sposób będziesz mógł być pewien, że Twoja firma skorzysta z pełni możliwości oferowanych przez system ERP.

Wybór odpowiedniego systemu klasy ERP (Enterprise Resource Planning) to jedna z najważniejszych decyzji biznesowych dla dynamicznie rozwijającego się przedsiębiorstwa.  Powinien być dostosowany do potrzeb i wymagań konkretnej firmy, nie tylko do jej wielkości. Producenci zwykle starają się stworzyć system, który będzie odpowiadał szerokiej grupie firm z różnych, branż przez co zwykle jedna firma nie wykorzysta wszystkich funkcjonalności które taki system dostarcza.  Jednakże, istnieją pewne ogólne wskazówki dotyczące wyboru systemu ERP dla różnych rodzajów firm, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze. Małe firmy mogą skorzystać z prostych i łatwych w obsłudze systemów ERP Zazwyczaj nie potrzebują one systemu złożonego, który ma wiele funkcji. Warto rozważyć oprogramowanie online, które oferuje łatwiejsze i szybsze wdrożenie, ma niskie koszty (zwykle brak konieczności ponoszenia jednorazowego koszu zakupu licencji) i może dostosować się do zmieniających się potrzeb firmy. Oprogramowanie takie zazwyczaj oferuje podstawowe funkcje takie jak księgowość, sprzedaż, zakupy i magazyn, a często również moduł e-commerce, CRM czy obsługę Serwisu. Średnie firmy czyli kluczowe funkcje i elastyczność dostosowywania do indywidualnych potrzeb Firmy o średniej wielkości, potrzebują bardziej zaawansowanego systemu ERP, który oferuje więcej funkcji niż podstawowe systemy. Taki system może pomóc w zarządzaniu projektami, zarządzaniu produkcją czy mobilną siecią sprzedaży. Zwykle umożliwia również zaawansowaną analitykę. Ważne jest, aby wybrać system, który będzie miał elastyczne funkcje, które można dostosować do specyficznych potrzeb firmy. Tutaj często pojawiają się potrzeby dostosowania systemu do potrzeb klienta, integracje z systemami dostawców lub innymi systemami wykorzystywanymi w organizacji. Duże firmy, skalowalność, integracja i innowacyjne funkcje wspierające rozwój Firmy potrzebują kompleksowego systemu ERP, który może obsłużyć wiele oddziałów, działań i procesów biznesowych. Taki system powinien być skalowalny, aby dostosować się do rosnących potrzeb firmy i powinien być w stanie integrować się z dowolnym innym systemem. Warto zwrócić uwagę na funkcje takie jak analityka biznesowa, planowanie strategiczne, zarządzanie ryzykiem czy raportowanie. Obecnie coraz częściej  wykorzystywane są elementy uczenia maszynowego czy sztucznej inteligencji. Jak zatem wybrać system ERP odpowiedni dla konkretnych  potrzeb przedsiębiorstwa? Ponieważ wielkość organizacji nie jest jedynym parametrem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu ERP,  świadomy i trafny wybór należy oprzeć na dodatkowych wskaźnikach: Zdefiniuj swoje cele: Przed rozpoczęciem poszukiwań systemu ERP, ważne jest, aby zdefiniować cele, jakie chcesz osiągnąć dzięki jego wdrożeniu. Czy potrzebujesz lepszej kontroli nad procesami biznesowymi? Czy chcesz zwiększyć efektywność i produktywność? Czy chcesz poprawić jakość obsługi klienta? Określenie celów pomoże Ci zidentyfikować funkcje, których potrzebujesz w systemie ERP. Określ swoje potrzeby: Po określeniu celów, następnym krokiem jest zidentyfikowanie wymagań firmy. To oznacza, że musisz zebrać informacje o aktualnych procesach biznesowych, aby móc określić, jakie funkcje i moduły będą potrzebne. Należy również wziąć pod uwagę liczbę użytkowników, potrzeby raportowania i integracje z innymi systemami informatycznymi . Przeprowadź badanie rynku: Jeśli już określiłeś cele i wymagań firmy, warto przeprowadzić badanie rynku, aby zidentyfikować dostępne na rynku systemy ERP. Warto porównać oferty różnych dostawców, zobaczyć ile kosztuje system ERP od różnych dostawców, porównać koszty wdrożenia i obsługi, a także przeczytać opinie innych klientów. Sprawdź dostępność wsparcia technicznego: Decydując się na system informatyczny ERP, warto upewnić się, że dostawca zapewnia wsparcie techniczne w przypadku problemów z systemem. Przed podjęciem decyzji warto zapytać, jakie formy wsparcia technicznego są dostępne i jak szybko można uzyskać pomoc w przypadku awarii czy problemów z systemem Wybierz system zgodny z przyszłymi potrzebami: Pamiętaj, że należy pamiętać, że potrzeby firmy mogą się zmieniać wraz z rozwojem biznesu. Dlatego warto wybrać system, który jest elastyczny, skalowalny i można go łatwo dostosować do zmieniających się potrzeb. Jak prawidłowo wybrać firmę do wdrożenia systemu ERP? Wybór odpowiedniej firmy do wdrożenia systemu ERP jest równie ważny co wybór samego systemu. Więksi dostawcy oprogramowania, zwykle nie prowadzą procesu wdrożeniowego u sowich klientów, prace te wykonywane są przez autoryzowanych partnerów, którzy zwykle są w stanie lepiej odpowiedzieć na niestandardowe potrzeby. Producent skupia się na stabilności i niezawodności rozwiązania oraz co bardzo istotne na zapewnienie na czas aktualizacji uwzględniających zmiany w przepisach. Partnerzy i ich wykwalifikowani konsultanci są w stanie zbadać indywidulane potrzeby i dostosować system w indywidualny sposób, który nie zawsze byłby wstanie wykonać producent skupiając się na całości rozwiązania. Oto wskazówki jak dobrać właściwą firmę wdrażającą system ERP : Sprawdź doświadczenie firmy: Wybierając firmę do wdrożenia systemu ERP, warto zwrócić uwagę na doświadczenie firmy w branży oraz na ilość i rodzaj dotychczasowych projektów wdrożeniowych. Firmy z dużym doświadczeniem w branży i z referencjami od zadowolonych klientów zwykle są lepsze w wdrażaniu systemów ERP. Zapytaj o proces wdrożenia: Przed wyborem firmy, warto zapytać o proces wdrożenia. Dobra firma powinna posiadać sprawdzony proces wdrożenia, który uwzględnia potrzeby firmy i zapewnia sukces projektu. Powinna również mieć wypracowane metody radzenia sobie z ewentualnymi problemami i wyzwaniami w trakcie wdrożenia. Zwróć uwagę na poziom wiedzy ekspertów: Wybierając firmę do wdrożenia systemu ERP, warto zwrócić uwagę na kwalifikacje i doświadczenie ekspertów , którzy będą pracować na projekcie. Zespół wdrożeniowy powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje, a także doświadczenie w pracy z systemami ERP. Sprawdź ile dokładnie kosztuje system ERP i jego wdrożenie: Przed wyborem firmy warto zapoznać się z jej ofertą i kosztami wdrożenia. Dobrze przygotowana oferta powinna uwzględniać specyficzne potrzeby – jeśli takie zostały definiowane, oraz koszty na każdym etapie projektu. Zwróć uwagę na wsparcie powdrożeniowe: Po wdrożeniu systemu ERP, ważne jest, aby firma oferowała wsparcie dla użytkowników systemu. Warto zwrócić uwagę na to, jakie rodzaje wsparcia są oferowane oraz jak szybko i skutecznie firma reaguje na zgłaszane problemy. Ile kosztuje samo wdrożenie systemu ERP ?   Koszt wdrożenia systemu ERP może znacznie się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, złożoność procesów biznesowych, liczba użytkowników systemu, funkcjonalności systemu, stopień dostosowania do indywidualnych potrzeb, a także wybór dostawcy systemu ERP i firmy wdrożeniowej. Przygotowanie dobrej oferty powinno być poprzedzone wywiadem handlowym, gdzie można ustalić zakres projektu oraz jego złożoność. Przy bardziej złożonych przypadkach, np. przygotowanie integracji z innym systemem, ważne jest również dokładne wyspecyfikowanie zakresu integracji oraz określenie technicznej możliwości wykonania. System który ma zostać zintegrowany powinien zapewniać techniczną możliwość jej wykonania czyli udokumentowane API (Application Programming Interface) Wdrożenie systemu ERP jest zwykle skomplikowanym i czasochłonnym procesem, który wymaga zaangażowania wielu specjalistów. Koszty wdrożenia zwykle obejmują m.in. koszty zakupu licencji na oprogramowanie, koszty szkolenia użytkowników, koszty wdrożenia systemu, koszty dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb, a także koszty wsparcia technicznego. Koszt wdrożenia systemu ERP zależy od wielu czynników i może się znacznie różnić w zależności od indywidualnych potrzeb firmy. Warto zwrócić uwagę na wszystkie czynniki i dokładnie przemyśleć przedsięwzięcie w celu oszacowania ostatecznych kosztów wdrożenia. Warto jednak traktować wdrożenie systemu informatycznego klasy ERP jako inwestycję a nie tylko koszt. Sprawnie wdrożony i poprawnie funkcjonujący system ERP pozwala na znaczne zwiększenie efektywności biznesowej przedsiębiorstwa i powinien przełożyć się na zwiększenie wartości każdego biznesu.

BOM (Bill of Materials) odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu produkcją oraz w systemach ERP (Enterprise Resource Planning). W tym artykule omówimy, czym jest BOM, jak wpływa na procesy produkcyjne oraz jak integruje się z systemami ERP. Dowiesz się, jak efektywnie zarządzać BOM w swojej firmie, by osiągnąć lepszą kontrolę nad procesami produkcyjnymi i optymalizację kosztów. Czym jest BOM (Bill of Materials)? Bill of Materials to strukturalna lista wszystkich części, komponentów i materiałów niezbędnych do wyprodukowania danego produktu. Zawiera informacje o ilościach, specyfikacjach technicznych, dostawcach i pozycjonowaniu elementów w procesie produkcyjnym. Jak BOM wpływa na procesy produkcyjne? Bill of Materials jest niezbędne w planowaniu i kontroli procesów produkcyjnych. Umożliwia: Planowanie potrzeb materiałowych Pozwala na obliczenie ilości potrzebnych surowców i komponentów, które umożliwia składanie zamówień u dostawców i kontrolę stanów magazynowych. Kontrolę jakości Przygotowanie precyzyjnej listy pozwala na minimalizowanie błędów, które wynikają z użycia niewłaściwych części czy materiałów. Kosztorysowanie Jest podstawą do obliczania kosztów produkcji, zarówno kosztów materiałów, jak i robocizny. Koordynację działań Jest źródłem informacji dla różnych działów firmy, takich jak zakupy, produkcja, logistyka czy kontrola jakości. BOM a systemy ERP Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) integrują różne aspekty zarządzania przedsiębiorstwem, takie jak finanse, logistyka, produkcja i kontrola jakości. Bill of Materials jest jednym z kluczowych elementów w tych systemach. Pozwala na: Automatyzację procesów System ERP wykorzystuje Bill of Materials do automatyzacji procesów, takich jak generowanie zamówień czy planowanie produkcji. Optymalizację System ERP pozwala na analizę danych z Bill of Materials w celu optymalizacji procesów, takich jak redukcja kosztów czy skrócenie czasu produkcji. Wsparcie decyzji System ERP zintegrowany z BOM dostarcza danych niezbędnych do podejmowania strategicznych decyzji, np. w zakresie inwestycji czy rozwoju produktów. Zarządzanie BOM w firmie produkcyjnej Efektywne zarządzanie Bill of Materials wymaga: Utrzymania aktualnych danych Aktualizowanie BOM o zmiany w projektach, specyfikacjach czy dostawcach jest kluczowe dla zachowania ciągłości procesów produkcyjnych. Komunikacji między działami Współpraca między działami, takimi jak inżynieria, zakupy czy produkcja, jest niezbędna, aby zapewnić spójność i efektywność tej bardzo specyficznej listy. Centralizacji informacji Utworzenie centralnego, łatwo dostępnego źródła informacji o BOM umożliwia uniknięcie powielania danych i błędów wynikających z braku spójności. Ustalenia odpowiedzialności Przypisanie odpowiedzialności za utrzymanie i aktualizację BOM pozwala na lepszą kontrolę nad procesami zarządzania i utrzymania jakości danych. Korzyści z efektywnego zarządzania BOM Efektywne zarządzanie Bill of Materials przynosi liczne korzyści dla firm produkcyjnych: Redukcja kosztów Precyzyjne planowanie potrzeb materiałowych pozwala na optymalizację kosztów zakupu i magazynowania. Skrócenie czasu produkcji BOM umożliwia lepszą organizację procesów produkcyjnych, co prowadzi do skrócenia czasu realizacji zamówień. Zwiększenie jakości produktów Bill of Materials jest podstawą do kontroli jakości, co przekłada się na lepszą jakość finalnych produktów. Lepsza kontrola i monitorowanie procesów Integracja BOM z systemem ERP daje możliwość łatwego monitorowania i kontroli procesów produkcyjnych. BOM (Bill of Materials) jest kluczowym elementem zarządzania produkcją i systemów ERP. Wiedza na temat BOM oraz umiejętność jego efektywnego wykorzystania w firmie produkcyjnej pozwala na osiągnięcie lepszej kontroli nad procesami, optymalizację kosztów i zwiększenie konkurencyjności na rynku. Wsparcie ze strony systemów ERP umożliwia automatyzację i centralizację informacji, co przyczynia się do jeszcze lepszego zarządzania procesami produkcyjnymi.

Digitalizacja procesów finansowych Finanse to coś więcej niż tylko podstawowa księgowość. W dzisiejszym szybko zmieniającym się i bardzo konkurencyjnym świecie biznesu, posiadanie dobrze funkcjonującego systemu finansowego jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Niezależnie od tego, czy rozpoczynasz działalność, czy masz już ugruntowaną pozycję na rynku, Twoje dane finanse powinny znajdować się w jednym, ujednoliconym rozwiązaniu. Jeśli jesteś zagubiony w labiryncie arkuszy excel lub rosnące złożoności firmy przekraczają możliwości oprogramowania, to jest to idealny czas, aby podjąć działania! Jak moduł RamBase Finanse może wznieść Twój biznes na wyższy poziom Zintegrowane w całym przedsiębiorstwie Czasy ręcznej księgowości i arkuszy kalkulacyjnych już dawno minęły. Nowoczesne firmy wymagają kompleksowego, zintegrowanego rozwiązania do zarządzania swoimi operacjami finansowymi. Posiadanie systemu, który płynnie integruje się z innymi działami, takimi jak sprzedaż, zaopatrzenie i zarządzanie łańcuchem dostaw, nie jest już luksusem, ale koniecznością. W RamBase, moduł finansowy działa bardziej jako mechanizm kontrolny, ponieważ większość wpisów jest obsługiwana w powiązanych działach. W rezultacie zyskujesz dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, które dokładnie odpowiadają codziennej działalności Twojej firmy. Zabezpiecz swoją firmę przed oszustwami Jedną z kluczowych korzyści modułu RamBase Finanse jest możliwość monitorowania i wyświetlania transakcji w czasie rzeczywistym. Dzięki temu firma może szybko wykrywać i zapobiegać oszustwom oraz podejmować działania naprawcze w razie potrzeby. Mając kompleksowy widok transakcji finansowych, organizacje identyfikują anomalie i czerwone flagi, które wskazują na oszustwo. Bogactwo informacji Śledź wyniki swojej działalności i śledź istotne dane, takie jak przepływy pieniężne, przychody i wydatki oraz wskaźniki finansowe. Wykorzystując możliwości raportowania modułu, zyskujesz lepsze zrozumienie rzeczywistych kosztów działalności. Dzięki czemu możesz podejmować świadome decyzje i identyfikować obszary poprawy w oparciu o dokładne i wiarygodne dane finansowe. Zwiększona efektywność Automatyzując czasochłonne zadania, takie jak wprowadzanie danych, fakturowanie, filtrowanie i przetwarzanie płatności, możesz znacznie zwiększyć wydajność. A także uwolnić czas na bardziej strategiczne funkcje, dzięki czemu możesz skupić się na rozwoju. Wzmocniona współpracy Korzystanie ze scentralizowanej platformy dla danych finansowych poprawia komunikację i współpracę między różnymi działami. Pomaga wyeliminować silosy i promować bardziej zintegrowane podejście do zarządzania finansami. Funkcje te pomagają usprawnić procesy, poprawić odpowiedzialność i upewnić się, że wszyscy pracują w tym samym celu. Lepsze przestrzeganie przepisów Wraz z rosnącą złożonością przepisów finansowych i prawa. Jest to ważniejsze niż kiedykolwiek dla firm, aby pozostać w zgodzie z przepisami. RamBase Finance pomaga firmom być na bieżąco z przepisami i zapewnić, że spełniają one wszystkie przepisy dotyczące zgodności. Rozszerzona sprawozdawczość Pulpity RamBase mogą być dostosowane do wyświetlania metryk, które mają największe znaczenie dla Twojej firmy. Pozwala to na skupienie się na najbardziej istotnych KPI dla Twojego biznesu. Wizualizacja danych wyświetla dane finansowe w łatwym do zrozumienia i atrakcyjnym wizualnie formacie, takim jak wykresy, diagramy lub tabele. Czas uwolnić się od sztywnych systemów Starsze systemy ERP są silosowe, sztywne i twardo zakodowane w procesy, które uniemożliwiają realizowanie dzisiejszych potrzeb operacyjnych. Zmaksymalizuj swój wpływ organizacyjny dzięki RamBase Cloud ERP. To kompletne oprogramowanie do zarządzania biznesem, które umożliwia efektywne planowanie, przewidywanie, kształtowanie procesów i potrzeb operacyjnych. Skontaktuj się z nami. Dowiesz się jak poruszać się po nowoczesnym krajobrazie biznesowym i napędzać sukces. A to wszystko dzięki wykorzystaniu inteligentnego rozwiązania zaprojektowanego dla Twojej branży. Jesteś już użytkownikiem i chcesz uzyskać jeszcze więcej z naszego systemu? Odwiedź nasze rozszerzenia, aby zobaczyć wszystkie nasze możliwości integracji.

Zmiana systemu ERP to proces, który powinien być przemyślany i dobrze zaplanowany. Czy ulepszenie jest w ogóle konieczne? Jakie nowe możliwości daje Business Central? W jaki sposób najłatwiej zacząć korzystać z nowego systemu? Odpowiadamy na najważniejsze pytania o przejście z Dynamics NAV do Dynamics 365 Business Central. Korzystam z Dynamics NAV. Czy przejście do Business Central jest konieczne? Odpowiadając krótko: nie. Microsoft nie wymaga aktualizacji i przejście do Business Central nie jest koniecznością. Upgrade jest jednak zalecany, głównie ze względu na fakt, że Dynamics NAV nie będzie już przez Microsoft wspierany. A to oznacza koniec oficjalnych aktualizacji, łatek i usuwania błędów. Drugą kwestią są korzyści płynące z korzystania z Business Central. System ten oferuje bowiem szereg funkcjonalności, które pomogą wynieść Twój biznes na zupełnie nowy poziom. Co mogę zyskać przechodząc do Business Central? Nie sposób wymienić wszystkich zalet Business Central, dlatego skupimy się na tych najważniejszych z punktu widzenia praktycznie wszystkich użytkowników. Z Business Central zyskujesz kompleksowe rozwiązanie, pozwalające w łatwy i nowoczesny sposób zarządzać najważniejszymi procesami w firmie: od finansów, poprzez produkcję i sprzedaż, na obsłudze klienta skończywszy. Ulepszony interfejs z dynamicznymi elementami, które można łatwo dopasować do własnych potrzeb, może pozornie wydawać się drobiazgiem, jednak wpływa bezpośrednio na wygodę pracy i efektywność. Ponadto system można zintegrować z innymi rozwiązaniami chmurowymi Microsoft, w tym Office 365. Pozwala to między innymi na śledzenie maili, dodawanie nowych kontaktów czy edytowanie danych z wykorzystaniem programu Excel. Nie bez znaczenia jest fakt, że z Business Central w wersji chmurowej można korzystać z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu – jadąc na urlop możesz zatem zostawić laptopa w domu. Funkcjonalność Business Central można dodatkowo zwiększać dzięki ogólnodostępnym dodatkom i rozszerzeniom. Na koniec warto wspomnieć o wypuszczanych przez Microsoft dwa razy do roku aktualizacjach. Jak najłatwiej zacząć korzystać z Business Central? Istnieje kilka sposobów przejścia z Dynamics NAV do Dynamics 365 Business Central. Wiele zależy od tego, jakie dane chcesz przenieść do nowego środowiska. Być może chcesz zrewidować procesy w firmie lub nagromadzenie nieużywanych danych powoduje problemy z wydajnością systemu. W takim wypadku możesz zacząć korzystać z Business Central niejako od zera. Oczywiście istnieje również możliwość przeprowadzenia migracji niezbędnych danych z Dynamics NAV. Niezależnie od tego, na którą z dróg się zdecydujesz, wdrożenie warto powierzyć wyspecjalizowanemu Partnerowi. Pomoże on również wybrać, która z metod wdrożenia będzie najlepsza dla Twojego biznesu.   Masz jeszcze pytania lub wątpliwości związane z przejściem do Dynamic 365 Business Central? A może szukasz Partnera, który pomoże Ci dobrać odpowiednie rozwiązania i przeprowadzić wdrożenie systemu? Koniecznie skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną, niezobowiązującą konsultację.

Jak zoptymalizować zarządzanie magazynem i obniżyć koszty magazynowania? Zrób to w 3 krokach. Zarządzanie magazynem – najważniejsze wyzwania Optymalizacja kosztów w magazynie – jak to zrobić? Efektywny system zarządzania magazynem – case study System zarządzania magazynem – jak wybrać najlepszy? Zarządzanie magazynem Firmy produkcyjne i handlowe mierzą się z wieloma biznesowymi wyzwaniami. Efektywne zarządzanie magazynem jest jednym z większych. Na szczęście istnieją sposoby oraz narzędzia, dzięki którym możesz usprawnić system zarządzania oraz przeprowadzić optymalizację kosztów w magazynie. Jakie? Czytaj w artykule. Zarządzanie magazynem – najważniejsze wyzwania Większość firm na pewnym etapie rozwoju dochodzi do momentu, w którym system zarządzania magazynem sprawia, że staje się on jednym z tzw. wąskich gardeł stojących na drodze do rozwoju biznesu. Może to powodować szereg problemów, których rozwiązanie staje się kluczowe dla odpowiedniego funkcjonowania firmy oraz jej dalszego rozwoju. Jakim wyzwaniom w materii zarządzania magazynem musisz stawić czoła? Synchronizacja stanów magazynowych Często występujący problem to niezgodność faktycznej liczby produktów na magazynie ze stanem wskazywanym przez systemy sprzedażowe. Powoduje on przestoje w pracy i ma negatywny wpływ nie tylko na łańcuch dostaw, ale również opinie o Twojej firmie wśród klientów (długi czas oczekiwania na zamówienie nie przysporzy Ci dobrych ocen). Wysoka opłata za wynajem powierzchni magazynowych Rozwój sprzedaży (zwłaszcza internetowej w wyniku pandemii koronawirusa) spowodował, że wiele firm musiało przenieść się do większych magazynów, aby móc adekwatnie odpowiadać na potrzeby klientów i posiadać miejsce na składowanie zamawianych przez nich produktów. Lokowanie magazynów w miejscach atrakcyjnych logistycznie (np. okolice lotnisk czy dróg szybkiego ruchu) oraz rosnące ceny energii elektrycznej spowodowały, że koszty wynajmu z miesiąca na miesiąc są coraz wyższe. Optymalne wykorzystanie powierzchni magazynowej Nawet posiadanie wystarczającej powierzchni magazynu może utrudniać działanie firmy w sytuacji, gdy jest ona nieodpowiednio wykorzystana. Dotyczy to nie tylko bałaganu, ale również nieefektywnego rozmieszczenia produktów na regałach, przez co czas realizacji zamówień może się niepotrzebnie wydłużać. Doświadczona kadra pracownicza Im lepiej wyszkoleni są pracownicy magazynów, tym bardziej efektywna jest ich praca i tym mniej błędów popełniają podczas jej wykonania. Z tego powodu duża rotacja magazynierów może nieść ze sobą daleko idące konsekwencje biznesowe. Zintegrowanie systemów informatycznych Mówi się, że praca magazyniera jest tak efektywna, jak efektywny jest wykorzystywany przez niego system zarządzania magazynem. Wiele firm nie posiada zintegrowanych rozwiązań, przez co automatyzacja niektórych czynności jest niemożliwa. To z kolei powoduje dłuższy czas potrzebny do np. skompletowania przesyłki. Optymalizacja kosztów w magazynie – jak to zrobić? Zarządzanie magazynem to niełatwe zadanie, które wymaga odpowiedniej wiedzy i specjalistycznych narzędzi. Nieodpowiednie procedury i brak inwestycji w nowoczesne technologie może spowodować znaczny wzrost kosztów generowanych przez ten dział przedsiębiorstwa. Chcąc je obniżyć, możesz zacząć działać w trzech ważnych obszarach. Normalizacja operacji magazynowych Pod tym pojęciem kryje się szereg działań mających na celu stworzenie spójnych procedur niezbędnych do ustawienia pracy w magazynie. Skup się przede wszystkim na: stworzeniu dokładnych procedur dla powtarzalnych działań na magazynie dotyczących przyjęcia towaru, jego późniejszego składowania, komplementacji oraz wydania, przygotowaniu schematu szkoleń dla nowych pracowników, aby możliwie najszybciej wdrożyć ich do pełnoprawnej pracy, optymalizacji magazynu pod kątem wykorzystania regałów i rozmieszczenia towaru tak, aby najczęściej rotujący znajdował się najbliżej miejsca pakowania, weryfikacji magazynu pod kątem rozmieszczenia regałów, by ich ustawienie gwarantowało największą możliwą powierzchnię składowania. Bezpieczeństwo i oszczędności Przyjrzyj się temu, jak działa Twój magazyn i ustal odgórne reguły i procedury, które zapewnią odpowiednie tempo pracy przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Przyjrzyj się też temu, gdzie możesz znaleźć oszczędności. W tym zakresie: regularnie dokonuj przeglądów okresowych regałów i urządzeń wykorzystywanych na magazynie, wprowadź zasady bezpieczeństwa, które zapewnią najlepszą ochronę przed zdarzeniami losowymi, zminimalizuj koszty użytkowania magazynu – np. wymień oświetlenie na energooszczędne, wprowadź działania, które pomogą obniżyć ilość wytwarzanych przez magazyn odpadów. Wdrożenia technologiczne Nowoczesna technologia usprawni procesy w każdym dziale Twojego przedsiębiorstwa, również w magazynie. Na rynku dostępne są rozwiązania, dzięki którym możesz w znacznym stopniu zwiększyć efektywność pracowników magazynu. Możesz dokonać tego np. dzięki: wdrożeniu scentralizowanego, zintegrowanego systemu ERP pozwalającego skutecznie współpracować magazynowi z działem handlowym, działem zamówień lub działem obsługi klienta, zintegrowaniu używanych narzędzi (drukarki, kolektory, skanery) z systemem ERP w celu automatyzacji pracy, wdrożeniu systemu WMS, który umożliwi skuteczniejsze działanie pracowników i tym samym skróci czas realizacji zamówień i zminimalizuje ryzyko wystąpienia błędów. Efektywny system zarządzania magazynem – case study Usprawnić pracę w magazynie oraz stawić czoła wszystkim wyzwaniom, które wiążą się z jego zarządzaniem, pomoże odpowiednio wybrany system ERP. Jednym z tych, dzięki któremu firmy handlowe w całej Polsce osiągnęły skok jakościowy i wydajnościowy jest ERP enova365. Jego modułowa budowa pozwala skutecznie dostosować go do wymagań wielu przedsiębiorstw, co sprawia, że staje się uniwersalnym narzędziem wykorzystywanym zarówno przez małe sklepy internetowe, jak i ogromne biznesy zarządzające wieloma lokalizacjami magazynowymi. Wdrożenie enova365 w pracy magazynu możliwe jest dzięki modułowi Handel i Magazyn, który udostępnia dziesiątki funkcji pomocnych w optymalizowaniu systemu zarządzania magazynem. Jak to działa w praktyce? Sprawdźmy na konkretnym przykładzie. Grupa Kamai prowadząca sprzedaż e-commerce w obszarach B2B oraz B2C zdecydowała się na wybór ERP enova365. Przed wdrożeniem firma borykała się z długim czasem realizacji zamówień, a także błędami powodowanymi niezgodnością liczbową produktów między platformą sprzedażową a faktycznym stanem magazynowym. Handel i Magazyn Wdrożenie systemu enova365 z modułem Handel i Magazyn umożliwiło firmie wprowadzić szereg usprawnień, m.in.: zmniejszono czas obsługi zamówień – wcześniej 3 osoby poświęcały na to 5 godzin dziennie, obecnie 1 osoba przeznacza na te obowiązki maksymalnie 2 godziny dziennie; przyspieszono pracę magazynu dzięki automatycznemu drukowaniu niezbędnych dokumentów na drukarkach zlokalizowanych bezpośrednio w magazynie; wdrożono automatyczną aktualizację statusów zamówień wraz z wysyłką automatycznych wiadomości do klientów; wykorzystano kolektory danych i skanerów w celu lepszej kontroli stanów magazynowych oraz zmniejszenia błędów pojawiających się w zamówieniach (nieodpowiednie produkty lub błędy w ich liczbie). Tworzenie dokumentu inwentaryzacji z poziomu listy „Towary i usługi” w enova365 Jakie obszary pracy magazynu usprawnisz przy użyciu systemu ERP? Optymalizacja kosztów w magazynie Moduł Handel i Magazyn pomoże Ci na optymalizację kosztów w magazynie, usprawniając poniższe działania: przyjęcie towaru na stan – skanowanie poszczególnych produktów lub opakowań zbiorczych jest w stanie dodać automatycznie do dokumentu przyjęcia odpowiednie pozycje, a po jego zatwierdzeniu system odnotowuje zwiększony stan magazynowy; tworzenie dokumentacji magazynowej – dokumenty magazynowe (np. WZ, PZ, MM, PW, RW oraz korekty) mogą być tworzone automatycznie przy pomocy odpowiednich procedur, co sprawia, że pracownik nie traci czasu na ich ręczne przygotowanie i wydruk; integrację z kanałami sprzedaży – dzięki możliwości zintegrowania systemu enova365 z kanałami sprzedaży, możliwa jest regularna aktualizacja dostępnych ilości produktów na wszystkich platformach sprzedażowych zgodnie ze stanem faktycznym; przyspieszenie inwentaryzacji – skanowanie produktów i opakowań zbiorczych w prowadzonym remanencie jest szybsze i minimalizuje ryzyko powstawania błędów; wyszukanie towaru na magazynie – wprowadzenie lokalizacji produktu do jego cech pozwala szybciej wyszukać niezbędny towar, co jest kluczowe dla sprawnej kompletacji zamówienia przez pracowników. Parametr umożliwiający automatyczną korektę dokumentów magazynowych w enova365 System zarządzania magazynem – jak wybrać najlepszy? Dzięki odpowiedniemu systemowi ERP możliwe jest skuteczniejsze zarządzanie pracą magazynu na wielu rozmaitych poziomach. Jak go wybrać? Zwróć uwagę na funkcjonalności jakie system oferuje. Powinien zawierać m.in.: opcję dokładnej analizy sprzedaży towaru i jego źródeł dostawy, możliwość elastycznego ustawienia procesów magazynowych w celu automatyzacji pracy z dokumentami, usprawnienie inwentaryzacji poprzez przyspieszenie procesu z wykorzystaniem kolektorów, zarządzanie magazynem z poziomu urządzeń przenośnych, co pozwoli Ci na bieżąco sprawdzać wszystkie niezbędne informacje bez fizycznej obecności w siedzibie firmy. Zdecyduj się na rozwiązanie sprawdzone w innych firmach, które przynosi w nich konkretne, pozytywne efekty. Wszystkie powyższe funkcje, a także wiele innych, które sprawdzą się również w wielu innych działach Twojego przedsiębiorstwa zawiera ERP enova365. To inwestycja na lata, którą możesz rozbudowywać o nowe moduły wraz ze wzrostem firmy i liczbą zatrudnionych pracowników. Dodatkowo enova365 to system ERP, który podlega regularnym aktualizacjom, dzięki czemu gwarantuje stałą zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi.