News
MarekMac
MarekMac
MarekMac
Główna
Od ręcznego sterowania, do cyfrowej precyzji
W firmie Winthers Smede Entreprise liczy się precyzja, jakość i wydajność. Właśnie dlatego zdecydowali się wdrożyć system Monitor ERP w 2023 roku – była to decyzja, która przyniosła dużą różnicę w ich codziennej pracy. Od notatnika, do cyfrowego zarządzania Steen Jørgensen, brygadzista w Winthers Smede Entreprise, opowiada o przejściu z tradycyjnych metod zarządzania na system Monitor ERP: „Kiedy rozpoczynałem tutaj pracę, używaliśmy systemu C5, a wiele rzeczy zapisywaliśmy w notatniku. W 2023 roku przeszliśmy na system Monitor ERP i był to zupełnie nowy sposób myślenia. Teraz widzimy wszystko – od śledzenia czasu po zużycie materiałów. Możemy też lepiej zarządzać naszymi zasobami i planować obciążenie pracą. Jesteśmy z tego naprawdę zadowoleni”. Dodaje również, że cyfrowe rozwiązanie znacznie ułatwiło dzień pracy: „Oczywiście pracownikom łatwiej byłoby po prostu pisać na karcie pracy, ale to rzadko odpowiada rzeczywistości. Monitor daje nam znacznie dokładniejszy przegląd i nie chciałbym już wracać do starych metod. Po prostu muszę na co dzień pamiętać zbyt wiele – a Monitor może to zrobić za mnie”. Block Quote Bezpieczna przyszłość z Monitorem ERP W związku z nowymi wymogami prawnymi dotyczącymi elektronicznej rejestracji czasu pracy i zarządzania produkcją, firma Winthers Smede Entreprise wybrała Monitor ERP, ponieważ ma on już wbudowane te funkcje. Steen wyjaśnia: „Tak naprawdę nie mieliśmy wcześniej systemu ERP, a na rynku jest teraz wiele rozwiązań. Słyszeliśmy jednak, że Monitor został opracowany specjalnie dla firm produkcyjnych. Biorąc pod uwagę nadchodzące wymagania dotyczące obliczeń emisji CO2, postrzegamy to również jako wielką zaletę, że Monitor ERP może sobie z tym poradzić”. Sceptycyzm zmienił się w zadowolenie Przed wdrożeniem nowy system budził pewien sceptycyzm co do tego, czy dokonano właściwego wyboru: „Wypróbowaliśmy wersję demonstracyjną i byliśmy trochę zdenerwowani, że zostaniemy przywiązani do systemu, który nie odpowiada naszym potrzebom. Ale po roku użytkowania musimy zaznaczyć, że jesteśmy z niego naprawdę zadowoleni”! Monitor ERP jest teraz integralną częścią codziennej pracy i ważnym elementem optymalizacji biznesu: „Najważniejsze jest to, że zarabiamy pieniądze, a Monitor pomaga nam zidentyfikować obszary, w których możemy poprawić naszą działalność”. Nieodzowny system w codziennej pracy Steen podsumowuje objaśniając, jak dużą rolę Monitor ERP odgrywa w jego codziennej pracy: „W mojej pracy zajmuję się wieloma aspektami, a system ERP zajmuje 95% mojego dnia pracy. Na początku byłem sceptyczny, ale dziś coraz bardziej ufam systemowi, który dostarcza nam właściwych informacji”. W Winthers Smede Entreprise wniosek jest jasny: Monitor ERP stał się nieodzowną częścią ich produkcji i działalności biznesowej.
Monitor ERP System
SaaS kusi wygodą. Problem zaczyna się, gdy chcesz odejść i zabrać dane
SaaS stał się dla wielu firm naturalnym wyborem. Uruchamiasz system szybko, płacisz abonament, nie kupujesz serwerów, nie „budujesz IT” u siebie. I przez długi czas wszystko wygląda jak czysta wygrana. Tylko że w tle czai się pytanie, którego prawie nikt nie zadaje na etapie wyboru: czy ja w razie potrzeby potrafię odejść od dostawcy i bezpiecznie zabrać swoje dane? Bo jeśli nie, to wygodna usługa może zamienić się w bardzo drogie przywiązanie. A najboleśniej wychodzi to wtedy, gdy rośniesz, zmieniasz procesy, zmieniasz model biznesowy albo po prostu chcesz mieć większą kontrolę nad tym, gdzie i jak działa Twój kluczowy system. W tym artykule dowiesz się jak w praktyczny sposób myślenia o vendor lock in, bezpieczeństwie danych, realnych kosztach „darmowych” rozwiązań i o tym, jak zadawać dostawcom właściwe pytania zanim podpiszesz umowę. SaaS to usługa, a nie własność SaaS to skrót od Software as a Service. W praktyce oznacza to, że nie kupujesz systemu na własność, tylko korzystasz z niego jako usługi. Działa to świetnie, dopóki wszystko idzie zgodnie z planem. Problem zaczyna się, gdy plan się zmienia. W tradycyjnym podejściu firma często ma bezpośrednią kontrolę nad środowiskiem i bazą danych. W modelu SaaS najczęściej jej nie ma. I to jest klucz. Bo jeśli nie masz bezpośredniego dostępu do bazy danych, to nie zrobisz prostego zrzutu bazy i nie przeniesiesz systemu „jak jest”, nawet jeśli dane formalnie należą do Ciebie. Wiele firm myśli o SaaS jak o decyzji na lata. To naturalne. W końcu wybór ERP potrafi trwać rok, wdrożenie kolejny rok, a po dwóch latach intensywnej pracy nikt nie chce wracać do punktu wyjścia. Tyle że życie biznesowe nie pyta o sentymenty. Firmy się rozwijają, procesy się zmieniają, czasem zmienia się branża, a wtedy pojawia się potrzeba korekty narzędzi. Data Center jako bezpieczna skrzynka na Twoje IT W rozmowach o chmurze często gubimy prostą prawdę: na końcu i tak jest infrastruktura, a więc serwerownia, zasilanie, chłodzenie, zabezpieczenia fizyczne, procedury i ludzie, którzy to utrzymują. Data Center można opisać krótko jako miejsce do bezpiecznego przechowywania danych, czyli nośników informacji. Dla firmy może to być własna serwerownia, może to być profesjonalny ośrodek, zaprojektowany od początku do końca tak, żeby było bezpiecznie i przewidywalnie. W praktyce różnica często nie leży w „jednym urządzeniu” czy „jednej technologii”. Różnica leży w filozofii łączenia elementów w całość. Możesz wziąć najlepsze komponenty z różnych marek, ale bez spójnej koncepcji i odpowiedniego połączenia nie dostaniesz „najlepszego samochodu”. Dostaniesz zbiór części. Z Data Center jest podobnie. To ważne także dla biur rachunkowych i działów finansowych, bo ciągłość działania systemów to nie jest temat zarezerwowany dla IT. Od niezawodności infrastruktury zależy, czy faktury pójdą na czas, czy płatności się rozliczą, czy raporty finansowe będą spójne, czy sprzedaż nie stanie. Globalna chmura kontra lokalni dostawcy Duzi globalni gracze mają skalę, zasoby i automatyzację. Lokalni dostawcy mają często inną przewagę: elastyczność, szybkość reakcji i realne dopasowanie do potrzeb klienta. Warto zadać sobie proste pytanie: kim ja jestem dla dużego dostawcy? Dużym klientem, któremu ktoś poświęci uwagę, czy „błędem w statystyce”? W praktyce firmy, które już przeszły ścieżkę fascynacji globalnym dostawcą, często wracają z bardzo przyziemnym wnioskiem: standard jest wygodny, ale bywa bezlitosny, gdy potrzebujesz niestandardowej pomocy. Jest też druga warstwa: lokalizacja i jurysdykcja. Nawet jeśli wybierasz w panelu „region Europa” czy „region Polska”, to nie zawsze oznacza to pełną zgodność z tym, co intuicyjnie rozumiesz jako lokalność. W świecie usług globalnych wiele elementów zarządzania, dostępu i procedur jest scentralizowanych. W dyskusjach o bezpieczeństwie często wraca jeszcze jedna obserwacja: mamy skłonność myśleć, że „zagraniczne z definicji lepsze”. Tymczasem jakość rodzimego IT potrafi być bardzo wysoka, między innymi dlatego, że w wielu obszarach budowaliśmy nowocześniej, bez długiego bagażu starych systemów. Największa pułapka SaaS: wyjście, nie wejście SaaS ma niską barierę wejścia i to jest jego ogromna siła. W przypadku ERP czy WMS potrafi to być argument rozstrzygający, bo koszty startowe są niższe, a uruchomienie szybsze. Tylko że niska bariera wejścia często idzie w parze z wysoką barierą wyjścia. W rozmowach branżowych pojawia się porównanie, które dobrze trafia do wyobraźni: SaaS potrafi być jak małżeństwo bez intercyzy. Wchodzisz w relację z myślą, że to będzie „do końca świata”, więc nie chcesz psuć atmosfery pytaniami o rozwód. A właśnie te pytania są kluczowe w systemach, które obsługują kręgosłup firmy: sprzedaż, finanse, rozrachunki, magazyn, produkcję. Dopóki system spełnia potrzeby, jest spokój. Kryzys zaczyna się, gdy system przestaje nadążać za biznesem albo dostawca zmienia warunki. Wtedy „niepytane wcześniej” staje się „najdroższe”. Historia z życia: euforia po voucherze i szybki powrót na ziemię Wyobraź sobie firmę, która korzystała z rozwiązania, było jej dobrze, ale dostała od partnera wdrożeniowego propozycję w stylu „voucher na darmowe usługi u globalnego gracza”. Trudno się dziwić, że takie oferty brzmią kusząco. Pierwsze miesiące to euforia. Nowa platforma, poczucie, że jest się „u największych”, że wszystko będzie działało idealnie. Problem pojawia się później. Gdy kończą się promocje i zaczynają się realne koszty. Często dopiero w trzecim czy czwartym miesiącu wychodzi, ile to faktycznie kosztuje w codziennym użyciu. W pewnym momencie firma mówi: wracamy. Nie dlatego, że globalna chmura jest „zła”, tylko dlatego, że w jej konkretnym przypadku relacja cena do jakości, elastyczność i dopasowanie do potrzeb okazały się lepsze gdzie indziej. I wtedy zaczyna się prawdziwy test: migracja. Koszmar migracji: płaskie pliki zamiast bazy danych Migracja danych brzmi jak coś technicznego, ale jej skutki są czysto biznesowe: koszt, czas, ryzyko błędów, przestoje, napięcia w zespole, opóźnienia w raportowaniu i fakturowaniu. W jednym z realnych scenariuszy problem wyglądał tak: w modelu SaaS firma nie miała bezpośredniego dostępu do bazy danych. Nie dało się zrobić zrzutu bazy, czyli tego, co w klasycznym podejściu jest podstawą migracji. Dane formalnie należą do klienta, więc muszą zostać udostępnione. Tyle że zamiast kompletnej bazy, klient dostał eksporty z poszczególnych widoków systemu. Kartoteka kontrahentów, kartoteka towarów, kartoteka surowców. Wszystko w postaci płaskich plików tekstowych albo arkuszy. I teraz najtrudniejsza część: spróbuj w ten sposób odtworzyć rozrachunki z kontrahentami, powiązania dokumentów, historię operacji. To nie jest jeden plik. To jest setki eksportów, które trzeba potem ręcznie dopasować, mapować i składać w jedną logiczną całość. Dlatego migracja w takim scenariuszu przestaje być „projektem IT”. Staje się projektem organizacyjnym, finansowym i operacyjnym, który potrafi kosztować więcej nerwów niż pierwotne wdrożenie. Jedno pytanie, które warto zadać dostawcy zanim podpiszesz umowę Jeśli miałbym wskazać jedno pytanie, które porządkuje całą rozmowę o vendor lock in, to byłoby ono takie: Czy w każdej chwili mogę przenieść system i dane do swojego własnego środowiska, nawet na własny sprzęt, i czy dostanę to w formie, która pozwala realnie odtworzyć działanie systemu? To pytanie jest przewrotne, bo nikt nie będzie stawiał dużego ERP na laptopie na stałe. Chodzi o zasadę: czy da się „zapakować system do własnego pudełka”, czy jesteś skazany na cały łańcuch technologiczny jednego dostawcy. Poniżej masz krótką checklistę pytań, które możesz dosłownie skopiować do maila: Czy mogę otrzymać pełny eksport danych w formie bazy danych, a nie tylko plików? Jaki jest czas i tryb wydania danych po wypowiedzeniu umowy? Czy eksport obejmuje powiązania dokumentów, historię zmian, załączniki i logi? Jak wygląda dostęp do danych po zakończeniu współpracy i czy są opłaty? Czy jest API i czy jest objęte SLA? Czy mogę przenieść system do innego Data Center lub do własnej infrastruktury? Jak wygląda wsparcie, czy rozmawiam z człowiekiem i jaki jest realny czas reakcji? Warto też pytać o coś, co w prezentacjach wygląda podobnie u wszystkich: SLA i wsparcie. Różnice wychodzą dopiero wtedy, gdy masz problem i liczysz minuty. Podsumowanie SaaS może być świetnym wyborem. Daje tempo, przewidywalny koszt startu i odciąża zespół. Ale jeśli chcesz podejść do tematu profesjonalnie, potraktuj „plan wyjścia” jako standard, a nie fanaberię. Najprostszy test do wykonania już dziś: sprawdź, czy masz opisane w umowie i procedurach, w jakiej formie i w jakim czasie dostaniesz swoje dane, gdy zmienisz dostawcę. Jeśli odpowiedź jest niejasna, to jest najlepszy moment, żeby ją doprecyzować.
Sinersio
enova365 w chmurze czy na serwerze lokalnym?
Wybór modelu wdrożenia systemu ERP to dziś jedna z kluczowych decyzji technologicznych w firmie. Użytkownicy enova365 również stają przed pytaniem: chmura czy serwer lokalny? Oba rozwiązania pozwalają korzystać z pełnej funkcjonalności systemu, jednak różnią się kosztami, elastycznością, bezpieczeństwem i sposobem zarządzania IT. Poniżej znajdziesz praktyczne porównanie, które ułatwi podjęcie decyzji – szczególnie w kontekście małych i średnich firm. enova365 na serwerze lokalnym – klasyczne podejście Serwer lokalny oznacza, że system enova365 działa na infrastrukturze znajdującej się fizycznie w firmie lub w jej biurze rachunkowym. To model znany i nadal stosowany w wielu organizacjach, zwłaszcza tych, które od lat korzystają z własnego zaplecza IT. Zalety serwera lokalnego: pełna kontrola nad infrastrukturą i danymi, brak stałego abonamentu za hosting u zewnętrznego dostawcy, możliwość pracy offline w sieci lokalnej. Ograniczenia: wysokie koszty początkowe (zakup serwer, zakup licencje, koszty konfiguracji infrastruktury), konieczność utrzymania infrastruktury, jej serwisowania, aktualizacji, w tym koszty zatrudniania specjalistów do tego potrzebnych, ograniczony dostęp zdalny do danych. To rozwiązanie sprawdza się więc głównie w firmach z własnym działem IT i stabilną, niezmienną strukturą pracy. Jeżeli nie ma potrzeby łączenia się z system enova365 zdalnie, a także firma może pozwolić sobie na wyższe koszty związane z posiadaniem własnej infrastruktury, serwer lokalny jest oczywistym wyborem. Co w przypadku, gdy wspomniane warunki nie mogą zostać spełnione? enova365 w chmurze – nowoczesna elastyczność Wersja chmurowa enova365 działa na zewnętrznej infrastrukturze, zarządzanej przez wyspecjalizowanego dostawcę, np. Itmation. Użytkownik korzysta z systemu enova365 przez internet, bez konieczności utrzymywania własnych serwerów. Najważniejsze korzyści chmury: dostęp do systemu z dowolnego miejsca i urządzenia (system enova jest dostępny 24/7), brak inwestycji w sprzęt i jego utrzymanie (nie ma potrzeby zakupu serwera pod enovę ani zatrudniania specjalistów od infrastruktury), szybkie wdrożenie i łatwa skalowalność (enovę z całą licencją można przenieść do chmury w kilka godzin). Dla firm pracujących hybrydowo lub zdalnie chmura często okazuje się rozwiązaniem znacznie praktyczniejszym. Jest to doskonałe rozwiązanie dla małych i średnich firm, w tym biur rachunkowych. Przejście do chmury zdecydowanie obniża wydatki na kwestie IT, a dodatkowo pozwala na wygodną pracę podczas delegacji albo w siedzibie klienta. Bezpieczeństwo danych – chmura vs serwer lokalny Wbrew obiegowym opiniom, chmura często zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa niż infrastruktura lokalna – pod warunkiem wyboru sprawdzonego dostawcy. Chmura Itmation: zaawansowane zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem i monitoring działania infrastruktury 24/7, regularne kopie zapasowe oraz monitoring procesu backupu danych, ochrona przed awariami sprzętu i utratą danych. Serwer lokalny: bezpieczeństwo zależne od wiedzy i procedur w firmie (często zależne tylko od 1 osoby, która posiada odpowiednie kompetencje), ryzyko awarii sprzętowej lub braku backupu (koszty skompletowania odpornej na awarie infrastruktury są wysokie, więc firmy z nich rezygnują, uznając ryzyko za mało prawdopodobne – to błąd!), koszty dodatkowych zabezpieczeń (jak wyżej). Dla wielu MŚP profesjonalne środowisko chmurowe oznacza więc realnie wyższy poziom ochrony danych osiągany niższym kosztem. Koszty – co się bardziej opłaca? Serwer lokalny: jednorazowe, wysokie koszty początkowe, koszty serwisu, energii, administratorów infrastruktury, trudniejsze planowanie wydatków (np. związane z rozbudową serwera, zakupem dodatkowego klastra danych, wymianą elementów). Chmura: model abonamentowy, przewidywalne miesięczne koszty (klient zawsze wie, ile zapłaci za hosting), brak wydatków na sprzęt i jego wymianę (niższe koszty na IT). W dłuższej perspektywie chmura często okazuje się więc tańsza, zwłaszcza dla firm, które nie chcą zamrażać kapitału w infrastrukturze IT. Elastyczność i skalowanie systemu Chmura daje przewagę tam, gdzie firma się rozwija lub zmienia model pracy. enova365 w chmurze pozwala: szybko dodawać nowych użytkowników, zwiększać lub zmniejszać zasoby systemowe, reagować na sezonowość biznesu W przypadku serwera lokalnego każda zmiana oznacza dodatkowe koszty rekonfiguracji infrastruktury i związany z tym czas, który może spowodować przestój w działaniu firmy enova365 w chmurze czy na serwerze lokalnym – co wybrać? Postaw na chmurę, jeśli: pracujesz zdalnie lub hybrydowo (lub masz takie plany, potrzeby), chcesz ograniczyć koszty na obszar IT, zależy Ci na szybkim wdrożeniu i elastyczności usługi hostingu. Rozważ serwer lokalny, jeśli: masz własne, rozbudowane IT i zasoby do zarządzania tym obszarem, nie potrzebujesz dostępu zdalnego do swojego systemu, preferujesz tradycyjny model zarządzania infrastrukturą. enova365 w chmurze – wdrożenie i hosting z Itmation Decydując się na enova365 w chmurze, warto postawić na doświadczonego partnera technologicznego. Hostingiem systemu może zrealizować Itmation – największy hoster systemów ERP w Polsce, specjalizujący się w środowiskach chmurowych dla rozwiązań księgowych, kadrowych i biznesowych. Itmation zapewnia bezpieczną infrastrukturę, stały monitoring, kopie zapasowe oraz współpracę z firmą wdrożeniową, dzięki czemu migracja enova365 do chmury przebiega sprawnie i bez przestojów w pracy. Dla firmy oznacza to gotowe, stabilne środowisko enova365, bez konieczności inwestowania we własny serwer i zaplecze IT. Podsumowanie Dla większości małych i średnich firm enova365 w chmurze to rozwiązanie bardziej elastyczne, bezpieczne i przewidywalne kosztowo. Serwer lokalny nadal ma swoje miejsce, ale coraz częściej jest wyborem podyktowanym przyzwyczajeniem, a nie realnymi korzyściami biznesowymi. Jeśli myślisz o przyszłości, skalowaniu firmy i pracy bez ograniczeń lokalizacyjnych – chmura wygrywa ten pojedynek.
Itmation
KSeF 2026 bez kar, ale z obowiązkami
Wiele firm i biur rachunkowych słyszy dziś jedno zdanie i od razu czuje ulgę: w 2026 roku ma nie być kar za nieprzystąpienie do KSeF ani za błędy popełniane w systemie. To realna informacja, która uspokaja sytuację. Problem w tym, że ulga łatwo zamienia się w pułapkę: „to poczekajmy”. A KSeF działa jak zmiana organizacyjna, nie tylko techniczna. Jeśli poczekasz z decyzjami, w praktyce zapłacisz nie karą, tylko chaosem w obiegu faktur, przeciążeniem ludzi i przestojami w sprzedaży albo księgowości. Co się zmienia w 2026, a co zostaje bez zmian A) Co się zmienia: sankcje schodzą na dalszy plan Deklaracja administracji jest jasna: 2026 r. ma być rokiem, w którym nie ma kar za brak wdrożenia KSeF oraz za błędy związane z jego obsługą. To dobra wiadomość, bo daje przestrzeń na testy i na „dopieszczenie” procesu bez presji, że każdy błąd kosztuje. B) Co się nie zmienia: terminy i obowiązek działania KSeF ma wejść etapami: • od 1 lutego 2026 r. obowiązek dla największych firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł • od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dla pozostałych podatników Przewidziano okres przejściowy do końca 2026 przy progu 10 tys. zł miesięcznej sprzedaży brutto (zgodnie z opisywanymi zasadami). Dla tych firm obowiązkowa data to 01 stycznia 2027 r. Najważniejsze: abolicja nie oznacza, że „system może poczekać”. Ona oznacza, że można podejść do tematu spokojniej, ale nadal trzeba go zrobić. Kluczowy haczyk, o którym łatwo zapomnieć: odbiór faktur zaczyna się wcześniej Nawet jeśli Twoja firma formalnie zacznie wysyłać faktury do KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., to od 1 lutego 2026 r. możesz zacząć otrzymywać faktury kosztowe w KSeF od dużych dostawców, którzy wchodzą wcześniej. To oznacza, że w praktyce trzeba być gotowym operacyjnie już od lutego. Dla biur rachunkowych to jest moment, w którym zaczynają się telefony: „nie mam faktury”, „gdzie ona jest”, „czemu nie widać jej w mailu”. Dla managerów to jest moment, w którym rośnie ryzyko opóźnień w księgowaniu kosztów i rozjechania się raportów. Dlaczego „brak kar” nie oznacza „brak problemów” W 2026 r. największym wrogiem nie jest mandat. Największym wrogiem jest nieprzygotowany proces. Najczęściej boli w trzech miejscach: Sprzedaż i cashflow Jeśli faktura nie przejdzie ścieżki poprawnie, cierpi sprzedaż i płatności. A gdy dział handlowy czuje, że fakturowanie „nie działa”, zaczyna szukać obejść, co kończy się bałaganem w danych. Księgowość i koszty Jeśli faktury kosztowe nie trafiają płynnie do księgowości, rośnie ręczna robota: pobieranie, przepisywanie, dopytywanie, pilnowanie statusów. To wciąga czas, który w biurach rachunkowych i tak jest policzony co do godziny. Dostępy i odpowiedzialności KSeF to nie jest tylko „konto”. To są uprawnienia, role, decyzje organizacyjne: kto wystawia, kto odbiera, kto zatwierdza, kto ma wgląd, kto odpowiada za korekty. Jeśli tego nie ustalisz, projekt staje w miejscu, bo każdy czeka na każdego. Co powinno działać w firmie, zanim zacznie się luty i kwiecień W praktyce warto myśleć o dwóch ścieżkach równolegle: sprzedaż i zakupy. Sprzedaż: wystawienie faktury ma być dla użytkownika proste Docelowo użytkownik powinien mieć poczucie, że fakturowanie jest „takie jak zawsze”, tylko w tle pojawia się techniczna wysyłka do KSeF i potwierdzenie. Jeśli wchodzisz w proces, w którym handlowiec musi robić pięć dodatkowych kroków, to prędzej czy później pojawią się obejścia. Zakupy: odbiór faktur kosztowych i przekazanie do księgowości Tu wiele firm wpada w pułapkę: koncentrują się na wystawianiu, a zapominają o odbiorze. A to odbiór faktur kosztowych będzie w 2026 r. pierwszym realnym testem działania organizacji. Trzy sensowne scenariusze przygotowania Nie każda organizacja potrzebuje „wielkiej rewolucji” od razu. Ale każda potrzebuje decyzji. Scenariusz 1: minimum na start Szybkie uruchomienie narzędzia, które pozwala wystawiać i odbierać e-faktury w KSeF. Dobre, gdy liczy się czas. Ryzyko: łatwo o pracę „naokoło”, jeśli procesy w firmie są rozproszone. Scenariusz 2: stabilny proces sprzedaż plus koszty Rozwiązanie, które spina fakturowanie oraz odbiór kosztów i przekazanie do księgowości. To najczęściej najlepszy kompromis między czasem a spokojem operacyjnym. Scenariusz 3: KSeF jako impuls do uporządkowania danych i ERP Jeśli organizacja już dziś cierpi na ręczne działania, rozjechane dane i brak jednego źródła prawdy, KSeF jest dobrym momentem, by to uporządkować. Wtedy zwrot z inwestycji nie wynika z „odhaczenia obowiązku”, tylko z mniejszej liczby błędów i szybszej pracy. Tryb awaryjny i „życie poza idealnym scenariuszem” W dyskusjach o KSeF często przewija się wątek działania w trudnych warunkach: słaby internet, praca w terenie, przeciążenia. Jednym z mechanizmów ma być tryb offline24, opisany jako rozwiązanie na sytuacje, gdy nie da się wysłać faktury do systemu w danym momencie, a dokument trzeba wystawić i dosłać później zgodnie z zasadami. Warto go potraktować jak pas bezpieczeństwa: nie po to, by jeździć szybciej, tylko po to, by nie rozbić się przy pierwszym problemie. Plan 30-60-90 dni, który działa w firmach i biurach rachunkowych Pierwsze 30 dni: porządek i decyzje • wskaż właściciela tematu KSeF po stronie firmy (albo opiekuna projektu po stronie biura) • spisz obieg faktur: sprzedaż i koszty • ustal uprawnienia i odpowiedzialności: kto wystawia, kto odbiera, kto akceptuje • przygotuj listę dokumentów i przypadków „nietypowych” (korekty, zaliczki, cykliczne) Dni 31-60: testy na realnych fakturach • wystawienie faktury sprzedażowej i jej obsługa w systemie • odbiór faktury kosztowej i przekazanie do księgowości • korekta: kto inicjuje, kto zatwierdza, jak to wygląda krok po kroku • instrukcja dla zespołu lub klientów biura: krótka, konkretna, bez prawniczego języka Dni 61-90: stabilizacja i odchudzanie procesu • usuń kroki ręczne tam, gdzie generują błędy • ustaw monitoring statusów dokumentów i prosty system kontroli • dopracuj proces obsługi wyjątków, żeby nie wywracały tygodnia pracy FAQ, które warto mieć pod ręką (szczególnie w biurze rachunkowym) Czy brak kar w 2026 r. oznacza, że można to przesunąć na później? Można próbować, ale ryzykownie. Już od 1 lutego 2026 r. możesz otrzymywać faktury kosztowe w KSeF od największych firm, więc organizacja i tak musi umieć je odebrać i obsłużyć. Czy to jest temat tylko dla IT? Nie. IT jest ważne, ale KSeF dotyka sprzedaży, księgowości, akceptacji kosztów i odpowiedzialności w firmie. Jeśli nie ma właściciela procesu, technologia nie uratuje wdrożenia. Co jest najczęstszą przyczyną problemów? Brak jasnych ról i brak prostego standardu: jak dokument trafia z KSeF do firmy, kto go widzi, kto reaguje i w jakim czasie. Podsumowanie: abolicja to prezent, ale tylko jeśli go wykorzystasz Rok bez kar to nie zachęta do odkładania. To zaproszenie do wdrożenia KSeF bez paniki, w tempie, które pozwala dopracować proces i ochronić ludzi przed chaosem. Jeśli masz wybrać jedną rzecz, od której zaczniesz dziś: upewnij się, że Twoja organizacja umie odebrać fakturę kosztową z KSeF i przypisać ją do właściwej osoby lub miejsca kosztów. Mamy wiedzę, profesjonalną kadrę oraz doświadczenie w całym procesie obsługi KSeF. Zapraszamy do kontaktu z nami. Dane kontaktowe na: www.sbiznes.pl
sBiznes
E-commerce B2B w 2026 roku, cz.2
W e-commerce B2B wzrost sprzedaży to nie tylko lepsza oferta i ceny. W 2026 roku równie ważne staje się to, czy platforma potrafi domknąć proces od zapytania do zamówienia, zapewnić mobilność handlowcom, dostarczać analitykę wspierającą decyzje oraz spiąć sprzedaż z systemami back office, logistyką i obsługą posprzedażową. To właśnie te elementy decydują o tym, czy sprzedaż online w B2B da się skalować bez wzrostu kosztów operacyjnych i bez utraty kontroli nad procesami. W drugiej części skupiamy się na 7 funkcjonalnościach, które budują przewagę operacyjną i przygotowują organizację na dalszą automatyzację, od procesu quote to order, przez PWA i mobilność, analitykę predykcyjną i MCP, integracje z ERP, WMS i CRM, aż po self service portal, zaawansowane scenariusze fulfilmentu oraz stabilność technologii i długoterminowy rozwój systemu. Wszystko omawiamy na przykładzie platformy Hummerce. Proces „quote-to-order” – od zapytania ofertowego do zamówienia W B2B ponad połowa transakcji rozpoczyna się od zapytania ofertowego (RFQ – Request for Quotation). Dlatego platforma B2B musi wspierać pełny proces „quote-to-order”, czyli przekształcanie zapytań w finalne zamówienia w sposób szybki, bezbłędny i zgodny z polityką firmy. Hummerce umożliwia: Tworzenie zapytań ofertowych z koszyka – klient lub handlowiec może w kilka kliknięć zamienić wybrane produkty w formalne zapytanie ofertowe. Negocjacje online i wieloetapowe akceptacje – system wspiera wymianę propozycji, korekt i zatwierdzeń w ramach złożonych procesów decyzyjnych. Szybką konwersję oferty w zamówienie – po akceptacji dokumentu można go natychmiast przekształcić w zamówienie, z automatycznym generowaniem dokumentów PDF. Moduł generowania ofert Moduł ofertowy Hummerce pozwala handlowcom, partnerom i dystrybutorom tworzyć profesjonalne oferty bezpośrednio w panelu e-commerce. Kluczowe korzyści obejmują: Szybsze przygotowanie ofert – szybkie wyszukiwanie produktów, filtrowanie i dodawanie do koszyka w kilka kliknięć. Standaryzacja i spójność wizualna – wszystkie oferty mają jednolity wygląd i pełny zakres wymaganych danych. Elastyczność warunków handlowych – możliwość indywidualnej edycji rabatów, warunków sprzedaży czy dodawania produktów spoza bazy. Automatyczne przekształcenie w zamówienie – jedno kliknięcie pozwala konwertować ofertę w zamówienie, eliminując błędy. Dostępność 24/7 i historia ofert – zapisane dokumenty można w dowolnym momencie edytować, wysyłać ponownie lub zamieniać w zamówienia. Elastyczna konfiguracja kont i uprawnień – wsparcie dla różnych typów użytkowników (handlowcy, dystrybutorzy, dealerzy) z indywidualnymi uprawnieniami. Dzięki tym funkcjonalnościom platforma Hummerce w pełni wspiera zarządzanie procesami zakupowymi, w tym workflow, wieloetapowe zatwierdzanie zamówień, obsługę faktur, historii zakupów oraz zwrotów i reklamacji. Jest to absolutny fundament dla klientów korporacyjnych, gdzie procesy zakupowe są skomplikowane i rozłożone na wielu użytkowników. Mobilność i Progressive Web App (PWA) W nowoczesnym e-commerce B2B handlowcy pełnią rolę doradców sprzedażowych, a nie tylko osób przyjmujących zamówienia. Kluczowym elementem zwiększającym ich efektywność jest mobilność, pozwalająca zarządzać relacjami z klientami i finalizować transakcje w terenie. Hummerce oferuje pełen dostęp mobilny do systemu: Dostęp do katalogu produktów, cen, dostępności i historii zamówień w dowolnym miejscu i czasie. Tryb offline – nawet bez internetu handlowcy mogą przeglądać dane o klientach, przygotowywać zamówienia i notować szczegóły spotkań; po powrocie do online wszystkie informacje synchronizują się automatycznie. Szybkie składanie zamówień i konfiguracje produktów – możliwość tworzenia złożonych zamówień, korzystania z konfiguratorów oraz dobierania zestawów i dodatków. Wsparcie decyzji sprzedażowych – rekomendacje produktowe, predykcja potrzeb klientów oraz podpowiedzi dotyczące rabatów i ofert zwiększających wartość koszyka. Zarządzanie relacjami z klientem – dostęp do notatek, historii kontaktów, limitów budżetowych i statusów zamówień, co pozwala utrzymać spójność komunikacji. Progressive Web App (PWA) w Hummerce PWA to rozwiązanie, które łączy zalety natywnej aplikacji mobilnej i klasycznej strony internetowej: Błyskawiczne działanie nawet przy słabym internecie. Instalacja jednym kliknięciem, z ikoną sklepu na ekranie telefonu. Tryb offline i pełnoekranowy interfejs, działający jak aplikacja. Dostęp do funkcji urządzenia, np. geolokalizacji, aparatu, powiadomień. Brak konieczności publikacji w App Store czy Google Play. Korzyści biznesowe z PWA: Wyższa lojalność klientów dzięki łatwemu dostępowi do sklepu. Niższy współczynnik odrzuceń i szybsze ładowanie stron. Możliwość zakupów offline, kluczowa dla handlowców w terenie. Poprawa mobilnej konwersji dzięki wydajności i lepszej czytelności. Obniżenie kosztów – jedna wersja na wszystkie systemy i aktualizacje w czasie rzeczywistym. Analityka predykcyjna, dane biznesowe i MCP (Model Context Protocol) W nowoczesnym e-commerce B2B samo zbieranie danych nie wystarcza – kluczowa jest ich analiza w czasie rzeczywistym oraz zdolność do przekształcania informacji w konkretne rekomendacje biznesowe. Dzięki temu firmy mogą szybciej podejmować decyzje, minimalizować ryzyko i maksymalizować przychody, zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym. Hummerce oferuje rozbudowane funkcje analityczne, które wspierają cały proces sprzedaży B2B, m.in.: Rekomendacje produktowe i wsparcie decyzji handlowych – Hummerce generuje propozycje produktów i zestawów w oparciu o historię zakupów, preferencje klientów oraz trendy rynkowe, co zwiększa wartość koszyka i skraca czas finalizacji zamówień. Integracja z Looker Studio i innymi źródłami danych – platforma umożliwia łączenie danych z ERP, CRM, WMS oraz systemów marketingowych w celu budowy zaawansowanych raportów, dashboardów KPI i analiz strategicznych. Dodatkowo platforma wspiera: segmentację klientów i analizę wartości zamówień, wykrywanie trendów zakupowych i sezonowości, synchronizację danych z ERP, WMS i CRM, zapewniając spójność operacyjną i finansową w całym ekosystemie IT. MCP – analityka gotowa na AI i automatyzację procesów Istotnym elementem rozwoju analityki w Hummerce jest wsparcie dla MCP (Model Context Protocol) – warstwy komunikacyjnej typu API pod AI, która umożliwia bezpieczne i kontekstowe udostępnianie danych systemowych modelom językowym oraz narzędziom automatyzacji. Dzięki MCP platforma może: udostępniać dane sprzedażowe, produktowe i klienckie modelom AI w kontrolowany i kontekstowy sposób, komunikować się z narzędziami typu n8n, umożliwiając budowę zaawansowanych workflow opartych na danych z e-commerce, ERP i CRM, zasilać modele językowe aktualnymi danymi biznesowymi, co pozwala tworzyć inteligentnych asystentów sprzedaży, analityków AI czy systemy wspierające decyzje handlowe i operacyjne. W praktyce MCP umożliwia wykorzystanie analityki nie tylko do raportowania, ale także do automatyzacji rekomendacji, generowania insightów w czasie rzeczywistym oraz integracji e-commerce z ekosystemem AI organizacji. Dzięki połączeniu zaawansowanej analityki, integracji danych oraz MCP, analityka w Hummerce staje się aktywnym elementem ekosystemu decyzyjnego — realnie wspierając sprzedaż B2B, zwiększając efektywność operacyjną i przygotowując organizację na dalszą automatyzację oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji. Integracje z systemami backend (ERP, WMS/OMS, CRM) i innymi narzędziami Nowoczesna platforma B2B nie funkcjonuje w izolacji – musi być zintegrowana z systemami backendowymi i zewnętrznymi, aby zapewnić spójność danych, automatyzację procesów i pełną kontrolę nad sprzedażą. Hummerce oferuje szeroki wachlarz integracji obejmujących: ERP i CRM – synchronizacja danych o produktach, stanach magazynowych, klientach, cennikach, warunkach handlowych oraz dokumentach handlowych (zamówienia, faktury, statusy realizacji). Systemy księgowe i magazynowe – automatyczna aktualizacja stanów magazynowych, zarządzanie zapasami i dokumentacją. Logistyka i kurierzy – obsługa wysyłek bezpośrednio z platformy, automatyzacja wyboru przewoźnika i przesyłanie danych o paczkach. Kanały sprzedaży i marketplace’y – integracja z platformami zewnętrznymi umożliwia prowadzenie sprzedaży wielokanałowej z jednego panelu. Systemy płatności – integracja z popularnymi metodami płatności zapewnia bezpieczne przetwarzanie transakcji. Narzędzia marketingowe i automatyzacja – połączenie z systemami marketingowymi, PIM-ami, porównywarkami cen i kanałami sprzedaży. Zalety integracji w Hummerce Spójność i aktualność danych – jedno źródło prawdy eliminuje rozbieżności między systemami. Automatyzacja procesów – zamówienia przekazywane są automatycznie do ERP/WMS, synchronizowane są stany magazynowe i ceny, generowane dokumenty handlowe i logistyczne. Skalowalność i elastyczność – możliwość integracji z wieloma systemami pozwala rozbudowywać e-commerce wraz z rozwojem firmy. Wielokanałowość – integracje umożliwiają obsługę marketplace’ów, kanałów sprzedaży, logistyki i płatności z jednego centralnego systemu. Self‑service portal klienta Nowoczesny e-commerce B2B powinien umożliwiać klientom samodzielny dostęp do kluczowych informacji i zarządzanie swoimi zakupami bez konieczności kontaktu z handlowcem. Panel klienta (self‑service portal) pozwala na: Podgląd historii zamówień i statusów realizacji – klient może sprawdzić, które zamówienia są w trakcie realizacji, zakończone lub opóźnione. Dostęp do faktur i dokumentów handlowych – pobieranie faktur, dokumentacji technicznej czy certyfikatów bez udziału działu sprzedaży. Zarządzanie wieloma opcjami dostawy i magazynami – możliwość wyboru magazynu, adresu dostawy czy oddziału firmy, co odzwierciedla strukturę organizacyjną klienta B2B. Obsługa warunków płatności i limitów kredytowych – samodzielne sprawdzanie dostępnych limitów, zarządzanie terminami płatności i kredytami, co usprawnia negocjacje finansowe. Dzięki temu portal znacząco poprawia doświadczenie zakupowe, przyspiesza procesy i ogranicza konieczność bezpośredniego angażowania handlowców w rutynowe operacje. Bogate opcje logistyczne i fulfilmentowe W B2B logistyka i fulfilment są często bardziej skomplikowane niż sama sprzedaż. Platforma e-commerce musi umożliwiać efektywne zarządzanie magazynami, dostawami i harmonogramami realizacji, aby skalowanie biznesu było możliwe bez błędów. Hummerce zapewnia: Obsługę wielu magazynów i oddziałów – możliwość rezerwacji, wyboru magazynu oraz wysyłki z różnych lokalizacji w zależności od struktury klienta i rodzaju zamówienia. Zarządzanie stanami magazynowymi i back‑orders – kontrola rozbieżności stanów, częściowe realizacje zamówień oraz harmonogramowanie dostaw zgodnie z wymaganiami klienta. Różnorodne opcje dostawy i umowy logistyczne – elastyczne zarządzanie transportem, w tym opcje ekspresowe, standardowe i kontraktowe, z uwzględnieniem specyfiki zamówień B2B. Integrację z systemami logistycznymi i kurierskimi oraz WMS/OMS – automatyzacja fulfilmentu, minimalizacja błędów i szybka realizacja zamówień. Dzięki tym funkcjom firmy B2B mogą skutecznie zarządzać złożonymi procesami logistycznymi, zapewniając terminowość dostaw i wysoki poziom satysfakcji klientów. Stabilność technologii i długoterminowy rozwój systemu W B2B niezawodność platformy e-commerce to fundament biznesu. System musi działać szybko i stabilnie, nawet przy dużych katalogach produktów i wzmożonym ruchu użytkowników. Kluczowe aspekty to: Wysoka dostępność i wydajność – platforma powinna zapewniać płynne działanie przy setkach tysięcy produktów i wielu jednoczesnych użytkownikach. Wielopoziomowy system cache i odporność na obciążenia – cache’owanie danych i fragmentów stron minimalizuje ryzyko spowolnień, nawet przy szczytowym ruchu. Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami – ochrona danych, zgodność z RODO oraz mechanizmy obrony przed atakami DDoS. Hummerce spełnia wszystkie te standardy, zapewniając firmom B2B bezpieczeństwo, stabilność i spokój operacyjny, co pozwala rozwijać sprzedaż i ekspansję na nowe rynki. Długoterminowa współpraca i ewolucyjny rozwój Hummerce zakłada, że wdrożenie platformy to dopiero początek współpracy. Firma oferuje ciągłe wsparcie serwisowe i rozwój systemu: Monitoring 24/7 i SLA Enterprise – szybkie reagowanie na awarie, pełna odpowiedzialność za działanie sklepu i minimalizacja ryzyk operacyjnych. Ewolucyjny model rozwoju – kolejne wersje platformy są kompatybilne z poprzednimi, co pozwala dodawać nowe funkcje i moduły stopniowo, bez konieczności migracji lub przestojów technicznych. Program Deweloperski – regularne aktualizacje, rozwój front‑endu i back‑endu oraz możliwość współfinansowania nowych modułów w odpowiedzi na potrzeby rynku. Dzięki temu sklep rośnie razem z firmą i adaptuje się do zmiennych warunków rynkowych i technologicznych. Technologiczne fundamenty i skalowalna architektura Hummerce bazuje na sprawdzonych technologiach i wysokiej jakości kodzie, co przekłada się na stabilność, bezpieczeństwo i przewidywalność rozbudowy systemu. Architektura platformy umożliwia: Integrację nowych modułów i funkcji bez zakłócania działania istniejącego systemu. Skalowanie wydajności – obsługę dużych katalogów, wielu użytkowników i wysokiego ruchu dzięki efektywnym mechanizmom cache i odporności na obciążenia. Bezpieczeństwo i kontrolę dostępu – role i uprawnienia, ochrona danych kontrahentów, faktur i transakcji. Łączenie z systemami zewnętrznymi – integracja z ERP, WMS, CRM, middleware, API czy EDI, umożliwiająca rozbudowę platformy wraz z biznesem. Dzięki tym rozwiązaniom Hummerce minimalizuje ryzyko awarii, problemów z danymi i komplikacji przy rozbudowie, gwarantując długoterminową stabilność i skalowalność systemu dla firm B2B. Podsumujmy to wszystko E-commerce B2B w 2026 roku to znacznie więcej niż klasyczny sklep internetowy. To cyfrowe centrum operacyjne, które łączy sprzedaż, automatyzację procesów, personalizację, analitykę i integracje w jednym miejscu. Firmy, które wdrożą kluczowe funkcjonalności opisane w artykule – od AI-driven commerce, poprzez konfiguratory produktów, zaawansowane konta firmowe, integracje z ERP, WMS, CRM i marketplace’ami, aż po bezpieczeństwo, stabilność systemu i narzędzia mobilne – zyskują realną przewagę konkurencyjną. Korzyści z takiego podejścia są wymierne i wielowymiarowe: krótszy proces zakupowy, wyższa średnia wartość koszyka, niższe koszty obsługi klienta, lepsze dane analityczne i większa lojalność kluczowych klientów. Dzięki zautomatyzowanym procesom, inteligentnym rekomendacjom, personalizacji cen i ofert oraz integracjom w czasie rzeczywistym, handlowcy mogą skupić się na budowaniu relacji biznesowych, zamiast tracić czas na ręczne wprowadzanie danych czy obsługę zamówień. Hummerce, dzięki modułowej architekturze, rozbudowanym integracjom i narzędziom AI, pozwala w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnego e-commerce B2B. System zapewnia stabilność, skalowalność i bezpieczeństwo dzięki SLA Enterprise, a jednocześnie umożliwia rozwój funkcjonalności w długiej perspektywie – od rozbudowy katalogu produktów, poprzez obsługę wielu magazynów i dostawców, aż po wprowadzanie nowych modułów i integracji zgodnie z potrzebami firmy. W praktyce oznacza to możliwość zwiększania sprzedaży, budowania długofalowych relacji z klientami i partnerami, poszerzania rynków zbytu oraz wprowadzania innowacji produktowych bez ryzyka przestojów czy problemów technicznych. Dlaczego te funkcjonalności stanowią fundament silnej platformy B2B? Elastyczność procesów zakupowych – konta firmowe, role, zatwierdzenia i spersonalizowane ceny są niezbędne, aby platforma była akceptowana przez klientów korporacyjnych. Obsługa sprzedaży hurtowej i powtarzalnej – funkcje bulk-order, ponownego zamawiania, rozbudowany katalog czy wielomagazynowość są kluczowe dla efektywnej obsługi klientów B2B. Integracje z ERP, WMS i CRM – zapewniają spójność danych i płynność procesów, eliminując błędy operacyjne i problemy logistyczne. Self-service i automatyzacja – portale klienta, automatyczne workflow i powiadomienia redukują koszty operacyjne, przyspieszają realizacje i zwiększają satysfakcję klienta. Analityka predykcyjna i raportowanie – umożliwia podejmowanie decyzji opartych na danych, co przekłada się na przewagę strategiczną i przewidywalność działań biznesowych. Wydajność, skalowalność i bezpieczeństwo – fundamenty dla przetrwania przy dużym obciążeniu, obsługi kluczowych klientów i dynamicznego rozwoju firmy. Wdrożenie nowoczesnej platformy B2B, takiej jak Hummerce, to nie koszt, lecz inwestycja w przewagę konkurencyjną i rozwój biznesu w erze cyfrowej transformacji. Firmy, które odpowiednio przygotują swoją infrastrukturę, procesy i strategie sprzedaży online, uzyskają w 2026 roku elastyczność, skalowalność i możliwość szybkiego reagowania na potrzeby rynku, a tym samym zwiększą swoją konkurencyjność, efektywność operacyjną i satysfakcję klientów.
BłażejŁukomski
Odpowiedzialność magazynowa w praktyce.
Rozpoczęcie świadczenia usług magazynowych dla klientów zewnętrznych to nie tylko wyzwanie logistyczne, ale także odpowiedzialność, zarówno w sensie prawnym, jak i operacyjnym. Przechowywanie mienia podmiotów trzecich wiąże się z ryzykiem, które musi być odpowiednio zarządzane, opisane w umowach i zabezpieczone ubezpieczeniowo. Niedopatrzenia w tym obszarze mogą skutkować poważnymi konsekwencjami o charakterze finansowym i prawnymi, a dodatkowo źle oddziaływać na reputację organizacji. Operator magazynowy, który przyjmuje towary klientów, bierze na siebie szereg zobowiązań od zachowania należytej staranności w przechowywaniu mienia, przez terminowe i prawidłowe wykonanie operacji, aż po odpowiedź w sytuacjach wyjątkowych, takich jak zniszczenie towaru, kradzież, zalanie czy niezgodność inwentaryzacyjna. Nawet jeśli szkoda powstała z przyczyn niezależnych od magazynu jak np. w wyniku awarii systemu, przerwy w dostawie prądu czy nieprawidłowego działania oprogramowania klient może dochodzić roszczeń na drodze cywilnej. Dlatego tak istotne jest zrozumienie, jaki zakres odpowiedzialności przyjmujemy na siebie i jakie mechanizmy pozwalają to ryzyko ograniczyć – zarówno organizacyjnie, jak i formalnie. Ubezpieczenie OC działalności a mienie klientów Podstawowym zabezpieczeniem operatora logistycznego jest ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC). Pokrywa ono szkody wyrządzone osobom trzecim w związku z prowadzoną działalnością na przykład uszkodzenie towaru w wyniku kolizji z wózkiem widłowym czy nieprawidłowego składowania. Istotne jest jednak, aby polisa obejmowała również tzw. OC za mienie powierzone. Nie każda standardowa polisa zawiera ten zakres, a to właśnie on chroni przed odpowiedzialnością za towar należący do klienta, który tylko znajduje się w naszej przestrzeni magazynowej. Kolejnym rodzajem ubezpieczenia, o którym warto pamiętać, jest ubezpieczenie mienia osób trzecich od ryzyk nazwanych lub wszystkich ryzyk (all risk). Może być zawarte przez operatora magazynu lub bezpośrednio przez klienta, ale powinno być jasno opisane w umowie. Ważne jest, by określić, kto ponosi odpowiedzialność w przypadku szkody i na jakich zasadach będzie ustalana jej wysokość. Różnice inwentaryzacyjne i ich konsekwencje Jednym z najczęściej pomijanych ryzyk są różnice inwentaryzacyjne, czyli rozbieżności między stanem systemowym a fizycznym. Mogą wynikać z błędów kompletacyjnych, pomyłek w ewidencji, niezgodności w dostawach lub w skrajnych przypadkach z działań nieuczciwych. Choć często są to straty jednostkowe, w dłuższej perspektywie potrafią generować znaczące koszty. W relacji z klientem różnice inwentaryzacyjne mogą prowadzić do trudnych rozmów, utraty zaufania, a nawet sporów sądowych. Dlatego konieczne jest precyzyjne określenie zasad prowadzenia inwentaryzacji – zarówno cyklicznych, jak i rocznych, a także sposobu raportowania różnic i procedury reklamacyjnej. Umowa powinna jasno wskazywać, kto odpowiada za rozbieżności, jak będą dokumentowane oraz w jakim trybie będą kompensowane. Najlepszym sposobem na ograniczenie ryzyka prawnego jest dobrze przygotowana umowa. Powinna zawierać m.in. szczegółowy opis zakresu świadczonych usług, sposób dokumentowania operacji, warunki ubezpieczenia, zasady odpowiedzialności stron oraz procedury reklamacyjne. Ważne jest również wskazanie, które dane będą traktowane jako wiążące: czy są to raporty z WMS, potwierdzenia dostaw, protokoły zdawczo-odbiorcze oraz jak strony będą postępować w razie niezgodności. Nie mniej istotne są zapisy dotyczące siły wyższej, terminów zgłaszania reklamacji, zakresu odpowiedzialności finansowej (np. ograniczenia odpowiedzialności do wartości towaru lub określonego pułapu) oraz okresu przechowywania dokumentacji. Brak umowy lub posługiwanie się szablonem przygotowanym na potrzeby innej działalności może w przypadku sporu działać na niekorzyść operatora magazynowego zwłaszcza jeśli klient jest dużą organizacją z profesjonalnym działem prawnym. Praktyczne sposoby ograniczania ryzyka operacyjnego Oprócz zabezpieczeń prawnych i ubezpieczeniowych warto wdrożyć procedury organizacyjne, które zmniejszają ryzyko błędu lub zaniedbania. Należy do nich m.in. podwójna weryfikacja stanów przy przyjęciu towaru, kontrola dokumentów przewozowych, oznaczanie partii i terminów ważności, czy monitoring operacji przy pomocy systemu WMS. Istotna jest również edukacja zespołu – zwłaszcza w zakresie odpowiedzialności za błędy operacyjne i dokumentacyjne. Dobrą praktyką jest prowadzenie regularnych audytów wewnętrznych, testów zgodności stanów oraz śledzenie wskaźników jakościowych (np. liczby reklamacji, odchyleń inwentaryzacyjnych, błędów kompletacyjnych). Pozwala to nie tylko wykrywać problemy na wczesnym etapie, ale także budować kulturę odpowiedzialności w zespole. Podsumowanie Ryzyka prawne i operacyjne w usługach magazynowych nie są hipotetyczne są realne i nieuniknione. Różnica między sprawnym operatorem a firmą pogrążoną w konfliktach z klientami polega na tym, jak te ryzyka są identyfikowane, zarządzane i dokumentowane. Solidna umowa, odpowiednie ubezpieczenia, spójne procedury i stała kontrola jakości to podstawowe elementy profesjonalnej obsługi. Świadoma praca nad tym obszarem nie tylko zabezpiecza przed stratami, ale buduje wiarygodność operatora i długofalowe zaufanie klientów.
AVOCADO Soft
Zmiana systemu finansowo-księgowego krok po kroku
Każdy, kto choć raz przymierzał się do wymiany systemu finansowo-księgowego, doskonale wie, że nie jest to zwykłe wdrożenie, tylko projekt, który ze względu na swoją skalę i fakt, że dotyka wielu newralgicznych procesów, potrafi nadwyrężyć cierpliwość wszystkich zaangażowanych. Dobrze zaplanowany może jednak przynieść zupełnie nową jakość pracy. Jeśli zatem przygotowujesz się do zmiany systemu finansowo-księgowego w swojej firmie, koniecznie przeczytaj ten poradnik. Dowiedz się z niego, kiedy najlepiej zaplanować wdrożenie, jak przygotować procesy i dane oraz na jakie nieoczywiste aspekty zwrócić uwagę, wybierając oprogramowanie księgowe dla swojej firmy. Dlaczego warto zdecydować się na zmianę systemu finansowo-księgowego? Wybór systemu finansowo-księgowego to jedna z tych decyzji, które potrafią zawarzyć na funkcjonowaniu całej firmy. Dlaczego? Bo to właśnie w takim programie są gromadzone dane, które stanowią podstawę większości decyzji biznesowych, czyli np. informacje o: kosztach i przychodach, rozliczeniach, płynności finansowej, zobowiązaniach wobec kontrahentów. Dobrze dobrane oprogramowanie nie tylko umożliwia prowadzenie ksiąg, ale też wspiera zarządzanie – pozwala szybciej analizować wyniki, planować budżety, kontrolować przepływy i reagować na zmiany. Pod jednym warunkiem: że system księgowy jest dobrze dopasowany i faktycznie nadąża za potrzebami firmy. Nie każda organizacja ma to szczęście, by od razu trafić na rozwiązanie, które rośnie razem z nią. Czasem problemem jest zbyt pobieżna analiza potrzeb na etapie wyboru, a czasem – po prostu upływ czasu. System, który działał świetnie dekadę temu, dziś może okazać się przestarzały technologicznie i trudny do integracji z nowoczesnymi narzędziami. W takim przypadku dalsze „łatane” oprogramowania aktualizacjami po prostu nie ma sensu. Jak poznać, że nadszedł czas na zmianę systemu finansowo-księgowego? W każdej firmie te sygnały mogą wyglądać nieco inaczej, ale najczęściej o potrzebie wymiany systemu finansowo-księgowego świadczy to, że: obecny system nie radzi sobie ze skalą działalności – nie da się przygotować bardziej zaawansowanych raportów i analiz (np. rentowność projektu, MPK) ze względu na braki funkcjonalne obecnego systemu, pojawiają się limity danych możliwych do gromadzenia i przetwarzania w systemie, czy też problemy z ich archiwizacją, brakuje integracji, dlatego dane trzeba ręcznie przenosić między modułami lub uzupełniać w Excel’u, producent przestał rozwijać produkt albo zapowiada zakończenie wsparcia, zmiany przepisów (np. KSeF, JPK) wymagają kosztownych i doraźnych modyfikacji, których producent systemu nie jest w stanie dostarczać w odpowiednim czasie firma się zmienia – następuje fuzja, przejęcie, reorganizacja, wejście do grupy kapitałowej, dynamiczny wzrost lub cyfryzacja procesów. Każda z tych sytuacji to sygnał, że utrzymanie starego systemu przestaje być rozwiązaniem, a staje się ryzykiem – dla danych, raportów i stabilności pracy zespołu. Kiedy jest najlepszy moment na zmianę systemu księgowego? Wymiana systemu finansowo-księgowego wymaga nie tylko budżetu, ale przede wszystkim czasu i spokoju organizacyjnego. Dlatego warto zaplanować ją tak, by nie kolidowała z terminami sprawozdawczymi ani sezonami o dużym obciążeniu pracą. W praktyce najlepiej przeprowadzić wdrożenie: na początku roku obrotowego – wtedy wszystkie rozliczenia są już zamknięte, a nowy system można uruchomić „na czysto”, bezpośrednio po zamknięciu roku i złożeniu deklaracji – szczególnie w firmach, w których rok obrotowy nie pokrywa się z kalendarzowym, po ważnej zmianie, np. audycie czy reorganizacji. Wymiana systemu w środku roku ma miejsce najczęściej wówczas, gdy projekt się przesunął. Nie jest to jednak rozwiązanie optymalne, bo wymaga przeniesienia sald i rozliczenia poprzednich miesięcy, a często też równoległego księgowania w starym i nowym systemie (przez 1-2 miesiące), by upewnić się, że dane są spójne. Dobrze zaplanowany moment wdrożenia daje czas, by spokojnie przenieść dane, przetestować procesy i przy okazji uporządkować obieg dokumentów. Bo zmiana systemu finansowo-księgowego to nie tylko kwestia technologii – to także okazja, by usprawnić sposób pracy. Jak przeprowadzić wdrożenie/zmianę oprogramowania finansowo-księgowego? Podejść do wdrożenia systemu finansowo-księgowego jest wiele, ale w praktyce większość projektów można zamknąć w pięciu głównych etapach. Ich kolejność jest dość uniwersalna, choć tempo zawsze zależy od specyfiki organizacji: im prostsze procesy i mniejsza skala działalności, tym szybciej można przejść kolejne fazy. Poniżej znajdziesz orientacyjną mapę całego procesu wdrożenia. Potraktuj ją jako punkt odniesienia, aby zobaczyć, z czym przyjdzie się zmierzyć i jak rozłożyć działania w czasie. Więcej szczegółowych informacji o każdym z etapów znajdziesz w dalszej części tego poradnika. Tabela. Etapy wdrożenia systemu finansowo-księgowego – plan krok po kroku Faza 1: Diagnoza potrzeb Faza diagnozy zwykle składa się z trzech kroków: inwentaryzacji obecnych systemów, analizy potrzeb użytkowników oraz zaprojektowania planu wdrożenia. Warto podejść do tego z rozwagą, bo to etap, który w dużej mierze przesądza o sukcesie całego projektu. Dobrze przeprowadzona diagnoza pozwala dobrze zmapować potrzeby firmy, dobrać odpowiedni system oraz zorganizować proces wdrożenia tak, by przebiegł bez niespodzianek. Krok 1.1: Inwentaryzacja obecnych systemów Zanim zaczniesz wybierać nowe rozwiązanie, musisz dobrze poznać to, co już masz. W praktyce oznacza to stworzenie mapy wszystkich systemów, które uczestniczą w procesach finansowo-księgowych w firmie. Co warto zrobić: spisz wszystkie wykorzystywane systemy – finansowo-księgowy, magazyn, kadry i płace, CRM, e-commerce, produkcja, zidentyfikuj integracje: automatyczne (API, pliki, integratory), ręczne (import/eksport CSV, przepisywanie danych), przejrzyj politykę rachunkowości – upewnij się, jakie zbiory danych formalnie tworzą księgi rachunkowe. Najczęstszy błąd na tym etapie to pomijanie „nieoficjalnych” obejść – dodatkowych arkuszy Excel, plików pomocniczych czy rejestrów, które w praktyce stanowią część systemu. To właśnie one często okazują się później największym problemem przy migracji danych. Krok 1.2: Analiza potrzeb Gdy już wiesz, jak wygląda obecne środowisko systemowe, czas zrozumieć, czego naprawdę potrzebuje zespół. Najlepszym sposobem jest krótki warsztat z użytkownikami – przedstawicielami księgowości, controllingu, magazynu, sprzedaży czy HR.W jego trakcie warto odpowiedzieć sobie na trzy proste pytania: co w obecnym systemie najbardziej przeszkadza? jakie procesy są obsługiwane ręcznie, a mogłyby być zautomatyzowane? jakich raportów lub danych brakuje na co dzień? Na tej podstawie przygotuj listę wymagań i podziel je na trzy kategorie: Must-have – bez tego system nie spełni swojej roli (np. obsługa KSeF, integracja z bankiem, automatyczne raporty), Nice-to-have – przydatne, ale niekonieczne na start (np. aplikacja mobilna, zaawansowany BI), Out of scope – pomysły, które można odłożyć na później. Najczęstszy błąd na tym etapie to formułowanie wymagań zbyt ogólnie, np. „system ma być nowoczesny”. Aby ułatwić sobie wybór, takie oczekiwania najlepiej zdefiniować konkretnie: „system ma automatycznie rozliczać różnice kursowe metodą FIFO” albo „umożliwiać księgowanie bezpośrednio z rejestru VAT”. Czy wiesz, że… wielu księgowych obawia się ręcznego przepisywania Bilansu Otwarcia (BO) i kartotek. Nowoczesne systemy księgowe, takie jak Symfonia Finanse i Księgowość, posiadają możliwość szybkiego importu danych z plików Excel. Zamiast ręcznie wprowadzać tysiące zapisów, wystarczy wyeksportować dane ze starego systemu do arkusza kalkulacyjnego, dopasować je do wymaganego układu kolumn lub skorzystać z gotowych wzorców przygotowanych przez partnerów wdrożeniowych. To sprawia, że system jest „zasilony” danymi historycznymi i gotowy do pracy niedługo po wdrożeniu. Krok 1.3: Opracuj projekt wdrożenia Na koniec tej fazy trzeba ustalić, kto i w jaki sposób poprowadzi projekt, a zatem: powołać właściciela projektu – zwykle CFO lub głównego księgowego, wyznaczyć lidera IT, który zadba o kwestie techniczne i komunikację z dostawcą, wybrać key userów z najważniejszych działów – to oni będą testować, zgłaszać uwagi i pomagać reszcie zespołu. Przygotuj też krótki harmonogram (np. w podziale na miesiące) oraz mapę ryzyk – z prostymi planami awaryjnymi. Faza 2: Wybór systemu i partnera wdrożeniowego Analiza potrzeb może prowadzić do różnych wniosków.Czasem wystarczy dokupić brakujący moduł lub lepiej skonfigurować obecne rozwiązanie. Innym razem dopiero wdrożenie zupełnie nowego systemu daje szansę na realną zmianę – np. integrację rozproszonych modułów, automatyzację księgowań czy obsługę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zanim więc podejmiesz decyzję o zakupie, upewnij się, że nie da się osiągnąć tych samych celów, korzystając z obecnego oprogramowania. Bywa, że niektóre funkcje już istnieją, tylko nikt z zespołu ich nie używa albo wymagają jedynie dodatkowego modułu. Wymiana systemu to poważna decyzja – kosztowna, czasochłonna i wymagająca dużego zaangażowania. Jeśli jednak diagnoza potwierdzi, że zmiana jest konieczna, przejdź do kolejnego kroku. Krok 2.1: Rozpoznanie rynku Rynek systemów finansowo-księgowych jest dziś bardzo szeroki – od rozwiązań dla mikrofirm po kompleksowe platformy ERP. Dlatego na początku stwórz krótką listę 3–5 systemów, które spełniają Twoje wymagania. Weź pod uwagę: rekomendacje z rynku lub od firm z podobnym profilem działalności, zgodność z listą Twoich „must-have”, orientacyjny budżet i model licencjonowania (abonament, jednorazowy zakup, chmura vs instalacja lokalna), możliwość przetestowania wersji demonstracyjnej. To ostatnie kryterium ma szczególne znaczenie.Dobre demo pozwala ocenić system w praktyce – zobaczyć, jak faktycznie obsługuje procesy (np. księgowanie faktur, raporty VAT, integrację z bankiem) i czy działa płynnie end-to-end. Niektórzy producenci, np. Symfonia, udostępniają dwie wersje demo: interaktywną, czyli wirtualną prezentację prowadzoną przez lektora – bez instalacji, oraz instalowaną wersję testową, którą można pobrać na komputer i samodzielnie przetestować przez 30 dni. To dobry sposób, by sprawdzić, czy system pasuje do realnych scenariuszy pracy, zanim zapadnie decyzja o wdrożeniu. Najczęstszy błąd na tym etapie to wybór wyłącznie na podstawie ceny licencji.Często tańsze rozwiązania generują później znacznie wyższe koszty wdrożenia, integracji i utrzymania. Krok 2.2: Decyzja Po testach przychodzi moment na wybór systemu i partnera wdrożeniowego. To etap, w którym warto zachować szczególną ostrożność – bo to właśnie zapisy w umowie i zakres współpracy zadecydują o tym, jak projekt będzie wyglądał w praktyce. W proces podejmowania decyzji warto zaangażować przedstawicieli różnych obszarów firmy: dział finansów (CFO, główny księgowy), który odpowiada za stronę merytoryczną, zgodność z przepisami i potrzeby raportowe, dział IT, który dba o infrastrukturę, integracje i bezpieczeństwo danych, key userów, czyli kluczowych użytkowników systemu, którzy najlepiej znają codzienne procesy i wiedzą, gdzie dziś pojawiają się problemy, zarząd – podejmuje ostateczną decyzję budżetową i nadaje projektowi priorytet w firmie. Faza 3: Przygotowanie do wdrożenia systemu księgowo-finansowego To etap wymagający ścisłej współpracy między dostawcą, działem IT i księgowością. Od jego jakości zależy, czy start systemu przebiegnie spokojnie, czy skończy się w pośpiechu poprawkami „na gorąco”. Krok 3.1: Migracja danych Migracja, czyli przeniesienie wszystkich niezbędnych informacji ze starego systemu do nowego, to jeden z najbardziej wrażliwych momentów całego wdrożenia – od jego jakości zależy, czy dane w nowym środowisku będą spójne i wiarygodne. Obejmuje ona przede wszystkim słowniki (kontrahenci, towary, plan kont, pracownicy), a także salda bilansowe na dzień startu. Niekiedy, oprócz tego, do nowego systemu przenosi się również historię dokumentów (zazwyczaj z ostatnich 2–3 lat) oraz szczegółowe kartoteki analityczne. Jak wygląda proces migracji danych do systemu finansowo-księgowego w praktyce? Jeśli do nowej bazy danych mają trafić nie tylko słowniki, ale także zapisy ksiąg z okresów sprzed wdrożenia, konieczne jest przeprowadzenie testów przeliczeń. Ich celem jest sprawdzenie, czy np. zestawienie obrotów i sald za ten sam okres wygenerowane w starym i nowym systemie daje identyczny wynik. To ważny etap weryfikacji poprawności przeniesionych danych — i jeden z tych, których absolutnie nie warto pomijać. Warto też pamiętać, że nawet jeśli do nowego systemu przenoszona jest cała historia danych, to ma ona charakter pomocniczy. Z formalnego punktu widzenia księgi rachunkowe za okresy sprzed wdrożenia pozostają księgami utworzonymi w starym systemie – to właśnie jego nazwa powinna widnieć na wydrukach, zgodnie z art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Dlatego, jeśli planujesz wyłączenie starego systemu, należy: przenieść jego zbiory na trwały nośnik (lub je wydrukować), zabezpieczyć je zgodnie z wymogami przechowywania ksiąg określonymi w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości. Warto też pamiętać o kwestiach ochrony danych osobowych – jeśli migrujesz słowniki pracowników lub kontrahentów, to w świetle przepisów RODO oznacza przekazanie danych. Szybki start pracy z programem księgowym Rozpoczęcie pracy z systemem księgowym nie musi oznaczać długiej konfiguracji. Symfonia Finanse i Księgowośćto przykład programu księgowego, który oferuje rozwiązania przyspieszające start pracy z programem: domyślny plan kont, standardowe typy dokumentów oraz rejestry VAT zgodne z aktualnymi przepisami. Dodatkowo możesz korzystać z wzorców księgowań, czyli szablonów ułatwiających wprowadzanie powtarzalnych dokumentów. Dzięki temu wystarczy dostosować plan kont do specyfiki firmy i już po krótkiej konfiguracji możesz zaksięgować pierwszy dokument. Krok 3.2: Konfiguracja i parametryzacja systemu finansowo-księgowego Konfiguracja i parametryzacja systemu to moment, w którym nowe oprogramowanie zaczyna nabierać kształtu. To właśnie tutaj określasz, jak mają wyglądać Twoje procesy w nowym środowisku – od obiegu dokumentów po zasady księgowania. To etap wymagający bliskiej współpracy między dostawcą a zespołem finansowo-księgowym. Konsultanci wdrożeniowi znają możliwości systemu, ale tylko Ty wiesz, jak naprawdę działa Twoja firma. Warto więc wykorzystać ten moment, by nie tylko odtworzyć dotychczasowy sposób pracy, lecz także go ulepszyć. Co trzeba skonfigurować: schematy dekretacji i automatycznego księgowania, typy dokumentów i zasady numeracji, obieg dokumentów – kto wprowadza, kto akceptuje, kto księguje, role i uprawnienia użytkowników, integracje – z systemami bankowymi, magazynem, e-commerce czy KSeF, w zależności od zakresu projektu. Faza 4: Testy i szkolenia To etap, w którym wszystko zaczyna działać w praktyce. Testy pokazują, czy system faktycznie wspiera procesy biznesowe, a szkolenia – czy zespół potrafi z niego korzystać. Warto zaplanować kilka poziomów testów: techniczne (wydajność, integracje, uprawnienia), użytkowe – prowadzone przez użytkowników na realnych scenariuszach oraz księgowe, w ramach których porównuje się bilans zamknięcia w starym systemie i otwarcia w nowym. Często wykonuje się też próbny miesiąc księgowań równolegle w obu systemach, by mieć pewność, że dane są spójne. Faza 5: Start i stabilizacja Moment uruchomienia systemu – tzw. go-live – to dla wielu firm najbardziej emocjonujący etap całego projektu. Po miesiącach analiz, testów i konfiguracji system w końcu zaczyna działać „na żywo”. Warto jednak pamiętać, że to nie koniec wdrożenia, a raczej początek nowego etapu – eksploatacji nadzorowanej. W tym czasie należy: monitorować najważniejsze procesy (księgowania, raporty, integracje), prowadzić ewidencję incydentów – błędów, awarii, blokad czy niekompletnych transferów danych. Wystarczy prosta tabela, w której użytkownicy zapisują datę, opis problemu i jego skutki, priorytetyzować zgłoszenia: krytyczne (do natychmiastowej naprawy), ważne (do poprawki w kolejnej iteracji), kosmetyczne (do aktualizacji później). Nie należy oczekiwać, że system od pierwszego dnia będzie działał bezbłędnie. Pojawiające się błędy zwykle nie wynikają z niestaranności wdrożenia, lecz ze złożoności procesów, integracji i logiki algorytmów – oraz z faktu, że zespół wciąż się uczy nowego narzędzia. Ostrożność przy pierwszych raportach i JPK W pierwszych tygodniach po wdrożeniu warto zachować szczególną ostrożność przy generowaniu raportów i wysyłaniu plików JPK. Zanim pierwszy plik JPK_VAT trafi do urzędu, dobrze jest sprawdzić m.in.: zgodność danych sprzedaży z zestawieniami faktur i ewidencjami, prawidłowe przypisanie sprzedaży do okresów (data sprzedaży vs data wystawienia), poprawność oznaczeń (np. kody GTU, FP i inne wymagane), kompletność zakupów i ich przypisanie do właściwych okresów, poprawność danych dotyczących WNT lub importu usług. Dobrą praktyką jest dokumentowanie takich kontroli – np. w formie notatek służbowych dołączanych do dokumentacji wdrożeniowej. Po 3 miesiącach pracy Po okresie stabilizacji warto wrócić do systemu z chłodną głową: przeprowadzić audyt procesów – czy korzystamy już z pełnych możliwości systemu, czy tylko odtwarzamy stare nawyki, zaplanować dalszy rozwój: nowe integracje, raporty, moduły, przygotować podsumowanie dla zarządu – z oceną efektów wdrożenia, oszczędzonego czasu i usprawnień w pracy zespołu. Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu finansowo-księgowego? Wybór programu finansowo-księgowego to decyzja na lata – wpływa nie tylko na sposób prowadzenia ksiąg, ale też na efektywność całej firmy. Dlatego oprócz samej funkcjonalności, warto zwrócić uwagę również na: skalowalność, czyli możliwość rozwoju systemu razem z firmą i łatwe dodawanie nowych modułów, automatyzację procesów – np. księgowanie wyciągów bankowych, rozliczanie różnic kursowych czy generowanie raportów, integracje z systemami magazynowymi, sprzedażowymi, kadrowo-płacowymi czy KSeF, aktualizacje i zgodność z przepisami – szczególnie w kontekście zmian podatkowych i obowiązków raportowych, bezpieczeństwo danych i możliwość pracy w chmurze, wsparcie techniczne oraz dostęp do materiałów edukacyjnych, intuicyjny interfejs, który ułatwia pracę zarówno księgowym, jak i analitykom finansowym. Zmiana systemu finansowo-księgowego – inwestycja w bezpieczeństwo i efektywność Dobrze przeprowadzona zmiana systemu finansowo-księgowego to inwestycja, która szybko się zwraca – w postaci lepszej kontroli nad danymi, mniejszej liczby błędów i większej automatyzacji pracy. Jeśli czujesz, że Twój obecny program nie nadąża za rozwojem firmy, to najlepszy moment, by sprawdzić nowoczesne rozwiązania. Jednym z nich jest Symfonia Finanse i Księgowość – system księgowy, który od ponad 30 lat wspiera tysiące polskich firm i biur rachunkowych w prowadzeniu pełnej księgowości, automatyzacji procesów i analizie danych finansowych. Z Symfonią Finanse i Księgowość zyskasz: pełny wgląd w dane księgowe – możliwość śledzenia źródeł zapisów, filtrowania informacji i weryfikacji każdej transakcji, kontrolę poprawności rozliczeń, dzięki wbudowanym mechanizmom walidacji danych, elastyczność konfiguracji, w ramach której możesz dostosować plan kont, wzorców księgowań i schematów raportowania do specyfiki Twojej firmy, automatyzację powtarzalnych procesów – m.in. generowanie raportów, rozliczeń podatkowych i ewidencjonowanie wyciągów bankowych, bezproblemowe raportowanie i analizy – możesz tworzyć zestawienia w różnych przekrojach (np. projekt, MPK, centra przychodów), łatwą integrację z innymi systemami – np. CRM, obiegiem dokumentów, modułem sprzedaży, KSeF czy systemami bankowymi, wsparcie wdrożeniowe i edukacyjne – dostęp do szkoleń, filmów instruktażowych i materiałów, które ułatwiają szybki start z programem. Symfonia Finanse i Księgowość to działające zawsze zgodnie przepisami oprogramowanie stworzone z myślą o praktykach – księgowych, analitykach i menedżerach finansowych, którzy potrzebują pewności, że dane są kompletne, procesy zautomatyzowane, a raporty gotowe na czas. Wypróbuj interaktywne demo Symfonii Finanse i Księgowość i przekonaj się, jak może wyglądać codzienna praca w nowoczesnym systemie, który rozwija się razem z Twoją firmą.
Symfonia
E-commerce B2B w 2026 roku
Rok 2026 przynosi nowe wyzwania i oczekiwania dla platform e-commerce B2B. Firmy nie szukają już jedynie sklepów internetowych – potrzebują rozwiązań, które łączą zaawansowane funkcje sprzedażowe z integracją systemów ERP, pełną automatyzacją procesów i inteligentną analizą danych. W tym kontekście kluczowe staje się wdrażanie technologii, które zwiększają efektywność handlowców, skracają czas realizacji zamówień i pozwalają oferować spersonalizowane doświadczenie zakupowe dla klientów B2B. W tej części przedstawiamy 8 niezbędnych funkcjonalności, które powinna oferować nowoczesna platforma B2B, na przykładzie platformy Hummerce, która od lat wspiera firmy w rozwoju sprzedaży e-commerce B2B. AI-driven commerce – inteligentna personalizacja w e-commerce B2B Sztuczna inteligencja w e-commerce B2B przestaje być dodatkiem technologicznym, a staje się realnym wsparciem sprzedaży i obsługi klientów. W 2026 roku platformy B2B wykorzystujące AI nie tylko prezentują ofertę, ale aktywnie ją dopasowują do konkretnego kontrahenta, analizując jego historię zakupową, częstotliwość zamówień, zachowania w sklepie oraz dane transakcyjne. W praktyce oznacza to przejście od statycznych katalogów i cenników do dynamicznej, kontekstowej oferty, która zmienia się w zależności od klienta, momentu zakupowego i sytuacji biznesowej. AI wspiera zarówno klientów końcowych, jak i handlowców, skracając proces decyzyjny i zwiększając skuteczność sprzedaży. Najważniejsze obszary zastosowania AI w sprzedaży B2B obejmują: personalizację cen i rabatów, gdzie system przewiduje poziom rabatu zwiększający prawdopodobieństwo zamówienia, jednocześnie dbając o marżę, rekomendacje produktowe, obejmujące zestawy, warianty oraz produkty komplementarne, dopasowane do profilu klienta i wcześniejszych zakupów, automatyczne uzupełnianie zapasów, czyli sugestie produktów, które klient powinien zamówić, zanim wystąpią braki magazynowe, prognozowanie popytu i alerty zakupowe, oparte na analizie cykli zakupowych i sezonowości. Dzięki takiemu podejściu platforma Hummerce pozwala firmom B2B nie tylko zwiększać średnią wartość koszyka, ale także znacząco skracać czas potrzebny do finalizacji zamówienia. Klient szybciej znajduje właściwe produkty i warunki handlowe, a handlowiec otrzymuje realne wsparcie decyzyjne zamiast statycznych danych. Zaawansowane konta firmowe i portale klienta B2B Jednym z absolutnych fundamentów nowoczesnego e-commerce B2B są zaawansowane konta firmowe, które odwzorowują rzeczywistą strukturę organizacyjną klienta. W przeciwieństwie do e-commerce B2C, zakupy B2B bardzo rzadko są decyzją jednej osoby – zazwyczaj uczestniczy w nich kilka działów, a odpowiedzialność za proces zakupowy jest rozłożona pomiędzy różnych pracowników. Dlatego platforma B2B musi umożliwiać tworzenie jednego konta firmowego, w ramach którego działa wielu użytkowników, np. pracownicy działu zakupów, osoby zatwierdzające zamówienia czy księgowość. Każdy z nich powinien mieć jasno określoną rolę i zakres uprawnień. Zaawansowane konta firmowe w Hummerce obejmują m.in.: definiowanie ról i uprawnień (kto może składać zamówienia, kto je akceptuje, kto ma dostęp do cen, faktur i historii zakupów), limity budżetowe oraz mechanizmy kontroli wydatków, wieloetapowe workflow zakupowe, czyli procesy zatwierdzania zamówień dostosowane do struktury organizacyjnej klienta, dedykowane cenniki i rabaty przypisane do firmy lub konkretnych użytkowników, możliwość przypisania dedykowanego handlowca odpowiedzialnego za obsługę danego kontrahenta. Uzupełnieniem kont firmowych są portale klienta B2B, które zapewniają samoobsługowy dostęp do kluczowych informacji i dokumentów. Klienci mogą w jednym miejscu: pobierać faktury, certyfikaty i dokumentację techniczną (np. DTR), śledzić statusy realizacji zamówień, produkcji i wysyłki, zarządzać reklamacjami oraz pełną historią zamówień. Tak zaprojektowane konta firmowe i portale klienta realnie odciążają działy obsługi klienta, porządkują proces zakupowy po stronie kontrahenta i zwiększają jego lojalność. W e-commerce B2B jest to nie tylko funkcjonalność „nice to have”, ale warunek konieczny skalowania sprzedaży i obsługi większych organizacji. Profesjonalne konfiguratory produktów – sprzedaż złożonych ofert bez błędów W e-commerce B2B standardowe produkty „z półki” stanowią raczej wyjątek niż regułę. W wielu branżach produkcyjnych, technicznych czy projektowych oferta opiera się na produktach konfigurowalnych, zestawach komponentów, wariantach technicznych i indywidualnych parametrach ustalanych pod konkretnego klienta. W 2026 roku profesjonalny konfigurator produktów przestaje być przewagą konkurencyjną, a staje się niezbędnym elementem platformy B2B. Konfiguratory produktów w Hummerce pozwalają zarówno handlowcom, jak i klientom końcowym samodzielnie budować złożone rozwiązania w uporządkowany i bezpieczny sposób. System prowadzi użytkownika przez proces konfiguracji, uwzględniając zależności między komponentami, dostępność wariantów oraz zasady wyceny, co znacząco ogranicza ryzyko błędów. Najważniejsze korzyści wynikające z zastosowania konfiguratorów produktowych w B2B to: skrócenie czasu przygotowania ofert oraz eliminacja błędów w wycenach i specyfikacjach, możliwość sprzedaży złożonych zestawów, wariantów i komponentów, bez konieczności ręcznego budowania ofert, automatyczne generowanie dokumentów ofertowych, spójnych z konfiguracją produktu i warunkami handlowymi. Dzięki konfiguratorom produkty przestają być barierą sprzedażową, a stają się narzędziem przyspieszającym proces zakupowy. Firmy zyskują lepszą kontrolę nad strukturą oferty i komponentami, a klienci – jasność, przejrzystość i większą pewność podejmowanych decyzji zakupowych. Rozbudowany katalog produktów – warianty, atrybuty i parametry techniczne Nowoczesna platforma e-commerce B2B musi być przygotowana na obsługę bardzo rozbudowanych katalogów produktowych. W praktyce oznacza to setki tysięcy jednostek magazynowych (SKU), wielowariantowość, liczne atrybuty techniczne oraz różne jednostki miary i formy pakowania. W 2026 roku ograniczenia katalogowe platformy stają się realnym hamulcem skalowania sprzedaży, szczególnie w modelu hurtowym, dystrybucyjnym i cross-border. Hummerce umożliwia zarządzanie złożonym asortymentem w sposób elastyczny i skalowalny. Platforma obsługuje produkty o wielu wariantach i parametrach, pozwalając precyzyjnie opisywać ich cechy techniczne, konfiguracje oraz zależności pomiędzy poszczególnymi elementami oferty. Kluczowe elementy rozbudowanego katalogu B2B obejmują: obsługę dużej liczby SKU, wariantów i atrybutów produktowych, możliwość sprzedaży w różnych jednostkach miary, takich jak sztuki, kilogramy, metry kwadratowe czy opakowania, zgodnie z charakterem asortymentu, zaawansowane zarządzanie multimediami, w tym zdjęciami, plikami, dokumentacją techniczną i opisami produktowymi. Dostęp do szczegółowych danych produktowych ma w B2B kluczowe znaczenie, gdyż klienci oczekują kompletnej, precyzyjnej informacji technicznej jeszcze przed kontaktem z handlowcem. Dzięki rozbudowanemu katalogowi platforma e-commerce może obsługiwać skomplikowaną ofertę produktową w sposób spójny, czytelny i gotowy do dalszej automatyzacji procesów sprzedażowych. Inteligentne wyszukiwanie i filtrowanie produktów w dużych katalogach B2B W e-commerce B2B wyszukiwarka nie jest jedynie dodatkiem do katalogu, bardzo często to najważniejsze narzędzie zakupowe. Klienci biznesowi rzadko „przeglądają” ofertę – zamiast tego przychodzą z konkretnym zapotrzebowaniem, numerem katalogowym, parametrem technicznym lub specyfikacją. Przy katalogach liczących setki tysięcy pozycji brak zaawansowanego wyszukiwania prowadzi bezpośrednio do frustracji, błędów i porzuconych koszyków. W 2026 roku standardem staje się wyszukiwanie oparte na AI i semantyce, które rozumie intencję użytkownika, a nie tylko dokładne frazy. Hummerce oferuje inteligentne mechanizmy wyszukiwania i filtrowania, które pozwalają klientom szybciej dotrzeć do właściwych produktów, nawet w bardzo złożonych katalogach technicznych. Kluczowe funkcje wyszukiwania i filtrów w e-commerce B2B obejmują: wyszukiwanie semantyczne i AI search, które interpretuje zapytania użytkowników i prezentuje najbardziej trafne wyniki, zaawansowane filtry techniczne, umożliwiające zawężanie oferty po parametrach, cechach i specyfikacjach, wyszukiwanie po numerach katalogowych, indeksach i kodach producenta, zarządzanie synonimami i nazwami alternatywnymi, co jest kluczowe przy różnym nazewnictwie tych samych produktów, podpowiedzi produktów podobnych lub zamienników, wspierające ciągłość procesu zakupowego. Dzięki precyzyjnemu wyszukiwaniu klienci B2B szybciej znajdują odpowiednie produkty, rzadziej popełniają błędy i sprawniej finalizują zamówienia. Dla firmy oznacza to krótszą ścieżkę zakupową, mniejsze obciążenie handlowców i wyższą satysfakcję kontrahentów. Automatyzacja procesów sprzedażowych i zamówień powtarzalnych Jednym z największych wyzwań w sprzedaży B2B są procesy powtarzalne: cykliczne zamówienia, uzupełnianie zapasów, ręczne wprowadzanie tych samych koszyków czy reagowanie na braki magazynowe. Bez automatyzacji działania te generują wysokie koszty operacyjne i pochłaniają czas, który handlowcy mogliby poświęcić na rozwój relacji z klientami. Nowoczesna platforma e-commerce B2B w 2026 roku powinna przejmować te zadania automatycznie. Hummerce oferuje rozbudowane mechanizmy automatyzacji, które upraszczają i przyspieszają codzienną obsługę zamówień, zarówno po stronie klienta, jak i zespołów sprzedażowych. Automatyzacja procesów sprzedażowych w Hummerce obejmuje m.in.: zamówienia cykliczne i powtarzalne koszyki, umożliwiające szybkie ponawianie regularnych zakupów, automatyczne uzupełnianie braków magazynowych wraz z rekomendacjami produktów zamiennych, alerty i przypomnienia o wyczerpujących się zapasach, powiadomienia o zmianach cen, istotne przy długoterminowej współpracy i kontraktach. Uzupełnieniem automatyzacji są mechanizmy bulk szybkiego zamawiania, które pozwalają klientom B2B składać zamówienia hurtowe w najbardziej efektywny sposób. Zamiast dodawania produktów pojedynczo do koszyka, użytkownicy mogą: wprowadzać wiele SKU i ilości jednocześnie w formularzach hurtowych (bulk order, quick order), ponawiać wcześniejsze zamówienia jednym kliknięciem, tworzyć i zapisywać listy zakupowe (requisition lists) dla zamówień powtarzalnych, korzystać z zamówień cyklicznych lub subskrypcyjnych, szczególnie przy asortymencie regularnie zamawianym. Takie podejście znacząco skraca ścieżkę zakupową i zwiększa wygodę klientów, co w relacjach B2B, opartych na powtarzalności i długofalowej współpracy, ma kluczowe znaczenie. Jednocześnie automatyzacja pozwala handlowcom skupić się na doradztwie i rozwoju sprzedaży, zamiast na ręcznej obsłudze operacyjnej. Zaawansowane modele cenowe i elastyczna polityka cenowa w B2B W e-commerce B2B cena rzadko bywa stała i uniwersalna. W 2026 roku platforma sprzedażowa musi odzwierciedlać rzeczywiste warunki handlowe, które wynikają z indywidualnych negocjacji, kontraktów długoterminowych, wolumenów zakupowych oraz relacji z klientem. Brak elastycznych mechanizmów cenowych skutkuje ręcznymi korektami, błędami i wydłużeniem procesu sprzedaży. Hummerce oferuje rozbudowaną politykę cenową, która pozwala firmom B2B precyzyjnie zarządzać cenami i automatycznie egzekwować ustalone zasady – bez konieczności angażowania handlowców na każdym etapie transakcji. Platforma wspiera m.in.: ceny per klient, grupę lub segment, uwzględniające historię współpracy, poziom obrotów czy status kontrahenta, rabaty wolumenowe i progowe, naliczane automatycznie w zależności od ilości zamówionego towaru lub wartości koszyka, wiele cenników równolegle, dedykowanych klientom, kontraktom lub rynkom zagranicznym, cenniki walutowe i jednostkowe, z obsługą różnych jednostek sprzedaży (sztuki, kilogramy, metry kwadratowe) oraz automatyczną aktualizacją kursów walut, ceny dynamiczne i ukryte, widoczne wyłącznie po zalogowaniu lub zależne od konfiguracji produktu, integrację z ERP oraz kalkulatory cen, które uwzględniają hurtowe cenniki, promocje, kontrakty i warunki długoterminowe. Uzupełnieniem tych mechanizmów jest możliwość personalizacji oferty i katalogu. Platforma pozwala ukrywać wybrane produkty, ceny lub całe sekcje oferty przed określonymi klientami, tak aby każdy użytkownik widział wyłącznie asortyment i warunki, które go dotyczą. Dzięki temu Hummerce wiernie odwzorowuje realia sprzedaży B2B, zwiększa konkurencyjność oferty, skraca proces negocjacji i minimalizuje ryzyko błędów przy złożonych wycenach. Marketplace-ready i obsługa wielu dostawców w e-commerce B2B Model marketplace coraz częściej pojawia się także w sprzedaży B2B. Firmy rozszerzają swoje platformy o oferty partnerów, producentów i dostawców, tworząc ekosystem sprzedażowy zamiast pojedynczego sklepu. W 2026 roku nowoczesna platforma B2B powinna być gotowa na taki scenariusz — zarówno technologicznie, jak i procesowo. Hummerce umożliwia budowę i rozwój sprzedaży w modelu marketplace, zapewniając obsługę wielu dostawców w ramach jednej platformy. System pozwala zarządzać ofertą pochodzącą z różnych źródeł, synchronizować dane produktowe oraz integrować procesy logistyczne i sprzedażowe. Kluczowe możliwości w tym obszarze obejmują: obsługę wielu sprzedawców i dostawców w jednym środowisku e-commerce, agregację ofert i zarządzanie asortymentem z różnych źródeł, kontrolę warunków współpracy, prowizji i kontraktów z partnerami, integrację procesów zamówień, stanów magazynowych i logistyki. Istotnym rozszerzeniem modelu marketplace jest także bezpośrednia integracja z zewnętrznymi platformami sprzedażowymi, takimi jak Allegro. Dzięki niej firmy mogą synchronizować ceny, stany magazynowe i zamówienia pomiędzy własnym e-commerce B2B a marketplace’em, bez konieczności korzystania z dodatkowych pośredników. Pozwala to znacząco poszerzyć kanały sprzedaży, zwiększyć dostępność produktów i skalować biznes bez nadmiernych kosztów technologicznych. Dzięki gotowym rozwiązaniom integracyjnym Hummerce umożliwia firmom B2B rozwój sprzedaży w modelu marketplace w sposób kontrolowany, skalowalny i zgodny z długoterminową strategią biznesową – zarówno na rynku krajowym, jak i cross-border. Chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej na ten temat? Obejrzyj odcinek podcastu Cyfryzacja w Biznesie. Podsumowanie W tej części pokazaliśmy funkcjonalności, które w 2026 roku najbardziej wpływają na sprzedaż w e-commerce B2B: AI-driven commerce, zaawansowane konta firmowe i portale klienta, konfiguratory produktów, rozbudowany katalog, inteligentne wyszukiwanie, automatyzację zamówień, elastyczną politykę cenową oraz gotowość marketplace. To rozwiązania, które skracają czas od potrzeby do zamówienia, ograniczają błędy i odciążają handlowców w operacyjnej obsłudze klientów. W drugiej części przechodzimy do elementów, które domykają proces zakupowy i pozwalają skalować sprzedaż bez wzrostu kosztów: quote-to-order, mobilność i PWA, analityka predykcyjna i MCP, integracje z ERP, WMS i CRM, self-service, logistyka i stabilność technologii.
BłażejŁukomski
