Artykuły

Inwentaryzacja środków trwałych to proces, który teoretycznie powinien być prosty – ot, sprawdzenie, co firma posiada i gdzie się to znajduje. W praktyce jednak każda ręczna inwentaryzacja wiąże się z ryzykiem błędów, niezgodności, a nawet strat finansowych. Co gorsza, te błędy często wychodzą na jaw dopiero podczas audytu lub kontroli. Na szczęście coraz więcej firm przechodzi na zautomatyzowaną i cyfrową inwentaryzację, która skutecznie eliminuje większość problemów związanych z tradycyjnym podejściem. Jakie błędy są najczęstsze i jak technologia może im zapobiec? Błąd: rozbieżności między stanem rzeczywistym a ewidencją W tradycyjnej inwentaryzacji bardzo łatwo o sytuację, w której: sprzęt zmienił lokalizację, ale nie zostało to odnotowane, pracownik korzysta z urządzenia, którego nie ma na liście, środek trwały został zlikwidowany, ale nadal figuruje w systemie. Rozwiązanie cyfrowe: Aplikacja mobilna umożliwia natychmiastowe przypisanie składnika majątku do innej osoby lub miejsca. Historia zmian jest automatycznie rejestrowana. Błąd: pomyłki ludzkie przy spisie ręcznym Literówki, nieczytelne notatki, zgubione kartki czy nieprecyzyjne opisy — ręczne zapisy to podatne pole na błędy, które później trudno wyłapać. Rozwiązanie cyfrowe: Skanowanie kodów QR lub tagów RFID eliminuje ręczne wpisywanie danych. System sam dopasowuje skanowany obiekt do zapisów w bazie. Błąd: brak aktualnych danych dla księgowości i zarządu Bez bieżących informacji o stanie majątku, trudno podejmować trafne decyzje biznesowe lub prowadzić amortyzację zgodnie z przepisami. Rozwiązanie cyfrowe: Platformy takie jak evidei oferują aktualne raporty dostępne online w każdej chwili — również dla działu finansowego lub audytorów. Błąd: brak dowodów wykonania inwentaryzacji Firmy często nie mają jak udowodnić, że proces inwentaryzacji został przeprowadzony prawidłowo, co w razie kontroli może rodzić nieprzyjemne konsekwencje. Rozwiązanie cyfrowe: System zapisuje dokładny czas i miejsce każdego skanowania oraz osobę, która go wykonała. To twardy dowód na wykonanie obowiązku. Błąd: chaos organizacyjny i nieefektywność zespołu Inwentaryzacja przeprowadzana bez jasnego planu i narzędzi często wiąże się z duplikowaniem pracy, brakiem odpowiedzialności i dezorganizacją. Rozwiązanie cyfrowe: Cyfrowy system umożliwia delegowanie zadań, śledzenie postępów i centralne zarządzanie całym procesem — z poziomu jednego pulpitu. Podsumowanie Błędy w inwentaryzacji kosztują. Czas, pieniądze, a czasem także reputację firmy. Przejście na rozwiązania cyfrowe, takie jak te dostępne w ofercie evidei, to inwestycja, która zwraca się już przy pierwszym spisie z natury. Zobacz, jak możesz wyeliminować błędy w inwentaryzacji i zyskać pełną kontrolę nad majątkiem – odwiedź evidei.com.pl.

Inwentaryzacja to proces wymagany prawem i niezbędny do prawidłowego zarządzania majątkiem firmy. Tradycyjnie oznacza ona setki godzin spędzonych na ręcznym spisie, weryfikacji i porównywaniu danych. Tymczasem nowoczesne firmy wybierają automatyczną inwentaryzację, która nie tylko skraca czas realizacji, ale eliminuje błędy i daje pełną kontrolę nad aktywami. Zastanawiasz się, jak wygląda taki proces w praktyce? Poniżej przedstawiamy go krok po kroku – na podstawie rozwiązań oferowanych przez AG Consult. Etykietowanie środków trwałych Pierwszym krokiem jest oznakowanie każdego elementu majątku firmy. W zależności od potrzeb stosuje się: kody QR – idealne do odczytu z użyciem smartfonu lub skanera, etykiety RFID – umożliwiające szybkie skanowanie z większej odległości i bez kontaktu wzrokowego z etykietą. Każda etykieta zawiera unikalny identyfikator przypisany do danego składnika majątku. Wprowadzenie danych do systemu Dane dotyczące środka trwałego – takie jak nazwa, lokalizacja, osoba odpowiedzialna, stan techniczny, numer inwentarzowy – wprowadzane są do cyfrowej ewidencji. Od tego momentu system „zna” każdy element majątku i pozwala śledzić jego historię. Inwentaryzacja z wykorzystaniem aplikacji mobilnej Pracownicy przeprowadzający inwentaryzację korzystają z aplikacji mobilnej na telefonie lub dedykowanym skanerze. Wystarczy zeskanować etykietę, by: potwierdzić obecność środka trwałego, sprawdzić zgodność lokalizacji, w razie potrzeby dodać notatkę lub zdjęcie (np. uszkodzenia). System automatycznie porównuje dane ze stanem ewidencyjnym i od razu sygnalizuje rozbieżności. Generowanie raportów i rozliczeń Po zakończeniu inwentaryzacji raporty tworzą się automatycznie. Obejmują: spis potwierdzonych składników, listę braków lub przesunięć, niezgodności z poprzednimi stanami, gotowe dokumenty do podpisu lub przekazania działowi księgowemu. Cały proces przebiega znacznie szybciej niż przy tradycyjnych metodach, a przy tym eliminuje ryzyko błędów ludzkich. Monitoring i archiwizacja danych Po zakończeniu inwentaryzacji dane są bezpiecznie przechowywane w systemie. W każdej chwili możliwy jest: dostęp do historii zmian, sprawdzenie stanu aktywów na dany dzień, szybkie przygotowanie danych do audytu lub kontroli. Zobacz, jak możesz uprościć inwentaryzację w swojej firmie dzięki technologii – odwiedź evidei.com.pl.

Aby skutecznie zarządzać operacjami magazynowymi w warunkach dynamicznego wzrostu, Novoterm postawił na automatyzację kluczowych obszarów działalności. Wdrożenie systemu WMS pozwoliło firmie na zwiększenie wydajności magazynu, usprawnienie realizacji zamówień i redukcję kosztów operacyjnych – bez konieczności rozbudowy zespołu. O firmie Firma Novoterm specjalizuje się w projektowaniu, produkcji oraz dystrybucji armatury sanitarnej, akcesoriów łazienkowych, kabin prysznicowych, wanien i ceramiki łazienkowej. Asortyment, którego nie produkuje, importowany jest z Niemiec, Węgier, Włoch i Chin. Przedsiębiorstwo posiada rozwiniętą sieć sprzedaży, która obejmuje kilkudziesięciu partnerów handlowych, ponad 500 dystrybutorów i prawie 100 partnerów serwisowych na terenie całej Polski. Novoterm, sprowadzając produkty do sprzedaży nie tylko z krajów europejskich, ale także Chin, napotykał liczne wyzwania związane z importem. O ile sprowadzanie towarów z Niemiec, Włoch i Węgier trwa stosunkowo krótko, bo ich dostarczenie następuje w kilka dni od daty zamówienia, o tyle transport z Chin przysparza już nieco więcej trudności. Jego najtańszą formą z Państwa Środka jest fracht morski, którego czas realizacji wynosi od 4 do 8 tygodni. W tym przypadku kluczowe jest bezbłędne planowanie zakupów. Ważnym zadaniem, jakie stało przed nowym systemem, było dokładne prognozowanie i sugerowanie ilości danych kategorii asortymentu, które należy zamówić, by zapewnić ciągłość sprzedaży.  Cele projektu Do najważniejszych celów projektu należały: usprawnienie procesu sprzedaży do dużych, sieciowych klientów, automatyzacja procesu składania i zwiększenie szybkości realizacji zamówień, wsparcie planowania zakupów, wyeliminowanie powtarzalnych czynności. Ponadto dodatkowym wyzwaniem, które musiało być uwzględnione przy projektowaniu rozwiązania, była obsługa licznych korekt dokumentów sprzedażowych – nieuniknionych przy tak dużej skali operacji i dynamicznie zmieniających się zamówieniach. Firma potrzebowała narzędzia, które umożliwi natychmiastową i precyzyjną reakcję na reklamacje czy zwroty, bez angażowania działu księgowości w czasochłonne działania wykonywane ręcznie. Istotne było także zintegrowanie danych z różnych źródeł, takich jak systemy kodowania produktów specyficzne dla poszczególnych sieci handlowych. Celem było uproszczenie skomplikowanych procesów, które wcześniej wymagały manualnej kontroli i porównań. Oprogramowanie miało umożliwiać szybkie dopasowywanie faktur i zamówień nie tylko na podstawie numerów dokumentów, ale również numerów klientów czy indywidualnych kodów produktów. Dzięki temu realizacja zleceń stała się niemal bezobsługowa, a obsługa korekt przestała być wąskim gardłem w łańcuchu sprzedaży. Automatyzacja procesów zamówień i logistyki Obsługa dużych sieci handlowych wymaga doskonale zorganizowanych, zautomatyzowanych procesów – zwłaszcza w obliczu rosnącej liczby zamówień i ich skali. Jednym z kluczowych założeń wdrożenia nowego narzędzia informatycznego w firmie Novoterm było pełne zautomatyzowanie przyjmowania i realizacji zleceń. Klienci przekazują dyspozycje zakupowe bezpośrednio ze swoich systemów, a dzięki elektronicznej wymianie danych (EDI) trafiają one bezpośrednio do oprogramowania firmy. Rozwiązanie automatycznie weryfikuje poprawność zamówienia, przypisuje datę realizacji i generuje wszystkie wymagane dokumenty – od magazynowych, przez przewozowe, po faktury sprzedażowe. Cały proces logistyczny przebiega bez udziału papierowej dokumentacji – zlecenia spedycyjne są automatycznie przekazywane do przewoźników, a faktury trafiają do klientów w wersji elektronicznej. Dodatkowo rozwiązanie informatyczne do magazynu wspiera rejonizację tras – własne pojazdy realizują dostawy w najbliższych lokalizacjach, co pozwala na zmniejszenie kosztów transportu. Wysoki poziom integracji i automatyczna obsługa dokumentacji umożliwiają bieżącą kontrolę zgodności realizacji dostaw z zapisami umownymi – co ma kluczowe znaczenie w relacjach z dużymi kontrahentami. Rozwiązania Po pierwszym etapie projektu – wdrożeniu rozwiązania automatyzującego procesy w obszarach sprzedaży, CRM, a także finansów i księgowości, dzięki któremu firma zanotowała 41% wzrost przychodów – podjęto decyzję o uruchomieniu dodatkowego rozwiązania wspierającego logistykę. System Teneum WMS, który odpowiada za sprawne zarządzanie magazynem wysokiego składowania umożliwia pełne zintegrowanie działań sprzedażowych z operacjami magazynowymi. Rezultaty wdrożenia Porządek na lokacjach Każdy produkt został przypisany do ściśle określonej lokalizacji magazynowej, oznaczonej kodem kreskowym. Ułatwia to szybkie odnajdywanie towaru i eliminuje ryzyko pomyłek przy kompletacji. Kody kreskowe i handheldy Dzięki automatyzacji zadań w magazynie oraz wykorzystaniu terminali mobilnych system efektywnie przydziela zadania pracownikom zgodnie z wcześniej ustalonymi algorytmami optymalizującymi ich pracę. System podwójnej kontroli Proces kompletowania został wsparty funkcją bieżącej weryfikacji – handheldy pozwalają wykryć niezgodności już w trakcie zbierania zamówienia, co znacząco ogranicza błędy. Optymalna marszruta Oprogramowanie zarządza ruchem magazynierów, planując trasy w taki sposób, by najpierw pobierane były towary cięższe i większe – co wpływa na lepsze wykorzystanie przestrzeni ładunkowej. Usprawnienia spedycyjne Integracja z narzędziami przewoźnika została rozszerzona również o obsługę przesyłek paczkowych. Cały proces wysyłki jest realizowany z poziomu systemu Novoterm – bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Zarządzanie kompletami Rozwiązanie automatycznie konwertuje zestawy produktów na paczki i odwrotnie, dostosowując się do potrzeb operacyjnych magazynu oraz wymagań działu sprzedaży. Korzyści System WMS został w pełni zintegrowany z funkcjonującym już w firmie ERP. Informacje wprowadzane w jednym miejscu są automatycznie wykorzystywane przez wszystkie kluczowe działy – od sprzedaży i obsługi klienta, przez magazyn i dystrybucję, aż po księgowość. Takie podejście znacząco skróciło czas obsługi pojedynczych zleceń i podniosło efektywność pracy całych zespołów.  Firma odnotowała wzrost liczby klientów i poprawę wyników sprzedażowych. Magazyn realizuje dziś o 30% więcej wysyłek każdego dnia, a jego ogólna wydajność zwiększyła się o 25%. Co istotne, większe wolumeny zamówień obsługiwane są bez konieczności powiększania zespołu.

Firma specjalizuje się w dystrybucji wysokiej jakości granulatów wykorzystywanych w produkcji opakowań, kształtek oraz innych elementów z tworzyw sztucznych. W ofercie znajdują się również specjalistyczne barwniki i dodatki modyfikujące, które pozwalają na precyzyjne dopasowanie właściwości materiałów do konkretnych zastosowań. Odbiorcami są przede wszystkim przedsiębiorstwa zajmujące się przetwórstwem tworzyw sztucznych, dla których jakość, powtarzalność oraz terminowość dostaw mają kluczowe znaczenie. Wśród nich znajdują się również firmy działające w sektorach o podwyższonych wymaganiach jakościowych, takich jak branża automotive i medyczna. W tych obszarach jakiekolwiek pomyłki – np. w kompletacji czy dostawie materiału – mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi, koniecznością kosztownych korekt produkcyjnych, a w skrajnych przypadkach nawet czasowym wstrzymaniem procesu produkcji. Dlatego też firma przykłada szczególną wagę do precyzji operacyjnej i kontroli jakości na każdym etapie obsługi klienta, traktując niezawodność jako kluczowy filar swojej działalności. Zrozumienie specyfiki produktu to klucz do skutecznego wdrożenia WMS Wdrożenie systemu WMS AVOCADO Packing w firmie zajmującej się handlem granulatami wymaga dogłębnego zrozumienia specyfiki tego rodzaju towaru. Granulaty to produkty wyjątkowo wrażliwe na warunki przechowywania — istotna jest tu zarówno wilgotność, jak i temperatura, a także czas składowania. Nawet niewielkie odchylenia od zalecanych parametrów mogą wpłynąć na jakość towaru. Dla naszego Klienta kluczowe było precyzyjne zarządzanie czasem przechowywania każdej partii granulatów.  Istotnym aspektem był także proces certyfikacji – do każdej dostawy dołączony jest certyfikat jakości, bez którego sprzedaż produktów nie jest możliwa. System musiał zatem umożliwiać nie tylko pełną kontrolę nad stanem magazynowym, ale również nad przepływem dokumentacji certyfikacyjnej, która stanowi warunek dalszej dystrybucji towaru. Każdy certyfikat dołączany do partii granulatu zawiera szereg kluczowych parametrów, które mają bezpośredni wpływ na to, jak dany produkt będzie się zachowywał w dalszym procesie użytkowania. Dlatego tak istotne było zapewnienie pełnej transparentności i kontroli nad tymi danymi w ramach wdrożonego systemu WMS. Granulat to towar wymagający – zarówno pod względem warunków magazynowania, jak i ścisłego zarządzania czasem składowania oraz kolejnością wydań. Niezwykle ważne jest również precyzyjne śledzenie numerów serii, ponieważ nawet ten sam typ granulatu, pochodzący z różnych dostaw, może różnić się istotnymi właściwościami – właśnie tymi, które są opisane w certyfikatach jakości.  Kluczowe rozwiązania wdrożone w ramach projektu: Jednym z głównych wyzwań, z jakimi borykał się nasz Klient przed wdrożeniem systemu WMS, była identyfikacja towaru. Ze względu na specyfikę współpracy z różnymi kontrahentami – z których każdy może stosować własne oznaczenia, kolory opakowań czy schematy brandingu – operatorzy magazynowi często mieli trudność z właściwym rozpoznaniem produktów. Dodatkowym utrudnieniem była długość i złożoność kodów przypisanych do poszczególnych produktów. Zawierały one długie ciągi znaków, które trudno było zweryfikować wzrokowo, zwłaszcza w warunkach magazynowych. Brak systemu WMS powodował, że pracownicy polegali wyłącznie na wzrokowej weryfikacji kodów, co mogło prowadzić do wydania niewłaściwego towaru – wystarczył jeden, niezauważony znak różnicy w ciągu alfanumerycznym. Konsekwencje potencjalnych błędów były poważne i często powodowały konieczność natychmiastowego reagowania, włącznie z wysłaniem transportu na drugi koniec kraju tylko po to, by wymienić błędnie dostarczoną partię towaru. Część granulatu przechowywana była w dużym, głównym magazynie, który funkcjonował w uporządkowany, lecz manualny sposób. Towar trafiał tam w postaci worków ułożonych na paletach – standardowo przygotowanych przez dostawców. Po przyjęciu do magazynu folia zabezpieczająca była usuwana, a towar rozpoczynał swój cykl wydań. Palety często były układane jedna na drugiej – w kilku warstwach, tworząc zwarte „wieże” produktów, podobnie jak ma to miejsce podczas transportu na naczepach TIR-ów. W praktyce oznaczało to tworzenie rzędów złożonych z wielu palet ustawionych zarówno w pionie, jak i w głębi magazynu. Bez wsparcia systemu WMS śledzenie położenia konkretnej partii – np. z przypisanym numerem partii lub numerem lotu – było bardzo utrudnione. Operatorzy musieli polegać na własnej pamięci i doświadczeniu, co przy dużym wolumenie i presji czasowej zwiększało ryzyko błędów. Wydanie niewłaściwej partii towaru mogło prowadzić do poważnych konsekwencji logistycznych i jakościowych, dlatego jednym z celów wdrożenia było uporządkowanie tego procesu i zapewnienie pełnej kontroli nad lokalizacją i tożsamością każdej palety. Granulat trafiał do magazynu z różnych kierunków – nierzadko przylatywał różnymi samolotami, co oznaczało, że każda dostawa mogła mieć przypisany inny numer lotu. A skoro numer lotu był inny, to i certyfikat jakości był inny – niosąc ze sobą potencjalnie różniące się właściwości produktu. W praktyce oznaczało to, że nawet w obrębie jednej dostawy, każda partia musiała być traktowana indywidualnie. Odnalezienie konkretnej partii z właściwym numerem lotu i przypisanym certyfikatem wymagało fizycznego przeszukiwania rzędów, co było czasochłonne, obarczone dużym ryzykiem pomyłek i oparte wyłącznie na drukowanych kartkach, arkuszach Excela i pamięci operatorów. Wdrożenie systemu WMS sprawiło, że zdefiniowano stałe lokalizacje palet, a każda paleta została potraktowana jako odrębny nośnik z własną, unikalną kartą identyfikacyjną. System umożliwia przypisywanie do palety konkretnego towaru, niezależnie od tego, ile partii znajduje się na nośniku. Dzięki pełnej identyfikowalności, operatorzy zyskali pełną kontrolę nad tym, co dokładnie znajduje się na każdej palecie, bez potrzeby przeszukiwania fizycznych rzędów i bez ryzyka pomyłek. Zastosowane automatyzacje Jednym z kluczowych zadań było zapewnienie pełnej kontroli nad stanami magazynowymi oraz nad kolejnością wydawania towaru. System pilnował, by zawsze w pierwszej kolejności wydawane były partie przyjęte do magazynu najwcześniej. Jednak zespół wdrożeniowy musiał uwzględnić również realia fizycznego składowania. W magazynie Klienta granulaty przechowywane były nie na regałach, a w układzie warstwowym – paleta na palecie, w tzw. stogach. W efekcie, nawet jeśli aplikacja wskazywała konkretną paletę jako najstarszą i zgodną z certyfikatem, jej fizyczne wydobycie mogło oznaczać konieczność rozbierania całego stosu. Aby usprawnić pracę operatorów i ograniczyć zbędne operacje, wprowadzona została elastyczna funkcja filtrowania. System wskazuje całą grupę palet o identycznych parametrach – z tą samą datą, certyfikatem i numerem partii – umożliwiając operatorowi wybór tej, która jest najbardziej dostępna. To praktyczne rozwiązanie, które pozwala zachować zgodność z wymaganiami jakościowymi i jednocześnie dostosować się do fizycznych warunków magazynu – bez kompromisów w zakresie kontroli i śledzenia towaru. Przed wdrożeniem systemu procesy magazynowe wymagały zaangażowania kilku osób na stałe oraz dodatkowego wsparcia w okresach wzmożonego ruchu. Po wdrożeniu systemu, dzięki automatyzacji, bieżąca obsługa magazynu stała się bardziej efektywna, co umożliwiło przesunięcie części zespołu do nowych, strategicznych projektów. W tym samym czasie firma uruchomiła drugi magazyn, gdzie doświadczeni pracownicy mogli wykorzystać swoje kompetencje w nowych rolach. Drugi magazyn to obiekt wysokiego składowania, gdzie towar składowany jest bardziej precyzyjnie – jeśli operator potrzebuje konkretnej partii o określonym numerze lotu i certyfikacie, może ją błyskawicznie zlokalizować i pobrać z dokładnego miejsca. Dzięki temu proces kompletacji znacznie się przyspieszył. W praktyce pierwszy magazyn pełni obecnie funkcję bufora – zwiększa zapasy i przechowuje granulaty w większych ilościach, natomiast drugi działa jako magazyn operacyjny, z którego realizowane są wydania. AVOCADO Packing obsługuje również wewnętrzny ruch towaru między magazynami, przeliczając każdą jednostkę niezależnie od formy jej składowania – czy to palety, worki czy cysterny. Warto dodać, że część granulatu trafia do specjalnych silosów, a następnie ładowana jest do cystern – również ten proces objęty został kontrolą w systemie.  Nasz Klient współpracuje z operatorem palet PRS. Celem było wyeliminowanie ręcznego zarządzania ruchem palet oraz zapewnienie dokładnej ewidencji tego, które palety wyszły do klientów, które krążą między magazynami, a które wracają do obiegu. W ramach wdrożenia wprowadzony został również dedykowany mechanizm raportujący, który umożliwia śledzenie ruchu nośników – w tym wypadku palet PRS — zarówno wewnątrz firmy, jak i w relacji z klientami. System rejestruje, które palety zostały wydane, ile ich obecnie znajduje się w obiegu oraz do jakich odbiorców trafiły. Dzięki temu firma może w każdej chwili zweryfikować aktualny stan nośników i poinformować operatora PRS o gotowości do odbioru konkretnej liczby pustych palet. Co więcej, raportowanie pozwala uwzględnić sytuacje, w których palety znajdują się u różnych klientów w wielu lokalizacjach – ułatwiając logistykę i planowanie transportu zwrotnego. Skrócenie czasu inwentaryzacji i plany dalszego rozwoju usług magazynowych Jednym z wyraźnych usprawnień było znaczące skrócenie czasu inwentaryzacji. Proces, który wcześniej zajmował ponad tydzień i wiązał się z dużą niepewnością co do jego dokładności, dziś realizowany jest dużo szybciej i przebiega z pełną kontrolą oraz zgodnością z danymi systemowymi. Operatorzy mogą szybko i skutecznie zweryfikować stany magazynowe, co pozwala na bieżąco optymalizować procesy logistyczne.  Równolegle firma rozwija swoje zaplecze magazynowe – nowo wybudowany magazyn wysokiego składowania okazał się na tyle efektywny, że został niemal w całości zapełniony własnym towarem. W związku z tym rozpoczęto budowę kolejnego obiektu, który docelowo ma pełnić również funkcję centrum dystrybucyjnego dla wybranych klientów. Efekty współpracy Umożliwienie sprawnej identyfikacji właściwych serii produktów oraz kontrolowania ich przepływu, co pozwala spełniać wymagania jakościowe i oczekiwania końcowych odbiorców. Wyeliminowanie błędów wynikających z ręcznego odczytu długich kodów produktów dzięki wsparciu systemu WMS w zakresie automatycznego odczytu kodów kreskowych. Wprowadzenie funkcji śledzenia nośników między lokalizacjami, umożliwiającej dalsze monitorowanie palet po ich wydaniu bez potrzeby ponownego znakowania Uproszczenie obsługi palet PRS dzięki integracji z systemem – bez konieczności dodatkowej ewidencji czy tworzenia zestawień ręcznych. Zapewnienie precyzyjnego oznakowania towaru i kontrolowania zasady FIFO w celu uniknięcia przeterminowania oraz utraty ważności certyfikatów. Wprowadzenie mechanizm wyjątków pozwalający handlowcom decydować o wydaniu konkretnej partii poza kolejnością FIFO, jeśli klient wymaga określonych parametrów produktu. Wyeliminowanie strat związanych z przeterminowaniem towaru i wygaśnięciem ważności certyfikatów.

Transformacja magazynu BRAT-MET – Co zmienił system WMS? FWM BRAT-MET Sp. z o.o., mająca swoją siedzibę w Zwoleniu niedaleko Radomia, działa jako producent specjalizujący się w kompleksowej obróbce metali – zarówno poprzez skrawanie, jak i techniki obróbki plastycznej w niskich i wysokich temperaturach. Firma dostarcza szeroką gamę własnych produktów, w tym elementy złączne, śruby oraz komponenty do maszyn, w szczególności dla branży rolniczej i ciągnikowej. W portfolio BRAT-MET znajduje się kilka tysięcy pozycji katalogowych, które znajdują zastosowanie w wielu gałęziach przemysłu, takich jak kolejnictwo, motoryzacja, energetyka czy produkcja maszyn. Firma dostarcza swoje wyroby klientom z Polski oraz innych krajów Unii Europejskiej. Wyzwania logistyczne przed wdrożeniem Magazyn przedsiębiorstwa to ponad 1000 m² powierzchni wysokiego składowania, zorganizowanej w strefy, regały, poziomy i miejsca paletowe. To miejsce, gdzie realizowane są kluczowe procesy: przyjęcie wyrobów, kompletacja zamówień i wysyłka. Przed implementacją systemu WMS lokalizacja towarów była zależna od wiedzy pracowników. Ręczne wyszukiwanie produktów skutkowało spowolnieniem pracy oraz brakiem przejrzystości w stanach magazynowych. Ręczne metody nie nadążały za rosnącą liczbą zamówień i rosnącą różnorodnością oferty. Brakowało również aktualnych danych o dostępnych miejscach magazynowych i statusie zamówień. Firma potrzebowała nowoczesnego narzędzia, które usprawni procesy logistyczne i wyeliminuje nieefektywności. Wdrożenie systemu WMS jako część ERP HermesSQL Spółka BRAT-MET od wielu lat korzysta z systemu ERP HermesSQL do obsługi sprzedaży, finansów i kadr. W odpowiedzi na rosnące potrzeby związane z cyfryzacją logistyki magazynowej, zdecydowano się na wdrożenie modułu WMS, w ramach tego samego systemu. Dzięki temu możliwe było: uniknięcie integracji między różnymi systemami, utrzymanie jednej bazy danych dla całej firmy, kontunuowanie współpracy z jednym producentem odpowiedzialnym za całość wdrożenia systemu ERP HermesSQL i modułu WMS. W listopadzie 2024 roku BRAT-MET uruchomił moduł WMS firmy Humansoft. Proces wdrożenia, trwający zaledwie trzy miesiące, obejmował przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, konfigurację systemu, testy oraz szkolenia. Dodatkowo przygotowano specjalne funkcjonalności, takie jak obsługa kooperacji oraz zaprojektowano spersonalizowane etykiety na wyroby z unikalnymi wzorami odbiorców. Przemiana procesów magazynowych Po uruchomieniu systemu WMS, logistyka wewnętrzna firmy przeszła fundamentalną transformację. System objął wszystkie kluczowe obszary działalności magazynu. 1. Rejestracja i oznaczenie towarów Produkty trafiające z produkcji są od razu skanowane i oznaczane za pomocą kolektorów danych. System umożliwia drukowanie etykiet standardowych lub dopasowanych do potrzeb odbiorców. Następnie towar trafia na miejsce składowania, do wysyłki lub kooperacji. Block Quote 2. Obsługa zleceń kooperacyjnych WMS wspiera również operacje przekazywania towarów do zewnętrznych firm, np. cynkowni. Każde przekazanie i przyjęcie towaru do/od kooperanta odbywa się z użyciem kolektora danych z zainstalowaną aplikacją mobilny magazynier. Funkcjonalność obejmuje: rejestrację wysyłki do kooperacji, kontrolę zgodność ilości z wysyłką. 3. Kompletacja i wysyłka Zamówienia widoczne w systemie ERP są natychmiast dostępne na kolektorach danych. Magazynierzy: widzą, co należy spakować, są kierowani przez system do właściwych lokalizacji, każdą pozycję potwierdzają na bieżąco w trakcie pakowania, zmieniają status zamówienia w czasie rzeczywistym. Dzięki temu dział handlowy na bieżąco monitoruje status realizacji zamówienia — może łatwo sprawdzić, czy jest ono w trakcie kompletacji, czy już spakowane. Po zakończeniu pakowania dokumenty sprzedażowe są generowane w biurze, a towar kierowany do wysyłki. Block Quote Rezultaty wdrożenia WMS w BRAT-MET Implementacja systemu WMS w firmie BRAT-MET przyniosła wymierne rezultaty, które wpłynęły na poprawę wydajności działań magazynowych oraz usprawniły zarządzanie logistyką magazynową. Usprawnienia operacyjne: 100% kontrola nad rozchodami towarów – każda operacja jest rejestrowana i monitorowana.. Eliminacja pomyłek kompletacyjnych – dzięki jednoznacznej identyfikacji produktów oraz pracy z kolektorami danych, ryzyko błędów zostało zredukowane do minimum. Lepsze zagospodarowanie powierzchni magazynowej – system umożliwia stały monitoring dostępnych lokalizacji i ich optymalne wykorzystanie. Zwiększona wydajność bez inwestycji w rozbudowę – usprawnione procesy pozwoliły obsłużyć większą liczbę zamówień bez konieczności rozbudowy hali. Sprawniejsze wdrażanie nowych pracowników – intuicyjna obsługa systemu i procedury krok po kroku znacząco skracają czas szkolenia. Zmiany organizacyjne: Digitalizacja dokumentacji – odejście od papierowych dokumentów i notatek usprawniło przepływ informacji oraz wyeliminowało błędy Systemowe etykietowanie towarów – każdy produkt otrzymuje etykietę generowaną bezpośrednio z systemu, również w wersjach dostosowanych do indywidualnych potrzeb klientów, co zastąpiło ręczne oznaczenia. Stały wgląd w status realizacji zamówień – dział handlowy może na bieżąco monitorować, które zlecenia są w trakcie pakowania, a które już gotowe do wysyłki. Lepsze narzędzia analityczne – raporty generowane w systemie umożliwiają ocenę pracy magazynierów, np. pod względem czasu realizacji czy liczby obsłużonych pozycji. Redukcja kosztów błędów – zmniejszenie liczby reklamacji dzięki automatyzacji i dokładności operacji pakowania pozwoliło ograniczyć straty finansowe. Rozwój i kolejne kroki Kolejnym planowanym usprawnieniem w firmie BRAT-MET jest montaż dużego monitora w przestrzeni magazynowej, na którym będą prezentowane: lista zamówień do realizacji w bieżącym miesiącu, planowane wysyłki na kolejny miesiąc. Rozwiązanie to pozwoli na lepsze zarządzanie pracą nawet w okresach mniejszego obłożenia. Transformacja, która działa Wdrożenie WMS w firmie BRAT-MET to przykład skutecznej cyfryzacji procesów logistycznych w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Nowe rozwiązanie nie tylko usprawniło organizację magazynu, ale również znacząco poprawiło komunikację wewnętrzną i ograniczyło liczbę błędów operacyjnych. Dzięki temu, że WMS jest modułem systemu ERP HermesSQL, z którego firma korzysta od lat, jego implementacja przebiegła sprawnie i bezproblemowo, bez potrzeby integracji z zewnętrznymi narzędziami. Block Quote Twój magazyn również może działać sprawnie i szybko! Dowiedz się, co potrafi WMS od Humansoft.

Wydaje się, że pojedynczy błąd w magazynie to drobnostka – źle wydana paczka, brakujący produkt, pomyłka w dostawie. Ale kiedy zsumujemy je miesiąc do miesiąca, rok do roku, okazuje się, że te „niewinne” potknięcia kosztują firmę dziesiątki, a czasem setki tysięcy złotych. Jak to możliwe? Rodzaje najczęstszych błędów magazynowych Zanim przejdziemy do liczb, przyjrzyjmy się najczęstszym błędom w magazynach: Błędna kompletacja zamówienia – klient otrzymuje zły produkt. Braki magazynowe przy błędnych stanach – system pokazuje, że towar jest, a fizycznie go nie ma. Podwójna wysyłka lub niewysłanie zamówienia w ogóle. Zły adres, błędna etykieta, nieczytelny kod kreskowy. Zgubione lub uszkodzone produkty podczas składowania. Wszystko to powoduje koszty — nie tylko finansowe. Prawdziwy koszt błędów w magazynie Koszt bezpośredni: Ponowne przygotowanie i wysyłka zamówienia: 15–50 zł na każde zamówienie. Zwrot i logistyka odwrotna: kolejne 20–30 zł. Strata produktu, który został uszkodzony lub zgubiony. Przy 5 błędach dziennie (co wcale nie jest dużo) i średnim koszcie 40 zł, firma traci około 4 000–5 000 zł miesięcznie. Rocznie? Nawet 50 000 zł. Koszty pośrednie: Spadek zaufania klientów i utrata powracających zamówień. Negatywne opinie i recenzje (np. na Allegro, Amazon, Google). Przestoje i frustracja pracowników. Niewydolność operacyjna przy skalowaniu firmy. Dlaczego błędy się zdarzają? Wszystko sprowadza się do braku automatyzacji, nieczytelnych procesów i błędów ludzkich. W firmach bez systemu WMS pracownicy często bazują na papierowych listach, plikach Excel lub ręcznym wprowadzaniu danych. To idealne środowisko dla pomyłek. Jak ograniczyć (lub całkowicie wyeliminować) błędy w magazynie? Rozwiązaniem jest wdrożenie systemu WMS (Warehouse Management System) – narzędzia, które: Automatyzuje przyjęcia, wydania i inwentaryzację znacząco skracając operacje magazynowe i redukując pracę „ręczną”. (aplikacja mobilny magazynier) Przyspiesza kompletację zamówień i eliminuje pomyłki. Pokazuje dokładny stan magazynowy w czasie rzeczywistym. Prowadzi pracownika „za rękę” przez każdy proces. Umożliwia lokalizację każdego produktu w magazynie. Dostarcza dokładne raporty i analiza, w tym: wydajności pracowników (ranking magazynierów), obłożenia lokalizacji, identyfikacji towarów, kontrolę terminów ważności. Dzięki WMS firma nie tylko unika błędów, ale też pracuje szybciej, bardziej wydajnie i z większym zyskiem. Korzyści z automatyzacji, które widać w liczbach Koszty błędów magazynowych są realne – i rosną wraz z Twoją firmą. Ale równie realne są korzyści z wdrożenia systemu WMS, który te błędy eliminuje u źródła. Poniżej przedstawiamy korzyści, jakie osiągnęli nasi klienci, przechodząc z manualnych metod na zautomatyzowane rozwiązanie WMS: 100% identyfikowalność towarów – pełna kontrola nad każdym produktem. 100% kontrola nad dostawami i rozchodami – eliminacja pomyłek dzięki automatyzacji. 35% szybsza kompletacja zamówień – skrócenie czasu realizacji bez spadku jakości. 15% wzrost ogólnej produktywności – więcej zrealizowanych zadań przy tych samych zasobach 60% szybsza inwentaryzacja – skrócenie czasu inwentaryzacji z 5 dni do niepełnych 2 dni 90% oszczędności czasu na jednym etacie – zminimalizowanie czasu potrzebnego na przygotowanie etykiet oraz dokumentacji dla kurierów. Każdy dzień bez automatyzacji to realne straty. Sprawdź, ile Twoja firma może zyskać dzięki wdrożeniu WMS. Umów się na bezpłatne spotkanie, a my pokażemy jak uporządkować logistykę i zwiększyć efektywność pracy magazynu.

Inwentaryzacja to dla wielu firm wciąż proces, który kojarzy się z nerwową atmosferą, plikami dokumentów, niedokładnością i ręcznym weryfikowaniem danych. Tymczasem XXI wiek przyniósł rozwiązania, które pozwalają przeprowadzić cały proces szybko, sprawnie i bez błędów – a przy tym zapewniają zgodność z obowiązującymi przepisami rachunkowymi. Tradycyjna inwentaryzacja? Czasochłonna i pełna pułapek W firmach, które nadal bazują na ręcznym spisie z natury, inwentaryzacja środków trwałych pochłania czas pracowników i obarczona jest wysokim ryzykiem błędów. Częste problemy to: niespójności między systemem a stanem faktycznym, brak dokumentacji potwierdzającej zmiany lokalizacji czy użytkownika sprzętu, trudność w skoordynowaniu pracy zespołu, opóźnienia w sporządzeniu raportów. Każdy z tych problemów to nie tylko kosztowna strata czasu, ale też realne ryzyko sankcji w razie kontroli. Cyfryzacja zmienia wszystko Wdrożenie elektronicznego systemu inwentaryzacji oznacza pełną kontrolę nad majątkiem firmy – w czasie rzeczywistym. Dzięki technologii RFID i kodom QR, wystarczy skanowanie odpowiednim urządzeniem (lub nawet telefonem), aby: przypisać sprzęt do konkretnego pracownika lub lokalizacji, zarejestrować jego stan i datę ostatniego przeglądu, automatycznie zaktualizować dane w systemie. Efekt? Zamiast pracować na papierze i Excelu, firma zarządza inwentaryzacją z poziomu intuicyjnej aplikacji webowej lub mobilnej. Oszczędności, które widać od razu Przejście na cyfrową inwentaryzację przekłada się nie tylko na lepszą organizację, ale też konkretne oszczędności: mniej osób zaangażowanych w proces, krótszy czas realizacji (nawet kilkukrotnie), brak konieczności ręcznego przygotowywania raportów, ograniczenie strat wynikających z nieprawidłowej ewidencji majątku. W firmach korzystających z rozwiązań takich jak evidei, inwentaryzacja przestaje być uciążliwym obowiązkiem, a staje się elementem nowoczesnego zarządzania. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami Cyfrowa ewidencja środków trwałych nie tylko przyspiesza pracę, ale też zapewnia pełną zgodność z Ustawą o Rachunkowości. Dane są bezpieczne, dostępne z poziomu chmury i zarchiwizowane w sposób, który umożliwia audyt, kontrolę lub analizę w każdej chwili. Zobacz, jak możesz uprościć inwentaryzację w swojej firmie dzięki technologii – odwiedź evidei.com.pl.

Firma Abakus jest jednym z największych dystrybutorów części i akcesoriów motoryzacyjnych importowanych z Azji w naszym kraju. Obsługuje przede wszystkim średnie i duże przedsiębiorstwa, a znaczną część jej obrotów stanowi sprzedaż eksportowa na terenie całej Europy. Aby usprawnić codzienną pracę i umożliwić dalszy rozwój, Abakus zdecydował się na wdrożenie ERP i WMS Teneum. Geneza Współpraca firmy Abakus z Sente, wrocławskim dostawcą rozwiązań ERP i WMS, sięga 2008 roku. Wdrożenie objęło wówczas obszar Finansów i księgowości oraz Handlu i dystrybucji, a następnie Zarządzania personelem. Następnie do narzędzi IT wykorzystywanych przez firmę Abakus dołączył system WMS Teneum – system zarządzania magazynem wysokiego składowania.  Z jakiego powodu Abakus zdecydował się na rozszerzenie współpracy? Pierwsze 10 lat współpracy pomiędzy firmą Abakus i Sente przebiegało w standardowym trybie, obejmującym utrzymanie oraz rozwój systemu w ramach opieki serwisowej. W pewnym momencie jednak okazało się, że potrzeby rozwijającego się przedsiębiorstwa wymagają indywidualnego podejścia.  5 lat temu przedstawiciele firmy Abakus podjęli kluczową decyzję o utworzeniu w Sente dedykowanego zespołu do obsługi rosnącej skali współpracy, w tym integracji oraz bieżących tematów IT. Potrzeba wprowadzenia tej zmiany wynikała z ambitnych planów rozwojowych – skokowego zwiększenia liczby zamówień oraz obsługiwanych klientów.  Był to duży krok w kierunku zwiększenia efektywności operacyjnej oraz zapewnienia ciągłości działań, zwłaszcza w kontekście rozwijanych integracji z Webservice Teccom. Kluczowe projekty ostatnich lat Wśród najważniejszych zrealizowanych w ostatnich 5 latach projektów warto wymienić: Automatyczna realizacja zamówień z wielokanałowej sprzedaży Jednym z najważniejszych projektów była konsolidacja zamówień oraz automatyzacja ich realizacji. Problemy z ręcznym przetwarzaniem zamówień, które różniły się w zależności od klientów i ich specyficznych wymagań, stanowiły duże wyzwanie. Wdrożenie automatycznego systemu realizacji zamówień pozwoliło na znaczące odciążenie działu sprzedaży, eliminując ręczne operacje i pozwalając na bardziej efektywne zarządzanie realizacją dużych zamówień. W wyniku tych zmian wiele procesów zostało zautomatyzowanych, co poprawiło wydajność pracy i umożliwiło działowi sprzedaży skupienie się na bardziej strategicznych zadaniach. Panel Klienta – Moduł reklamacji i zwrotów Kolejnym ważnym wdrożeniem był Panel Klienta z modułem reklamacji i zwrotów. Wcześniej, proces obsługi reklamacji był czasochłonny i wymagał dużego zaangażowania pracowników. Dzięki nowemu rozwiązaniu, po roku od jego implementacji, 50% zgłoszeń reklamacyjnych realizowanych było przez Panel Klienta, z planem zwiększenia tego wskaźnika do 70%, co również zostało osiągnięte. Znacząco poprawiło to satysfakcję klientów oraz efektywność procesów reklamacyjnych. Archiwizacja dokumentów Przed wdrożeniem, dokumenty sprzedażowe były przechowywane w formie papierowej, co wiązało się z koniecznością posiadania dodatkowej powierzchni biurowej oraz kosztami związanymi z zakupem papieru i eksploatacją drukarek. Archiwizacja papierowa była nie tylko kosztowna, ale również czasochłonna, gdyż wymagała ręcznego przetwarzania i składowania dokumentów w segregatorach. Nowe rozwiązanie pozwala na automatyczne przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, co znacząco zmniejszyło ilość papieru wykorzystywanego w codziennej pracy. Obecnie większość dokumentów jest archiwizowana automatycznie, a jedynie niewielki odsetek dokumentów, które muszą być specyficznie dostosowane pod konkretnego klienta, wymaga ręcznej interwencji.  Etykiety klientów Wdrożenie systemu zarządzania etykietami klientów przyniosło Abakusowi znaczące korzyści operacyjne. Poprzednio firma korzystała z kosztownych drukarek z dedykowanymi modułami, które często ulegały awariom. Nowe rozwiązanie pozwoliło na użycie dowolnych drukarek, co zredukowało koszty i ryzyko przestojów. Etykiety są teraz przechowywane bezpośrednio w systemie, co uprościło proces dodawania nowych etykiet i zwiększyło elastyczność firmy w reagowaniu na potrzeby klientów. Zarządzanie załadunkami Wdrożenie WMS z możliwością zarządzania załadunkami poprawiło kontrolę nad procesem logistycznym w firmie Abakus. Przed wprowadzeniem tego rozwiązania, proces kończył się na spakowaniu towaru, a palety niejednokrotnie czekały na magazynie na załadunek, co powodowało problemy z ich lokalizacją i identyfikacją. Dzięki nowemu systemowi Abakus może śledzić każdą paletę od momentu spakowania aż po załadunek, co eliminuje problemy z zagubionymi paletami.  Rozwiązanie pozwala na dokładne wskazanie lokalizacji każdej palety, co umożliwia szybkie i efektywne zarządzanie przestrzenią magazynową. W momencie, gdy paleta jest przesuwana, system rejestruje jej nową lokalizację, co eliminuje ryzyko zgubienia. Proces załadunku jest teraz również bardziej zorganizowany, ponieważ pracownicy mogą łatwo zidentyfikować i załadować odpowiednie palety, co usprawnia cały proces logistyczny i zwiększa jego efektywność. Automatyczna stocklista Automatyczne generowanie raportów stanów magazynowych dla klientów jest kolejnym projektem, który, podczas wieloletniej współpracy, znacząco usprawnił pracę działu sprzedaży w firmie Abakus. Wcześniej obsługa musiała ręcznie przygotowywać i wysyłać raporty, co było czasochłonne i podatne na błędy, zwłaszcza że różni klienci mieli specyficzne wymagania co do formatu i zawartości tych raportów. Dzięki wdrożeniu automatycznej stocklisty system teraz samodzielnie generuje i wysyła raporty w odpowiednich formatach, zgodnie z indywidualnymi potrzebami klientów. Obsługa musi jedynie skonfigurować wymagania dla każdego klienta, wskazując adresy e-mail lub serwery FTP, na które mają być wysyłane raporty, oraz określając częstotliwość ich wysyłania. To rozwiązanie nie tylko oszczędza czas pracowników, ale także minimalizuje ryzyko pomyłek, zapewniając jednocześnie, że klienci otrzymują aktualne informacje o stanach magazynowych w sposób szybki i efektywny. Paleta kompletacyjna Wprowadzenie palety kompletacyjnej miało na celu dokładniejsze ewidencjonowanie towarów między zebraniem a pakowaniem. Przed wdrożeniem tego rozwiązania, błędy były wykrywane dopiero na etapie końcowego pakowania, co prowadziło do opóźnień i dodatkowych kosztów. Paleta kompletacyjna działa jako wirtualna lokacja, na którą przenoszony jest zebrany towar przed pakowaniem. Dzięki temu niezgodności mogą być szybko zidentyfikowane i skorygowane na bieżąco. To rozwiązanie poprawiło efektywność wykrywania braków, co pozwoliło na szybsze i bardziej precyzyjne reakcje na błędy oraz zwiększyło wydajność operacyjną magazynu. Okno zaliczek Okno zaliczek to narzędzie, które zautomatyzowało proces ewidencji i zarządzania zadatkami dla dostawców. Wcześniej proces ten był realizowany ręcznie, co często prowadziło do niejasności oraz opóźnień. Dokumenty krążyły między działem zakupów a działem księgowości, co utrudniało bieżące monitorowanie stanu zaliczek i skutkowało opóźnieniami w płatnościach. Nowe rozwiązanie zapewnia bieżący dostęp do informacji o stanie zaliczek, umożliwiając działowi zakupów i księgowości współpracę w czasie rzeczywistym. Dzięki systemowi pracownicy mogą teraz wprowadzać zaliczki bezpośrednio do systemu, załączając odpowiednie dokumenty i informacje o płatnościach. Dział księgowości ma natychmiastowy dostęp do tych danych, co pozwala na szybkie i dokładne realizowanie przelewów. Automatyzacja procesu eliminuje ryzyko błędów i opóźnień związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów, a także zapewnia pełną przejrzystość i kontrolę nad zaliczkami, co znacząco usprawnia pracę obu działów. Zmiany i dalszy rozwój Od czasu rozszerzenia współpracy, skala działania Abakus istotnie się zwiększyła. Przychody firmy wzrosły o 61% w ciągu ostatnich trzech lat, a liczba zamówień stale rośnie. Firma rezygnuje z dużych, trudnych do magazynowania przedmiotów na rzecz mniejszych, bardziej rentownych towarów. Decyzja o wdrożeniu zespołu dedykowanego pięć lat temu była dla firmy Abakus kluczowym krokiem, który przyniósł wiele korzyści operacyjnych i biznesowych. Zrealizowane projekty poprawiły efektywność pracy i przyczyniły się do gwałtownego rozwoju firmy. Współpraca z Sente, oparta na elastyczności oraz wspólnym dążeniu do doskonałości, pozwala na nieustanne doskonalenie i realizację ambitnych planów. Ostatnie 5 lat współpracy w liczbach: ● 85% zamówień realizowanych automatycznie,  ● ponad 100% więcej wygenerowanego przychodu,  ● wzrost o 280% liczby zamówień zrealizowanych automatycznie.

Wrocławski operator logistyczny, LogBox, szukał rozbudowanego narzędzia do zarządzania magazynem wysokiego składowania. Zdecydował się na wdrożenie systemu WMS Teneum, który został dopasowany do charakterystyki działalności przedsiębiorstwa oraz specyfiki jej operacji, co przełożyło się na znaczący wzrost efektywności pracy magazynu. O firmieLogBox jest operatorem logistycznym z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze e-Commerce. Przedsiębiorstwo świadczy usługi w zakresie obsługi sklepów internetowych, magazynowania towarów oraz całościowej realizacji zamówień (zarówno detalicznych, jak i hurtowych), dystrybucji i transportu. Magazyn pełni także rolę centrum dystrybucyjnego, w ramach którego realizowane są procesy związane z eksportem, importem oraz dystrybucją marek własnych. Dynamiczny rozwój spowodował, że przedstawiciele firmy zaczęli poszukiwać nowych możliwości rozwoju, zwiększania efektywności i wzrostu. Warto wiedzieć, że głównym klientem LogBox jest Gunfire (GF Corp) – jeden z największych dostawców replik broni w Europie. Przedsiębiorstwo funkcjonuje na rynku ponad 15 lat i specjalizuje się w sprzedaży detalicznej Air Soft Guns (ASG), części i akcesoriów, sprzętu do survivalu oraz militariów. W swoim portfolio GF Corp posiada wiele rozpoznawalnych w branży marek. Poza tym firma rozwija własne brandy, które obok działalności handlowej, stanowią jeden z głównych elementów jej działalności. W tym momencie w jej ofercie znajduje się ponad 9 tysięcy produktów. Geneza projektuZe względu na szybki rozwój i nowe wyzwania firma LogBox poszukiwała systemu informatycznego, które odpowiadałoby jej rosnącym potrzebom. Dotychczasowe rozwiązanie nie było odpowiednio dopasowane do modelu biznesowego związanego z realizacją usług fulfillment, a to blokowało intensyfikację działań. Przedstawiciele firmy szukali takiego oprogramowanie, które przede wszystkim pozwoliłoby usprawnić pracę magazynu, ale też uporządkować procesy komunikacji i rozliczeń z klientami przy uwzględnieniu wyjątkowej specyfiki branży fulfilment. Ostatecznie zdecydowali się na wdrożenie WMS Teneum. Cele projektu O konieczności wdrożenia nowego systemu zadecydowało kilka głównych czynników. Przede wszystkim przeprowadzka do nowego magazynu, chęć systematycznego zwiększania jakości obsługi klientów oraz plan rozszerzenia skali świadczenia usług fulfillment. Dla przedstawicieli LogBox kluczowa była możliwość dostosowania metod zarządzania procesami magazynowymi do zróżnicowanego charakteru zamówień (hurtowe, wielopozycyjne, jednopozycyjne), jak i indywidualnych oczekiwań poszczególnych klientów odnośnie do sposobu pakowania zamówień. Główne cele, które zdefiniowane zostały na początku projektu, to: integracja z systemem ERP (Comarch XL),zwiększenie wydajności w zarządzaniu magazynem, usprawnienie i zwiększenie kontroli wysyłek. RozwiązaniaPrace rozpoczęły się po przeprowadzeniu sprintu analitycznego. Pierwszym etapem projektu była integracja z dotychczas używanym systemem ERP. Proces ten był kluczowym krokiem milowym we współpracy i stanowił pierwsze duże wyzwanie.  Drugim etapem był projekt wdrożenia systemu WMS. Istotną okolicznością, która towarzyszyła pracom projektowym, a następnie uruchomieniu systemu, była przeprowadzka do nowego, znacznie większego magazynu. LogBox zmieniał lokalizację swojego centrum dystrybucyjnego tuż przed wdrożeniem WMS. Fakt ten stanowił wyzwanie, ponieważ oprócz oczywistych trudności logistycznych związanych z transportem towaru do nowej lokalizacji oraz jego odpowiedniego rozmieszczenia, wiązał się także ze zwiększaniem skali działania firmy oraz reorganizacją procesów magazynowych. Nowa przestrzeń to 3500 m2 powierzchni, wyposażonej w regały wysokiego składowania i antresolę, w której wydzielona została dedykowana strefa pakowania. Uruchomienie systemu WMS odbyło się równolegle z przeprowadzką.   W ramach projektu zaimplementowany został szereg rozwiązań, które znacznie usprawniły działanie przedsiębiorstwa. Wśród najważniejszych można wymienić: Multipicking – rozwiązanie umożliwiające obsługę wielu zamówień w tym samym czasie. Na bazie analizy struktury zamówień, oprogramowanie łączy je w ramach jednego zlecenia zbiórki dla magazyniera. Zastosowane rozwiązania usprawniły, kompletację zamówień, pozwoliły na znaczne przyspieszenie realizacji, a także spowodowały zmniejszenie ilości pomyłek w trakcie zbiórki towarów. Zamówienia jednopozycyjne – multipicking został rozszerzony o praktykę komplementacji zamówień jednopozycyjnych. To klasyczna kompletacja jednoprzebiegowa, polegającą na zbieraniu przez magazyniera wszystkich towarów razem bez podziału na zamówienia, które następnie są dzielone przez pakującego. W razie potrzeby (w okresach pików sprzedażowych, np. w okresie przedświątecznym lub podczas Black Friday) proces ten jest włączany przez kierownika magazynu. Dzięki zastosowaniu tego  rozwiązania pracownicy mogą w efektywny sposób realizować jednocześnie dużą liczbę zamówień, oszczędzając czas i zachowując wysoki poziom wydajności swojej pracy bez względu na liczbę zamówień. Zastosowanie tej metody pozwala na znaczne przyspieszenie procesu pakowania, który w tym modelu polega  na skanowaniu jednego produktu z puli zebranych, pakowaniu go i naklejaniu etykiety drukowanej przez system. Proces jest prosty i powtarzalny. Obsługa zamówień B2C i B2B w jednym magazynie – aby usprawnić jednoczesną obsługę zróżnicowanych zamówień, system WMS automatycznie dzieli je na części, zlecając ich równoległą realizację. System analizuje zamówienia w czasie rzeczywistym, dzieli je na strefy zbiórki, a następnie konsoliduje w procesie pakowania. Takie rozwiązanie pozwala przyspieszać realizację zleceń i porządkować procesy w magazynie obsługującym zarówno klientów detalicznych, jak i hurtowych, Panel pakowania – rozwiązanie, którego podstawową rolą jest uproszczenie i przyspieszenie procesu pakowania. Pełni również rolę drugiego punktu kontroli poprawności skompletowanych zamówień, a także łącznika między magazynem i spedycją. W jednym panelu rejestrowane są parametry, wpływające na koszty oraz specyfikację dostawy – waga towaru wraz z opakowaniem i wypełniaczami (na przykład w postaci założonego z góry narzutu 5% wagi towaru) oraz wymiary. W kolejnym kroku automatycznie drukowane są odpowiednie listy spedycyjne. Przyklejenie dokumentów na paczki zamyka proces obsługi zamówień w magazynie. W efekcie proces pakowania został przyspieszony, a błędy w zamówieniach wyeliminowane. Automatyczne rozlokowanie towarów – oprogramowanie zarządza rozmieszczeniem i relokacją towarów w sposób automatyczny tak, aby proces zbiórki towarów do wydania był możliwie jak najszybszy. Ewidencja zamówień wysyłki towarów oraz awizacja przyjęć według kartoteki asortymentowej danego klienta i jego bazy odbiorców / dostawców. Dedykowane analizy – system został wzbogacony o raporty analityczne, monitorujące przebieg pracy w magazynie oraz dostarczające szeregu cennych informacji na temat efektywności poszczególnych procesów i etapów kompletacji zamówień. Narzędzie stanowi wsparcie dla kierownika magazynu, pozwalając mu obiektywnie oceniać efektywność pracy. Optymalizacja czasu realizacji zamówień – oprogramowanie WMS pomaga badać ten wskaźnik, a także pokazuje jaki procent zamówień został zrealizowany w danym czasie. Parametr ten pozwala również dopasować zasoby ludzkie do prognozowanego poziomu sprzedaży. WMS, dzięki funkcjonalnościom typu multipicking czy obsługa zamówień jednopozycyjnych pozwala na realizowanie zakładanych celów biznesowych i KPI, które zakładają realizację 98% zamówień w mniej niż 24h. Monitorowanie wydajności pracy – system WMS wspiera monitorowanie wydajności pracy, co pozwala lepiej dobrać zespół, uwzględniając umiejętności konkretnego pracownika na danym stanowisku i efektywnie planować pracę z wyprzedzeniem. Efekty Wdrażając dedykowany system WMS Teneum, firma LogBox osiągnęła: istotny i dynamiczny wzrost wydajności realizowanych dziennie linii na poziomie 233% – z 1200 na 4000, wzrost ogólnej wydajności magazynu o 300%, skrócenie czasu realizacji zamówień do jednego dnia, nawet w okresach zwiększonego popytu, obniżenie poziomu braków w wysyłanych towarach z 2-3% do poniżej 0,5% linii wysłanych w danym miesiącu, zredukowanie czasu pracy magazynierów z trzech do jednej zmiany. Jak pokazują powyższe wyniki, LogBox znacznie poprawił efektywność i wydajność procesów. Pozwoli to na kontynuację intensywnych działań rozwojowych. Co więcej, firma zyskała otwartą przestrzeń do zwiększania jakości obsługi klientów, co z sukcesami realizuje.

Zintegrowane zarządzanie – integracja systemu ERP enova365 + WMS AVOCADO Packing Różnice w zarządzaniu magazynem w systemie ERP i WMS Systemy ERP stanowią niewątpliwą podstawę sprawnego i zoptymalizowanego zarządzania przedsiębiorstwem. Pozwalają na efektywne planowanie, monitorowanie i optymalizację procesów biznesowych, takich jak procesy kadrowo-płacowe, księgowe, procesy sprzedaży, zakupów i magazynowania oraz generowanie raportów. Pomimo mnogości rozbudowanych funkcji, systemy ERP nie zapewniają jednak rozbudowanej funkcjonalności w zakresie zarządzania magazynem. W tym obszarze warto polegać na specjalistycznych narzędziach klasy WMS (Warehouse Management System), które obejmują znacznie szerszy zakres funkcjonalności przeznaczonych dla magazynów. Aby unaocznić różnice w zakresie funkcjonalności obu systemów, posłużmy się przykładami: mając system ERP w firmie wiesz, ile towaru posiadasz, ale nie wiesz, gdzie co leży  mając dodatkowo system WMS: znasz ilość i precyzyjne położenie każdego produktu na magazynie; z systemem ERP szykując zamówienia do wysyłki i kompletując produkty, musisz poszukać ich w magazynie, system WMS zaprowadzi Cię optymalna trasą zbiórki towarów, podpowie ich liczbę do zebrania oraz dokładną lokalizację; inwentaryzacja to czasochłonne przedsięwzięcie w każdej firmie, z systemem WMS zliczasz wszystko poprzez skanowanie kodów towarów, a dane synchronizujesz z systemem ERP. Systemy WMS, takie jak AVOCADO Packing, i ERP, jak enova365, oferują pełen wachlarz funkcji wspierających zarówno magazyn, jak i zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Połączenie tych rozwiązań nie tylko usprawnia operacje magazynowe, lecz także przyczynia się do optymalizacji i większej efektywności działania całej firmy. Kiedy ERP przestaje być wystarczającym wsparciem magazynu, system WMS stanowi idealne uzupełnienie. W środowisku magazynowo-logistycznym przedsiębiorstwa, potrzeba sprawnego i zintegrowanego zarządzania tym obszarem jest kluczowa. Właściwie zdefiniowany zakres integracji oraz dobrze zamodelowane procesy to niewątpliwy klucz do sukcesu. Aby w pełni wykorzystać potencjał integracji systemu ERP z WMS, należy zrozumieć za co odpowiadają oba rozwiązania. Za tworzenie i prowadzenie głównych baz danych (m.in. rejestrowanie nowych produktów/kartoteki towarowe, dane klientów i kontrahentów etc.), odpowiedzialny jest system ERP. System ERP, jako system nadrzędny odpowiedzialny jest za przechowywanie informacji i dokumentów handlowych (zamówienia, faktury) oraz ogólnych dokumentów magazynowych (stany magazynowe). Te informacje przekazywane są do systemu WMS. Tam, na podstawie dokumentów z systemu ERP, tworzone są dyspozycje magazynowe takie jak: przyjęcia, przesunięcia, wydania. Operacje, które powodują zmianę stanów magazynowych, tj.: przyjęcia, przesunięcia, wydania, zwroty, czy inwentaryzacja są szczegółowo odwzorowane w systemie WMS, a następnie  – w integracji zwrotnej przekazywane są do systemu ERP. Natomiast, za szczegółowe informacje i dane magazynowe odpowiada system WMS. Są to: surowce, półfabrykaty, komponenty, wyroby gotowe zestawy, kondycje towarów serie, partie, daty ważności lokalizacje magazynowe. Integracja obu systemów to nic innego, jak usprawnienie i uszczegółowienie przepływu informacji. Synchronizacja tych danych, umożliwia usprawnienie logistyki oraz zwiększenie efektywności operacji magazynowych. Kluczowe korzyści z integracji obejmują zatem lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej, automatyzację procesów czy skalowalność operacji logistycznych. Jednym z przykładów udanej integracji jest współpraca systemów WMS AVOCADO Packing i enova365. Integracja została przygotowana przez producenta systemu ERP enova365 – firmę Soneta przy udziale YOSI PL, producenta WMS AVOCADO Packing. Integracja realizowana jest za pomocą dodatku enova365 WMS Konektor i obsługuje następujące procesy: synchronizacja kartotek towarów i kontrahentów, przyjęcie i wydanie towaru, inwentaryzacja, synchronizacja danych o przesyłkach (listach przewozowych), korekty dokumentów, synchronizacja stanów magazynowych (opcjonalna). Dzięki zastosowanej integracji procesów zapewnione jest bezproblemowe utrzymanie i synchronizacja danych pomiędzy systemami ERP i WMS. Oba systemy mogą działać równolegle, eliminując ryzyko rozbieżności w danych. Integracja minimalizuje potrzebę ręcznej interwencji, co zwiększa efektywność operacyjną i redukuje ryzyko błędów. W rezultacie przedsiębiorstwo może sprawnie zarządzać logistyką i zasobami, mając pewność, że oba systemy pozostają na automatyczną wymiana informacji. Soneta sp. z o.o. jest polskim producentem oprogramowania ERP do zarządzania przedsiębiorstwami – enova365. Jak mówi Robert Czuła, Prezes Zarządu Soneta: “Najważniejsze dla nas było skonstruowanie systemu, który spełniając najwyższe normy branżowe tj. bezpieczeństwo biznesowe, stabilność producenta oraz szybką reakcję na zmiany w przepisach – jednocześnie będzie zawierał w sobie potencjał rozwojowy i ułatwiał codzienną pracę przedsiębiorcom.” System obejmuje 9 obszarów funkcjonalnych, w ramach których oferuje ponad 50 rozwiązań usprawniających codzienną pracę przedsiębiorstw oraz instytucji publicznych. Jednym z najważniejszych wyróżników oprogramowania jest jego elastyczność. System można dowolnie konfigurować, personalizować i integrować z używanymi przez firmę aplikacjami biznesowymi i programami. W obszarze zarządzania logistyką magazynową system WMS AVOCADO Packing doskonale współgra z modułem Handel systemu enova365 i uzupełnia jego funkcjonalności w zakresie definiowania struktury magazynu, traceability produktów, dostępności wielu metod kompletacji zamówień oraz zarządzania zapasami. Oba systemy współpracują z kolektorami danych, terminalami mobilnymi, drukarkami etykiet czy skanerami kodów. WMS AVOCADO Packing posiada integracje z automatyką magazynową: regałami automatycznymi – rotatorami, windami czy wózkami kompletacyjnymi. Korzyści dla magazynu, czyli dlaczego warto zintegrować WMS AVOCADO Packing z ERP enova365? Decyzji o implementacji systemu WMS i zintegrowaniu go z systemem ERP, powinno towarzyszyć wyznaczenie celów, czyli tego co chcemy finalnie usprawnić, ograniczyć i uporządkować w logistyce przedsiębiorstwa. Najczęściej podawane powody decyzji o wdrożeniu systemu WMS to: potrzeba rozbudowy lub zwiększenia powierzchni magazynowej oraz jej efektywne wykorzystanie np: magazyn wysokiego składowania optymalne rozlokowanie towaru z uwzględnieniem stref w magazynie: towaru najczęściej rotującego, produktów wielkogabarytowych czy wymagających specjalistycznego przechowywania, potrzeba usprawnienia procesów i przepływu informacji w przedsiębiorstwie (np.: szybsza i bezbłędna realizacja zamówień, zmniejszenie liczby reklamacji kontrola zapasów i prognozowanie zapotrzebowania zwiększenie produktywności magazynierów, dzięki wskazaniu przez system optymalnej ścieżki zbiórki zamówień. Dzięki wdrożeniu systemu WMS AVOCADO Packing zminimalizujesz ryzyko błędnej kompletacji zamówień. Z pomocą skanerów kodów kreskowych, terminali mobilnych, kamer oraz wag wydrukujesz listy przewozowe wprost z zamówień, aby uniknąć pomyłek przy przepisywaniu danych (stanowisko nadań powinno posiadać integrację z systemami kurierów do bezpośredniego drukowania etykiet nadawczych). Będziesz czuwał nad kontrolą zapasów, aby uniknąć braku towarów i nieaktualnych stanów magazynowych. Korzyści z wdrożenia WMS AVOCADO Packing możemy rozpatrywać pod dwoma aspektami: Korzyści procesowe: Bieżący nadzór nad stanami magazynowymi redukcja kosztów wdrożenia nowych pracowników ciągły nadzór, w czasie rzeczywistym, nad procesami magazynowymi oraz personelem zmniejszenie ilości błędów, oszczędność czasu oraz miejsca redukcja kosztów obsługi błędów magazynowych oraz reklamacji poprawa jakości obsługi klienta rozbudowane możliwości raportowania możliwość integracji z innymi elementami łańcucha logistycznego (ERP/ e-commerce/marketpace’y, kurierzy, produkcja) Korzyści wynikające z innowacyjnych funkcjonalności systemu: elastyczność / personalizacja dostosowania intuicyjny, przyjazny dla oka interfejs technologia PWA (system jest dostępny na dowolnym urządzeniu mobilnym, nawet w warunkach ograniczonego dostępu do internetu, co usprawnia pracę magazynu w czasie rzeczywistym) wieloplatformowość (komputery stacjonarne, laptopy, tablety, smartfony, terminale mobilne) nowatorskie funkcje (możliwość dodawania załączników do zgłaszanych problemów – np. zdjęcie uszkodzonego towaru czy nagranie procesu pakowania przesyłki, aby udokumentować reklamację; dodawanie kondycji do towarów – np. towary w kondycji marketingowej – np. próbki nie przeznaczone do sprzedazy) integracja z automatyką magazynową. Kluczowe funkcje integracji WMS AVOCADO Packing i enova365 1. Optymalizacja procesów magazynowych System WMS AVOCADO Packing oferuje zaawansowane funkcje zarządzania magazynem, takie jak przyjęcia towaru, kompletacja zamówień, inwentaryzacja oraz zarządzanie partiami towarów czy surowców – dla magazynów produkcyjnych. Dzięki integracji z enova365 dane z dokumentów magazynowych są automatycznie przesyłane, powiązane i synchronizowane z odpowiednimi dokumentami w systemie ERP. Przekłada się to na redukcję błędów i oszczędność czasu. 2. Usprawniony przepływ informacji w czasie rzeczywistym WMS AVOCADO Packing rejestruje każdy ruch magazynowy, a dane te są natychmiast dostępne w systemie enova365. Synchronizacja stanów magazynowych, aktualizacje zapasów oraz szybki dostęp do szczegółowych raportów operacyjnych umożliwiają lepszą kontrolę i analizę kosztów. Wymiana danych odbywa się w czasie rzeczywistym, co usprawnia procesy decyzyjne na linii sprzedaż-magazyn-biuro. 3. Wsparcie dzięki automatyzacji, czyli zwiększenie efektywności pracy Integracja wspiera zarządzanie strefami magazynowymi, optymalizuje marszruty kompletacyjne i skraca czas realizacji zamówień. Dzięki automatyzacji procesów, takich jak import zamówień czy generowanie listów przewozowych, eliminuje się konieczność ręcznej obsługi dokumentów. 4. Bieżące raporty i kontrola operacyjna Połączone systemy umożliwiają generowanie raportów w czasie rzeczywistym, co wspiera transparentność działań i szybkie podejmowanie decyzji. Monitorowanie wydajności magazynierów oraz analizowanie efektywności procesów stają się prostsze i bardziej precyzyjne. Integracja systemu WMS AVOCADO Packing z ERP enova365 to inwestycja w nowoczesne i kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem. Dzięki połączeniu precyzji operacyjnej WMS z wszechstronnością systemu ERP, firmy zyskują nie tylko lepszą kontrolę nad procesami logistycznymi, ale także narzędzia wspierające rozwój biznesu i budowanie przewagi konkurencyjnej.